QP03内部沟通管理程序

1.目的確保及時準確的傳遞組織內各職能和層次間的信息.致使公司的各階層溝通流暢.2.範圍適用於公司內所有部門及人員間的溝通.3.權責3.1各部門負責把本部門的質量管理體系信息傳遞到相關部門;3.2各部門負責把收到的信息在本部門內傳遞;3.3各部門根據其職能的需要與其他部門進行溝通、聯絡.4.定義(無)5.作業內容5.1信息來源5.1.1內部信息的來源為各部門主管.5.1.2外部信息的來源分為:5.1.2.1客戶信息:業務部傳遞5.1.2.2供應商的信息:採購課傳遞5.1.2.3其它信息:人事行政課、總經理室、ISO督導教育中心傳遞.5.2內部信息溝通5.2.1報告5.2.1.1各部門人員在處理自己所接觸的信息時,要及時、準確地向上級匯報,對上級匯報工作或報告事情時,必須逐級匯報,不可越級匯報工作,投訴及特殊情況例外.5.2.1.2各部門人員在匯報工作或事情時,填寫<<報告>>(附件三),經部門主管依次審核后保存;.5.2.2指令或安排5.2.2.1各部門主管對部門人員下達工作指令或安排時,必須逐級安排,不可越級調派,特殊情況例外(特殊情況指遇緊急事情或當事人不在時等情況).5.2.2.2工作下達的形式盡可能以書面指示,也可在公告欄或管理看板上公布.5.2.3聯絡5.2.3.1各部門因信息的傳達或需相關部門提供信息或幫助時,可採用《內部聯絡單》(附件一)進行聯絡.跨部門的聯絡須經部門主管確認.5.2.3.2簡單的信息用電話或口頭聯絡進行溝通.5.2.4會議5.2.4.1各部門需聯絡相關部門或人員檢討某一問題時,可聯絡相關部門人員組織召開跨部門協調會議進行溝通,可參見《會議作業規範》.5.2.5通知公告相關部門需公告相關事項時,採取《行文用書》(附件二) 發至有關部門,然後由部門內部傳達,或將通知或公告張貼於公告欄也可進行溝通.5.2.6 簽呈5.2.6.1 各部門如遇人員獎勵、處罰,以及其它特殊情況時,填寫<<簽呈>>(附件四);5.2.6.2人員處罰/獎勵時經部門最高主管審核后,交由人事行政課最高主管依據廠規審核.再由人事行政課統一送總經理核准始生效;5.2.6.3所有已簽核完畢的簽呈由人事行政課統一存檔.5.3外部信息於公司內的溝通5.3.1業務部應對客戶的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.2採購課應對供應商的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.3相關部門需及時對相應的信息進行處理並在本部門內傳遞,如溝通有障礙時,將處理結果報告給上級領導,並征詢上級領導處理意見.5.4發生異常處理時效5.4.1當來料發生異常時,半小時內由檢驗員向上級報告;5.4.2當制程發生異常時.當事人須半小時向上級領導報告;5.4.3當成品發生異常時,檢驗員須半小時向上級報告.5.4.3當業務接到客訴,向內部傳達時效參照《客戶抱怨處理程序》執行.5.5記錄保存相關溝通記錄由發文部門視實際需要保存,保存期限最少為半年.6.參考文件:6.1記錄控制程序 (QP-002)6.2會議作業規範 (WI-O-HY-008)6.3客戶抱怨處理程序 (QP-025)7.附件:7.1 附件一內部聯絡單 (R-O-QP-003-001)7.2 附件二行文用書 (R-O-QP-003-002)7.3 附件三報告 (R-O-QP-003-003)7.4 附件四簽呈 (R-O-QP-003-004)。

历史记录：编制：马中侠日期：2018.03.30审核：殷德芳日期：2018.03.30批准：韩兆江日期：2018.03.302018-03-30发布 2018-04-01实施烟台恩斯达液压设备有限公司发布1 范围本标准规定了内、外部沟通的方法和要求，以确保信息传递顺畅，从而增进理解，提高有效性。

本标准适用于公司内部沟通以及与顾客的沟通。

2 引用标准下述标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

NSD-QP01 文件和记录控制程序NSD-QP11 与顾客有关的过程控制程序NSD-QP17 服务控制程序NSD-QP30 纠正和预防措施控制程序3 定义本文件的术语和定义采用ISO9000和IATF16949中的术语和定义。

4 职责4.1 管理者代表负责监控信息沟通。

4.2 营销部负责与顾客的沟通。

4.3 供应部负责与供方的沟通。

4.4 企管部负责组织协调内部沟通、外来人员沟通及与政府部门的沟通。

4.5 各部门负责按要求进行信息传递和沟通。

5 内容5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通的内容沟通的内容是多方面的，有与产品相关的，也有与管理相关的，有质量变化的信息，也有作业活动的信息。

