集团发文管理规定

集团文件管理制度为规范行文程序和发放程序，加强文件管理，确保公司政令畅通，提高工作效率，结合集团工作实际，特制定本制度。

一、发文定义（一）一级发文1．以名义对外发布或对内（含对所属各子公司、项目部等）发布的各种公文、公司决定、规章制度、重要通知、通报等。

2．公司各部门向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等。

3. 对内（含对所属各子公司、项目部等）或对外发布具有重要意义的各种视频、音频、图片、图表等资料。

（二）二级发文1．以各部门编发的各类关于经营管理活动的一般性材料如方案、通知、通报、简报、视频、音频、图片、图表等。

2．公司各部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料。

3、对内或对外发布普通的各种视频、音频、图片、图表等资料。

二、收文定义（一）一级收文集团公司收到的政府主管部门的信函、通知、证书等文件，收到与经营有关的由外界或所属各子公司、项目部发来的重要的请示、通知、汇报、信函、传真、证书等文件。

（二）二级收文集团公司以及所属各部门收到的与经营有关由外界或所属各子公司、项目部发来的一般性信函、传真、宣传材料等文件。

三、组织与职责（一）行政部为公司文件管理业务归口部门，主要负责：（1）组织制定文件管理制度，并监督执行。

（2）指导、培训各单位文件管理人员，提升文件管理水平，提高文件流转效率。

（3）协调文件的接收、审核、上报、批复、反馈和存档。

（二）各单位主要负责本部门文件管理日常事务，按照文件管理制度要求，确保文件管理规范。

四、发文管理（一）发文管理是对文件的拟订、审核、会签、签发、用章、发布、存档等一系列活动进行管理。

（二）一级发文管理1.拟订（1）拟文格式必须符合《文件的制作格式要求》（附件1）；（2）内容遵循一文一事原则，要求观点明确、结构严谨、条理清楚、语法规范、语言凝练；（3）文件拟订完成后，主办单位填写《来文处理单》（附件2），认真填写内容概述（内容概述中只需注明主要中心内容，篇幅较多者，可附页），需主办部门负责人签批确认，附于文件之前。

集团公司公文处理工作办法1.常用公文种类：（1）决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（2）决定，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（3）公告，适用于宣布重要事项。

（4）意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（5）通知，适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（6）通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（7）报告，适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（8）请示，适用于向上级单位请求指示、批准。

（9）批复，适用于答复下级单位请示事项。

（10）函，适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（11）纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。

2.公文的格式：（1）公文版式按照2012年新的国家标准GB/T9704——2012执行。

（2）文号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。

（3）格式：标题，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置。

签发人，用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

正文，用3号仿宋体字，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（（一）”“1.”“（（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特殊情况可调整行距、字距。

不允许出现（“此页无正文”样式。

附件，在正文下空一行左空二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注（（如（“附件：1.XXXXX”）：附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（4）成文日期，署负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期，成文日期一般右空四字编排。

用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（5）附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

1、目的为使公文处理工作更加规范、标准，提高行政公文质量和公文处理效率，根据国务院《国家行政机关公文处理制度》，结合集团公司实际情况，特制定本制度。

2、适用范围适用于集团公司及下属子分公司的公文管理。

3、术语和定义公文：指公司在行使管理职能过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。

是公司有效进行生产经营及管理活动的载体和工具。

通知：用于发布公司的规定、办法、实施细则等规范性文件，印发公司的规划、计划、工作要点、总结等事务性文件，传达要求公司工作人员办理的事项等。

通报：对公司重要情况以书面形式告知相关单位及人员，适用于表彰、批评事项、工作完成事项等。

报告：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关汇报工作、反映情况等，向集团公司或下级向上级呈报。

请示：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关请求指示、批准，向集团公司或下级向上级呈报。

意见：适用于对公司的有关问题提出见解和处理办法。

会议纪要：适用于记载、传达公司会议情况和议定事项。

4职责总裁办：公司行政公文的主管部门。

负责集团公司公文处理及公文管理的监督指导。

子、分公司综合部：其子分公司的公文管理归口部门。

5.管理细则公文标题规范写法公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除规定、办法等名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题应当用小2号黑体字，可分一行或多行居中排布。

