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文秘专业知识有哪些文秘专业知识有哪些对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面基础知识、专业知识、相关知识，下面是WTT整理的文秘专业知识，欢迎来参考！一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。
秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。
为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1. 科学文化知识基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。
特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2. 马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3. 政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。
因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。
分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三、相关知识秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
4 心理学知识。
四、社会知识国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
秘书工作者基础知识大全在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。
下面是小编给大家带来的文秘基础知识和技能，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!秘书工作者知识结构的组成对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。
秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。
为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1.科学文化知识基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。
特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3.政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。
因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。
分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三、相关知识秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。
文秘基础知识要点文秘专业基础知识是文秘工作者知识结构的核心或者是主体，那么文秘的基础知识的内容和要点是什么呢?下面小编给大家介绍关于文秘基础知识要点的相关资料，希望对您有所帮助。
文秘基础知识要点如下文书工作是一项科学的严肃的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质：(一)有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念(文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的优劣;文书工作人员既要懂法，又要守法)(二)热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密1、作为文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。
2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。
3、遵守纪律，就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。
(三)应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识文书工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基本原理性的知识。
大体包括以下几个方面：一是基础理论知识。
包括文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。
基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。
二是实际操作知识。
文书工作人员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。
也就是说，文书工作人员不能只了解和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知识。
主要是指与文书工作业务相关的某些基本知识。
(四)掌握熟练的业务技能，不断提高综合运用能力文书工作的业务技能，主要有以下一些：1、文字综合处理能力2、书写能力3、速记能力4、印制能力5、校对能力6、运用现代化办公设备的能力秘书部分观点(一)秘书的知识结构秘书的知识结构就是秘书工作所需要的知识，就是秘书工作能力形成需要以之为基础的知识及其构成状况。
秘书工作的综合性，要求秘书具有较宽广的知识面;秘书工作的专业性，要求秘书具有较扎实的专业知识。
涉外秘书笔记涉外文秘公关工作介绍与实务第一章●涉外工作●涉外文秘工作●涉外文秘公关(公关即公共关系—Public Relations---PR)涉外工作的概念：“涉外”一词，用英文可表达为：foreign-related affairsInternational affairs 国际事务涉外文秘工作也叫“涉外文秘公关工作”公关即“公共关系”公关：Public Relations （简称PR）涉外文秘公关功能：是一项上下沟通，内外联络，平衡协调，信息交流的具有综合功能的业务工作。
涉外文秘公关工作的主要任务：一、上下沟通二、联络协调三、信息交流四、咨询建议涉外文秘公关工作的主要内容：一、桥梁枢纽作用二、信息反馈作用三、参谋助手作用四、检查监督作用涉外文秘公关工作的主要特点：一、政策性强二、协调对象多三、专业范围广四、时效性强五、日常事务繁杂涉外文秘公关人员必须具备的素质：德、能、学、识、杂、苦第二章涉外秘书的礼仪什么是礼仪：利益时人们在社会交往中为了表示对对方的尊重、尊敬和善意友好而约定俗成的行为规范和推测。
什么是秘书礼仪:秘书礼仪是指秘书在工作、社会交往中为了表示对对方的尊重、尊敬和善意友好而约定俗成的行为规范和准则。
礼仪的内涵：一、仪表二、礼貌表示尊重三、礼节四、仪式秘书的服饰的基本要求：秘书工作时的服饰属于职业服饰，它应当具有实用性、审美性和象征性的特点，其基本要求是：整洁、大方、和谐、雅致。
涉外秘书的心理素质1.判断能力2.应变能力3.对我国外交、外贸、中外文化、旅游、海关、国际关系都要有所了解秘书的表情：表情的作用---面部表情是体态语言中表情最丰富的部分。
健康的表情在对方的心中印象是十分深刻的，它属于给人的第一印象。
微笑的含义：微笑是一种特殊的欢迎方式，代替语言上的欢迎并且表现的情感。
眼神：秘书的眼神应该是热情、礼貌、友善和诚恳的。
送礼的禁忌：美国人---生日、节日、生病都喜欢送花英国人---用餐，初次见面适合送白酒、巧克力。
自学考试“外国秘书工作概况”笔记（二）-自考串讲笔记第二章第一节结绳记事﹕原始人用穿在绳子上的珠子或串着的贝壳以计数、记事、表意，成为当时人类最重要的记事方法。
美洲印第安人易洛魁部落的“贝珠带”就是结绳记事的典型。
第二节早期文字的出现使国家秘书性活动的产生具有了物资条件。
具备了国家和文字这两个基础性条件，国家秘书性工作的产生成了历史发展的必然。
一、类的早期文字当时秘书性人员用以记录政事和传达政令的文字工具，主要有两类﹕一是古埃及、印度、中国、腓尼基使用的象形文字；二是两河流域诸古国使用的楔行文字；罗马人结合希腊字母的特点，创造出了拉丁字母和文字。
二、代东方国家秘书性活动历史实证的发现罗塞达碑﹕1808年法国学者商博良潜心研究罗塞达碑，经过14年呕心沥血刻苦钻研，1822年终于成功释读了碑文，他以该碑石发现的地点将其命名为罗塞达碑。
商博良通过释读碑文，指出罗塞达碑是公元前196古埃及的秘书性人员祭司为埃及国王托勒密五世所做的歌功颂德碑。
法国考古学家在一个黑色岩石柱上，发现了巴比伦王汉穆拉比所立的著名的汉穆拉比法典。
东方早期奴隶制国家秘书性活动的历史实证的发现和释读对后世的价值如下﹕一是为研究人类文明史增添了第一手实物材料；二是为研究远古文化特别是古文字的源流提供了具体的实证；三是为研究东方古代社会政治、军事、法律、文化及社会生产提供了丰富的历史资料等。
三、古代东方国家文书档案的载体总体上有四种类型﹕一是以石板、石柱、石壁或其它石质物为载体的石刻文书载体；二是以粘性良好的泥土制成的泥板文书，两河流域的苏美尔人最早发现并使用这种文体；三是以棕榈树叶为载体的棕桐树叶文书，棕桐树叶又称贝叶，所以又称贝叶文书。
四是纸草文书，是尼罗河流域古埃及人用当地产的纸莎草的茎杆加工成的文书的书写载体；四、古代东方国家秘书性活动内容1.宗教活动方面的内容这是最常见、数量最丰富的文书2.国王活动内容最早的国王纪年文书是巴勒摩石3.经济方面的内容4.军事和外交方面的内容5.法典方面的内容古代东方国家的法典大多刻在石柱、石板、石壁上，所以有相当一部分保存比较完整。