应特别注意的是与顾客要求、法律法规要求、顾客满意程度、过程运行结果达到预期目标的程度以及产品符合性等与质量管理体系有效性相关的信息。

沟通的内容还应包括环境、职业健康与安全相关的信息。

具体为：a)公司有义务将关于其重要环境因素及其职业健康安全危险源，以及环境职业健康安全管理体系的信息有效地传达给包含在管理体系之中或受到管理体系影响的人员，以便使其在适当时能够积极参与或支持对环境污染及其人身伤害或健康损害的预防。

b)公司的任何员工有权利积极和持续参与公司环境职业健康安全实践的开展和评审。

c)公司应为职业健康安全事务员工代表作出适当的安排，使其有时间和资源积极参与环境职业安全健康管理体系的组织、策划和实施、评估和改进活动的过程。

内部沟通与会议管理操作规程一、概述内部沟通与会议管理操作规程是为了促进公司内部的沟通效率和会议管理而制定的一套操作指南。

通过规范化内部沟通和会议流程，可以提高信息传递的准确性和及时性，促进团队合作，提高工作效率。

本规程适用于公司内部所有部门和员工。

二、内部沟通操作规程1.沟通渠道（1）口头沟通：员工可以利用面对面交流、电话、会议等方式进行口头沟通。

沟通双方应保持良好的沟通态度，倾听对方观点，积极表达自己的意见和建议。

（2）书面沟通：员工可以通过电子邮件、内部通讯工具等书面方式进行沟通。

书面沟通应注意语言的准确性和明确性，避免误解和歧义。

2.信息传递（1）沟通内容：员工在进行沟通时，应清楚地表达自己要传递的信息，确保对方能够准确理解。

（2）信息接收：员工在接收他人沟通内容时，应积极倾听，提问澄清疑点，确保准确理解。

3.沟通反馈（1）沟通双方应及时进行反馈，确保信息传递的准确性和及时性。

（2）反馈方式可以是口头或书面，根据实际情况选择合适的方式。

三、会议管理操作规程1.会议召集（1）召集人应提前确定会议议题和目的，并通知相关参会人员。

会议议题和目的应明确，以便参会人员有充分准备。

（2）会议通知应提供会议时间、地点、议程和参会人员名单等信息，并提前发送给参会人员。

2.会议准备（1）会议召集人应提前准备好会议所需的资料和材料，并在会前发送给参会人员。

（2）参会人员也应提前阅读相关资料，做好会议准备工作。

3.会议进行（1）会议召集人应按照议程带领会议进行，确保会议的高效进行。

（2）会议期间，所有参会人员应保持积极的参与态度，按时到达会议现场，严禁迟到和提前离场。

（3）会议期间，参会人员应尊重他人意见，积极发表自己的观点，并与他人进行建设性的讨论。

4.会议记录（1）会议过程中，应有一人负责记录会议内容和决议，确保会议的重要信息被记录下来。

（2）会议记录应包括会议日期、时间、地点、与会人员名单、主要讨论内容和决议等内容。

4.11每个月月初由品质部主持召开质量月会议,对上月质量目标进行检讨。
4.12客户中意之评估,依【客户中意度评估管理作业程序】办理。
4.13客户投诉依【客户抱怨管理作业程序】处理。
4.14质量政策及目标之宣导,可透过公告,广告牌等情势实行。
4.15来自员工之反馈及沟通可借由“意见箱”为之。
5. 相干文件:
4.7 品质部对各阶段不良情形应及时反馈给相干部门,业务部、生管课、PMC部、生产部、工程部
各部门若接到产品之不良信息，应主动通知品质部予以控制。
4.8 当非常产生时,应由品质部门提出，责任部门进行原因分析及改进处理,品质部需进行追踪确认
4.9 本公司每半年召开一次管理审查会议,进行一次内稽活动。
4.10每个月各部门对其部门质量目标值达成状态进行统计,每个月5号前交文管中心汇总。
4.3 客户要求之订单变更由业务部依【合约审查管理作业程序】所规定方式知会相干部门,另新产品或新的要求,需要研讨时,由业务部会同相干部门召开新产品说明会。
4.4 本公司之工程变更由文管中心知会相干部门,若关系到复杂工序作业,需工程部联合相干部门进行会议说明。
4.5 PMC需要及时转达生产交期信息给业务、仓库和生产部。
5.1 【质量手册】 SY-QM-001
5.2 【合约审查管理作业程序】 SY-QP-006
5.3 【客户中意度评估管理作业程序】 SY-QP-008
5.4 【客户抱怨处理作业程序】 SY-QP-024
6. 使用表单:
6.1〖内部联系单〗SY-QF-030
文件名称：
内部沟通管理作业程序
文件编号：
SY-QP-030
制பைடு நூலகம்部门：
管理代表
制定日期：

