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秘书考试复习笔记之办公室日常事务办公室是一个组织内部运转的重要场所，日常事务管理的好坏直接关系到工作效率和组织的正常运行。
作为一名优秀的秘书，必须对办公室日常事务的各个方面都有全面的掌握和运作能力。
下面是我整理的一些关键点，希望对大家进行秘书考试的复习有所帮助。
一、文件管理1. 文件分类：根据文件内容和用途进行合理分类，例如法律文件、行政文件、财务文件等。
2. 文件编号：为每个文件编好标识符，以便于检索和归档，例如按照年份、部门、文件类型等。
3. 文件保管：妥善保管文件，确保机密性和安全性，可以利用文件柜、电子文件夹等进行管理。
4. 文件借阅：记录文件的借阅情况和归还时间，以便及时找回文件并了解文件使用情况。
二、会议组织1. 会议筹备：确定会议目的和议程，向相关人员发出会议通知，准备会议所需的文件和材料。
2. 会议安排：为会议选择合适的时间和地点，预订会议室、设备和餐饮等，确保会议顺利进行。
3. 会议记录：记录会议过程和决议，编写会议纪要并及时分发给与会人员，跟踪和督促执行情况。
三、行政事务1. 日常接待：接待来访者，提供他们所需的信息和帮助，礼貌热情地处理各类问题和咨询。
2. 日程安排：负责安排领导的日程安排，包括会议、活动、行程和出差等，确保时间的合理利用。
3. 邮件处理：及时收发邮件，按照重要性和紧急程度进行分类和处理，准确转达相关信息。
4. 电话接听：礼貌规范地接听电话，了解来电的需求和事由，及时转达和反馈，记录重要信息。
5. 办公用品采购：按照需求采购办公用品和设备，确保办公用品的库存充足，并控制成本。
6. 信息整理和归档：对收到的各类信息进行整理和归档，建立便于检索的档案系统。
四、人力资源管理1. 招聘和录用：根据组织需求，制定招聘计划，发布招聘广告，筛选简历，面试并录用合适的人员。
2. 员工档案管理：建立员工档案并及时更新，包括个人信息、薪酬、考核、培训等内容。
3. 绩效考评：制定和实施绩效考核制度，根据绩效结果进行奖励和激励，并提出改进建议。
秘书的日常事务工作管理实务秘书作为一名管理人员的得力助手，承担着日常事务工作的处理和管理，为领导创造良好的工作环境，提高领导和团队的工作效率。
下面是一份秘书的日常事务工作管理实务。
首先，秘书需要安排和协调领导的日程安排。
在任何公司和组织中，时间都是极其宝贵的资源，因此合理安排和管理时间是秘书的首要任务。
秘书应该了解领导的工作习惯和喜好，合理安排和调整日程安排，确保领导能够高效地处理工作事务。
其次，秘书需要负责文件和资料的管理。
办公室的文件和资料是工作的核心和基础，因此秘书需要负责文件的收集、整理、归档和检索。
秘书应该建立一个有效的文件管理系统，确保文件和资料的安全和易于查找。
同时，秘书还需协助领导处理邮件和电话。
作为领导的代理人，秘书应该负责筛选和处理日常的电子邮件和电话。
秘书需要快速判断邮件和电话的重要性和紧急性，并及时通知领导。
另外，秘书还需要负责组织会议和安排差旅。
会议是公司和组织内部沟通和决策的重要方式，秘书需要负责会议的组织、安排以及会议记录的整理。
如果领导需要出差，秘书需要协助安排差旅和行程，包括机票、酒店、交通等。
此外，秘书还需要负责接待和安排来访者。
作为公司和组织的代表，秘书需要热情接待来访者，并协助领导与来访者进行沟通和会谈。
秘书需要提前了解来访者的背景和目的，以便为领导提供相关信息和建议。
最后，秘书还需负责一些额外的工作，如行政及人事的支援工作、报销工作、庆祝活动的策划等。
这些额外的工作都是秘书为公司和组织提供全面支持和服务的一部分。
在日常事务工作管理中，秘书需要具备一些技巧和能力。
首先，秘书需要良好的沟通能力，能够与领导和团队高效地进行沟通和协调。
其次，秘书需要承受一定的压力和挑战，能够在快节奏的工作环境下保持耐心和冷静。
此外，秘书需要具备良好的组织和时间管理能力，以及较强的解决问题和处理紧急情况的能力。
总之，秘书的日常事务工作管理实务是一项重要而繁杂的工作，需要秘书具备良好的沟通能力、组织能力和解决问题能力。
第二章事务管理任务一：确定涉外礼次序一、基础知识1.涉外接待的原则和要求（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1)不卑不亢；2依法办事；3内外有别4；尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。
2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（掌握）（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。
适用于大型的国际会议或体育比赛。
（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。
适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。
（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。
适用于：A.当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；B.在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。
（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。
适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。
（5）不排列。
当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。
（三）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;（注明这几种排列方法使用的先后次序）一般习惯是：1)首先按照来宾的身份、职务的高低排列；2)身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；3)名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。
2.提前通知有关各方;在发邀请函时，应注明礼宾顺序的排列方法。
3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序。
即礼宾次序应如何具体应用于接待工作。
1)按礼宾次序排列座次。
2)按礼宾次序排列名次。
3)按礼宾次序排列出场次序。
任务二安排涉外迎送仪式一.基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。
(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：A.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；B.了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；C.拟订来宾访问日程；D.安排食宿。
第二章事务管理任务一：确定涉外礼次序一、基础知识1.涉外接待的原则和要求（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1)不卑不亢；2依法办事；3内外有别4；尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。
2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（掌握）（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。
