办公用品管理PPT.ppt
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办公室5S标准PPT课件
5S现场执行标准
办公室篇
团队改善 全员行动 提升素养
1
一、基础整理、整顿
1、办公桌整理标准 2、办公室物品定置线标准 3、办公区域通道线、定位线 4、桌面、抽屉整理 5、各类线路整理 6、文件柜整理 7、文件夹整理 8、空调整理 9、窗帘整理 10、晨会召开
二、各类标识制作、管理图 制作
1、办公人员定置图 2、座位牌 3、办公室管理看板 4、照明开关标识 5、办公室门推拉标识 6、电话标识 7、办公桌抽屉标识 8、固定资产标识
6、文件柜内物品分类存放
无 不 要 物 ， 分 类 物 品 标 识 清 晰
1、红色线划分 2、分类标识
13
一、基础整理、整顿
7、文件夹标识
各文件夹整齐划一，标识清晰、统一
1.文件夹标识宽：3cm、 长:20cm； 2.外框线粗：2.25磅、黑色， 内线粗：4.5磅，线型:外粗内细； 3.Logo高：0.6cm、宽：2.6cm; 4.“工艺文件”黑体三号，加 粗，可分为多行打印；
张贴标准： 1、标识内容为固定资产编号、 台帐编号、名称、部门、用户； 2、张贴于图示位置。
25
附： 可自行打印的标识
备注：除以下所列不干胶类的标识外，其他特殊材料标识一律发外制作， 不允许自行打印。
26
生活垃圾回收
注意事项： 1.饮料瓶、方便面纸盒、塑料袋等等； 2.本垃圾桶不得放置工业垃圾与可回收废品； 3. 垃圾桶早晚各清理一次，每天全面冲洗一次； 4.生活垃圾必须袋装话；
19
3、办公室管理看板
办公室管理看板中必须有的内容 如下： 组织架构；人员去向管理；管理 制度；员工绩效栏；月\周重点工 作计划等 其他内容根据各单位重点监控指 标确定。
办公室篇
团队改善 全员行动 提升素养
1
一、基础整理、整顿
1、办公桌整理标准 2、办公室物品定置线标准 3、办公区域通道线、定位线 4、桌面、抽屉整理 5、各类线路整理 6、文件柜整理 7、文件夹整理 8、空调整理 9、窗帘整理 10、晨会召开
二、各类标识制作、管理图 制作
1、办公人员定置图 2、座位牌 3、办公室管理看板 4、照明开关标识 5、办公室门推拉标识 6、电话标识 7、办公桌抽屉标识 8、固定资产标识
6、文件柜内物品分类存放
无 不 要 物 ， 分 类 物 品 标 识 清 晰
1、红色线划分 2、分类标识
13
一、基础整理、整顿
7、文件夹标识
各文件夹整齐划一，标识清晰、统一
1.文件夹标识宽：3cm、 长:20cm； 2.外框线粗：2.25磅、黑色， 内线粗：4.5磅，线型:外粗内细； 3.Logo高：0.6cm、宽：2.6cm; 4.“工艺文件”黑体三号，加 粗，可分为多行打印；
张贴标准： 1、标识内容为固定资产编号、 台帐编号、名称、部门、用户； 2、张贴于图示位置。
25
附： 可自行打印的标识
备注：除以下所列不干胶类的标识外，其他特殊材料标识一律发外制作， 不允许自行打印。
26
生活垃圾回收
注意事项： 1.饮料瓶、方便面纸盒、塑料袋等等； 2.本垃圾桶不得放置工业垃圾与可回收废品； 3. 垃圾桶早晚各清理一次，每天全面冲洗一次； 4.生活垃圾必须袋装话；
19
3、办公室管理看板
办公室管理看板中必须有的内容 如下： 组织架构；人员去向管理；管理 制度；员工绩效栏；月\周重点工 作计划等 其他内容根据各单位重点监控指 标确定。
5s管理ppt课件
员工形象塑造
5S管理有助于塑造员工良好的形象和 气质，提高服务水平，树立企业良好 形象。
在办公室中的应用
办公环境改善
实施5S管理可以改善办公室环境 ，提高员工的工作效率和舒适度
。
文件资料管理
通过5S管理对文件资料进行分类 、整理和归档，可以提高工作效
率和资料的可查找性。
节约资源成本
5S管理强调节约成本和资源，在 办公室中实施5S管理可以有效降
5S管理PPT课件
目录
• 5S管理概述 • 5S管理的内容 • 5S管理的实施步骤 • 5S管理的应用 • 5S管理的优势和挑战
01
5S管理概述
5S管理的定义
5S管理是一种起源于日本的管理方法，包括整理（ Sort）、整顿（Straighten）、清扫（Sweep）、清洁 （Sanitize）和素养（Sustain）五个方面。 整顿是指将整理后的物品按照一定的规则和标准进行摆 放，方便取用和管理。
03
5S管理的实施步骤
制定5S管理计划
01
明确目标
确定5S管理的目标，包括提高工作效率、降低成 本、改善工作环境等。
02
制定计划
根据目标制定详细的5S管理计划，包括实施时间 、人员分工、资源配置等。
宣传和培训
宣传推广
通过海报、宣传册、内部通讯等方式宣传5S管理 的理念和好处，提高员工的认识和参与度。
培训教育
组织员工参加5S管理培训，学习相关知识和方法 ，了解如何Fra bibliotek实际工作中应用。
实施5S管理
整顿
对整理后的场所进行整顿，合 理安排物品的位置，标识清楚 ，方便取用。
清洁
维持整理、整顿、清扫后的状 态，保持工作场所的整洁和美 观。
秘书事务管理之办公用品管理
动态调整
根据实际使用情况和业务需求，定期 调整库存量，保持合理水平。
库存盘点与清查
定期盘点
对库存进行定期盘点，确保账目与实物相符，及时发现并处理异常情况。
清查制度
建立清查制度，对长期未使用的物品进行清理和处理，保持库存的流动性。
05
办公用品的维护与保 养
文具的维护与保养
笔
定期清洗笔芯，保持笔身干净，避免摔落导致损 坏。
02
发放不及时
由于缺乏有效的库存管理，导致办公用品发放不及时，影响工作进度。