5.2.10执行部门做好测量结果记录，发生异常情况时报告本部门主管、公司高层领导，使其了解公司日常运作。
5.2.11行政部收集、受理各部门的员工信息，反馈给管理者代表及公司高层领导，并将公司高层领导的决策反馈给各部门员工。
5.2.12公司建立“员工信息反馈流程”，各员工可以把任何需要沟通的信息反馈给公司管理层。如对公司有益的，总经通内容：
5.1.1国家及地方相关法律、法规；
5.1.2公司决策精神；
5.1.3公司运作及管理情况；
5.1.4部门职责、质量目标；
5.1.5客户信息。
5.2沟通形式：
5.2.1公司建立周会制度，利用此种形式上传下达，沟通情况，交流思想，寻求帮助，互相学习。
5.2.1.1会议主持人负责准备《会议记录表》，参加会议人员在《会议记录表》上签到，《会议记录表》由行政部保存。
更改记录
编写/修订日期
版本
变更内容说明
编写人员
2018年09月01日
01
新版作成
朱发军
1.目的
建立适当的沟通过程，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2.范围
本规定适用于深圳市海宸兴科技有限公司（简称“公司”）内部沟通联络。
3.相关内容
无。
4.职责
董事会、总经理、副总经理、管理者代表、公司各部门负责此程序的执行。
5.2.4品质周会由品质部组织召开,各相关部门参加,讨论上周生产品质问题和改善对策；召开时间由主持部门自行决定,以会议通知形式知会相关人员。
5.2.5部门联络
生产中凡涉及产品变更、工序变更、设备变更等问题时，责任部门可发出通知或联络给执行部
门（责任部门发出通知式联络时,执行部门要签到,记录由发放部门保存）。具体内容按各部门质量管理体系文件执行。

5.4沟通时间
管理者与各职能部门应将有关信息及时,准确在不同层次与部门之间进行沟通,以确保内部沟通的有效性.
5.5内部沟通记录
内部沟通记录或文件要卖(质量记录控制程序)的相关规定进行控制与管理.
6.0相关文件
7.0表格/记录
<会议记录>
5.3.4管理评审结果
1)< 管理评审会议记录>经总经理批准后抄送各相关职能部门.
相关部门按照<管理评审会议记录>采取相应的纠正和预防措施,管理者代表对采取的纠正和预防实施情况及效果进行验证.
5.3.5质量审核情况
1)质量审核包括内部审核和外部审核
2)审核组审核结束后,审核员填写<不符合项报告>,并由受审核部门签字确认,审核组长组织审核员与受审部门探讨 产生问题的原因.协助制定纠正和预防措施,由相关责任部门负责纠正和预防措施的实施,内审员对纠正和预防措施的实施情况进行跟踪及效果验证,并向管理者代表汇报.
3.2 管理者代表负责质量管理的运行情况在管理层及职能部门之间的沟通.
3.3 品管科负责质量信息在管理层之间的沟通.
3.4 工程科负责顾客信息与其它各部门的沟通.
4.定义
内部沟通:是最高管理者在组织内建立的一种交流过程,确保质量管理体系有效性进行沟通。
5.3.2顾客满意程度
PMC收集顾客满意与否的信息,统计<顾客满意度调查表>,上报管理者代表作为管理评审的输入,公司管理层就顾客满意程度进行探讨,基需要时采取相应的持续改善措施.
5.3.3 顾客投诉
品管科,工程科在收到顾客投诉信息后,须填写<纠正和预防措施要求书>,并如今相关部门分析投诉的原因,提出纠正和预防措施,经公司总经理审批后,抄送相关责任部门,由责任部门实施纠正和预防措施,品管科跟踪纠正和预防措施的实施情况,并进行验正,填写<纠正和预防措施报告>,并将纠正 预防措施情况及改善的完成结果向管理者汇报.

