档案馆室工作基础第一讲

第一讲机关档案的收集工作省档案局黄志康机关档案的收集工作是档案工作的起点，具有十分重要的意义，机关档案的收集工作是由机关档案室来承担的，它有具体的工作任务和明确的工作要求。

一、档案收集工作意义（一）档案收集工作是档案工作的起点。

档案是档案工作的物质对象，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。

所以档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，有了档案，才使档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作有了基本的物质基础。

（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。

实行档案集中统一管理是我国档案工作基本原则的核心问题，而只有通过对档案的收集、接收才能把党和国家的档案集中到各机关档案室，才能进行积极有效的统一管理。

（三）档案收集工作的质量高低是影响其他业务环节的直接因素。

档案收集工作的质量高低，收集是否及时、完整、系统，直接影响后续各个环节的工作。

如果收集的档案文件残缺不全，在档案整理中就难以保持文件的有机联系，同样在鉴定、利用等工作中，就难以对文件价值作出准确判断，使档案的作用难以得到充分发挥。

二、收集工作的内容机关档案室的收集工作，就是遵照归档制度，督促、指导机关文秘部门和业务部门按照规范要求整理立卷，把分散在机关各个部门及其个人手中的档案集中到机关档案室统一保管。

档案的收集，是实现集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案，维护其完整与安全的重要手段，也是机关档案室工作的起点和基础。

机关档案室收集工作的基本要求是，收集归档的档案材料，必须完整与齐全。

所谓完整，就是指本机关所形成的各种门类和各种载体的档案，应做到全部收集、完整无缺；所谓齐全，就是指记述和反映每一项工作、每一个会议、每一个项目、每一个工程所形成的档案材料，应做到收集齐全，一份不漏。

机关档案室收集工作的内容，主要有三个方面：第一，接收本机关文秘部门和业务部门移交的档案。

1、题型：判断题分值：3有些组织内在性质不发生变化、连续性强，虽经历不同的历史时期和不同性质的政权，其全宗可以延续保持，前后相连，不必分设全宗，但全宗内应分为不同的部分进行分类整理编目。

正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3档案装具是指存放和防护档案的用具。

包括密集架、五节套箱、柜橱等。

目前，一般应使用金属柜架保存档案。

正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3立档单位的一般职能与工作范围的扩大或缩小，内部组织机构的调整，工作地点的变更，名称的更改，领导隶属关系的改变，或者在一段时间内停止过工作等，都属于基本职能的变化，应重新划分全宗。

正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3利用者可以到各级各类档案馆通过阅览、复制、摘录或以信函、电话等方式，利用已开放的档案。

正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3档案馆基本任务的四个方面是一个有机的整体，充分体现了档案馆科学文化机构的性质及其所承担的社会职能，反映了档案馆工作的客观规律。

正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。

正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3档案库房温度一般应控制在14-24℃，在此规定范围内，每昼夜波动幅度为±2℃。

24℃以上为档案保管的“高温区域”。

正确错误答案错误8、题型：判断题分值：3提供利用是指档案馆根据利用者提出的查档需求，向利用者提供档案原件利用的服务方式。

主要方式有：调阅、提供档案复制件、借阅、提供档案摘录证明、函调、档案网络查询服务、电话查询等。

正确错误答案错误9、题型：判断题分值：3编制档案检索工具是运用统计学原理，以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。

正确错误答案错误10、题型：判断题分值：3国家档案馆是指具有国家性质、保管国家所有的档案，由国家或地方档案行政管理部门直接管理的永久性档案馆。

《档案馆室工作基础》教案第一篇第一章文件第一节文件的种类和作用一、文件的基本概念：文件：是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。

二、文件的种类：文件的种类分为公务文件和私人文件两大类。

公务文件：是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。

根据公务文件用途的不同，公务文件可划分为通用公务文件和专用公务文件两种。

私人文件：是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。

三、文件的主要作用：1、依据作用2、法规作用3、联系作用4、传递与保存作用等。

第二节我国现行主要的通用公务文件一、文种的基本概念：文件的种（类）及名称又叫“文种”。

二、现行主要通用公务文件的文种：我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种。

即命令（令）；公报、公告、通告；决定、决议、指示；意见；条例、规定；议案、报告、请示；批复；通知、通报；会议纪要；函。

其中决定、决议、意见、条例、规定、报告、请示、批复、通知、函。

第三节文件处理一、文件处理部门的含义：文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。

二、文件处理部门的基本职能：具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的运转管理、文件的保管和立卷归档工作等。

三、行文制度：（含行文关系、行文方式和行文规则）1、行文制度：行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。

2、行文关系：机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系，包括上行关系、下行关系、平行关系三种。

3、行文方式：行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。

4、行文规则：行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。

5、现行机关的行文规则：四、文件处理的一般程序：现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。

1、发文处理程序：包括拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档（销毁）等。

档案馆室工作基础第一讲文件与文件的管理、测试试卷提交时间:2015-06-19 10:13:19.4 试卷得分：81.01、题型：判断题分值：3行文规则就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文原则。