03
解决方案
建立规范的发放流程，明确发放责任人，确保办公用品及时、准确地发
放到员工手中。同时，加强库存管理，确保库存充足，避免影响正常工
作。
使用问题
使用不规范
由于缺乏对员工使用办公用品的管理和培训，导致员工使用不规范，造成浪费和损坏。
碳粉
用于激光打印机。
03
纸张
用于打印、复印等。
04
色带
用于老式打印机。
办公设备类
电脑
用于处理文件、数据等。
打印机
用于文件打印。
复印机
用于文件复印。
扫描仪
用于文件扫描。
办公家具类
办公桌
员工工作用的桌子。
书柜
存放文件和书籍的柜子。
办公椅
员工坐的椅子。
储物柜
用于存放个人物品的柜子。
其他类
电话：用于通讯交流 。
使用规定
专人管理
指定专人负责办公用品的 管理，确保用品的合理使 用和及时补充。
正确使用
员工应正确使用办公用品 ，避免浪费和不当使用。
爱护公物
员工应爱护公物，对办公 用品进行妥善保管，避免 损坏和流失。
根据实际使用情况和业务需求，定期 调整库存量，保持合理水平。
库存盘点与清查
定期盘点
对库存进行定期盘点，确保账目与实物相符，及时发现并处理异常情况。
清查制度
建立清查制度，对长期未使用的物品进行清理和处理，保持库存的流动性。
05
办公用品的维护与保 养
文具的维护与保养
笔
定期清洗笔芯，保持笔身干净，避免摔落导致损 坏。
02
发放不及时
由于缺乏有效的库存管理，导致办公用品发放不及时，影响工作进度。
03
解决方案
建立规范的发放流程，明确发放责任人，确保办公用品及时、准确地发
放到员工手中。同时，加强库存管理，确保库存充足，避免影响正常工
作。
使用问题
使用不规范
由于缺乏对员工使用办公用品的管理和培训，导致员工使用不规范，造成浪费和损坏。
碳粉
用于激光打印机。
03
纸张
用于打印、复印等。
04
色带
用于老式打印机。
办公设备类
电脑
用于处理文件、数据等。
打印机
用于文件打印。
复印机
用于文件复印。
扫描仪
用于文件扫描。
办公家具类
办公桌
员工工作用的桌子。
书柜
存放文件和书籍的柜子。
办公椅
员工坐的椅子。
储物柜
用于存放个人物品的柜子。
其他类
电话：用于通讯交流 。
使用规定
专人管理
指定专人负责办公用品的 管理，确保用品的合理使 用和及时补充。
正确使用
员工应正确使用办公用品 ，避免浪费和不当使用。
爱护公物
员工应爱护公物，对办公 用品进行妥善保管，避免 损坏和流失。
办公室5S管理图示课件
19
7.铁皮柜：
靠墙放 置，柜面可 放 置公司配发绿 色花草 ，内放 各部门在过去 的 一个月或一 周内使用的资 料文件; 必须分 类整齐。
20
8.储藏间：
门口左侧靠墙处放置纯净水；门口左 侧靠墙处放置铁皮文件柜；内左侧放置 资料柜、铁皮文件柜；内右侧放置有序 的杂用品。
21
9.电脑线、网线、电话线有序的固定放置； 10.桌下不得堆积杂物。 11.外衣手袋：请置第三抽屉内或水吧柜中，严禁 办公桌椅上。 12.报刊：阅完后必须上报架,或放入办公桌内； 13.文件、资料管理整顿。
7
（3）VPS电源放在主机上靠桌内侧；有主机台的可放置台内 ;
（4）垃圾篓：罩塑料袋， 放置桌洞下右前角；
8
2.横式屏风：
（1）内外侧不允许有任何张贴；桌面除笔筒、水杯、电话机、台历、绿 色盆栽（从外至内一次内推）、键盘（中间）、显示器(内侧角)、鼠标外， 无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。
随意放 在
22
23
24
25
26
27
28
29
13
（3）主机和VPS电源竖式 置桌面下左侧；
（4）垃圾篓：罩塑料袋， 放置桌下右前角；
14
4. 中心领导区：
（1）桌面除公司购置的电话机、笔筒、台立、（右侧）显示器 （右侧角）外无其他物品；
15
（2）抽屉柜放置内侧，笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡 皮、计算器，集中放置左侧第一层抽屉内；资料可以放置左侧第二 层抽屉内；空白稿纸、不常使用的文具等，可放置第三层抽屉内； 键盘、鼠标、文件架(盘)放置于柜面，主机放置与抽屉柜中间。垃圾 篓：罩塑料袋，置桌下右前角；
16
（3）资料柜可放置办公桌 后靠墙处，第一层放 置文件夹资料（不能 超过18个），第二层 放置纪念牌，第三、 四、五层放置书、个 人常用的参考资料、 文件卷宗。
7.铁皮柜：
靠墙放 置，柜面可 放 置公司配发绿 色花草 ，内放 各部门在过去 的 一个月或一 周内使用的资 料文件; 必须分 类整齐。
20
8.储藏间：
门口左侧靠墙处放置纯净水；门口左 侧靠墙处放置铁皮文件柜；内左侧放置 资料柜、铁皮文件柜；内右侧放置有序 的杂用品。
21
9.电脑线、网线、电话线有序的固定放置； 10.桌下不得堆积杂物。 11.外衣手袋：请置第三抽屉内或水吧柜中，严禁 办公桌椅上。 12.报刊：阅完后必须上报架,或放入办公桌内； 13.文件、资料管理整顿。
7
（3）VPS电源放在主机上靠桌内侧；有主机台的可放置台内 ;
（4）垃圾篓：罩塑料袋， 放置桌洞下右前角；
8
2.横式屏风：
（1）内外侧不允许有任何张贴；桌面除笔筒、水杯、电话机、台历、绿 色盆栽（从外至内一次内推）、键盘（中间）、显示器(内侧角)、鼠标外， 无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。
随意放 在
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23
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26
