《公司档案管理制度细则》

第一章 总则

第一条 为了加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。

第二条 本细则适用于本单位所有档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条 档案管理工作应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中管理，便于利用；

（三）科学管理，规范操作；

（四）保密安全，确保档案安全。

第二章 组织机构与职责

第四条 成立档案工作领导小组，负责本单位档案工作的全面领导和管理。

第五条 档案工作领导小组下设档案室，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和开发等工作。

第六条 档案室设主任一名，副主任一名，负责档案工作的具体实施。

第七条 档案工作人员应具备以下条件：

（一）热爱档案事业，具有高度的责任心和敬业精神；

（二）熟悉档案业务，具备一定的档案管理知识；

（三）具备良好的职业道德，保守国家秘密和单位秘密；

（四）具备较强的沟通协调能力和团队合作精神。

第三章 档案收集与整理

第八条 档案收集范围：

（一）本单位形成的各类文件、资料、图表等；

（二）上级机关、外部单位发来的文件、资料、图表等； （三）本单位购置、接收、交换、捐赠的档案资料；

（四）其他具有保存价值的文件、资料。

第九条 档案收集要求：

（一）及时、全面地收集档案资料，确保档案的完整性；

（二）对收集的档案资料进行分类、整理，便于归档；

（三）对收集的档案资料进行鉴定，剔除无保存价值的资料。

第十条 档案整理要求：

（一）按照档案分类标准进行分类；

（二）按照档案排列顺序进行排列；

（三）按照档案编号规则进行编号；

（四）编制档案目录，便于查阅。

第四章 档案保管与鉴定

第十一条 档案保管要求：

（一）建立健全档案库房管理制度，确保档案库房安全；

（二）按照档案保管期限和保存条件，对档案进行分类存放；

（三）定期对档案进行清洁、消毒，防止档案霉变、虫蛀；

第 页 共4页 1 ***档案管理制度

一、档案管理的目的

加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。

二、适用范围

适用于***的档案管理工作。

三、文件材料的归档制度

1、全部档案资料实行集中统一管理。

2、凡是活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档，并按照档案管理员负责收集和整理。

3、各部门人员将具有保存价值的文件材料分类归档整理，由档案管理员编目装订，系统排列，并向档案室移交。

4、归档要求：

（1）应当归档的文件材料必须齐全完整；

（2）归档文件材料应当按规定分类归档整理，归档文件的整理符合有关规范规定要求，编制完备的检索工具；

（3）档案移交必须编制移交目录，交接双方履行点交和签字手续。

5、形成的全部电子档案（电子文件）均应纳入归档范围，并进行整理、编目和保管。

四、档案利用制度

1、档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。

2、外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经项目经理批准。

3、档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写《档

第 页 共4页 2 案借阅申请审批表》。

4、审批表经项目经理批准签字后，方可借出档案。

5、借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。

6、档案借还情况须在登记本上登记。

五、档案保密制度

1、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

2、查阅涉密档案或内部材料，须经项目经理批准，必要时报请有公司领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

档案管理相关制度细则

档案管理相关制度细则（篇1）

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

上市公司档案管理制度细则

第一章 总则

第一条 根据《公司法》、《证券法》等相关法律法规和规范性文件的要求，制定本制度，旨在规范公司档案管理工作，维护公司利益和保障公司信息安全。

第二条 公司档案管理制度是公司行为准则和工作规范的一部分，适用于公司全体员工和相关工作人员。

第三条 公司档案管理制度包括档案的分类、保存期限、索引、检索、使用、借阅、销毁等内容。

第四条 公司档案管理工作由公司档案管理部门负责，其他部门各司其职，密切配合，共同维护公司档案管理工作的正常运转。

第五条 公司档案管理部门应建立档案管理规章制度，明确工作职责，制定档案管理工作计划，并组织实施。

第六条 公司档案管理部门应定期对公司档案进行检查和整理，确保档案的完整性和真实性。

第七条 公司档案管理部门应对档案管理工作进行定期评估，并及时对工作中存在的问题进行整改。

第八条 公司档案管理部门应建立健全的信息安全管理机制，防止档案泄露和遗失。

第二章 档案的分类和保存期限

第九条 公司档案应按照业务性质、文件内容和保存期限进行分类。

第十条 公司档案应根据相关法律法规规定和公司内部规定确定保存期限。

第十一条 公司档案一般可分为财务档案、行政档案、人事档案等多个类别。

第十二条 公司档案的保存期限一般为5年，对于重要档案和长期保存的档案，保存期限应适当延长。

第十三条 公司档案管理部门应根据档案的保存期限定期对档案进行整理和归档。

第三章 档案的索引和检索

第十四条 公司档案管理部门应建立档案索引系统，确保档案的检索工作简便、高效。

第十五条 公司档案管理部门应对档案进行编目、归档并建立档案目录。

第十六条 公司员工在需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，并签订相关借阅协议。 第十七条 公司档案管理部门应根据员工的查阅需求，提供相应的档案服务，确保员工的权益。

第四章 档案的使用和借阅

第十八条 公司档案只能在规定的范围和目的下使用，不得私自拷贝或外传。