文件资料管理制度

企业文件资料管理制度第一部分绪论为规范企业文件资料的管理，提高文件资料管理效率和安全性，保障企业运行的正常进行，特制定本制度。

第二部分制度内容一、责任主体1.企业负责人是文件资料管理的最高责任主体，负责对全公司的文件资料管理工作负总责。

2.各部门负责人是本部门文件资料管理的主要责任主体，负责本部门文件资料管理工作的组织、协调和监督。

3.全体员工是文件资料管理的参与者和执行者，要认真执行文件资料管理制度，保护好自己负责的文件资料。

二、文件资料分类管理1.企业文件资料应按照文件资料的性质、用途和保存期限进行分类管理。

2.文件资料应分为内部文件和外部文件两类，内部文件包括企业的内部文件、公文、通知、报告等，外部文件包括合同、协议、批文等。

3.文件资料还应按照保密等级、重要程度等分类管理，以便合理处理、妥善保存。

4.企业文件资料的保管期限应根据相关法律法规和企业实际情况确定，到期后应及时销毁或归档备查。

三、文件资料存储与保管1.企业文件资料应存储在专门的文件资料室内，保证存储环境的干燥、通风、防潮等，确保文件资料的安全。

2.文件资料应按照分类要求进行整理、标识和编号，建立文件资料档案目录，便于查阅和管理。

3.文件资料存储应定期进行盘点整理，发现问题及时处理，确保文件资料的完整性和可用性。

4.文件资料保管人应定期检查文件资料的存储状况，并建立档案保管记录，便于追踪和管理。

四、文件资料借阅与流转1.企业文件资料的借阅应按照规定程序进行，需填写借阅登记表，并经相关负责人审批确认后方可借阅。

2.借阅者应按时归还文件资料，并遵守借阅文件资料的保密规定，不得擅自复制或外传文件资料。

3.文件资料借阅过程中如发生遗失或损坏等情况，需及时报告保管人及有关部门，协商处理。

五、文件资料销毁与归档1.企业文件资料的销毁应按照文件资料的保管期限和销毁规定进行，经相关负责人批准后方可销毁。

2.文件资料销毁时应有专门的销毁记录，记录销毁的文件资料类型、数量、原因等信息，并留存备查。

文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。

文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

文件资料管理规章制度内容第一章总则第一条为规范文件资料管理工作，提高文件资料管理的效率和质量，保障文件资料的安全、完整和可靠性，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于全单位的文件资料管理工作，包括文件的生成、利用、传递、保存和销毁等方面。

第三条文件资料管理应遵循便利性、安全性、保密性和合规性原则，做到规范管理、便捷查找、安全保存。

第四条全体工作人员都有维护机构和企业利益的责任和义务，要切实做好文件资料管理工作。

第二章文件的生成和利用第五条生成文件应当符合规范要求，保证内容清晰、准确、完整、规范。

第六条文件应当按照相关制度和规定进行编号，确保文档的唯一性和辨识性。

第七条文件应当按照工作流程和权限规定进行审批和签发，确保文件的合法性和合理性。

第八条文件应当按照保密等级要求进行分类和标注，并严格控制文件的传递和使用权限。

第九条文件应当按照规定的保管期限进行分类存档，并定期清理和归档废旧文件。

第十条文件应当浏览查阅、复印和借阅等服务，确保文件的及时提供和使用。

第十一条文件资料管理工作要建立扎实的元数据管理体系，确保信息的准确性和可信度。

第三章文件的传递和保存第十二条文件传递应当按照规定的传递流程和渠道进行，确保信息的准确传递。

第十三条文件保存应当按照要求的保存方式和环境进行，确保文件的安全保存。

第十四条文件应当进行多重备份和存储，确保文件的备份和恢复能力。

第十五条文件的销毁应当按照规定的销毁流程和程序进行，确保文件的安全销毁。

第十六条文件的调阅和检查应当按照规定的流程和权限进行，确保文件的安全保密。

第十七条文件的传递和保存工作要建立严密的安全管控和风险管控体系，保障文件的安全性和可靠性。

第四章文件的销毁和监管第十八条文件的销毁应当按照规定的销毁期限和程序进行，确保信息的安全销毁。

第十九条文件的监管应当建立健全的监管机制和控制措施，确保信息的合规使用。

第二十条文书档案管理人员要加强对文件的监管和检查，确保信息的安全性和完整性。

文件管理制度（通用5篇）随着社会不断地进步，各种制度频频出现，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。

那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编精心整理的文件管理制度，欢迎大家分享。

文件管理制度篇1第一章：总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。

第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。

本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。

档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。

现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。