视频会议系统管理与运行规定

2023年视频会议管理规定随着互联网技术的不断发展，视频会议已经成为一种普遍被使用的商务工具。

为了更好地管理视频会议的使用，有效提高会议的效率和安全性，2023年制定了一系列的视频会议管理规定。

一、视频会议使用权限管理1. 视频会议系统要求所有用户拥有唯一身份标识，并严格进行身份验证，确保只有授权人员可以使用系统。

2. 公司会议管理员负责给予各部门和员工相应的会议使用权限，并密切监控权限的使用情况，做好定期审计。

3. 对于外部人员的视频会议请求，需要经过内部人员的申请和批准方可进入会议室。

二、视频会议会议室管理1. 公司内部视频会议会议室要进行统一编号和分类，方便用户查找和预定。

2. 会议室预定需要提前至少1小时，并在会议开始前10分钟内确认人数，以便确认会议室的合适容量。

3. 每个会议室都要安装摄像头和麦克风，并保持良好的画面和音频质量。

4. 每个会议室都要保持整洁、灯光良好，以提供良好的视频会议环境。

三、视频会议设备管理1. 视频会议设备需要定期检查和维护，确保设备的正常运行。

2. 对于重要会议，可以配备技术人员进行设备确认和技术支持。

3. 会议设备的使用需要事先申请，并在使用完毕后进行归还和登记。

4. 确保会议设备的安全性，防止泄露公司敏感信息。

四、视频会议行为规范1. 参会人员需提前准备，并按时参加会议。

2. 在会议中要保持良好的礼貌和文明，不得言语攻击或人身攻击他人。

3. 不得在会议中散播不实信息或恶意干扰会议正常进行。

4. 会议期间不得录制或传播会议内容，除非事先得到相关人员的书面授权。

五、视频会议安全管理1. 视频会议系统应具备安全加密功能，保护会议内容不被非法获取。

2. 对于参加重要机密会议的人员，要求使用双重身份认证方式进入会议室。

3. 会议内容和记录要进行备份存储，并具备防止丢失或被篡改的措施。

4. 防止恶意软件或病毒攻击，定期升级和更新视频会议系统的安全防护软件。

六、视频会议纪要和记录管理1. 每场会议结束后，由会议主持人汇总会议纪要，并将纪要发送给参会人员和相关部门。

视频会议系统管理制度视频会议系统管理制度
1：概述
1.1 目的
1.2 适用范围
1.3 定义和缩写
2：视频会议系统的配置
2.1 服务器配置
2.2 网络要求
2.3 安全设置
2.4 带宽和帧率的管理
2.5 设备要求
3：视频会议系统的使用
3.1 会议预定
3.2 会议通知
3.3 会议设置
3.4 参会人员管理
3.5 会议进行中的操作
3.6 会议记录与存档
3.7 会议结束
4：系统维护与升级
4.1 硬件设备维护
4.2 软件系统更新
4.3 定期巡检与维修
4.4 系统备份与恢复
5：安全保障
5.1 用户权限管理
5.2 密码安全
5.3 防火墙设置
5.4 数据加密与传输安全 5.5 安全审计与漏洞扫描6：违规行为处理
6.1 会议内容违规行为处罚
6.2 设备滥用处理
6.3 安全漏洞报告与处理7：变更管理
7.1 变更申请与审批
7.2 变更实施
7.3 变更记录与评估
8：培训与技术支持
8.1 系统培训
8.2 技术支持与故障排除 8.3 问题反馈
附件：
1：视频会议系统配置表 2：网络拓扑图
3：服务器调试记录表 4：风险评估报告
法律名词及注释：
1：信息安全法：指中华人民共和国关于维护国家安全和社会公共利益,保护公民、法人和其他组织合法权益,维护网络安全和社会秩序的基础法律规定。