27
28
29
13
（3）主机和VPS电源竖式 置桌面下左侧；
（4）垃圾篓：罩塑料袋， 放置桌下右前角；
14
4. 中心领导区：
（1）桌面除公司购置的电话机、笔筒、台立、（右侧）显示器 （右侧角）外无其他物品；
15
（2）抽屉柜放置内侧，笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡 皮、计算器，集中放置左侧第一层抽屉内；资料可以放置左侧第二 层抽屉内；空白稿纸、不常使用的文具等，可放置第三层抽屉内； 键盘、鼠标、文件架(盘)放置于柜面，主机放置与抽屉柜中间。垃圾 篓：罩塑料袋，置桌下右前角；
16
（3）资料柜可放置办公桌 后靠墙处，第一层放 置文件夹资料（不能 超过18个），第二层 放置纪念牌，第三、 四、五层放置书、个 人常用的参考资料、 文件卷宗。
办公用品管理流程ppt课件
登记已经报废处理的办公用品的名称、编号、报废日期、处理方式等
执行工具
办公用品报废申请表 办公用品报废登记表 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
流程关键事项与考核说明
采购申请
根据采购需求统计结果，填写办公用品采购清单 将办公用品采购清单递交行政经理审批
执行工具
办公用品采购清单 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
费用预算与审批
根据行政经理审批确认的办公用品采购清单，对各类办公用品进行市场询价
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品管理流程设计
• 流程设计的目的 • 流程结构设计
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品流程设计的目的
❖ 企业行政办公用品包括笔、胶水、订书机、复写纸、复印 纸、印泥、笔记本、档案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、计算器 等，它们与企业日常办公活动息息相关。
❖ 行政部办公用品管理流程的设计目的
明确职责分工，梳理、规范办公用品的各项日常操作步骤，有效管理和使用 企业的办公用品
规范企业办公用品的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制办公用品的 使用、消耗和费用支出，降低企业的办公费用和经营成本
办公用品需求统计
执行工具
办公用品报废申请表 办公用品报废登记表 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
流程关键事项与考核说明
采购申请
根据采购需求统计结果，填写办公用品采购清单 将办公用品采购清单递交行政经理审批
执行工具
办公用品采购清单 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
费用预算与审批
根据行政经理审批确认的办公用品采购清单，对各类办公用品进行市场询价
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品管理流程设计
• 流程设计的目的 • 流程结构设计
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品流程设计的目的
❖ 企业行政办公用品包括笔、胶水、订书机、复写纸、复印 纸、印泥、笔记本、档案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、计算器 等，它们与企业日常办公活动息息相关。
❖ 行政部办公用品管理流程的设计目的
明确职责分工，梳理、规范办公用品的各项日常操作步骤，有效管理和使用 企业的办公用品
规范企业办公用品的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制办公用品的 使用、消耗和费用支出，降低企业的办公费用和经营成本
办公用品需求统计
收纳整理PPT课件
ERA
收纳整理定义与意义
定义
收纳整理是指将物品分类、归纳 、整理，使其有序化、美观化的 过程。
意义
提高空间利用率，减少浪费；方 便查找和使用物品，提高效率； 营造整洁、舒适的生活环境，提 升生活品质。
收纳整理原则与方法
原则
分类明确，归纳有序；空间利用最大化；易于查找和使用。
方法
分类收纳，将同类物品放在一起；使用收纳盒、收纳袋等工具进行收纳；利用 空间高度，使用置物架等增加收纳空间；定期清理不需要的物品，保持整洁。
根据物品的性质和使用需 求，将空间划分为不同的 区域，如储物区、展示区 、常用物品区等。
垂直空间利用
充分利用垂直空间，例如 使用墙面置物架、吊柜等 ，增加收纳容量。
灵活调整布局
根据实际需求和使用习惯 ，灵活调整收纳布局，提 高空间的适应性和便利性 。
空间利用最大化
选用合适的收纳工具
定期整理与优化
根据物品的大小和形状，选用合适的 收纳盒、收纳袋、挂架等收纳工具， 提高空间利用率。
品。
柜内收纳
02
在衣柜、书柜等柜内安装分层隔板或收纳盒，将物品分类存放
，保持整洁有序。
桌面收纳
03
使用桌面收纳盒、笔筒等小物件，将桌面上的文具、化妆品等
小物品整齐地收纳起来，保持桌面整洁。
05
家居收纳实例分析
BIG DATA EMPOWERS TO CREATE A NEW
ERA
客厅收纳方案展示
衣柜内部空间优化
使用衣柜分层架、抽屉式收纳箱等工具，对衣柜内部空间进行合理 划分，方便分类收纳衣物。