内部沟通流程1、目的及背景为了提高企业内部沟通的效率和质量，建立一个良好的沟通机制，加强信息传递和沟通协调，以推动企业的发展和提高工作效率，订立本规章制度。

2、适用范围本规章制度适用于公司全部部门和员工，包含在职员工、实习生以及临时工。

3、定义•内部沟通：指公司内部员工之间进行信息沟通、看法沟通和工作协调的活动。

•沟通渠道：指公司内部供应的各种沟通工具和平台，如会议、电子邮件、内部网站等。

4、沟通原则•透亮公开：沟通过程应当透亮公开，不得有任何隐瞒、扭曲或鄙视行为。

•及时高效：沟通应当及时转达，确保信息的及时性和准确性。

•敬重和平等：沟通应当以敬重和平等的态度打开，对他人的看法和建议要充分敬重并乐观接受。

5、沟通渠道及使用规范5.1 会议•会议是企业内部沟通的紧要方式，包含团队会议、部门会议、跨部门会议等。

•会议应提前确定议题，并通知参会人员，确保参会人员按时参加。

•会议记录应当认真、准确，并及时分发给与会人员。

5.2 电子邮件•电子邮件是企业内部日常沟通的重要方式之一、•电子邮件的发送人应当明确邮件的主题、内容和接收人，确保邮件的准确性和及时性。

•邮件内容应简练明白，避开使用欠妥言辞和敏感词汇。

•邮件回复应尽快处理，并注明回复时间。

5.3 内部网站•内部网站是企业内部信息共享和沟通的紧要平台。

•内部网站应分类整理信息，方便员工查找和使用。

•员工可以在内部网站上发布公告、文档等信息，但应注意信息的真实性和准确性。

5.4 内部社交工具•内部社交工具是企业内部员工沟通和协作的紧要工具，包含企业微信、Slack等。

•在使用内部社交工具时，应当妥当保管个人账号和密码，避开泄露个人和公司机密信息。

6、沟通流程本节介绍在企业内部沟通过程中应当遵从的基本流程。

6.1 沟通需求的产生•沟通需求产生于部门工作或项目推动过程中，可能因工作进展、问题解决、看法征询等原因而产生。

•产生沟通需求的员工应及时确立沟通目的，并明确需要沟通的对象。

作,投诉及特殊情况例外.
5.1.2 报告根据实际需要,可采取书面报告(联络单或公司便条纸).
5.2 指令或安排
5.2.1 各部门主管对部门人员下达工作指令或安排时,亦必须逐级安排,不可越级调派,
特殊情况例外; (5.1.1 及 5.2.1 之特殊情况指遇紧急事情或当事人不在时等情
况).
5.2.2 工作下达的形式尽可能以书面指示,亦可在公告栏公布.
或公告张贴于公告栏.
6. 相关文件(无)
7. 附件
7.1 附件一 联络单
(QR – 028)
内部沟通管理程序
文件编号
QP - 003
生效日期
版 本 A1 页次 1/2
程序文件
版本ห้องสมุดไป่ตู้页次
修订记录表 修订内容
登录者 修订日期
批准/日期 审核/日期 制定/日期
文件用章
未经批准不得影印
内部沟通管理程序
文件编号 版次
QP - 003 A1 页次 2/2
1. 目的
为促进组织内各职能和层次间交流信息,增进理解、协调行动.
2. 范围
适用于公司内所有部门及人员间的沟通.
3. 权责
3.1 各部门负责把本部门的质量体系信息传递到相关部门.
3.2 各部门负责把收到的信息在本部门内传递,并对部门内员工合理抱怨的处理.
3.3 各部门根据其职能的需要与其他部门进行沟通.
4. 定义(无)
5. 作业内容
5.1 报告
5.1.1 各部门人员需要对上级汇报工作或报告事情时,必须逐级汇报,不可越级汇报工
5.3 联络
5.3.1 各部门因信息的传达或需相关部门/外部提供信息或帮助时,用“联络单”(附件

