办公室工作规范

综合办公室工作规范

为使办公室工作实现规范化、制度化、科学化管理，更

好地发挥承上起下、协调摆布、联系上下的纽带作用和传递

信息、调查研究、提供服务的参谋助手作用，结合工作实际

情况，特制定本工作规范。

一、工作流程

(一)公文处理程序

1.外部来文

文书登记→办公室主任签批→学校领导阅批→主管部

门阅办→办公室督办、反馈、立卷、归档。

普通按领导分工批转，重要来文需先报主要领导。

2.内部来文

基层单位(科室)呈报→办公室主任签批→学校领导阅

批(或者会议讨论研究) →批复请示单位执行(批转呈报部门 办理) →承办部门立卷、归档。

重要请示需报主要领导，需要协调的要在正式签批前做

好协调。避免越级行文、多头主送。

3.公文制发

( 1 )党政公文

主办单位起草→相关部门会签→办公室审核、套模、排

版→主管领导会签→主要领导签发→文书编号、 校对、 盖章、 复核、分发、立卷、归档。

实行三审(秘书科、 分管主任、 院办主任审阅)两校(拟

稿人、秘书科校对)一核(用印前核对)制度。

属专业性文件还需相关职能部门及专家委员会会签。

(二)文件传真审批程序

使用人申请→综合办公室主任审核→文书登记、发送。

(三)文件复印审批程序

科室申请(内部资料、密级文件除外) →综合办公室主

任审批→复印人员复印→科室签领。

(四)会议室使用

科室→综合办公室安排→使用科室布置会场→使用科

室清理会场，并做好会议文件(材料)的收存、销毁和会议

内容的保密等工作。

(五)会议办理程序

1.专业委员会(领导小组)会议

专业委员会(领导小组)办公室申请→主管领导批准→

综合办公室安排→专业委员会(领导小组)办公室通知→专

业委员会(领导小组)办公室记录→专业委员会(领导小组)

办公室整理会议记要→专业委员会(领导小组)办公室主任

审核会议记要→主持人签发会议记要。

2.专题会议

科室申请→主管领导批准→综合办公室安排→召开会 议科室通知→科室记录→科室整理记要→科室长审核会议

记要→主持人签发会议记要。

3.主要领导办公会

科室提交议题(或者综合办公室征集议题) →综合办公室 拟订安排意见→主要领导审批→综合办公室安排(要求提前 1 天将会议材料呈送领导班子成员) →综合办公室通知→综 合办公室记录→综合办公室整理记要→综合办公室主任审 核会议记要→主持人签发会议记要。

(六)业务接待

1.重要接待(主要领导安排的接待)

综合办公室起草接待方案→主要领导审批→综合办公

室组织实施。

2.普通业务接待(副职领导安排的接待)