床下空间利用
购买合适尺寸的收纳箱或篮子，将不常用的季节性衣物、床上用品等 收纳在床下空间。
收纳整理定义与意义
定义
收纳整理是指将物品分类、归纳 、整理，使其有序化、美观化的 过程。
意义
提高空间利用率，减少浪费；方 便查找和使用物品，提高效率； 营造整洁、舒适的生活环境，提 升生活品质。
收纳整理原则与方法
原则
分类明确，归纳有序；空间利用最大化；易于查找和使用。
方法
分类收纳，将同类物品放在一起；使用收纳盒、收纳袋等工具进行收纳；利用 空间高度，使用置物架等增加收纳空间；定期清理不需要的物品，保持整洁。
根据物品的性质和使用需 求，将空间划分为不同的 区域，如储物区、展示区 、常用物品区等。
垂直空间利用
充分利用垂直空间，例如 使用墙面置物架、吊柜等 ，增加收纳容量。
灵活调整布局
根据实际需求和使用习惯 ，灵活调整收纳布局，提 高空间的适应性和便利性 。
空间利用最大化
选用合适的收纳工具
定期整理与优化
根据物品的大小和形状，选用合适的 收纳盒、收纳袋、挂架等收纳工具， 提高空间利用率。
品。
柜内收纳
02
在衣柜、书柜等柜内安装分层隔板或收纳盒，将物品分类存放
，保持整洁有序。
桌面收纳
03
使用桌面收纳盒、笔筒等小物件，将桌面上的文具、化妆品等
小物品整齐地收纳起来，保持桌面整洁。
05
家居收纳实例分析
BIG DATA EMPOWERS TO CREATE A NEW
ERA
客厅收纳方案展示
衣柜内部空间优化
使用衣柜分层架、抽屉式收纳箱等工具，对衣柜内部空间进行合理 划分，方便分类收纳衣物。
床下空间利用
购买合适尺寸的收纳箱或篮子，将不常用的季节性衣物、床上用品等 收纳在床下空间。
秘书事务管理之办公用品管理
2、监督中发觉库存问题，需缩短监督时间 间隔，确保库存符合企业要求。
3、每个月核查一次入库、出库和库存情况 ，了解物品使用情况，预防物品过分使用。
4、定时检验库存统计卡，并随时调整库存 情况，降低浪费
秘书事务管理之办公用品管理
第29页
领用流程 填写领用申请表 发放用具 更新库存统计
秘书事务管理之办公用品管理
第31页
文具用具领用统计卡
部 门
工作内容
分 类
品名
规格
1
2
3
4
月份 5678
累备 9 10 11 12 计 注
秘书事务管理之办公用品管理
第32页
秘书事务管理之办公用品管理
谢谢！！
第33页
8、将接收货物按照办公用具存放要求存放好
9、订立物品发放制度，确定物品发放人。
秘书事务管理之办公用品管理
第19页
第三节 办公用具管理与发放
秘书事务管理之办公用品管理
第20页
进行库存管理有什么作用？
1、确保资金不被无须要库存占用 2、尽可能节约库存空间 3、监督个人和部门使用情况 4、维持一定库存以确保组织顺利运作 5、如有办公用具方面资产损失，可利用准
部门：
序号 名称
规格
1
2
3
4
5
6
7
制表人： 审核：
品名
数量
单价
总计
核准：
秘书事务管理之办公用品管理
第17页
办公用具订购单
风光旅游企业
序号 1 2 3 4 5 6 7
名称
累计
制表人：
规格
审核：
品牌
数量 单价
核准：
总计
3、每个月核查一次入库、出库和库存情况 ，了解物品使用情况，预防物品过分使用。
4、定时检验库存统计卡，并随时调整库存 情况，降低浪费
秘书事务管理之办公用品管理
第29页
领用流程 填写领用申请表 发放用具 更新库存统计
秘书事务管理之办公用品管理
第31页
文具用具领用统计卡
部 门
工作内容
分 类
品名
规格
1
2
3
4
月份 5678
累备 9 10 11 12 计 注
秘书事务管理之办公用品管理
第32页
秘书事务管理之办公用品管理
谢谢！！
第33页
8、将接收货物按照办公用具存放要求存放好
9、订立物品发放制度，确定物品发放人。
秘书事务管理之办公用品管理
第19页
第三节 办公用具管理与发放
秘书事务管理之办公用品管理
第20页
进行库存管理有什么作用？
1、确保资金不被无须要库存占用 2、尽可能节约库存空间 3、监督个人和部门使用情况 4、维持一定库存以确保组织顺利运作 5、如有办公用具方面资产损失，可利用准
部门：
序号 名称
规格
1
2
3
4
5
6
7
制表人： 审核：
品名
数量
单价
总计
核准：
秘书事务管理之办公用品管理
第17页
办公用具订购单
风光旅游企业
序号 1 2 3 4 5 6 7
名称
累计
制表人：
规格
审核：
品牌
数量 单价
核准：
总计
办公用品管理、领用和发放课件
办公用品管理的重要性
提高工作效率 有效的办公用品管理可以确保员工在工作中所需的物品得到及时供应，避免因缺少必要的办公用品而影响工作效率。 控制成本 合理的办公用品采购和库存管理可以有效降低企业的运营成本，避免浪费和过度采购。 提升企业形象 整齐划一的办公用品可以展现企业的专业形象，提升企业的品牌形象和市场竞争力。
办公用品管理、领用和发放课件
汇报人姓名
汇报时间：12月20日
Annual Work Summary Report
#2022
O1
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catalogue
O2
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目 录
办公用品管理概述
O1
定义与特点
办公用品管理是指对办公过程中所需的各种物品进行计划、采购、保管、发放和控制等的一系列活动。 定义 办公用品管理具有全面性、系统性和规范性的特点，需要综合考虑企业需求、成本效益和环保可持续发展等多方面因素。 特点