内部沟通流程内部沟通在企业组织中起着关键作用，它对于提高工作效率、增强团队合作以及促进知识共享都至关重要。

在一个公司中，高效的内部沟通流程是确保信息传递准确和及时的关键。

本文将介绍一个典型的内部沟通流程，并探讨其中的关键要素。

一、目标设定为了确保内部沟通的有效性，首先需要明确沟通的目标。

这包括确定传达的信息、沟通的对象以及期望的效果。

例如，公司可能希望通过内部沟通传达新政策、项目进展、业绩目标等。

明确目标有助于提高沟通的针对性和效果。

二、选择适当的沟通渠道内部沟通可以通过多种渠道进行，如会议、电子邮件、内部网站、即时消息工具等。

在选择沟通渠道时，需根据信息的紧急程度、涉及的人员范围以及沟通内容的复杂性来决定。

例如，对于简短的通知，可以使用电子邮件或即时消息工具；而对于复杂的问题，举行会议可能更为适合。

选用适当的沟通渠道，有助于提高沟通的效率和效果。

三、明确信息呈现方式内部沟通的信息呈现方式也是至关重要的。

清晰、简洁的语言结构能够帮助员工更好地理解和吸收信息。

另外，适当的图表、图像或多媒体元素也有助于提高信息的吸引力和可视化程度。

信息呈现方式需要根据目标受众的特点和需求来选择。

四、建立双向沟通机制内部沟通应该是双向的，而不是仅仅一方面的传递信息。

建立双向沟通机制可以促进员工参与和反馈，增强组织的凝聚力和合作性。

例如，公司可以组织定期会议或座谈会来听取员工的想法和建议，或者设立反馈渠道，让员工可以随时提出问题和意见。

通过建立双向沟通机制，可以及时了解员工的需求和反馈，有助于解决问题和改进工作。

五、定期评估和改进内部沟通流程需要不断评估和改进。

企业可以通过员工满意度调查、沟通效果评估等方式来了解内部沟通的状况，并及时改进不足之处。

定期评估和改进有助于提高内部沟通的效果和质量，使组织更加高效运转。

总结一个高效的内部沟通流程对于企业的成功至关重要。

明确沟通目标、选择适当的沟通渠道、明确信息呈现方式、建立双向沟通机制以及定期评估和改进都是构建一个有效的内部沟通流程的关键要素。

QP03信息沟通运作控制程序1、目的为了及时、准确地对收集传递及反馈有关信息的管理，特制定本程序。

2、适用范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。

3、职责3．1安全小组组长负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理，建立信息库，保存和管理相关的信息。

3．2 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。

4 工作程序4．1 信息的分类4．1．1 外部信息包括：A 质量技术监督局、商检局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；B 政策法规标准类信息，如环境、质量法律、法规、条例、产品标准等;C 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；D 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理等方面的信息。

4．1．2 内部信息包括：A 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；B （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；C 紧急信息，如出现重大质量、安全卫生、事故等情况下的信息与记录；D 其它内部信息（如员工的建议等）。

4．2 信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。

4．2．1 外部信息的收集与外理4．2．1．1 安全小组和质量部负责质量技术监督局、商检局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由安全小组传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施管理程序》的要求进行处理。

4．2．1．2 政策法规标准类的资料信息由质量部门负责收集、更新、整理、交综合办保存，详见《文件控制程序》。

4．2．1．3 仓储、销售、质量部分类负责与原辅料供应商、运输公司、计量所等到服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，销售部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求；综合办负责与公司上级主管部门、媒体等的沟通，了解相关的信息。

4.2协调：就是管理者运用各种方式正确处理组织内外各种关系，为组织正常运转创造良好的条件和环境，以促进组织目标的实现。
5.0内容
5.1沟通方式
5.1.1正式沟通：按组织层级的权威体系所进行信息传递的一种沟通方式，以帮助组织成员相互了解。
5.1.1.1上行沟通：下级对上级，主要方式：工作汇报、报告，一般为逐级上报。
总经理/副总经理/各部门主管
总经理
主题：就质量方针和质量目标、质量管理体系的运作情况进行评审。
具体要求参见《管理评审控制程序》。
5.3.3.2根据需要可以适当的组织临时性的会议或座谈。
5.3.4公文
公司公文分为：通知、通告、通报、海报、任命决定等。
任命决定落款一般是人力资源部。
5.3.7电话目录
及时更新各部门（包括各部门内线电话、私人电话、常用供方电话）电话簿，由前台文员形成备忘录，发至相关部门，方便检索和有效使用。
5.3.3.1公司例会
会议名称
时间/周期
参会人员/部门
主持
备注
品质例会
不定期
总经理/副总经理/采购部/品质部/生产部/及其他相关部门
品质主管
主题：对成品/半成品/来料的质量问题、目标达成等情况进行协调、改善。
主管例会
不定期
总经理、
分管副总、主任
各部门主管
总经理
主题：就本部门上周工作任务、异常状况、跨部门项目等情况进行协调和总结。
5.1.1.2下行沟通：上级对下级，主要方式：命令、通知、函、手册、正式会议等，命令的方式一般逐级下达。
5.1.1.3平级沟通：平行部门之间的沟通，主要方式：会议、内部联络单等。
5.1.2非正式沟通：为满足员工的需求，补充正式沟通的不足，可进行部门之间/成员之间的非正式沟通，非正式沟通有：小组活动、友谊交流、援助活动等，公司引导非正式沟通向着有益于个人和组织的方向发展。鼓励积极有益的交往活动，遏制勾心斗角，损害他人和集体利益的各种活动或个人行为。