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.1.2公司公文的发文字号由公司规定，包括发文单位代字、年份、序号。

年份、序号用阿拉伯数码标识。

年份应标全称，用弧形括号“（）”括入。

发文字号用5号宋体字，在发文机关标识下空2行居中排布。

5.1.3发文单位应使用单位全称。

5.1.4主送单位指公文的主要受理单位。

主送单位应使用单位全称或者规范化简称、统称。

5.1.5公文正文位于主送单位名称下一行，用小3号仿宋字体。

公司关于发文的规章制度一、总则为规范公司内部发文行为，确保信息传递的及时性和准确性，提高工作效率，特制订本规定。

二、适用范围本规定适用于公司内所有员工在工作中发文的行为。

三、发文内容（一）发文内容应确保准确、真实、清晰明了，避免模糊不清或误导性的表述。

（二）发文内容涉及公司机密、商业秘密或个人隐私的，应经过相关部门的审核并获得批准。

（三）发文应遵循公司文化理念和价值观，严禁使用不当、不雅或歧视性语言。

（四）发文内容中如有转发他人文章或资料，需注明出处并遵守知识产权相关法律法规。

四、发文形式（一）发文形式包括但不限于邮件、公告、通知、报告等，应根据内容和对象选择合适的形式。

（二）邮件类发文应注明主题、收件人、抄送人、发送时间等基本信息，并附上相应的附件。

（三）公告类发文应明确意图和内容，置顶至相关群组或通知到相关人员。

五、发文程序（一）对于重要的发文，应经领导或指定人员审核批准后方可发布。

（二）对于需要内外部协调的发文，应提前沟通并征得相关部门的意见。

（三）发文前应自行核对内容和格式，确保没有错误和遗漏。

（四）发文后应及时跟进反馈和回复，保持信息的畅通和连贯。

六、发文责任（一）发文人应对自己所发文稿的真实性和合法性负责，确保内容的准确性和权威性。

（二）发文人如发现所发文稿有错误或不当之处，应及时更正或删除，并通知相关人员。

（三）发文人应爱护公司形象和声誉，不得散布谣言或损害公司利益。

七、发文监督（一）各部门应加强对发文行为的监督，及时发现和纠正问题。

（二）公司内设发文管理小组，定期审查和评估各部门的发文质量和效果。

（三）对于频繁发生问题的部门，应重点加强培训和指导，确保改进。

八、附则本规定自发布之日起正式施行，如有违反规定的行为，将按公司相关制度予以处理。

以上为本司发文规定，特此公布。

（如需补充或修改，可提出相关建议和意见，经讨论后更新完善。

）。

公文处理管理规定为加强集团公文管理，提高办文质量，确保各项工作顺利开展，根据《国家行政机关公文处理办法》及《党政机关公文处理条例》要求，结合集团实际，特制订本规定。

一、规范性发文规程规范性发文指以集团名义制定下发的公文。

发文程序是指制发规范性公文的合法依规过程，包括：草拟、审查、签署、核稿、用印等。

具体程序如下：（一）草拟办公室发文，原则上由办公室草拟初稿；各单位以集团名义发文，由各单位草拟初稿。

需以集团名义制发的红头文件，必须填写集团文稿签发单。

（二）审查相关审查部门对文稿内容进行合法性审查。

主要包括：1、是否符合法律、法规；2、是否属于集团的法定职权范围；3、是否与原有的相关规范性发文相协调；4、是否有不能设置的事项；5、按文稿类型需要进行的其他审查内容。

（三）核稿办公室负责对文件初稿进行审核，审核的重点为是否符合行文规则；是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范等，并签字认可。