2：数据加密：指将数据使用算法转化为密文，以保证数据在传输或存储过程中不易被窃取和。

3：防火墙：指一种网络安全设备，用于控制和过滤进出网络的数据流量，保护网络不受未经授权的访问和恶意攻击。

视频会议室管理规定第一章总则第一条为了规范视频会议室的使用，提高办公效率，促进信息共享和沟通，制定本规定。

第二条视频会议室管理规定适用于本机构内的所有视频会议室。

第三条视频会议室的使用原则是公平、公开、便捷、高效、安全。

第二章视频会议室的使用范围第四条视频会议室的使用范围包括项目会议、企业内部会议、部门会议、业务对接、培训等。

第五条使用视频会议室的领导、工作人员和参会人员必须具备一定的操作技能，并具备相应的设备和软件。

第六条为确保视频会议的顺利进行，使用视频会议室的人员应提前预约，预约期限不得少于24小时。

第三章视频会议室的使用流程第七条视频会议室的使用流程如下：1. 预约：使用人员需提前向会议室管理员预约视频会议室，包括时间、人数、设备需求等信息。

2. 安排：会议室管理员根据预约情况，安排视频会议室的使用时间和设备配置，并及时通知相关人员。

3. 配置：使用人员在使用前应检查设备和网络是否正常，并妥善设置会议平台和音视频设备。

4. 联接：使用人员应在预约时间前10分钟进入会议室，并及时与其他参会人员连接。

5. 会议：会议期间，各参会人员应按照会议议程进行讨论和演示，并将参会资料及时分享给其他人员。

6. 结束：会议结束后，使用人员应及时退出会议室，并检查设备是否关机，确保下一位使用人员正常使用。

第四章视频会议室的管理责任第八条视频会议室的管理责任主要由会议室管理员承担。

第九条会议室管理员的主要职责包括：1. 接受预约：接受使用人员的预约请求，并根据情况安排合理的使用时间和设备配置。

2. 设备维护：保证视频会议室的设备正常运行，并及时进行设备维修和更新。

3. 会议记录：记录视频会议的人员名单、会议议程、会议纪要等信息，并进行归档管理。

4. 问题处理：及时处理视频会议中出现的设备故障、网络问题和人员纠纷等各类问题。

5. 安全保密：负责视频会议室的安全管理和信息保密，并严格控制会议室的使用权限。

第十条使用视频会议室的人员应遵守以下规定：1. 遵守会议室预约规定，提前预约并按时使用，不得擅自占用和延长使用时间。

XX公司视频会议系统运行维护管理办法一、背景介绍随着信息技术的迅猛发展与企业办公方式的变革，视频会议在企业间的沟通与协作中扮演着越发重要的角色。

为了保障XX公司视频会议系统的稳定运行与高效管理，制定本《XX公司视频会议系统运行维护管理办法》。

二、系统运行要求1.系统可靠性：视频会议系统应保证高可靠性，确保系统能够稳定运行，及时响应用户需求。

2.系统安全性：视频会议系统应采取必要的安全措施，保护用户隐私，防止非法访问和信息泄露。

3.系统兼容性：视频会议系统应与其他企业办公应用相兼容，提供便捷的接口和互联操作。

4.系统易用性：视频会议系统应简单易用，用户通过简单的操作便能进行远程会议，无需复杂的设置和学习。

三、系统运维管理责任1.系统管理员：负责视频会议系统的日常维护和管理，包括系统设备的维护、软件升级、故障排查等。

2.用户支持人员：负责为用户提供系统操作指导，解答用户疑问，处理用户反馈的问题和建议。

3.安全监控人员：负责监控视频会议系统的安全状态，及时发现和应对系统安全漏洞和威胁。

四、系统运维管理流程1.系统维护：- 定期巡检设备：每月进行一次设备巡检，检查设备的运行状态和网络连接情况，并及时处理异常情况。

- 维护记录管理：记录设备维护情况，包括维护时间、维护人员、维护内容等，并建立维护档案。

- 软件升级管理：定期检查视频会议系统软件版本，及时进行相关升级和补丁安装，以支持系统的正常运行。

- 数据备份管理：每周进行一次视频会议数据的备份，确保数据的完整性和可恢复性。

2.用户支持：- 用户培训：为新入职员工提供视频会议系统操作培训，确保员工能够熟练掌握系统的使用方法。