办公用品的发放规定与流程
O5
办公用品应定期发放，确保员工工作需要得到满足。
定期发放
根据员工岗位和工作需求，确定发放的办公用品数量。
定量发放
确保发放的办公用品质量合格，无损坏、无瑕疵。
质量保证
发放规定
清点与核对
办公用品管理员对申请的物品进行清点，核对无误后进行发放。
申请与审批
员工根据工作需要，向部门负责人提出办公用品申请，经审批后进入发放流程。
办公用品管理的历史与发展
早期的办公用品管理较为简单，主要是以纸张、笔等简单的物品为主，管理方式也较为传统。
早期阶段
随着科技的发展和信息化程度的提高，办公用品的种类和品质也得到了极大的丰富和提高，办公用品管理也逐步走向现代化和专业化。
现代办公用品 ppt课件
印机等，如图1-6所示。
第
随着网络技术的发展和普及，传统打印机也插上网
络的翅膀得到更加充分的发挥。“网络打印”这个概念早
1 在6年前就已经提出，虽然在业界并没有一个明确的定义
章 现
，但从它的名字上来说，网络打印机至少应该能够实现在 网络上打印。也就是说把这台打印机放在网络上，接上网 线，安装相应的软件就能实现打印，而不用直接连在任何
打印机是用来打印文字和简
第 单的图形，要想精确地绘图
1
，如绘制工程中的各种图纸
章 ，就不能用打印机，只能用
现 代
专业的绘图设备绘图仪，如 图1-5所示。
化
办
公
图1-5 绘图仪
打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打
印机分为击打式和非击打式两大系列产品。击打式以针式
点阵打印机为主，非击打式则包括激光、喷墨及热升华打
现代办公用品
办
各种用纸 书写用品
公 桌上用
设具
备 文件管理
的 财务用品
分
办公设备 数码周边
类 硒鼓墨盒
生活用品
家具电器
复印纸
相片打印纸
各 喷墨打印纸 热敏传真纸
种 电脑打印纸 用 电脑打印标签
纸
书 写 用 品
记事贴 签字笔 中性笔 圆珠笔 按动笔 会计笔 水彩笔 荧光笔 记号笔 白板笔 铅笔 笔芯 橡皮 修正液 修正带 笔记本
票据夹 风琴包 11孔保护袋 渡美PVC单层网
格拉链袋 渡美双层透气网
格拉链布袋 公文篮 18C抽杆夹 塑封膜 装订胶片 打孔器 起订器 文件框 文件柜 文件盘 文件栏
挂快劳 胸卡绳 卡片袋 雄鹰胶圈 装订夹条 装订胶圈 装订夹 索引卡 磁条 磁粒 磁钉 文件夹 书立
秘书事务管理之办公用品管理
司或部门的办公用品需 求，包括常用的办公用品和可 能需要的非常用办公用品，确 保采购计划的全面性和实用性
。
预算计划
根据公司的预算和实际需求，制 定合理的采购预算计划，确保在 满足需求的同时有效控制成本。
时间安排
合理安排采购计划的时间节点，包 括采购申请、供应商选择、订单签 订、到货跟踪等环节，以确保采购 工作的顺利进行。
库存盘点与整理
定期盘点
办公用品应定期进行盘点，核 对物品的实际数量与账面数量 是否一致，确保库存的准确性
。
不良品处理
对于库存中发现的损坏、过期 的物品应及时进行处理，保证
库存的品质和安全性。
库存整理
定期对办公用品库存进行整理 ，确保库存整齐有序，提高货
物的取用效率。
04
办公用品使用管理
领用规定制定
提高员工自我管理意识
通过培训和宣讲， 提高员工对办公用 品管理的重视程度
通过制定合理的考 核指标，引导员工 养成良好的办公用 品使用习惯
鼓励员工参与到办 公用品管理中来， 提出改进意见和建 议
THANK YOU.
供应商选择与谈判
供应商筛选
通过市场调研和对比分析，挑 选出符合要求的优质供应商， 确保采购到质量可靠、价格合
理的办公用品。
供应商谈判
与筛选出的供应商进行谈判， 就价格、质量、交货期、售后 服务等方面进行沟通和协商， 以达成最优质的合作方案。
合同签订
在谈判完成后，与供应商签订 正式的合同，明确双方的权利 和义务，以确保双方的利益得
2023
《秘书事务管理之办公用 品管理》
目 录
• 办公用品管理体系建设 • 办公用品采购管理 • 办公用品库存管理 • 办公用品使用管理 • 办公用品维护与保养 • 办公用品管理改进
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办公用品管理
学习目标
能够购买或租用办公设备以及消耗品。 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。
技能训练
• 某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办 公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品 ，采购单上列有如下用品：货架2个，储藏文件 夹2个，打印纸5箱，打印墨盒15个，信封300 个，记事本200本，稿纸300本，铅笔、油笔、 签字笔各10盒，大头针、曲别针各40盒，订书 器10个，碎纸机2台，备忘录100个，纸篓20个 。
（5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字 表示货物进库
（6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当 相符，经财会主管签字批准，支付款额。
采购过程中的各类函件与表格 (见教材P20)
采购过程中的各类函件与表格
采购过程中的各类函件与表格
办公设备和易耗品的订购方式
以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取 （6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 （7）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到