科室申请→科室起草接待方案→主管领导审批→综合

办公室安排→科室组织实施。

3.专业性检查接待

相关科室起草接待方案→主管领导审批→综合办公室

安排→科室组织实施，综合办公室配合。

(七)介绍信

使用人申请、登记→所在单位(部门)出具证明→主管

领导批准或者综合办公室主任批准→文书换信。

(八)印章使用 1.普通性用印

经办人申请、登记→科室长审核→主管领导或者综合办公 室主任审批→文书盖章。

2.上报上级机关的文书材料

( 1 )未履行审批程序的请示、报告

经办人申请、登记→科室长审核→分管领导审批→主要

领导审批→文书登记、盖章。

( 2 )已履行审批程序的请示、报告

经办人申请、登记→科室长审核→文书登记、盖章。

(九)档案查询

经办人申请、登记→主管领导或者综合办公室主任审批→ 档案室查阅。

(十)小车使用

1 ．短途

科室申请→科室长审批→综合办公室安排。

2 ．长途

科室申请→科室长审批→质量安全环保科科长审批→

综合办公室主任审批→公司主要领导审批→综合办公室安

排。

三、工作方案及相关规定

(一)秘书工作

综合办公室是服务政务、服务事务的部门。秘书工作就 是参预政务、管理事务、搞好服务，通过办文、办会、办事

和信息采集等各项具体工作，为领导决策提供依据，并匡助

领导制订规划、贯彻意图、组织会议、检查落实，协助领导

做好决策、 协调、 指导、 调研、 督查和日常事务处理等工作，

力求做到“迅速、准确、有序、保密”。

(二)会务工作

1.负责公司党委会议、领导工作例会、常务会议和党政

领导联席会议的议题采集、会场安排、材料准备、会议记录

等工作和会议记要、决定事项的整理工作。

2.提前制订会议安排方案和建议，呈送有关领导审定。

3.会议记要、决定事项须在会后 1 个工作日内整理完毕，

送经有关部门征求意见后综合办公室主任审核，呈请会议主

持人审签。

4.上述会议结束后，对会议材料进行回收、 保存、 销毁，

并做好保密工作。

5.负责公司以外会议的统筹协调工作。

(三)公文处理

1.请示件办理

( 1 )负责请示件的分类、登记、办理工作，做到来文

登记清晰、 明了，查阅方便、 快捷， 随时掌握文件办理情况。

( 2 )根据来文情况，送综合办公室主任提出拟办意见

后，再呈送分管领导阅批。 ( 3 )来文如需征求有关科室的意见，由综合办公室协

调办理，并做到及时催办，跟踪落实，保证在规定时间内意

见征求完毕，并对有关科室反馈的意见进行分析综合，提出

意见，供领导决策时参考。

(4)文件办理严格遵守承诺制，力求在最短期内办 结。

普通性且需征求科室意见的文件在 3 个工作日内提出拟 办意见，呈领导审定。 特急件随到随办，立刻提出拟办意见， 呈请领导审定。

( 5 )对领导已有批示的上下级来文，应及时、准确地

反馈给有关单位。

( 6)根据领导批示，在 1 个工作日内将有关材料移交

相关科室、单位的负责人。

( 7 )公司主要领导外出时，重要文件或者急件采取电话 或者电传等形式，在当日内转呈阅示，机要文件按保密规定办 理。

( 8 )公司分管领导外出时，领导批示或者文件的处理采 取电传、电话请示等形式，在当日之内转呈阅示，之后补签 文字批示。机要文件按保密规定办理。

( 9 )公司机关各科室收文办理对照以上规定及时拟办，

如需要上报公司主要领导阅批，应按程序呈送。

2.发文办理

( 1 )负责以公司党委、公司名义发出的各类文件的草 拟工作。

( 2 )审核各科室代公司党委、公司草拟的代拟稿。

( 3 )负责文件制作完成后，发出之前的最后核对工作。

并负责对送上级机关和外单位的文件进行登记签收。

(4)负责报告件的办理。对领导批示的报告件，及时

跟踪督办。

( 5 )协助业务主办部门做好专题会议的会务工作。

( 6)除特殊情况外，文稿起草在 3 个工作日内完成，

急件即到即办，并在规定时限内完成。

( 7 )草拟或者审核过的文稿，在呈主管领导签审前，须 经综合办公室核稿。

( 8 )公司领导外出时，采取电传、电话请示等形式，

于当日之内转呈阅示，文书记录清晰，之后补签文字批示。

机要文件按保密规定办理。

( 9 )公文签发后，在上传前应当进行复核。如需对原

文进行变动时，须经签发人允许。

3.公文运转

( 1 )负责呈领导审阅、审批文件的分类登记和传递工

作。

( 2 )负责领导暂时交办事务的分类、办理及催促工作。

( 3 )对领导活动安排提出办理意见，呈综合办公室主

任审定。 (4)跟踪、掌握呈领导审批文件的办理情况，并及时

与有关岗位沟通反馈情况。

( 5 )对呈送领导阅、批的文件必须每天进行清理、转

呈，提高文件呈批速度。

( 6)对呈领导签批的文件，原则上在 2 天内追踪办理

进度情况。如遇领导外出应及时电话请示办理，或者将文件收 回报综合办公室主任决定处理意见，以免压误文件。

( 7 )对往来的公文，严格实行登记和签收手续。交接

文件时，严格履行交接手续，逐一对号、逐一签收；详细登

记、编号。

( 8 )根据上级来文的内容，分轻重缓急，及时呈送有

关领导审批或者转送各有关部门办理。尽量做到即日处理完当 天的文件，以免误时误事。

( 9 )对处理完毕的文件资料按时间、内容进行初步分

类，并定期向档案资料室移交归档。

4.公文处理调整意见

( 1 )公司发文字号，上行文用“管报字” ；

平行文用“管函字”；

下行文用“管司发”。

( 2 )制作“党委办公室” 、 “综合办公室” 文件版头，

用于启用印章、印发领导讲话，并按公司党委、公司授权转

发事务性文件，由公司主管领导签发，发文字号分别确定为 “管办发”、“管党办发”。

( 3 )除纪委、工会、团委、综合办公室、党委办公室

外，公司机关其他科室制作“公务通知”版头，主要用于向

下通知职权范围内的工作和业务指导，由公司主管领导签

发。

文头标识为“钻井管具公司××科公务通知”，由综合办

公室统一制作，行文执行公文处理实施细则。

发文字号按公文格式规定进行，其中部门代字定为：

各服务部(中心)、直属队(站)参照机关科室的行文方

式行文。

专业委员会(领导小组)仍按原规定方式行文，由其下

设的办公室负责制发。

(四)保密工作

严格遵守保密规定，不该知道的不打问，不该讲的不对

外讲，不该看的不看。

( 1 )密级文件复印，须经综合办公室主任批准，并履

行登记、签领手续。

( 2 )公文在领导签发前不得公开内容，也不得将打印 部 门 名 称 代 字 部 门 名 称 代 字

人事劳资科 管劳字 党委组织科 管组字

党群工作科 管党工字 生产运行科 管生字

工艺技术科 管技字 经营财务科 管财字

质量安全环保科 管安字 安全环保监督站 管监字