（四）会签初稿经部门负责人审阅签字后，按文稿内容需要，送呈相关领导会签。

（五）签署1、储备中心发文：以储备中心名义制发的文稿一般由储备中心主任签发。

《规划设计条件申请函》等特殊稿件及有特定要求的文稿须呈董事长签发。

2、地产集团发文：（1）以集团名义对外出示的请示、报告、函等公文经分管副总经理、总经理审核后，送董事长签发。

（2）集团内部行文，则按下列不同情形办理：①机构设置、岗位异动、人事任免、资金安排及支出等文稿经分管副总经理、总经理审核后，送董事长签发；②以集团名义下发的各类管理和经营工作规章制度经分管副总经理、总经理审核后，送董事长签发；③内部通报按分工经副总经理审核后，送总经理签发；④涉及集团多个部门的各种阶段性活动安排及方案按分工经副总经理审核后，送总经理签发（上级明确要求集团主要负责人牵头的、持续时间超过半年以上的活动须送董事长签发）；⑤会议纪要由会议主持人签发。

集团公文行文管理制度第一章总则第一条为规范和严肃集团行文工作，提高公文质量，保证公文安全及时传递，特制定本制度。

第二条集团所有公文的呈批和收发由综合管理部统一管理。

其他部门或个人不得以公司名义行文。

第二章细则第三条为确保公文规范，集团行文由综合管理部统一审核和打印。

第四条为确保公文传递安全，集团内部传递由部门资料管理员或其他专人负责。

第五条公文种类主要有：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共11种。

第六条公文格式公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送、印发机关和印发日期等部分组成。

1.公文标题。

公文标题简明扼要的概括公文内容和公文种类。

词义完整，排列对称，间距恰当。

公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.主送机关。

指公文的主要受理单位。

3.公文正文。

行文内容完整、有序、条理清楚。

4.成文日期及印章。

公文必须注明成文日期，以表明从何时开始下文。

成文日期在公文正文下面向右错开，要写全年月日。

成文日期一般以领导签发日期为准。

单一部门制发的公文落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。

加盖印章应端正、居中下压成文日期。

5.抄送。

需要收文的关联或间接单位、个人列入抄送。

6.发文部门标识。

由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成。

集团发文标识定为：“湖南共创集团公司文件”。

7.发文字号。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

8.秘密等级。

公文应当根据秘密程度划分等级。

一般分为：内部文件、秘密、机密、绝密。

9.附件。

公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件名称和件数。

第七条行文规则1.行文要严格按照相应格式书写和排版。

2.应按照隶属关系行文，不得越级行文。

3.平行或无隶属关系的，应使用平行文，如函、《工作通知书》。

《工作通知书》是集团内部，即部门相互沟通协调的函，用于日常办公和业务处理，方便快捷。

山东爱书人集团公文发放管理暂行规定第一章总则第一条为加强集团文件管理，充分发挥文件在工作中的指导作用，不断提高工作效率，根据有关文书管理规范结合集团的实际情况，特制定本规定。

第二章文件类型第二条公文：是为贯彻落实集团重大决策、决议、规定、规章、办法、制度等而下发的通知及命令性文件。

第三条公函：指集团、公司、子公司、中心（部室）的通报、奖惩、请示、回复和一般性通知。

第四条任命、调令。

第三章有关名词解释第五条决策、决议：指针对涉及集团的某些全局性重大问题、重大事项而做出决策或安排，具有鲜明权威特征的公文文体；决策、决议的形成必须经过会议讨论通过。

第六条命令：指上级给下级的指示。

本集团特指董事长令。

第七条规定：指对集团某一部门或某一事物而做出的关于方式、方法和数量、质量的决定。

第八条规章：指对本集团的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及其工作规则等做出的规定，一般具有纲领性、稳定性和效力性。

第九条办法：指对某项工作或某一方面的活动做出具体安排或提出具体措施的公文。

第十条制度：指集团要求大家共同遵守的办事规程或行为准则。

第十一条通知：通知的使用范围较广，其基本形式有三种：一种是上级单位对下级部门发出要求办理的函件；二是转发平行或下属单位函件；三是告知互不隶属单位需要了解或办理的事项。