五、办公用品的发放
（1）指定专人发放 （2）按照公司规定的发放时间发放 （3）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放 （4）必须填写物品申请表，并由领导签字批准 （5）物品申请表重的申请表编号、申请部门、物品名称、
（3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供 应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一 份给会计部门，表示开始购货，准备付款。
（4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查 货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计 售后服务 安全可靠性
任务实施 (1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品，并查 看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。 (2)得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价 格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报 价函一起上交给购物部门负责人，审核批准采购申请。 (3)得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同 意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照 购置物品程序向对方公司发出订购单。 (4)做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，二者相符后， 填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。 (5)收藏好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。
任务情景
小张是公司的办公室秘书，管理着办公用品的采购、保管和 分发。长期以来，公司办公用品的管理一直处于无序状态， 办公用品管理比较模糊，漏洞比较大，完全不正规，差什 么就去采购什么，没有一个大的计划。发放就更不用说了， 哪个部门缺少什么派个人就来领，也不用办理什么领取手 续。一年下来，统计办公用品的消耗或费用根本无法准确 清晰地反映出来，领导要求严格整顿办公室物品的管理， 建立健全规范的办公用品、办公设备的管理制度。
• 思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基 本原则？
一、办公用品的购买程序
（1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需 要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。
（2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估 价单，经过采购人员比较、筛选。
四、办公用品的保管
（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。 （2）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到
物品 （3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保
证物品不会因过期而不得不销毁 （4）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子上取物时
发生事故危险的可能 （5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，
• 训练（1）写出采购以上商品的程序。
• 训练（2）如何办理进货入库手续？
任务情景
• 小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想 好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公 用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采 购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。 还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏 ，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作， 小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。
数量、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期等要 填写清楚 （6）清点核实所发放的办公用品 （7）提醒使用人注意节约，杜绝浪费