适用于大型的国际会议或体育比赛。
（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。
适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。
（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。
适用于：A.当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；B.在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。
（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。
适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。
（5）不排列。
当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。
（三）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;（注明这几种排列方法使用的先后次序）一般习惯是：1)首先按照来宾的身份、职务的高低排列；2)身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；3)名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。
2.提前通知有关各方;在发邀请函时，应注明礼宾顺序的排列方法。
3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序。
即礼宾次序应如何具体应用于接待工作。
1)按礼宾次序排列座次。
2)按礼宾次序排列名次。
3)按礼宾次序排列出场次序。
任务二安排涉外迎送仪式一.基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。
(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：A.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；B.了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；C.拟订来宾访问日程；D.安排食宿。
商务秘书常识辅导：办公室事务管理商务秘书常识辅导：办公室事务管理办公室事务管理包括办公室环境管理、接待、日常事务管理、信息管理、领导活动管理、辅助人力资源管理、危机管理与突发事件应急处置。
那么商务秘书主要涉及到的办公室工作有哪些呢?1. 对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境(1)安全检查的方法1)确定检查周期。
2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。
3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。
(2)健康、安全的办公环境的基本要求1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。
2)办公室空间适当、噪声要低。
3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。
4)设置相应的消防设施和设备。
5)饮用水符合健康安全要求。
2. 做好信息的保密工作(1)口头信息的安全保密工作1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。
2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。
3)只向来访者提供组织允许提供的信息。
4)按会议要求传达会议信息。
(2)纸面信息的安全保密工作1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。
2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。
3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。
4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。
(3)电子信息的安全保密工作1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。
2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。
3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。
《秘书事务管理》讲义第二章事务管理任务一：确定涉外礼次序一、基础知识1.涉外接待的原则和要求（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是： 1)不卑不亢；2依法办事；3内外有别4；尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。
2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（掌握）（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。
适用于大型的国际会议或体育比赛。
（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。
适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。
（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。
适用于： A. B.当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。
（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。
适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。
（5）不排列。
当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。
（三）礼宾次序确定步骤 1.确定礼宾次序方案;（注明这几种排列方法使用的先后次序）一般习惯是： 1) 2) 3)首先按照来宾的身份、职务的高低排列；身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。
2.提前通知有关各方;在发邀请函时，应注明礼宾顺序的排列方法。
3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序。
即礼宾次序应如何具体应用于接待工作。
1) 2) 3)按礼宾次序排列座次。
按礼宾次序排列名次。
按礼宾次序排列出场次序。
任务二安排涉外迎送仪式一.基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。
(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作： A. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；B. 了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；C. 拟订来宾访问日程；D. 安排食宿。