- 问题解答：及时响应用户的问题和疑问，并提供解决方案和操作指导。

- 用户反馈：积极收集用户的反馈意见和建议，不断改进视频会议系统的功能和用户体验。

3.安全管理：- 安全策略制定：制定并执行视频会议系统的安全策略，包括访问控制、数据加密、漏洞修补等。

视频会议系统管理与运行规定视频会议系统管理与运行规定一、引言随着信息技术的快速发展，视频会议系统的应用越来越广泛。

为了保证视频会议系统的正常运行和有效管理，制定本规定。

二、系统管理1. 系统管理员视频会议系统由专门的系统管理员负责管理和运维，确保系统的稳定性和安全性。

2. 系统备份定期对视频会议系统进行数据备份，确保系统数据的完整性和可恢复性。

3. 系统更新定期对视频会议系统进行更新和升级，确保系统的功能完善和性能提升。

4. 异常处理及时发现和处理系统故障，保证系统的正常运行。

对于无法及时处理的故障，要及时通知相关人员，并制定相应的应急措施。

三、系统运行1. 视频设备视频会议系统的设备应符合国家相关标准，确保设备的兼容性和稳定性。

每台设备要定期维护和保养，确保设备运行状态良好。

2. 网络环境视频会议系统要求稳定的网络环境，确保视频会议的流畅进行。

对于网络传输速度慢、不稳定的情况，要及时进行优化或更换网络设备。

3. 会议室视频会议系统的会议室要符合相关要求，包括会议室的布局、灯光、音响设备等。

会议室要定期清洁和检查设备，确保会议的顺利进行。

4. 会议预约使用视频会议系统进行会议时，要提前预约会议室和设备，并设置好相关参数，确保会议的顺利召开。

5. 会议记录每次视频会议要进行记录，包括会议时间、参会人员、会议内容等。

记录要存档，以备查阅和审计。

四、系统安全1. 用户权限管理对于视频会议系统的使用者，要根据其职责和需求给予相应的权限。

权限管理要细化，确保系统和数据的安全。

2. 安全防护加强视频会议系统的安全防护，包括防火墙、网络安全设备等。

定期进行漏洞扫描和安全评估，及时修补漏洞，保证系统的安全性。

3. 数据保护对于视频会议系统中的敏感数据，要进行加密和备份，确保数据的安全和隐私。

4. 培训和宣传定期开展视频会议系统安全培训和宣传，提高用户的安全意识，防范安全风险。

五、违规处理1. 违规行为禁止在视频会议系统中进行非法、不良的活动，包括传播违法信息、涉黄、暴力等。

视频会议系统使用管理及操作流程AA科技职业学院视频会议系统是江苏省教育厅教育视频会议系统的子系统，视频会议室设在行政办公楼1002，本系统用于学院参加江苏省教育厅组织召开的各类视频会议。

一、设备管理1、视频会议主要由视频会议网络终端设备、液晶电视机、摄像头、话筒、调音台、功放、音箱等组成。

2、视频会议系统设备是专用设备，严禁挪作他用。

3、视频会议设备参数是预先设定的，参会人员不要私自修改系统参数。

4、视频会议设备由教育技术与信息中心负责管理与维护，发现故障应及时维修、调试；发现设备硬件损坏，管理人员应及时向上级汇报，请求专业人员协助维修；如设备因使用超期限造成的故障或损坏，参照学校《网络设备、办公电脑更换、报废规定》执行。

5、视频会议系统放置处应保证干燥，通风，防水防尘，温度不要过高。

6、每周由专人打开设备运转一定时间，系统使用的UPS电池也应定期充、放电。

二、会议管理1、接到江苏省教育厅视频会议召开通知后，管理人员要准时参加视频会议调试工作，检查会议系统状况，有问题及时解决。

2、正式会议开始前一小时，应将视频会议设备打开，调试好等待会议开始。

3、会议结束后，关闭视频会议设备，关闭电源。

三、操作流程：1、接通视频会议系统机柜UPS电源；2、开启网络终端电源，等待DSP-RUN所有信号灯正常闪烁；3、开启调音台电源；4、开启功放电源；5、开启台电会议话筒分配器电源；6、打开液晶电视机，信号源设置为“视频2”；7、等待教育厅会议调试信号；8、在液晶电视右上角出现“观众”字符时，表示系统已经连接上，此时应可以看到主会场图像，扩音设备也可以同步传输主会场伴音。