文秘所需小知识文秘工作是一个细致、耐心、严谨的工作，需要具备一定的专业知识和技能，因此，本文将为大家分享文秘所需的小知识，包括文秘工作的基本职能、文秘工作的要素、文秘工作的技巧和文秘工作的注意事项。
一、文秘工作的基本职能文秘人员是企业和机关单位中不可或缺的一份子，主要职责包括：承担一般文秘工作，包括中英文的各种文件的处理、编辑、打字、印制、复印、传递、存档及资料管理等；协助领导完成会议召开、文件起草、文件归档、信息管理、网络管理等工作；担任领导对外联络的接待、通讯和协调工作。
二、文秘工作的要素1. 文秘工作要求全面掌握相关专业知识。
其中包括文书处理、印制、复印、档案管理、网络管理等方面的知识。
2. 文秘工作要求高效和精细。
文秘人员需要有较高的字词功底，能在规定的时间内准确地处理并交付有关文书工作。
3. 文秘工作需要精通电脑和办公技术。
文秘人员应该熟练掌握各种办公软件，以便更加便捷地进行文件处理和管理。
三、文秘工作的技巧1.提升英文水平。
文秘人员需具备一定的英文水平，方便处理海外业务和多语种文件。
2. 学习办公自动化技术。
使用办公自动化设备和软件，可以极大地提高文秘工作的效率。
3. 如何处理机密信息。
文秘人员应该保守机密信息，不能侵犯国家利益或个人隐私，更不能被外部泄露，否则将对企业的声誉和业务产生严重影响。
四、文秘工作的注意事项1.秉承原则。
文秘工作是公司管理的一部分，文书管理是一项非常严肃和细致的工作，需要讲求原则。
2. 防范意识。
文秘工作中如发现任何安全漏洞，需要第一时间采取防范措施和处理方法。
3. 了解法律规定。
文秘人员必须严格遵循国家法律法规，依法履行职责，不得违反国家法律规定。
综上所述，文秘工作需要一定的专业知识和技能。
文秘人员应该时刻保持高度的责任心和工作效率，严格遵守企业规章制度和国家法律法规，同时不断学习和积累经验，尽可能把文秘工作做到更高的水平。
简单文秘知识点总结大全一、文秘工作的基本概念文秘工作作为一种以管理文书、文件和资料为主要内容的工作，负责为领导和部门提供文书、资料等支持性工作。
文秘工作要求文秘人员能够熟练掌握办公软件的操作技巧，处理文件的能力，还需要懂得相关的法律法规和政策文件，同时还要有一定的沟通、协调和组织能力。
二、文秘工作的职责1. 办公室日常文秘工作，包括文件的起草、处理和归档工作。
2. 会议的组织和协调工作，包括会议通知的发送、会议资料的准备和会议记录的整理。
3. 部门内外的联络工作，包括来文来电的处理、相关单位的联系等工作。
4. 现场会议和活动的筹备和协调工作，包括会议室的预定、物品的准备和行程的安排等工作。
三、文秘工作的技能要求1. 较强的文字功底和组织表达能力，能够用简洁、准确的文字表达所要表达的内容。
2. 熟练掌握办公软件的操作技巧，能够熟练使用Word、Excel、PPT等办公软件的功能。
3. 有较强的人际沟通能力和团队协作能力，善于与他人沟通合作，能够处理好部门内外各方面的联络工作。
4. 熟悉公文写作格式和规范，能够熟练进行公文的起草和处理工作。
5. 较好的组织协调能力，能够在一定的时间内，高效地处理好各类文秘事务。
6. 懂得相关的法律法规和政策文件，能够处理好文件和资料的保密工作。
四、文秘工作的常见问题及解决方法1. 文件的起草问题解决方法：通过学习和积累经验，提高自己的文字功底和语言表达能力，多阅读文献，多学习相关知识，不断提高自己的文书写作水平。
2. 办公软件的操作问题解决方法：多加练习，多使用办公软件进行实际操作，参加相关的培训和学习，提高自己的办公软件操作技巧。
3. 沟通协调能力不足问题解决方法：多参与团队合作，加强与同事之间的沟通交流，锻炼自己的沟通协调能力，提高自己的团队合作能力。
4. 文件和资料保密工作不到位问题解决方法：加强对相关法律法规和政策文件的学习和了解，熟悉各种文书的保密要求，严格按照要求进行文件和资料的保密工作。
秘书的职业道德文秘知识
在秘书工作实践中，人们可以体会到：最能体现秘书职业的
行为是：1、上传下达的说话。
2、撰写公文、领导讲
话等文章。
3、为领导或单位办事。
因此，秘书的职业道德
也可以从他的言德、书德和行德中得到充分的体现。
秘书的言
德、书德、行德应该包括哪些内容呢。
根据秘书工作的实
践，可以进行这样的概括和总结：1、言德。
能直陈己见，
实话实说，而且言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不
搞言之无物，言过其实和阿谀奉承。
2、书德。
能秉笔直书，
实事求是，有喜报喜，有忧报忧。
不做表面文章，不搞文字游
戏，不矫揉造作，不粉饰太平。
3、行德。
能令行禁止，有行
必果，办事扎实，待人诚实，为人朴实，谦虚恭谨，礼让客气，
自尊、自爱、自重，甘当配角，甘作绿叶，勇于奉献，淡泊名
利。
简言之就是：勇于奉献，淡泊名利，直陈己见，实事求是。
“秘书的职业道德”版权归作者所有；转载请注明出处!
