QP03内部沟通管理程序

1.目的確保及時準確的傳遞組織內各職能和層次間的信息.致使公司的各階層溝通流暢.2.範圍適用於公司內所有部門及人員間的溝通.3.權責3.1各部門負責把本部門的質量管理體系信息傳遞到相關部門;3.2各部門負責把收到的信息在本部門內傳遞;3.3各部門根據其職能的需要與其他部門進行溝通、聯絡.4.定義(無)5.作業內容5.1信息來源5.1.1內部信息的來源為各部門主管.5.1.2外部信息的來源分為:5.1.2.1客戶信息:業務部傳遞5.1.2.2供應商的信息:採購課傳遞5.1.2.3其它信息:人事行政課、總經理室、ISO督導教育中心傳遞.5.2內部信息溝通5.2.1報告5.2.1.1各部門人員在處理自己所接觸的信息時,要及時、準確地向上級匯報,對上級匯報工作或報告事情時,必須逐級匯報,不可越級匯報工作,投訴及特殊情況例外.5.2.1.2各部門人員在匯報工作或事情時,填寫<<報告>>(附件三),經部門主管依次審核后保存;.5.2.2指令或安排5.2.2.1各部門主管對部門人員下達工作指令或安排時,必須逐級安排,不可越級調派,特殊情況例外(特殊情況指遇緊急事情或當事人不在時等情況).5.2.2.2工作下達的形式盡可能以書面指示,也可在公告欄或管理看板上公布.5.2.3聯絡5.2.3.1各部門因信息的傳達或需相關部門提供信息或幫助時,可採用《內部聯絡單》(附件一)進行聯絡.跨部門的聯絡須經部門主管確認.5.2.3.2簡單的信息用電話或口頭聯絡進行溝通.5.2.4會議5.2.4.1各部門需聯絡相關部門或人員檢討某一問題時,可聯絡相關部門人員組織召開跨部門協調會議進行溝通,可參見《會議作業規範》.5.2.5通知公告相關部門需公告相關事項時,採取《行文用書》(附件二) 發至有關部門,然後由部門內部傳達,或將通知或公告張貼於公告欄也可進行溝通.5.2.6 簽呈5.2.6.1 各部門如遇人員獎勵、處罰,以及其它特殊情況時,填寫<<簽呈>>(附件四);5.2.6.2人員處罰/獎勵時經部門最高主管審核后,交由人事行政課最高主管依據廠規審核.再由人事行政課統一送總經理核准始生效;5.2.6.3所有已簽核完畢的簽呈由人事行政課統一存檔.5.3外部信息於公司內的溝通5.3.1業務部應對客戶的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.2採購課應對供應商的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.3相關部門需及時對相應的信息進行處理並在本部門內傳遞,如溝通有障礙時,將處理結果報告給上級領導,並征詢上級領導處理意見.5.4發生異常處理時效5.4.1當來料發生異常時,半小時內由檢驗員向上級報告;5.4.2當制程發生異常時.當事人須半小時向上級領導報告;5.4.3當成品發生異常時,檢驗員須半小時向上級報告.5.4.3當業務接到客訴,向內部傳達時效參照《客戶抱怨處理程序》執行.5.5記錄保存相關溝通記錄由發文部門視實際需要保存,保存期限最少為半年.6.參考文件:6.1記錄控制程序 (QP-002)6.2會議作業規範 (WI-O-HY-008)6.3客戶抱怨處理程序 (QP-025)7.附件:7.1 附件一內部聯絡單 (R-O-QP-003-001)7.2 附件二行文用書 (R-O-QP-003-002)7.3 附件三報告 (R-O-QP-003-003)7.4 附件四簽呈 (R-O-QP-003-004)。

历史记录：编制：马中侠日期：2018.03.30审核：殷德芳日期：2018.03.30批准：韩兆江日期：2018.03.302018-03-30发布 2018-04-01实施烟台恩斯达液压设备有限公司发布1 范围本标准规定了内、外部沟通的方法和要求，以确保信息传递顺畅，从而增进理解，提高有效性。

本标准适用于公司内部沟通以及与顾客的沟通。

2 引用标准下述标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

NSD-QP01 文件和记录控制程序NSD-QP11 与顾客有关的过程控制程序NSD-QP17 服务控制程序NSD-QP30 纠正和预防措施控制程序3 定义本文件的术语和定义采用ISO9000和IATF16949中的术语和定义。