9、会议结束，关闭所有设备。

音视频会议系统管理制度
1 目的
为规范音视频会议系统的管理，确保展会期间设备设施的正常工作，特制订本制度。

2 适用范围
本制度适用于XX国际会议展览中心音视频会议系统的日常管理。

3 职责
3.1 工程部负责音视频会议系统设备设施的日常检修工作。

3.2 工程部负责活动及展会期间音视频系统的现场服务工作。

4 工作程序
4.1设备的开关根据业务部门的工作联系单为准。

4.2根据维护计划定期清理设备，调试会议设备。

检查设备的运行情况。

4.3 非系统维护人员严禁更改系统软硬件设置。

4.4 系统维护人员应建立详细的设备台帐，并定期检查登记。

4.5根据设备特点，统计各设备的使用年限，对于易损耗品，根据使用期限及时更换。

4.6设备操作应严格按照设备操作规程进行，严禁不按规程进行操作。

4.7会议及演出现场，应随时关注现场音视频效果，根据变化及时调整操作。

5 记录表单
无。

视频会议管理规定范本第一章总则第一条为了规范公司内部视频会议的组织和管理，提高会议的效率和质量，减少会议时间的浪费，提升员工的工作效能，特制定本管理规定。

第二条视频会议是指通过网络技术和设备，在不同地点间进行视像和声音传输，实现远程沟通的会议形式。

第三条本管理规定适用于公司内部的所有视频会议活动。

第四条视频会议的目标是提高会议的效率和质量，提升沟通和协作的效能，节约时间和资源成本。

第五条视频会议应遵循公平、公正、公开的原则，确保会议内容的保密和安全。

第二章组织管理第六条本公司设立视频会议管理部门负责视频会议的组织和管理工作。

第七条视频会议管理部门的职责包括：1. 组织视频会议的策划和安排；2. 安排会议的时间和地点；3. 配置会议所需的设备和技术支持；4. 确保会议的畅通和顺利进行；5. 统计和分析会议的数据和反馈意见；6. 完善视频会议管理制度。

第八条视频会议的组织者应提前制定会议的议程和目标，并在会议开始前向与会人员发送相关资料和准备事项。

第九条视频会议的组织者应根据会议的目标和规模，确定与会人员的范围和名单，并提前发送邀请函和参会确认。

第十条与会人员应在会议开始前准备好会议所需的设备和材料，并按时参会。

第十一条会议的组织者应确保会议场地的环境和设备的正常运行，提供必要的技术支持和维护。

第三章会议要领第十二条视频会议的议程应明确会议的主题、目标和流程，确定每项议程的时间安排。

第十三条会议的发言人应准备好发言内容，确保言之有序、简明扼要。

第十四条与会人员应遵守会议纪律，不得打断他人发言，不得在会议中进行无关的讨论和个人攻击。

第十五条会议的记录应详细记录会议的内容、决定和行动项，确保会议后有清晰的备忘和参考。

第十六条会议的参与人员可通过聊天功能提出问题和意见，发言人可根据需要邀请参与人员发表意见。

第十七条会议的主持人应控制会议的时间，保证会议按时结束，并及时总结和对下一步的工作进行安排。

第四章会议技术第十八条视频会议的参与人员应掌握基本的会议技术，包括使用视频会议软件、摄像头、麦克风等设备。

西山煤矿发［2005］311号关于下发《视频会议系统管理及运行规定》的通知所属各矿、选煤厂、机关有关部门：为了搞好视频会议系统管理及运行工作，公司制定了《视频会议系统管理及运行规定》，现下发给你们，请遵照执行。

附件：视频会议系统管理及运行规定二O O五年七月十一日视频会议系统管理及运行规定第一条为了保证公司视频会议系统（电视电话会议系统）的正常运行，充分发挥该系统在会议、工业电视监控、视频信号传输中的作用，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司安装、使用视频会议系统设备的单位和部门。