通过畅通高效的沟通渠道与方法,使与日常工作与质量管理体系有关的信息在各级各部门与全体工作人员之间得到及时传递,从而在系统内部形成相互熟悉、相互信任、团结协作、全员参与的良好氛围.二.范围：习惯于本公司范围内就质量体系的运作事项进行的沟通.三.权责：无四.定义：4.1对外会议：指上级单位、行业单位与第二方、第三方等单位来本公司检查、审查工作、洽谈业务、参观访问等需要组织召开的会议.5. 2.管理会议：对全公司有重大影响的会议,包含董事长、总经理主持的会议,与月末大会、工作例会、生产质量等专题会议.6. 3.专案会议：对某一工作事项或者工作流程召开有针对性主题的会议.7. 4.部门会议：指处理部门（车间）内部事务,通常由本单位人员参加的会议.8. 5.视觉沟通：指通过看板、黑板、公告栏、海报与标语等视觉交流的形式,把公司的决定、通知与质量、生产、顾客反馈等信息与员工进行沟通.五.参考文件：无六.作业流程：七.作业内容:7.1.沟通的方式：本公司除使用质量体系内其它文件中规定的文件、表格进行信息传递与沟通外,还使用了如下的沟通方式：A.电话联络：电话联络方式适用于各部门间、部门内就简单事项的联络进行沟通.B.工作联络单：在没有书面文字可能导致错误产生或者在部门负责人认为有必要时,就特定事项进行联络时使用.C.班前会：主持:生产部门主管/组长参会人员:生产部员工会议内容:熟悉生产进度及产品质量状况,布署当天的工作任务,协调解决本部门内的工作.D.早会：主持:行政部主管参加人员：公司全体员工.会议内容:意识,观念宣导及各有关工作事项传达.E.管理会议：主持：（副）总经理参加人员:各部门主管会议内容:工作状况的总结与下阶段工作的安排.F.专题会议：主持:有关负责人参加人员:各部门主管及有关负责人.会议内容:熟悉专案现状与运作的管理现状,协调解决专案推动中所发现的问题,并安排下阶段工作.7. 2.会议管理：7. 2.1管理职责：A.公司行政部是会议室使用的归口管理部门.B.行政部前台负责公司级会议的组织、督办,并公布公司级会议的通知.C各部门主管负责本部门会议的组织、召开、会议决议的实施与督办工作.D.会议主持人负责制定会议议程,确定议题及参加会议人员名单.E.会议主持人或者指派专人负责会议记录及会议纪要的起草、发放,会议纪录需经由主持人审核确认.F.与会人员应服从会议安排,遵守会议纪律.G.会议主持人应亲自或者指派专人对会议制订的整改计划、纠正/预防措施进行跟踪、验证,并在下一次同类会议时进行讲评.H.各部门应指定一名看板管理人员，负责本单位管理看板内容的更新.8. 2.2.会议管理规定：A.当多个会议在同一时间或者空间上有冲突时,实行小会服从大会,通常会议服从紧急会议的原则.B.公司工作例会应按规定准时召开,无特殊情况不得延期,不必每次通知.C.需召开对外会议时,接待部门应提早1天通知行政部，以便商定会场,确定参加会议人员及其它会前准备工作.D.召开部门会议需要使用会议室时,该单位应提早4小时通知行政部，以便安排会场.E.会议上的个人发言一律讲普通话,发言内容应提早准备,不得长篇大论,不得偏离议题或者对他人进行人身攻击.主持人有权对任何讲话予以制止.9. 2.3.会议纪律:A.与会人员务必准时到会,会议期间未经主持人同意不得擅自离席,对违反者将罚款10元/次.B.会议开始前,参会人员务必将手机调为振动或者关机,会场内禁止接听电话,对违反者将罚款10元/次.C.会场内严禁吸烟,违反者罚款50元.D.接到会议通知且无故缺席者，罚款20元/次,中层以上干部罚款50元/次.E.会议通知者未及时通知,造成缺席时,将对会议通知者罚款10元/次.注：罚款由会议主持人负责当场兑现,作为会议经费.F.参会人员务必保持肃静，爱护会场设施，保持会场清洁.7.3.视觉沟通管理：7.3.1.看板的设置:在每个部门分别设立管理看板,公司在门卫室旁设立公告栏.7.3.2.看板内容的管理:看板上能够张贴公司的质量方针、质量目标、质量目标完成情况、工作进度计划、月度质量信息、产量信息、顾客反馈信息、纠正预防措施与公司决定、决议、公告、通知等内容.部门根据工作需要能够在看板上公布本单位管理工作的有关信息.7.3.2,每块看板应确定管理负责人，由其及时更新有关信息.7.3.3.表彰好人好事的海报能够在公司公告栏或者宣传栏上张贴.7.3.4.未经行政部同意,不得擅自在公司视觉沟通设施上公布私人信息,禁止涂鸦、更换公司公布的决定、通知等文件,对违反者将视情节与后果罚款50-100元.7.4.公司同时鼓励员工提出合理化建议,公司各部门主管负责调动员工合理化建议的积极,并负责收集与传达,公司每年对产生效益的合理化建议的提出人员进行表彰与奖励.7. 5.信息的处理：7. 5.1.对收集到的信息，各部门根据实际需要,有目的地加以整理、分析,编制出可利用信息、，向有关部门提供有价值信息.8. 5.2.对发现的质量问题，品质部应查出原因,建议责任部门采取有效的相应措施,关于存在重大隐患的,应立即向管理者代表汇报.八.附件：8.1.工作联络单8. 2.会议记录。

