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4.2 员工人事档案管理
4.2.1 行政人事部负责管理（建立、接转、保存、整理）员工的人事档案。
4.2.2 行政人事部一般情况在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。
4.2.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系手续清单" 上签字，确认无遗留问题；
4.2.4查阅员工人事档案应经行政人事部经理批准，并办理登记手续。
档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
4.3员工管理档案的管理
4.3.1 “员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。
包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
建立此档案旨在方便内部管理；
4.3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。
员工终止/ 解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；
4.3.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；
4.3.4员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。
任何人员不得私自更改管理档案内容；
4.3.5员工管理档案仅供公司内部使用。
档案管理运作流程图
图表说明：
1、档案管理
档案管理员每月收集日常业务资料，对其进行整理，并采用文本或电脑（尽可能用电脑，以便于查找）登记入档。
2、借阅管理
员工因工作需要借阅档案，应按借阅权限及审批权限办理借阅登记手续，并规定借阅期限。
如需续借，需办理相关登记手续。
3、档案销毁
档案的销毁，应根据保存期限进行。
销毁时，必须先填写档案销毁记录，经管理处经理批准后方可执行，档案销毁记录应及时存档。
收集
整理 登 记 归档 按权限借阅 电脑档案 文本档案 借出 按期限归还 按保存期限销毁并做好记录。
工作流程图
一、档案、公文管理
（一）档案管理
1、归档流程
2、说明
1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、通知、文件、客户资料
2）归档
○1各部门将所需存档的档案整理成册；
○2本部门存档及移交档案室存档；
○3相关人员在《存档登记表》登记。
○4技术档案归档：由技术部自行建档并报档案室备案。
3、使用表格
存档登记表
（五）文件/档案查询、借阅管理
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1、流程图
1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意；
2）由总经理批准行政部方可借阅。
3、使用表格
1）档案借阅登记表 2）公文查询登记表
---精心整理，希望对您有所帮助。
1 目的为加强公司人事档案管理工作，提高和完善人事档案管理水平；同时更好地为人力资源工作及其它各项工作服务，为公司选贤举能、知人善任，全面考察了解和正确使用、考评员工提供重要依据，特制定本作业标准及流程。
2 适用范围公司各中心/事业部总经理及以上人员、人力资源中心员工的人事档案由人力资源中心统一管理、保存。
除以上人员外，公司其他员工的人事档案管理均适用于本作业标准及流程。
3 术语和定义员工人事档案属于公司的机要文件，人力资源中心应该依据公司有关保密规定予以管理，确保档案的完整与安全。
4 职责4.1 人力资源中心的职责：负责接受、鉴别、整理、保管、转移及提供公司员工的人事档案。
4.2 各中心/事业部的职责：负责及时向人力资源中心提交日常需归档的人事档案材料；负责监督本中心/部门员工按公司要求向人力资源中心提交相关的人事档案材料。
5 工作程序5.1 人事档案的内容5.1.1 人事档案管理人员必须做到：忠诚、坚持原则；责任心强，努力做好本职工作；严格按规定管理人事档案，不得擅自转移、分散和销毁档案，不得擅自向他人泄露档案内容。
5.1.2 人事档案由全面真实反映个人历史情况的材料构成，建立人事档案时需要建立《人事档案目录》。
5.1.3 按照归档材料的类别，人事档案分为必备档案和备选档案。
必备档案指所有员工原则上须具备并归档的人事档案（特殊情况除外）；备选档案指部分员工须具备并归档的人事档案。
5.1.4 按照归档材料的时限，人事档案分为试用期间员工档案、转正时员工档案、在职期员工档案（指转正后）。
5.1.5 人事档案具体内容如下：5.1.6 员工及员工所在中心/事业部应配合人力资源中心，及时提交相关人事档案材料。
试用期员工在办理转正手续时，按规定必须具备转正员工相关人事档案材料，否则，人力资源中心将延期办理转正手续。