第三条视频会议系统由总调度室多点控制单元（MCU）、主会场音像设备、控制设备、电源设备和各分会场会议终端、音像设备、电源设备、工业电视信号采集装置等组成，通过公司计算机信息网络设备及线路进行信号传输。

第四条公司视频会议系统由公司总调度室管理，并对使用过程进行指导。

各有关单位也应确定本单位管理机构及值机、维护人员，建立有关制度，配合总调度室，共同搞好系统的管理、使用和维护工作。

第五条总调度室负责本室及四楼东会议室的会议值机和设备维护工作，各装机单位负责本单位的会议值机和设备维护工作，公司信息中心负责计算机网络的管理、维护工作。

各自承担相应维护费用。

第六条各装机单位应选择责任心强、工作负责、具有计算机、通信、音像设备知识的人员承担值机和维护工作并保持人员相对稳定，公司应对值机和维护人员进行必要的培训，培训合格后方可上岗。

值机和维护人员应熟悉设备性能，严格按照使用说明书和有关规定进行操作。

第七条各装机单位要指定专人保管好公司配给的各种备品备件和技术资料并能及时供维修和操作使用。

第八条公司信息中心应保证计算机网络线路及交换设备的完好。

第九条欲使用视频会议系统进行开会的单位及部门应提前一天通知公司总调度室，并提供会议议程和对会场环境、音像效果的有关要求。

经有关领导同意后，总调度室应对各分会场及时下达系统调试通知，并对主会场设备和系统进行检查，做好会议准备。

视频会议系统管理制度视频会议系统管理制度一、引言视频会议系统管理制度旨在规范、统一和提高视频会议系统的使用效率和管理水平，保障会议顺利进行，提升组织内部和外部沟通效果。