5.5.4依据建议内容，由合理化建议评审小组对收集的合理化建议进行评审，并在10天内得出评审结果，包括可采纳实施的合理化建议、未被采纳的合理化建议、暂不能实施的合理化建议，行政部应对所有的建议进行记录备查。
5.5.5未采纳的建议，应注明未被采纳的原因，由行政部转建议人，暂不能实施的合理化建议由行政部留存，待条件具备时再予实施。
5.3.2对于涉及到奖罚和责任的事务，部门之间的沟通需要开具工作联系单进行沟通。
5.3.3对于带有普遍性的信息交流可以通过看板的方式进行，如公司质量方针和质量目标的宣贯、每月公司经营状况公布、顾客投诉信息、质量状况、生产状况和安全状况等。
5.3.4公司根据经营沟通的需要设计了如下例会制度，以确保各项事务展开：
程序文件版本号：A
文件编号
内部沟通管理程序
编制
审核
批准
1目的
建立良好的沟通环境,做到上传下达,使公司各部门关系协调、融洽，促进公司整体功能的最佳发挥。
2适用范围
适用于各部门、各层次人员之间的沟通，以及与公司质量、管理有关信息接收、反馈、处理等管理工作。
3术语和定义
无。
4职责
4.1总经理负责营造良好的内部沟通环境并理顺各部门之间的沟通。
5.5.2合理化评审小组：由行政部根据合理化建议状况进行组织。
5.5.2合理化建议所涉及的范围：公司的经营、管理、安全、技术、质量、福利等方面，合理化建议的提出不限时间，每月、每季度、每年都可以提出合理化建议，由行政部对提出的合理化建议进行收集整理、并交到合理化建议评审小组进行评审。
5.5.3提出的合理化建议应能正确反映出改进什么和如何改进，并有正确的解决问题的办法，对改进后的合理化结果有一定的预测和预算。
5.5.7.3每月由行政部将合理化建议奖进行统计并予以公布，以便全体员工了解，从而激励员工。

1．程序目的
通过定期进行针对质量体系的过程及有效性的沟通，及时发现体系或产品方面的改进需求，并寻求改善。
2．适用范围
适用于公司内部沟通活动的控制。
3．引用文件
3.1《质量手册》
4．主要职责与权限
4.1管理者代表负责内部沟通活动的协调组织及总体跟进。
4.2各部门提案人负责提出改善建议并协助总经理和管理者代表跟踪改善措施的完成。
5.3.1所有的关于内部沟通的资料由行政人事专员按照《质量记录控制程序》归档保存
6．支持文件
无
7．质量记录
7.1《信息反馈跟进表》
7.2《总经办理会会议纪要》
拟制：审核：批准：
5.2.2有关ISO9000的检讨内容:
(1)体系的完善性与有效性;
(2)部门/人员的权责与接口;
(3)资源配置情况;
(4)顾客满意度情况及顾客要求识别;
(5)前一次有关ISO9000的检讨问题点跟踪。
5.2.3日常针对体系问题，各部门各层次人员都可以提出改善建议，填写《信息反馈跟进表》，联络相关人员研讨处理方案。必要时，组织专题会议，协商解决问题。
5．程序内容
5.1内部沟通方法:
5.1.1定期举行“总经办例会”，包含对ISO9000的检讨
5.1.2日常针对体系问题开出《信息反馈跟进表》
5.1.3管理评审
5.1.4其它不定期的会议沟通，必要时保留会议记录。
5.1.5部门之间的资料传递及报告
5.2总经办例会中的ISO9000检讨
5.2.1总经办例会原则上每周一次，其中对于ISO9000的检讨内容，至少每两个月要安排一次。
5.2.4管理评审会上各部门也应就质量体系的过程及有效性加以沟通，详细进行方式参见《管理评审程序》。