5.1.7 各中心/事业部应主动将平时形成的须归档的人事档案材料在五个工作日内送交人力资源中心归档。
流程索引
文档控制更改记录
查阅
目录
HR人员档案流程 (3)
业务描述 (3)
适用范围 (3)
控制目标 (3)
控制点 (4)
涉及部门及岗位 (4)
特定政策 (4)
业务流程图 (4)
流程说明 (5)
HR人员档案流程
业务描述
本业务是指人事部门对本公司员工进行人员档案管理、编制管理、人员变动处理，以便从繁忙的工作中脱离出来，把精力放在人力资源的规划上。
适用范围
业务流程使用对象：人事部。
控制目标
通过维护人员基本信息、人员变动处理来达到人事档的管理和人员信息的统计的目的
控制点
业务流程关键环节：编制管理、人员档案和人员变动处理。
涉及部门及岗位
部门：人事部
岗位：人事档案管理员
特定政策
人事管理：人员管理
业务流程图
流程图（请按照统一格式）
1、流程图要有开始、结束标志；
业务流程图
流程说明
主业务流程步骤：。
人事档案管理工作流程图福建利翔物业文化传播有限公司层次单位总经理 /分管领导节点A123审批45678行政及人力资源部流程名称档案管理工作流程3任务概要员工档案管理工作行政及人力资源部员工B C开始提供材料收集员工人事材料身份证明学历学位证明各类证书招聘资料劳动合同及附件试用转正文件各类人事通知单奖惩文件绩效评估报告离职文件编制明细目录编号标识归档入库9结束任务名称材料收集档案编号标识档案归档入库档案管理工作标准节点任务程序、重点及标准时限程序由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案，档案材B2料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖每月 1次惩材料、录用材料、其他材料等C2员工应积极提供材料即时统一装订 1 个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整程序B4编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 1 个工作日A4报上级审核 1 个工作日将档案编号，并做出标识 1 个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密程序行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资料每月 1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时B7按资料内容进行归档 1 个工作日B8在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 1 个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密档案管理制度相关资料1《个人简历》2、《相关材料》。
人资行政-人事档案管理流程人资行政人事档案管理流程人事档案管理是人力资源管理中一项重要且细致的工作，它对于企业的发展和员工的管理具有重要意义。
有效的人事档案管理不仅能够帮助企业了解员工的基本情况、工作经历和能力素质，还能为企业的决策提供有力的支持。
下面将详细介绍人事档案管理的流程。
一、档案建立（一）收集信息新员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历、培训经历、家庭成员等相关内容。
同时，收集员工的身份证、学历证书、资格证书、离职证明等相关证件的复印件。
（二）审核信息对员工填写的信息和提供的证件进行审核，确保信息的真实性和完整性。
如有疑问，应及时与员工沟通核实。
（三）建立档案将审核通过的员工信息和证件复印件整理归档，建立员工人事档案。
档案应按照一定的编号规则进行编号，便于查找和管理。
（一）存放环境人事档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。
（二）分类存放根据员工的部门、职位等因素，对档案进行分类存放。
可以采用文件夹、档案盒等方式进行分类，同时在档案上标注清晰的分类标识。
（三）定期检查定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况。
如发现问题，应及时采取措施进行处理。
三、档案更新（一）信息变更员工在工作期间，个人信息如有变更，如联系方式、婚姻状况、家庭住址等，应及时向人力资源部门报备，并提供相关证明材料。
（二）工作变动员工的职位变动、薪资调整、培训经历、奖惩情况等工作相关信息，人力资源部门应及时更新到人事档案中。
（三）定期更新定期对员工的档案进行全面更新，确保档案中的信息准确、完整。
（一）申请查阅因工作需要查阅员工人事档案时，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅人等信息，并经部门负责人和人力资源部门负责人审批同意。
（二）查阅登记查阅人事档案时，应在《人事档案查阅登记薄》上进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。