二、定义1.视频会议系统：指组织内部和外部人员通过网络实时传输图像、声音和数据进行远程沟通的系统。

2.会议主持人：指视频会议的组织者和负责会议流程管理的人员。

3.参会人员：指参与视频会议的组织内外人员。

4.附件：指与本文相关的附加文档，包括系统操作手册、会议记录等。

三、系统使用管理1.系统申请：参会人员需要提前申请使用视频会议系统，包括预定会议时间、地点、参会人员等信息，并提交给会议主持人审批。

2.系统准备：会议主持人在视频会议开始前需进行系统测试和设备调试，确保系统正常运行。

3.会议安排：会议主持人根据申请情况安排会议时间、地点，并将相关信息通知给参会人员。

4.会议设备操作：参会人员需在会议开始前到达指定会议室，在指定设备上参与视频会议，遵守系统操作手册中的操作规范。

5.会议记录：会议主持人应委派人员负责会议记录和笔录，并及时保存记录，以备后续使用。

四、参会人员责任与义务1.准时参会：参会人员应严格遵守会议时间，并提前进入会议室，准备相关文件和材料。

2.具备所需技能：参会人员应掌握视频会议系统的基本操作技能，熟悉会议流程和相关政策规定。

3.遵守规范：参会人员需遵守视频会议系统使用规范，不得擅自修改、损坏系统设备，并保持会议室的良好秩序。

五、系统维护与管理1.系统保养：相关人员需定期检查和维护视频会议系统设备，保障系统正常运行。

2.系统升级：根据技术发展和安全要求，系统管理员需要定期进行系统升级和补丁更新，以确保系统的稳定性和安全性。

3.安全管理：系统管理员需设定合理的用户权限，定期备份会议记录和数据，对系统安全风险进行及时评估和处理。

4.故障处理：当系统设备发生故障时，相关人员需要及时报修，并配合维修人员进行处理。

六、附件1.系统操作手册：包括视频会议系统的使用说明和常见问题解答。

视频会议管理制度一、目的和原则本制度旨在规范视频会议的组织和进行，确保会议内容的高效传达和执行。

我们遵循的原则包括：效率优先、尊重参与者、保障信息安全和持续改进。

二、适用范围本管理制度适用于所有使用视频会议系统的员工，包括但不限于内部会议、跨部门协调会、客户沟通会等。

三、会议准备1. 会议召集- 召集人需至少提前24小时发出会议通知，明确会议时间、参会人员、议程等关键信息。

- 紧急会议应尽可能早地通知，并说明紧急原因。

2. 技术检查- 召集人和技术负责人需提前测试视频会议系统，确保音视频设备正常工作。

- 参会人员应提前检查个人设备，确保网络连接稳定。

3. 资料准备- 召集人应提前准备好会议所需的资料，并在会议开始前通过邮件或在线平台分享给参会人员。

四、会议进行1. 准时开会- 所有参会人员应准时加入会议室，迟到者需向会议主持人说明原因。

2. 会议纪律- 参会期间，应保持摄像头开启，除非有特殊情况。

- 避免在会议中进行无关的交流或操作，以免干扰会议进程。

3. 发言规则- 发言时需举手示意或等待主持人指定，避免打断他人。

- 尽量简洁明了地表达观点，避免冗长的发言。

4. 记录与存档- 指定专人负责会议记录，包括重要决策、分配的任务和后续行动计划。

- 会议结束后，应及时整理会议纪要并发送给所有相关人员。

五、会议后续1. 行动跟进- 根据会议纪要，各责任人需按时完成分配的任务。

- 定期回顾任务进展情况，必要时召开跟进会议。

2. 反馈与改进- 鼓励参会人员对视频会议的过程提出建议和反馈。

- 根据反馈不断优化视频会议流程和管理措施。

六、安全与保密- 保护会议内容的机密性，未经授权不得外泄会议资料和信息。

- 确保使用的视频会议系统具备足够的数据加密和安全防护措施。

七、附则本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释和更新。

如有特殊情况需要临时调整管理制度，应及时通知所有员工。

视频会议系统管理规定第一章会议总则为了能够正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，保证视频会议能够长期有效的进行，特制定本规定。

第二章设备管理一、视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用控制电脑、图像显示设备、音频设备等构成。

二、视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。

三、严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。

四、视频会议系统设备由专门的视频会议维护技术人员进行保管和维护并提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。

第三章会议管理一、视频会议召开前，由负责视频会议的相关部门提前下发视频会议通知至其他单位，各单位按照视频会议通知中的调试时间准时开机进行视频会议调试。

二、视频会议应在固定的视频会议室召开，如遇特殊情况需要更换会议室，需提前向主会场汇报并保证开会会议室环境良好、无噪音。

三、视频会议调试时，各单位须按照调试时间准时开机，连接主会场且能够准确接收到主会场的音频以及图像信号，同时保证分会场的画面准确上传到主会场，若各单位分会场画面、声音有问题，须及时调整。

四、视频会议开始时，视频会议技术人员要提前一小时准时打开设备，随时与主会场技术人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如发现问题，要及时向本单位信息技术人员反映，排除故障。

调试完毕的单位，必须将麦克调至关闭状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。

五、若会议需要转播至三级单位时，有条件的二级单位可进行视频会议的转播，无法进行转播的二级单位开到此单位即可。

六、视频会议进行过程中，各分会场应保持会场安静，会议中如有分会场需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除需发言外，所有分会场均关闭话筒。

