集团公司行政人事管理制度方案汇编一、行政人事部工作总则1、本公司员工的管理，除遵照国家和地方有关法规外，都应依据本制度办理。
2、本制度所称员工，系指本公司聘用的全体从业人员。
3、公司有权视未来经营管理的变化，对本制度进行修订。
4、本制度的解释权归行政人事部所有。
5、本制度自颁布之日起实施。
6、督促管理工作6.1、行政人事部根据公司日常行为规范，对员工日常着装、工作牌的配戴等方面进行督促监督，如有违反规范的行为发生，行政人事部有权报主管部门后作出相应的处罚决定。
6.2、以上行政人事部工作流程如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，由行政部自行提出修改意见交上级主管领导研究，并提请总经理批复，对此行政人事部工作流程作出修改。
一、行政管理（一）、文件管理1、发文1.1、公司文书由各经办人以稿拟妥文稿，除公司行政类文稿、制度类文稿及经分管副总或总经理签字的特急文稿等交由行政人事部登记、打印外，其余文稿均由经办部门自行打印。
1.2、文件的起草、审核、批准、发放、变更、收回、存档、销毁的控制应按公司的有关规定执行，以求文件的标准化和统一性。
1.3、以公司名义对外行文，各部门一律将打印并校对的正式文稿交行政主管，由行政主管用“××××××××药字(200××年)××××××号”统一编号，并记载于“收〈发〉文编号登记表”，再送相关监印人员用印后发文。
1.4、红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一律用公司信印发。
1.5、公司文书结案后，行政人事部将原稿及文件处理单留存，发件部门视实际需要留存复印件。
如特殊情况需将原稿交经办部门保管，则应经行政人事部经理同意后，行政人事部以复印件存档。
1.6、公司GMP文件的归档由质量管理部采取统一编号，公司行政人事部门文件的归档由行政人事部采取统一编号，公司研发部门的文件归档则由研发部采取统一编号。
按《文件管理规程》（JZ01MP001）进行分类管理的原则，统一制定管理。
1.7、凡本公司缮印发出的公文（包括：定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文）一律由行政人事部统一收集保管。
1.8、各部门不得使用未经审核批准的文件。
2、收文及复文2.1、公司外来文书由行政主管统一登记造册，交总经理签署意见后进行下发或传阅并存档。
2.2、行政人事部根据总经理意见，由秘书将下发文书交相应部并由各部门在“文件下发单”上签字确认。
秘书将填妥的“文件下发单”及底稿存档备查。
2.3、行政人事部根据总经理意见，由秘书将传阅文书交相应部门或人员，由阅文人在“文件传阅单”上签字确认。
阅文人员接到文件后,应于一个工作日内阅完，并填妥“文件传阅单”及时交还前台文员，以便秘书将文件交由下一传阅人。
文件传阅完毕后，秘书将文件交还发件部门作处理结果后存档备查。
2.4、如传阅人需将传阅文件复印自留，则需报行政人事部，由行政人事部根据实际情况处理，传阅人不得私自复印留存。
2.5、外来文书如需回复，一般应于文到三日内处理完毕。
如文件上注明回复日期，秘书应对该工作进行催办，尽力于来文所定期限内处理完毕。
如在行政人事部多次催促下，经办人仍然迟迟不对文书进行相应处理者，行政人事部可先口头通知经办部门主管，如仍不见办妥，则于下一日以“文书催办单”送经办部门主管交由经办人填妥“拟办完日期”及“延迟原因”，经主管批核后，送还行政人事部继续依期催办。
2.6、行政人事部文件归档工作应日案日清，最迟不得逾二日。
2.7、行政人事部所有归档文件，年底应作一次清查，再按不同类别进行重新归档。
2.8、如需邮寄的文书或物品，由各经办人员统一交行政部登记后由行政人事部交快递公司办理，尽量降低运输成本。
3、文件的复印及登记3.1、公司复印机由行政人事部统一管理，行政人事部为各部门设定相应的ID码，由各部门指定专人自行掌握，各部门的资料由各部门自行复印，复印时需在“文件复印登记表”上进行登记备查。
3.2、每月底，由行政人事部根据复印登记表及各部门ID码下的复印记录进行核对，查验各部门复印情况。
如发现两方记录出入太大或记载不实的情况，则根据相关条例对责任人进行处罚。
3.3、经分管副总或总经理签字许可的急件文书可交行政人事部，由行政人事部使用该部门的ID码代为复印，但需由交印人员在复印登记表上签字确认。
4、文件查阅4.1、各部门若需借阅公司的文件，需经行政人事部负责人批准。
4.2、查阅人应办理查阅登记，并在文件查阅记录上签字。
（二）、档案管理1、总则1.1、归案的文件根据用途，可分为三大部份，即公司行政人理类，公司生产技术类，公司研发类。
1.2、归案的文件根据业务分类可分为管理标准、技术标准、操作标准、讲稿、简报、录像、录音、幻灯、原始记录、台帐报表和标记凭证等。
1.3、归档的文件必须按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
1.4、归档文件应存放在加锁的柜中保存，注意防盗、防潮、防虫蛀、防火，并有专人守卫。
1.5、财务工作的文件归案由财务部自行制定，通过审批后执行。
2、行政人事部的档案管理员，质量管理部的档案管理员和科研处的档案管理员为专职管理人员。
3、其他部门的档案管理员由各部门授权人担任，可以是专职的，也可以是兼职的，负责该部门文件档案管理的全部工作。
4、各部门档案人员的职责4.1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