第十二条通报：指是为表彰先进、批评错误或传达重要情况所发的一种文体。

第十三条奖惩：上级单位或本单位对某一员工或部门因工作等原因而做出的奖励或惩罚。

第十四条请示：指下级部门向上级部门请求指示，或请求批准事项的陈述性公函。

第十五条回复：指答复对方来函中有关事项的函。

第十六条拟稿：指起草文件的初稿或草稿，是发文处理的第一道程序。

在拟定文件标题时，应注意标题的“三要素”。

即：发文单位、主题（事由）、文种（公文种类）。

第十七条拟签：指公司级（含）以上文件在会签和征求意见前，由主办单位负责人在所拟文稿发文稿纸上的签字（发文稿纸见附件一）。

集团公司公文处理办法第一章总则第一条为使集团公文处理工作规范化、制度化，结合集团实际，制定本办法。

第二条集团公文是集团公司及各下属子公司在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政、依法管理和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家有关保密的法律、法规和其他有关规定，严格执行企业保密规定，确保国家及企业秘密的安全。

第六条各单位的负责人应当重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

每一个企业的管理人员都应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第七条集团公司行政人事部是公文处理的管理机构，主管总部并负责指导集团各子公司的公文处理工作。

各子公司行政人事部应有专人负责公文处理工作。

第二章公文种类第八条集团公司的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位（部门）及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（二）通告适用于公布集团各单位各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知适用于批转的公文，转发上级单位和与企业工作相关的公文，发布内部规章，传达要求办理和需要周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（六）请示适用于向上级单位或部门请求指示、批准。

（七）批复适用于答复请示事项。

（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（^一）其他适用于企业的公文种类。

第三章公文格式第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

集团发文管理制度第一章总则第一条为规范集团内部发文管理工作，提高集团发文的效率和质量，保证集团发展的顺利进行，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团全体员工。

第三条发文是指集团内部各类正式文件、通知、公告等书面文件的起草、审批、颁发和归档等工作。

第四条发文必须遵循法律法规，并在制度规定范围内进行。

第五条发文必须严格按照集团的本制度进行管理。

第六条各部门、各单位必须配合并执行本制度。

第二章发文的类型第七条发文包括公文、通告、会议纪要、报告、指示等类型。

第八条公文是集团内部行政管理单位发布的文件，具有一定的约束力，需要签发人员签署并加盖公章。

第九条通告是集团内部针对全体员工发布的通知，具有一定的宣传与通知作用，需要主管领导签署。

第十条会议纪要是对集团会议内容进行整理、归档的正式文件，需要会议记录人员进行书写并报主管领导审批。

第十一条报告是对某一具体问题或工作进行分析、总结并进行汇报的正式文件，需要报告人员进行起草并报主管领导审批。

第十二条指示是主管领导对某一具体工作进行指导、要求的正式文件，需要主管领导亲自签署。

第三章发文的流程第十三条发文的流程包括起草、审批、颁发、执行和归档等环节。

第十四条发文的起草必须由分管领导或负责人员进行，起草内容必须清晰、准确并符合集团要求。

第十五条发文的审批必须由上级领导进行，审批内容必须符合法规要求和集团规定。

第十六条发文的颁发必须由签发人员进行，颁发内容必须清晰、准确并符合审批文件。

第十七条发文的执行必须由相关部门或单位进行，执行内容必须符合发文规定。

第十八条发文的归档必须由归档人员进行，归档内容必须清晰、准确并符合集团要求。

第四章发文的责任第十九条发文的起草责任由起草人员负责，必须保证起草内容清晰、准确。

第二十条发文的审批责任由审批人员负责，必须保证审批内容符合法规要求和集团规定。

第二十一条发文的颁发责任由签发人员负责，必须保证颁发内容清晰、准确。

第二十二条发文的执行责任由执行人员负责，必须保证执行内容符合发文规定。