第四章其他注意事项一、视频会议设备放置环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。

二、会议结束后要运维技术人员及时将各项设备电源关闭。

视频会议的规章制度第一章总则第一条为了规范和优化视频会议的组织和管理，确保会议顺利进行，制定本规章制度。

第二条规章制度适用于本公司内所有视频会议的组织和管理。

第三条本规章制度遵循公平、公正、合理、便捷的原则。

第四条视频会议主要用于公司内部会议、培训、沟通等工作活动。

第五条参与视频会议的人员应当遵守公司的相关规定，并承担相应的责任。

第六条视频会议的组织者应当尽力保证会议的顺利进行，并保护会议信息的安全。

第七条参与视频会议的人员应当保护会议信息的机密性，不得外泄或传播会议内容。

第八条视频会议的参与者应当尊重他人，保持礼貌和文明，不得发表不当言论或言行不检。

第九条未经许可，参与视频会议的人员不得记录、拍摄或传播会议内容。

第十条本规章制度生效后，所有视频会议的组织和管理均按照本规章制度进行。

第二章视频会议的组织和管理第十一条视频会议的组织者应当提前确定会议的时间、地点、议程和参会人员。

第十二条参与视频会议的人员应当按时参加会议，保持通讯畅通。

第十三条视频会议的组织者应当保证会议设备的正常运作和通讯畅通，确保会议的顺利进行。

第十四条参与视频会议的人员应当主动提出建议和意见，促进会议的高效进行。

第十五条视频会议的组织者应当及时总结会议内容，形成会议纪要，并将纪要发送给参会人员。

第十六条参与视频会议的人员应当妥善保存会议纪要，做好会议内容的记录和整理。

第十七条视频会议结束后，应当及时进行会议反馈，总结会议效果，提供改进建议。

第三章视频会议的注意事项第十八条视频会议期间，参与人员应当保持会议安静，切勿喧哗或嘈杂。

第十九条视频会议期间，参与人员应当避免私下交谈或做其他事务，专心参与会议。

第二十条参与视频会议的人员应当尊重组织者和主持人，听从指挥和安排。

第二十一条视频会议期间，未经组织者和主持人许可，参与人员不得擅自离开会议。

第二十二条参与视频会议的人员应当避免使用手机、电脑等设备，集中精神参与会议。

第二十三条参与视频会议的人员应当遵守会议纪要，认真履行会议决议，按时完成任务。

视频会议管理规定第一条为充分发挥全国税务系统视频会议系统(以下简称税务视频会议系统)的效能,提高会议效率,节约会议经费,加强税务视频会议管理,制定本办法。

第二条税务视频会议系统是通过税务专网建立的总局—省国地税局—地市国地税局之间互联互通的即时通讯平台。

第三条税务视频会议适用于总局对系统组织的有关会议、培训;总局对系统转播的中央国家机关的有关会议;总局各司局组织的有关会议、培训;各省级税务机关组织的有关会议、培训等。

第四条为节约会议经费、提高会议效率,各级税务机关组织会议、培训,凡适合以视频会议方式召开的,一律通过视频会议方式实施。

第五条各级税务机关要明确职责,加强管理,切实保证视频会议系统的稳定运行和视频会议的顺利召开。

税务视频会议系统由____(室)、信息(计算)中心、后勤服务中心负责管理、技术、会务保障。

第六条总局机关税务会议系统由____、信息中心、机关服务中心分工负责。

(一)____组织视频会议制度建设;对各司提出的税务视频会议需求提出意见;对总局组织的全国性视频会议提出主、分会场布置方案(包括会标、领导桌签及代表人数),并提前通知信息中心、服务中心做好视频会议的技术及后勤服务准备工作。

(二)机关服务中心负责视频会议主会场主席台、灯光、音像设备、桌椅、环境卫生等日常管理,配备专门人员负责视频会议会前、会中、会后的相关会务保障工作。

(三)信息中心负责视频会议系统的技术支持,包括视频会议系统网络、主控设备等技术设施的管理维护;安排专业人员负责视频会议系统的操作和数据存贮、归档;做好会前、会中、会后的相关技术保障工作。

第七条加强视频会议的组织协调。

总局各司局组织视频会议、培训,原则上年初应列入总局会议、培训计划。

凡会议类通知应会签并抄送____、信息中心、机关服务中心;凡教育培训类通知还应会签并抄送教育中心。

对未列入年初计划的会议、培训,在按规定报批后,按前述规定办理。

第八条视频会议会场应保持良好秩序,环境整洁,桌椅等设施摆放有序,参会人员着装整齐,不得随意走动、交谈。

视频会议系统管理制度一、总则为规范视频会议系统的使用管理，提高会议效率和安全性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有视频会议系统的管理和使用。