库存物品分类记录表
物品申领表
任务情景
小张负责公司A4文件纸张的购买，企业已经确定该 种纸张的最大库存量为100令，最小库存量为15令， 再定货量为25令。
思考：小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织 订购新货？这种文件纸张库存还剩多少时就会出 现供不应求的现象，会影响企业的正常运转？
思考：小张接下来应该如何做？
三、办公用品的接收
(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单 及货物。
(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。 (3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付
货款。 (4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的
接收项中。 (5)接收后，要及时更新库存余额。 (6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 (7)订立物品发放制度，确定物品发放人。
(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。 (2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名 称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。 (3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传 真给供应商，供应商根据要求送货上门。 (4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、 电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。
学习目标
能够购买或租用办公设备以及消耗品。 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。
技能训练
• 某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办 公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品 ，采购单上列有如下用品：货架2个，储藏文件 夹2个，打印纸5箱，打印墨盒15个，信封300 个，记事本200本，稿纸300本，铅笔、油笔、 签字笔各10盒，大头针、曲别针各40盒，订书 器10个，碎纸机2台，备忘录100个，纸篓20个 。
（5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字 表示货物进库
（6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当 相符，经财会主管签字批准，支付款额。
采购过程中的各类函件与表格 (见教材P20)
采购过程中的各类函件与表格
采购过程中的各类函件与表格
办公设备和易耗品的订购方式
以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取 （6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 （7）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到
五、办公用品的发放
（1）指定专人发放 （2）按照公司规定的发放时间发放 （3）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放 （4）必须填写物品申请表，并由领导签字批准 （5）物品申请表重的申请表编号、申请部门、物品名称、
（3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供 应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一 份给会计部门，表示开始购货，准备付款。
（4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查 货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计 售后服务 安全可靠性
任务实施 (1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品，并查 看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。 (2)得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价 格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报 价函一起上交给购物部门负责人，审核批准采购申请。 (3)得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同 意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照 购置物品程序向对方公司发出订购单。 (4)做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，二者相符后， 填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。 (5)收藏好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。