4 职责4.1 管理者代表负责监控信息沟通。

4.2 营销部负责与顾客的沟通。

4.3 供应部负责与供方的沟通。

4.4 企管部负责组织协调内部沟通、外来人员沟通及与政府部门的沟通。

4.5 各部门负责按要求进行信息传递和沟通。

5 内容5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通的内容沟通的内容是多方面的，有与产品相关的，也有与管理相关的，有质量变化的信息，也有作业活动的信息。

应特别注意的是与顾客要求、法律法规要求、顾客满意程度、过程运行结果达到预期目标的程度以及产品符合性等与质量管理体系有效性相关的信息。

沟通的内容还应包括环境、职业健康与安全相关的信息。

具体为：a)公司有义务将关于其重要环境因素及其职业健康安全危险源，以及环境职业健康安全管理体系的信息有效地传达给包含在管理体系之中或受到管理体系影响的人员，以便使其在适当时能够积极参与或支持对环境污染及其人身伤害或健康损害的预防。

b)公司的任何员工有权利积极和持续参与公司环境职业健康安全实践的开展和评审。

c)公司应为职业健康安全事务员工代表作出适当的安排，使其有时间和资源积极参与环境职业安全健康管理体系的组织、策划和实施、评估和改进活动的过程。

内部沟通与会议管理操作规程一、概述内部沟通与会议管理操作规程是为了促进公司内部的沟通效率和会议管理而制定的一套操作指南。

通过规范化内部沟通和会议流程，可以提高信息传递的准确性和及时性，促进团队合作，提高工作效率。

本规程适用于公司内部所有部门和员工。

二、内部沟通操作规程1.沟通渠道（1）口头沟通：员工可以利用面对面交流、电话、会议等方式进行口头沟通。

沟通双方应保持良好的沟通态度，倾听对方观点，积极表达自己的意见和建议。

（2）书面沟通：员工可以通过电子邮件、内部通讯工具等书面方式进行沟通。

书面沟通应注意语言的准确性和明确性，避免误解和歧义。

2.信息传递（1）沟通内容：员工在进行沟通时，应清楚地表达自己要传递的信息，确保对方能够准确理解。

（2）信息接收：员工在接收他人沟通内容时，应积极倾听，提问澄清疑点，确保准确理解。

3.沟通反馈（1）沟通双方应及时进行反馈，确保信息传递的准确性和及时性。

（2）反馈方式可以是口头或书面，根据实际情况选择合适的方式。

三、会议管理操作规程1.会议召集（1）召集人应提前确定会议议题和目的，并通知相关参会人员。

会议议题和目的应明确，以便参会人员有充分准备。

（2）会议通知应提供会议时间、地点、议程和参会人员名单等信息，并提前发送给参会人员。

2.会议准备（1）会议召集人应提前准备好会议所需的资料和材料，并在会前发送给参会人员。

（2）参会人员也应提前阅读相关资料，做好会议准备工作。

3.会议进行（1）会议召集人应按照议程带领会议进行，确保会议的高效进行。

（2）会议期间，所有参会人员应保持积极的参与态度，按时到达会议现场，严禁迟到和提前离场。

（3）会议期间，参会人员应尊重他人意见，积极发表自己的观点，并与他人进行建设性的讨论。

4.会议记录（1）会议过程中，应有一人负责记录会议内容和决议，确保会议的重要信息被记录下来。

（2）会议记录应包括会议日期、时间、地点、与会人员名单、主要讨论内容和决议等内容。

内部沟通流程1、目的及背景为了提高企业内部沟通的效率和质量，建立一个良好的沟通机制，加强信息传递和沟通协调，以推动企业的发展和提高工作效率，订立本规章制度。

2、适用范围本规章制度适用于公司全部部门和员工，包含在职员工、实习生以及临时工。

3、定义•内部沟通：指公司内部员工之间进行信息沟通、看法沟通和工作协调的活动。

•沟通渠道：指公司内部供应的各种沟通工具和平台，如会议、电子邮件、内部网站等。

4、沟通原则•透亮公开：沟通过程应当透亮公开，不得有任何隐瞒、扭曲或鄙视行为。

•及时高效：沟通应当及时转达，确保信息的及时性和准确性。

•敬重和平等：沟通应当以敬重和平等的态度打开，对他人的看法和建议要充分敬重并乐观接受。

5、沟通渠道及使用规范5.1 会议•会议是企业内部沟通的紧要方式，包含团队会议、部门会议、跨部门会议等。

•会议应提前确定议题，并通知参会人员，确保参会人员按时参加。

•会议记录应当认真、准确，并及时分发给与会人员。

5.2 电子邮件•电子邮件是企业内部日常沟通的重要方式之一、•电子邮件的发送人应当明确邮件的主题、内容和接收人，确保邮件的准确性和及时性。

•邮件内容应简练明白，避开使用欠妥言辞和敏感词汇。

•邮件回复应尽快处理，并注明回复时间。

5.3 内部网站•内部网站是企业内部信息共享和沟通的紧要平台。

•内部网站应分类整理信息，方便员工查找和使用。

•员工可以在内部网站上发布公告、文档等信息，但应注意信息的真实性和准确性。

5.4 内部社交工具•内部社交工具是企业内部员工沟通和协作的紧要工具，包含企业微信、Slack等。

•在使用内部社交工具时，应当妥当保管个人账号和密码，避开泄露个人和公司机密信息。