三、视频会议系统的管理1. 视频会议系统的建设和维护由公司信息技术部门负责，确保系统的正常运行和安全性。

2. 确保视频会议系统的设备和软件处于最新状态，及时更新系统和软件补丁，提高系统的稳定性和安全性。

3. 对视频会议系统进行定期的安全漏洞扫描和风险评估，修复安全漏洞，保障系统的安全性。

4. 设立专门的视频会议系统管理员，负责系统的日常管理、维护和监控，及时处理系统异常和故障。

四、视频会议系统的使用1. 视频会议系统的使用需要提前预约，禁止私自占用系统资源。

2. 使用视频会议系统进行机密性会议时，需通过专门的安全认证，并严格控制参与人员。

3. 禁止利用视频会议系统进行非法活动和传播违法信息，一经发现将追究责任。

五、视频会议系统的安全保护1. 对视频会议系统进行严格的权限控制，根据员工职责和需求进行分级管理和授权。

2. 视频会议系统的登录密码和会议密钥必须保密，不得轻易泄露或者共享，特别是对外部人员。

3. 建立视频会议系统的访问日志记录和审计机制，对系统的操作和使用行为进行监控和审查。

六、视频会议系统的培训和指导1. 对新入职员工和新使用视频会议系统的员工进行系统的培训和指导，提高员工对系统的了解和操作技能。

2. 对视频会议系统的常规使用和操作进行定期的培训和培训，确保员工能够熟练使用系统。

七、视频会议系统的维护和更新1. 定期对视频会议系统的设备进行检查和维护，确保系统设备的良好状态。

2. 确保视频会议系统软件的及时更新和维护，保障系统的安全性和稳定性。

八、违规处理对于违反视频会议系统管理制度的行为，将根据情节严重程度进行相应的处理，包括警告、停用系统权限以及解除劳动合同等。

九、其他本制度经公司管理层批准后生效，并定期进行修订和更新。

公司全体员工应严格遵守本制度的各项规定，积极配合管理部门的工作，共同维护视频会议系统的安全和稳定。

视频会议系统管理制度随着科技的进步和全球化的发展，面对面的沟通变得越来越不可避免。

尤其是在现代企业中，员工分散在各个地区，协作变得愈发困难。

为了解决这个问题，许多公司采用了视频会议系统。

视频会议系统不仅提供了高清的音视频通信，还能方便地共享文件和屏幕，使员工能够远程协作。

然而，要保证视频会议的高效进行，需要建立一套科学完善的视频会议管理制度。

首先，视频会议系统管理制度需要确立会议的目标和议程。

在举行任何视频会议之前，必须搞清楚会议的目的是什么。

这可以通过会议发起人与参会人员的沟通来实现。

了解每个人的需求和期望，以便在会议中准确地构建议程。

议程应该包括每个议题的时间安排和内容描述，以便会议能按部就班地进行，避免不必要的浪费。

其次，视频会议系统管理制度需要明确参会人员的角色和责任。

每个会议应该有一个组织者和主持人，这个人负责协调会议的进行和议程的安排。

同时，每个参会人员也要明确自己的角色和责任。

例如，有人负责记录会议纪要，有人负责展示演示文稿，有人负责提出问题和建议等。

明确角色和责任可以提高会议的效率和协作效果。

第三，视频会议系统管理制度需要确保视频会议的准时开始。

时间是宝贵的资源，对于远程协作来说尤为重要。

因此，视频会议的每个参与者都应准时参加会议，以免浪费其他人的时间。

组织者和主持人应提前提醒参会人员会议的时间和地点，以免发生误解。

如果有参会人员因故不能按时参会，应尽早通知组织者，以便进行调整。

另外，视频会议系统管理制度还需要考虑会议的技术问题。

视频会议往往依赖于网络和设备，因此在会议开始前，参会人员应确保自己的设备正常运行，并检查网络连接是否稳定。

组织者和参会者也应了解如何操作视频会议工具，以免出现技术故障导致会议无法顺利进行。

此外，对于大型视频会议，可以提前进行技术测试，以确保系统能够承受高负荷。

最后，视频会议系统管理制度需要重视会后的总结和反馈。

在会议结束后，组织者应及时整理会议纪要，并将其发送给参会人员，以便大家回顾和参考。