正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。

正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区使用、有效的公务文件。

错误4、题型：判断题分值：3文件特征就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。

正确5、题型：判断题分值：3文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。

正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3公务文件是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。

正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。

正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3文种是指文件的种（类）及名称。

正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。

正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3立卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

正确11、题型：多选题分值：4一般按纪要的性质和内容，会议纪要可以分为________会议纪要。

选项1: 协商性选项2: 议决性选项3: 学术性选项4: 行政性选项5: 工作性12、题型：多选题分值：4文件处理程序主要有________和________两种。

选项1: 文件办理程序选项2: 收文处理程序选项3: 发文处理程序选项4: 文件传阅程序选项5: 文件归档程序答案正确13、题型：多选题分值：4立卷工作改革的主要目的是________。

选项1: 简化立卷方法选项2: 立卷技术的普及选项3: 立卷工作现代化选项4: 适应办公自动化选项5: 档案管理现代化答案正确14、题型：多选题分值：4请示分为________三种类型。

档案馆室工作基础（P3（P6）我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共18种：即命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。

（P16-20）行文制度包括3方面：行文关系、行文方式、行文规则。

（P20）行文规则共10条（P22）发文处理程序包括：（P24）收文处理程序包括：（P28）文件的6大特征（P40）立卷特征的灵活和结合运用（P48）具体立卷程序包括：（P85）机关档案工作包括：机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。

（P93-96）机关档案室工作的具体内容：共5条，其中4中有4小点，5中有7小点（P97）机关档案室的类型：完全职能型、非完全职能型、非职能型。

（P118）机关档案保管期限表的内容包括：条款号、条款名称、保管期限、备注等。

（P126（P153（P156（P157）立档单位的构成要素（或全宗构成条件）（或全宗构成要素）（P177-178）丰富馆藏和完善馆藏结构的意义共3条（P200）一个档案的档号包括：全宗号、目录号、案卷号、页（件）号 4个有机部分组成。

（P221）档案的装具应按照“从里到外、从左到右、从上到下”的原则排序。

（P224（P225）库房温度、湿度的管理（P249（P249-250）档案鉴定工作的意义共3条（P251-252）档案鉴定工作的原则共2条（P262（P264）档案统计工作的作用（P265）档案统计工作的意义共3点（P294）档案馆档案主动开发利用的方式共4点（P313）档案馆档案提供利用的一般程序（P332）档案馆开放档案的范围及时限共5点（P334）利用开放档案的方法。

第一讲文件与文件的管理一、文件的概念是指人们在社会管理，交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。

文件的种类通用公务文件（普遍适用有效的公务文件）公务文件根据来源和专用公务文件（一定专业系统专业领域适用有效的公务文件）使用范围划分私人文件通用公务文件特点：有鲜明的政治性有法定作者有法定的权威有特定的格式有现实的效用作用：依据作用法规作用联系作用传达与保存作用二、我国现行主要的通用公务文件1、文种（文件的种类及名称）2、我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种（15种）命令（令）、决议、决定、公报、公告、通报、通告、请示、批复、通知、报告、意见、议案、纪要、函常用通用公务文件举例请示：下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。

批复：通知通报报告：函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

一种平行文。

会议纪要：三、文件处理1、文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。

文件处理部门基本职能：具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的转运管理、文件的保管和立卷归档工作等。

2、行文制度行文关系、行文方式和行文规则的合称。

行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系，包括上行、下行、平行关系三种。

行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。

行文规则就是监管之间行文时所遵循的原则的总称。

3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。

发文处理程序：拟稿——核稿（审稿）——签发（会签）——缮印——校对——用印——注办——登记——装封——发出——归档（销毁）收文处理程序：签收——启封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办——清退——归档（销毁）四、文件的整理与归档1、文件的分类和归档范围机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。

档案管理基本知识讲义第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

《档案专业基础》（中级）第一部分档案概述一、档案的定义（一）档案定义的表述(熟悉)档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

”（二）档案的形成条件（掌握）档案是由文件有条件地转化来的。

档案和文件是出于不同阶段的同一事物。

二者既有密切联系又有显著区别。

其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的，文件的总量远远大于档案的总量，档案只是文件的精华。

文件转化为档案的条件是：1.办理完毕的文件才能作为档案保存。

2.对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。

3.按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。

（三）档案的形式（了解）就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等。

就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等。

归纳信息表达方式，有文字、声音和图像。

列举文件的名称，古代有诏、诰、题本、折片，现代有指示、命令、通知、决定等。

总之，档案形式多种多样，而且是在不断发展变化的。

（四）档案的本质属性（掌握）1.档案是原始记录的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。

档案不同于一般的历史遗物，它具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。

不同于一般的信息资料，是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写的材料，具有原始性特点。

档案以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别与其它资料。

2.了解档案原始记录性的特点，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，都有实际的指导意义。

3.档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。

4.档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。

他们之间有部分重合关系、彼此转化关系等。

因此，档案部门既要区别档案与资料，着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。