4.2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，并向行政人事部档案室做好交接签收手续。
4.3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件的登记手续。
4.4、文件归档时，行政人事部需检查文件的文本及附件是否完整，如有短少，应立即追查。
4.5、检查文件处理单上的手续是否完备，如有遗漏，应即刻督促补办。
4.6、审核归档文件有无不应随案归档的文件、有价证券或其他贵重物品，归档时，行政人事部需检查文件的文本及附件是否完整，不得将短少、遗漏及无关件归入档案内。
4.7、如部门需抽阅或抽存已存档文件，经办人需填妥“归档文件抽调单”，经部门主管签字确认，行政人事部审核后，方可办理文件抽调手续。
5、归档的范围5.1、重要的会议材料，包括：5.1.1、会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、会议简报、会议记录等。
5.1.2、生产技术、科研的各种原始试验资料。
5.2、本公司各种技术资料包括：技术标准、管理标准、操作标准、台帐报表和标记凭证等。
5.3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
5.4、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、会议记录及简报。
5.5、本公司与有关企业签订的合同、协议书等文件材料。
5.6、本公司与员工签订的合同、协议书等文件材料。
（三）、保密守则1、密级分类1.1、绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受到特别严重的损害，如公司经营发展中，将直接影响公司权益的重要决策文件。
1.2、机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭到严重的损害，如公司的规划、新药末取得批准文号前的所有资料、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。
1.3、秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害，如公司人事档案、合同、协议、职工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。
2、保密措施2.1、绝密文件由总经理指定人员保存、印制，并在总经理指定的人员中传阅。
2.2、机密文件由总经理指定的部门或人员保存、印制，并在总经理指定的部门或人员中传阅。
2.3、属于公司秘密的文件、资料和其他物品由专人负责印制、传达和执行。
2.4、密级文件由行政人事部、质量管理部和研发部分别在设备完善的保险装置中进行分类管理及保存。
2.5、非经总经理或分管副总签字批准，对密级文件及资料不得复制和摘抄。
2.6、密级文件及资料在复制时，行政人事部、质量管理部和研发部应将复制件数量在原件和副本上详细记录，并在发文簿上记载复制件的数量及去向。
2.7、行政人事部、质量管理部和研发部的经理根据密级文件的保密级及确定的保密期限，每两月对密级文件进行盘查，将保密期限届满的文件进行解密处理，列入一般文件文档进行保存。
2.8、如有需要销毁的密级文件、相关草案及其他无用物品，应报批总经理或分管副总后,确定时间，由行政人事部、质量管理部、研发部负责销毁。
2.9、行政人事部、质量管理部和研发部如发现公司秘密已经泄露或者可能泄露，及公司其他员工发现此类情况告知行政人事部后，行政人事部应立即采取补救措施并及时上报总经理或分管副总，协助尽快作出处理。
（四）、办公用品的管理1、办公用品的分类1.1、基础办公用品包括：办公桌、椅、文件柜、保险柜、沙发、电脑、打印机、传真机、电话机、复印机。
1.2、日常办公用品包括：钢笔、圆珠笔（芯）、签字笔、铅笔、绘图擦、涂改液、直尺、档案袋、文件夹；便笺、信封、软面抄、复写纸、卷纸、墨水、印台、胶水、透明胶带、不干胶标签；订书机、回形针、大头针、图钉、票夹、订书针。
1.3、特殊办公用品是指个别职能部门所用或服务于全公司的办公用品，包括：账页、账皮、各类表格单据，打印纸、传真纸，灯泡、日光灯、节能打，清洁用品；公司统一制的封夹、手提袋、记事本、纪念品、宣传品及其它小礼品等。
1.4、其他急用用品，除上述物品外临时急需购买的。
2、办公用品配置2.1、基础办公用品配置：2.1.1、基础办公用品配置标准由行政人事部根据各部门工作需要制定。
2.1.2、基础办公用品的申请按《固定资产管理制度》办理。
2.2、日常办公用品、特殊办公用品的配置：2.2.1、每月25日由各部门报《办公用品领用申请单》由行政人事部汇总，经行政主管审批后，由行政人事部专人负责采购。
2.2.2、公司常用物品，如打印纸、复印纸、传真纸等。
2.2.3、公司所有办公室的布置、美化及清洁由行政人事部负责，行政人事部享有决定权。
行政人事部征求各方意见，根据实际情况,采用租摆植物、鲜花，摆放装饰品及悬挂图画的方式对办公室进行装饰。
公司员工如对公司布置方面有良好建议者，可向行政人事部提议，行政部视情况考虑采纳与否。
3、办公用品管理3.l、办公用品由行政人事部按计划内统一进行采购、保管、配置。
3.2、行政人事部于每月底制定办公用品购置计划，各部门应按规定限额填妥“办公用品申购单”于每月25日前交行政人事部，经行政人事部汇同财务部审核后统一安排购买。
3.3、如所需物品超过限额或在采购日期外需急用的，则应另填妥“办公用品申购单”后交部门主管签字确认，方可交行政人事部办理，由行政人事部报上级领导批准，方可进行购买。