任务情景
小张是公司的办公室秘书，管理着办公用品的采购、保管和 分发。长期以来，公司办公用品的管理一直处于无序状态， 办公用品管理比较模糊，漏洞比较大，完全不正规，差什 么就去采购什么，没有一个大的计划。发放就更不用说了， 哪个部门缺少什么派个人就来领，也不用办理什么领取手 续。一年下来，统计办公用品的消耗或费用根本无法准确 清晰地反映出来，领导要求严格整顿办公室物品的管理， 建立健全规范的办公用品、办公设备的管理制度。
• 思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基 本原则？
一、办公用品的购买程序
（1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需 要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。
（2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估 价单，经过采购人员比较、筛选。
四、办公用品的保管
（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。 （2）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到
物品 （3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保
证物品不会因过期而不得不销毁 （4）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子上取物时
发生事故危险的可能 （5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，
• 训练（1）写出采购以上商品的程序。
• 训练（2）如何办理进货入库手续？
任务情景
• 小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想 好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公 用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采 购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。 还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏 ，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作， 小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。
数量、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期等要 填写清楚 （6）清点核实所发放的办公用品 （7）提醒使用人注意节约，杜绝浪费
库存物品分类记录表
物品申领表
任务情景
小张负责公司A4文件纸张的购买，企业已经确定该 种纸张的最大库存量为100令，最小库存量为15令， 再定货量为25令。
思考：小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织 订购新货？这种文件纸张库存还剩多少时就会出 现供不应求的现象，会影响企业的正常运转？
思考：小张接下来应该如何做？
三、办公用品的接收
(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单 及货物。
(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。 (3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付
货款。 (4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的
接收项中。 (5)接收后，要及时更新库存余额。 (6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 (7)订立物品发放制度，确定物品发放人。
(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。 (2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名 称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。 (3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传 真给供应商，供应商根据要求送货上门。 (4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、 电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。