6、沟通流程本节介绍在企业内部沟通过程中应当遵从的基本流程。

6.1 沟通需求的产生•沟通需求产生于部门工作或项目推动过程中，可能因工作进展、问题解决、看法征询等原因而产生。

•产生沟通需求的员工应及时确立沟通目的，并明确需要沟通的对象。

内部沟通流程内部沟通在企业组织中起着关键作用，它对于提高工作效率、增强团队合作以及促进知识共享都至关重要。

在一个公司中，高效的内部沟通流程是确保信息传递准确和及时的关键。

本文将介绍一个典型的内部沟通流程，并探讨其中的关键要素。

一、目标设定为了确保内部沟通的有效性，首先需要明确沟通的目标。

这包括确定传达的信息、沟通的对象以及期望的效果。

例如，公司可能希望通过内部沟通传达新政策、项目进展、业绩目标等。

明确目标有助于提高沟通的针对性和效果。

二、选择适当的沟通渠道内部沟通可以通过多种渠道进行，如会议、电子邮件、内部网站、即时消息工具等。

在选择沟通渠道时，需根据信息的紧急程度、涉及的人员范围以及沟通内容的复杂性来决定。

例如，对于简短的通知，可以使用电子邮件或即时消息工具；而对于复杂的问题，举行会议可能更为适合。

选用适当的沟通渠道，有助于提高沟通的效率和效果。

三、明确信息呈现方式内部沟通的信息呈现方式也是至关重要的。

清晰、简洁的语言结构能够帮助员工更好地理解和吸收信息。

另外，适当的图表、图像或多媒体元素也有助于提高信息的吸引力和可视化程度。

信息呈现方式需要根据目标受众的特点和需求来选择。

四、建立双向沟通机制内部沟通应该是双向的，而不是仅仅一方面的传递信息。

建立双向沟通机制可以促进员工参与和反馈，增强组织的凝聚力和合作性。

例如，公司可以组织定期会议或座谈会来听取员工的想法和建议，或者设立反馈渠道，让员工可以随时提出问题和意见。

通过建立双向沟通机制，可以及时了解员工的需求和反馈，有助于解决问题和改进工作。

五、定期评估和改进内部沟通流程需要不断评估和改进。

企业可以通过员工满意度调查、沟通效果评估等方式来了解内部沟通的状况，并及时改进不足之处。

定期评估和改进有助于提高内部沟通的效果和质量，使组织更加高效运转。

总结一个高效的内部沟通流程对于企业的成功至关重要。

明确沟通目标、选择适当的沟通渠道、明确信息呈现方式、建立双向沟通机制以及定期评估和改进都是构建一个有效的内部沟通流程的关键要素。

QP03信息沟通运作控制程序1、目的为了及时、准确地对收集传递及反馈有关信息的管理，特制定本程序。

2、适用范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。

3、职责3．1安全小组组长负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理，建立信息库，保存和管理相关的信息。

3．2 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。

4 工作程序4．1 信息的分类4．1．1 外部信息包括：A 质量技术监督局、商检局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；B 政策法规标准类信息，如环境、质量法律、法规、条例、产品标准等;C 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；D 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理等方面的信息。

4．1．2 内部信息包括：A 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；B （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；C 紧急信息，如出现重大质量、安全卫生、事故等情况下的信息与记录；D 其它内部信息（如员工的建议等）。

4．2 信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。

4．2．1 外部信息的收集与外理4．2．1．1 安全小组和质量部负责质量技术监督局、商检局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由安全小组传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施管理程序》的要求进行处理。

4．2．1．2 政策法规标准类的资料信息由质量部门负责收集、更新、整理、交综合办保存，详见《文件控制程序》。

4．2．1．3 仓储、销售、质量部分类负责与原辅料供应商、运输公司、计量所等到服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，销售部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求；综合办负责与公司上级主管部门、媒体等的沟通，了解相关的信息。