内部沟通与协作流程为了提高公司内部的沟通与协作效率，加强团队合作，达成共同目标，我们制定了以下内部沟通与协作流程。

请各位员工遵守并执行，确保顺畅的工作流程和良好的工作氛围。

一、内部沟通方式1. 会议：重要事宜建议通过会议形式讨论，包括工作计划、项目进展、问题解决等。

会议需提前通知参会人员，并明确议程和时间安排。

2. 邮件：日常的任务分配、工作汇报、信息共享等可通过邮件进行沟通。

邮件需简洁明了，重要内容请加粗或标注，避免信息遗漏。

3. 内部通知：公司重要事项或紧急通知将通过内部公告、邮件群发等方式发布，确保信息及时传达到所有员工。

4. 电话/即时通讯工具：对于紧急或需即时沟通的事务，可通过电话或即时通讯工具进行联系。

请保持沟通准确、简洁。

二、协作流程1. 部门共享：各部门间需要保持信息的及时共享，确保各项工作协调一致。

重要信息可通过邮件、内部通知等渠道共享。

2. 跨部门协作：对于涉及多个部门的项目或任务，应设立协作小组，明确各部门职责和工作计划，确保协作顺利进行。

3. 岗位流程：对于重要工作岗位，建议制定详细的工作流程，明确职责和工作要求，提升工作效率和质量。

4. 工作报告：各部门负责人应定期提交工作报告，汇总部门工作进展和存在的问题，以便及时解决和调整工作计划。

5. 反馈与改进：对于沟通或协作中存在的问题，请及时与相关人员进行沟通反馈，并提出改进建议，以优化工作流程和提高工作质量。

三、协作准则1. 互信与尊重：建立互信和尊重的工作环境，倾听他人意见，保持积极的沟通态度，尊重他人的工作成果和个人隐私。

2. 及时回复和反馈：尽可能在接收到信息的24小时内回复，并在工作完成后及时汇报工作结果或问题。

3. 管理会议时间：会议准时开始和结束，会议期间请保持专注和有效沟通，减少无关话题。

4. 直接沟通解决问题：对于工作中出现的问题，请提前咨询或直接与相关人员进行沟通，共同解决。

我们相信，通过遵守以上内部沟通与协作流程，将能够提高工作效率、减少沟通误解，更好地实现团队协作和目标达成。

4.2.7.2参会人员：副总经理、行政部主任、人事专员、行政专员，以及副总经理认为需要参加的人员。

4.2.7.3会议内容：a）汇报、总结上季度行政人事的工作情况，讨论其中存在的问题解决方案。

b）协调与其他部门间的本部门不能够处理的问题。

c）讨论行政人事工作改进点和相关需求。

4.2. 7.4会议由行政部主任主持，会议记录人员由行政部主任指定，会后形成会议记录并报副总经理。

如因故错开需补开。

4.2.8临时会议公司、职能部门、各生产车间负责人当需要传达上级方针政策和精神、动员和布置全公司的工作时,应在必要时召开公司、生产车间员工会议，就国家有关的法律、法规和政策，就顾客对本公司的产品和服务要求，公司、部门、生产车间对有关的事项的决议、决定，与广大员工进行沟通和交流，以求得广大员工的理解和支持。

公司各部门经理可决定召开公司会议。

会议由召集部门负责作《会议记录》，并保留存档。

4.3会议的准备所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。

(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、通知与会人等)。

4.4 其它沟通方式4.4.1各部门之间应就需要互相协助办理或与顾客相关的事项，可以通过面谈、电话、互联网络或书面进行沟通，书面沟通填写《内部沟通单》或《**通知单》。

4.4.2 上级可通过面谈、电话、邮件、局域网或书面对下级布置工作、询问情况、沟通信息。

4.4.3 公司、部门、车间可以通过利用小黑板、公布栏、早会等形式，就经营、生产、技术、质量及涉及员工利益或普通关注的问题与员工进行沟通和交流。

5相关文件6质量记录6.1 内部沟通单6.2 各类会议记录。

深圳奥尔麦克斯电子有限公司
沟通管理程序
文件编号： ALMAX-QP-03 版本/ 次： 制订日期： 生效日期： A/0 2012.9.1 2012.9.1
批准
审核
制定
文 件 修 改 记 录
版本/次 修订理由与内容摘要 修订页次 修订日期 修订人
管制文件---非经管理代表核准不得任意拷贝 第 1 页，共 4 页
相关部门
会议记录
部门文员
会议记录
《会议记录表》
管制文件---非经管理代表核准不得任意拷贝 第 2 页，共 4 页
深圳奥尔麦克斯电子有限公司
ALMAX-QP文件编号 03 制定部门 行政部 生效日期 2012.9.1 版 本 号 A/0
沟通管理程序
正式内部沟通： 1）公司每年召开一次由各部门主管参 加的管理评审会议， 记录会议内容并形成决 议， 经公司负责人核定后， 由行政部分发给 各部门。 2）品质部应根据每周质量状况定时的 召开“品质周例会”， 检讨本周客户投诉与处 理情况和产品质量的改善， 提出纠正和预防 措施， 记录会议内容并由品质部分发给相关 相关部门 正式沟通 部门， 具体事项依 《纠正和预防措施管理程 序》执行。 3）生产部应根据每月生产状况不定时 的召开“生产例会”， 检讨本月产品生产的情 况， 提出纠正和预防措施， 记录会议内容并 由品质保部分发给相关部门，具体事项依 《纠正和预防措施管理程序》 。 3）行政部应根据每月管理情况定时的 召开 “ 员工管理例会 ” ，检讨公司的管理情 况，向员工进行宣导和沟通。 4）总经理每月不定时跟各部门主管进 管制文件---非经管理代表核准不得任意拷贝 第 3 页，共 4 页 《内部联络单》
为处理客户抱怨和客户满意度调查， 《 客 户 服 务 管 理 程 业务部须与客户进行良好的沟通，具体依 《客户服务管理程序》 。 资材部采购在材料采购上选择合格供 应商， 并与其建立良好沟通， 以达成物料需 求计划，具体依《采购管理程序》 。 序》 《采购管理程序》