第 1 页共 1 页。
2020秘书基础文秘专业知识内容_060文档EDUCATION WORD秘书基础文秘专业知识内容_060文档前言语料：温馨提醒，教育，就是实现上述社会功能的最重要的一个独立出来的过程。
其目的，就是把之前无数个人有价值的观察、体验、思考中的精华，以浓缩、系统化、易于理解记忆掌握的方式，传递给当下的无数个人，让个人从中获益，丰富自己的人生体验，也支撑整个社会的运作和发展。
本文内容如下：【下载该文档后使用Word打开】涉外文秘专业是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。
作为一种全球性的职业，涉外文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。
它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。
涉外文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。
本专业培养热爱祖国，拥护党的基本路线，德、智、体、美等全面发展，培养学生树立正确的世界观、人生观和价值观，具有爱国、敬业、合作的精神和健康的身心素质，具有良好的思想品德和职业道德，既具备涉外文秘与办公自动化专业的扎实理论基础，又具有较强的信息分析处理能力，档案管理能力，较强的英语听、说、读、写能力，能熟练处理办公室的日常事务，能从事涉外文秘工作的复合型、实用型的涉外秘书高级人才高等技术应用性人才。
综合英语、英语阅读、英语听力、英语会话、英语语法、商务英语、外贸单证与函电、中国文化概论、文书档案学、商务礼仪、形体、茶艺、公共关系学、演讲与口才、国际贸易实务、经济法、办公自动化、涉外秘书实务、涉外文书写作、公文写作。
实践环节：计算机网络、公务文书写作、礼仪与形象设计、基础写作、新闻写作等实习、毕业社会实习、毕业设计、实验实训、社会调查、校外实习、毕业论文和秘书综合实训。
该专业拥有学院“圣兰大学生文化传播有限公司”为实战、实践平台，学生有大量到实训室进行实践的机会，并有专门的办公自动化机房让学生进行办公自动化专业知识的学习与练习，同时拥有专门的档案室、办公实训室作为实践场所。
文秘基础知识要点作为每个企业中不可或缺的一环，文秘工作一直扮演着极为重要的角色。
从传统的档案管理到现在的网络信息处理，文秘工作已经经历了很多大的变化。
而文秘工作的基础知识更是需要文秘人员掌握的重点，本文将从以下几个方面探讨文秘基础知识要点。
一、文件管理好的文件管理对企业的发展至关重要。
从接收文件到归档存档，文秘人员应该了解文件的流程、分类方法、命名规范、保存形式等等。
此外，文件安全也是非常重要的，不同级别的文件需要进行不同的储存、查看与处理。
二、办公设备使用办公设备是文秘人员的日常工具，掌握操作技巧是必备的基础知识。
如何正确使用复印机扫描文件、打印电子文档、使用传真机、处理E-mail等等，都需要文秘人员进行培训和学习。
三、行政办公行政办公相当于企业日常管理的桥梁，主要是协调内部外部关系，处理各种突发事件或问题，乃至每日例行的工作。
文秘人员可以从邮件来往、文档处理、接待访客等方面着手提高行政办公的质量。
培养文秘人员统筹处理各式工作的能力，可以为企业的发展带来更多的优势。
四、人际关系沟通文秘人员与各部门的协作能力和沟通能力至关重要。
学会适应各种工作场景，了解与同事的交往礼仪，把握处理共同事务的及时机会，都是有效的提高工作效率的途径。
五、领导语言管理作为企业领导的得力助手，文秘人员在日常工作中必须要与各级领导协调紧密。
因此，熟练掌握各种对领导的讲话技巧、理解领导的意图和要求，有效传递及执行领导的工作指令，都对文秘工作至关重要。
六、危机管理一旦企业面临重大危机或问题，文秘人员需要快速准确的处理，避免问题扩大化。
危机管理也是文秘工作的一个重要部分。
在危机之前的预防和规避工作中，文秘人员也需要密切关注企业的动态及时发现和报告问题，以便迅速协调所有部门的工作。
七、工作效率高效率无疑是文秘人员的一大特点，但如何提高工作效率却需要文秘人员不断去尝试和总结经验。
文秘人员可以通过科学安排工作计划、合理规划时间、对重要事情进行优先处理等方式提升工作效率。
当今之世，西方发达国家有关专家都正在从各方面探讨和研究秘书科学。
笔者十分称赞德国的研究专家克里萨尔，他从秘书的合理组织、心理观点等方面去着手研究提高工作效率的实用方法。
该专家认为，有效地借助现代技术，只能解决信息程序问题，而在通过管理决议方面，使程序及通讯型式化则极其困难。
在管理工作中，靠人的直觉直观的意志解决问题的方法，其作用迄今仍是不可忽视的。
人际关系中的心理因素方面，对管理领域的工作效率，仍能够起到极大的影响。
一句话，再先进的工具也代替不了人的意志，从而使人联想到《人际关系学》在秘书工作领域的重要性。
该专家的这种论点，可贵之处符合实情。
德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。
随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。
本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。
（一）德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要1．国务秘书在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。
此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。
政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。
概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。
当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。
至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。
国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。
人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。
国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。
2．企业秘书一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。
德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。
一般秘书的基本条件，年龄不能超过30岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过42岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。
此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过45分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。
同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。
故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。
关于变更重要定货人电话号码的通知；关于分配全年奖金的指示；同你号合作的企业的定期咨询；非主要订货人提出的减价要求；邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知；有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行；整顿七天一叠未拆开的公文；本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好；进行关于发起组织技术装备的提案；电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责；对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握；十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。
例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。
企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章；顾客订货信息单据；有关同行业竞争信息；生产计划；有关公司对手方面的信息；进行举办讲习班的资料；签字无讹的字样证明；有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；企业史；企业工作活动图表；参观访问者的统计表册；实习生工作须知等等。
若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其
实用价值。
文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期
明确文件（如保存到……年为止）；等待答复的公文；在……法律生效期间内保存的文件；长
期保存的文件，共此六种。
资料则分为：邮寄费用手册；送领导人签署的文件；办
公室木器家具一览表，家具广告一览表；有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公
函；号杂志；对初参加工作者的职业信息表；旅馆饭店一览表；企业于某一时期停业的通告；
董事会选举的结果；决定性的生产会议记录；半年之久的剪报；有关干部问题咨询服务信件；
老常规条文；企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；生产
上不幸事故的报告书；董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。
对书籍
提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片；将有关书籍资料正确登入卡片内；将书籍按第
一个字母、按学术领域分类。
秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下：（1）马尔特马丽
亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：《高等秘书学校》第４版，门什翁德阿尔巴依特出版社1960
年出版，531页。
内容：秘书职业；速记；打字；通讯；电话交谈；电报及电传打字报道；
人际学；工作室、办公室（厅）工作；工作的合理化；内部通讯；书籍与杂志；领导人出差；
会议；管理原则。
（2）安涅马里、连纳尔茨著：《秘书的有效工作》费尔拉格出版社1973年
版，142页。
内容：秘书职业；同来访人接触；秘书行业；分配工作；电话交谈；准备开会
和会议。
（3）乌尔苏拉、德列克斯列尔著：《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社1978
年再版，183页。
内容：秘书职业；秘书本人的工作；准备会议；准备出差；文件工作；速
记；生产交谈特点。
（4）克里斯塔亚捷著：《秘书简明手册》，第八版，1981年版，487页。
内容：通信；秘书处实用方面的工作与技术方面的工作；准备会议；准备公务旅行；按期完
成工作检查；提供领导人信息；组织工作的技术设备；同人联系；纵横交错计划的拟定方法。
（二）德国秘书学专家对正确使用电话和书信的观点正确使用电话和书信书写的观
点分别为：1．打电话秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话
联系。
电话交谈之前，宜认真短暂准备，电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知
之事录于小册上。
同他人交谈时思考好交谈目的，准备交
“德国的秘书与秘书工作”版权归作者所有；转载请注明出处! 谈信息。
电话交谈时要多做记录，删去不需要的内容，记录简洁而通情达理。
公务电话免除
与公务无关的话语，以免浪费时间并使公务通讯工具中断。
通电话时话语速度要慢，言谈要
准确，免使对方再问；电话交谈时精力要集中，以免遗漏，更重要的是，将注意力集中于当
时对方的精神状态，而免犯心理上的错误判断。
2、书信书写技能德国专
家认为，信之格式系属次要，可灵活运用。
但当注意书写信前宜周密思考，言辞应妥当，字
体要端正，这对信的写收双方皆有利。
收信人职位越高，越无更多时间细观，故应写得一目
了然，洞悉实质。
写信前应先拟定提纲，以免遗漏；信的内容宜简短扼要，要求简短、准确、
友好、礼貌；信的本质或形式皆不要重复，要符合现行的语言规范；避免虚假表示，压缩书
信内容，留心勿有语法错误；书信分段，必须合乎逻辑；可以划出信中主要内容，如某些数
据；可用编号表示段落，以便于收信人更快更具体地拟出函复；业务方面的叙述，只道清解
决的结果，要文理通顺，要从速涉及主题，宜贯穿主题，不偏离主题。
