公文写作的几点体会(2013年6月)

关于公文写作的几点体会当前介绍公文写作方面的书籍或文章很多，诸如技巧、常识、大全之类，也有理论上的研究探讨，有时间可以多参考学习。

今天，我想结合昨天泽辉主任的讲座对多年公文写作学习的过程谈谈自己的几点体会，希望能和大家共勉。

下面，先谈第一个问题。

为什么要写公文作为一名机关工作人员，撰写各类公文几乎是一项经常性的工作，也是一项让人头疼的工作。

但是离开公文，几乎就会寸步难行。

比如，召开会议、布置工作、通报事项、交流情况，等等，都需要撰写不同类型的公文。

可以说，不论古今，任何一个机构，要想实现正常运转都离不开包括公文在内的各类信息材料的收集、加工、传递和反馈、再反馈。

《易经·系辞》上写到，“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。

”说明公文产生经历了一个漫长的过程。

夏启在讨伐有扈氏时发布的军事动员令称为《甘誓》，是我国最早的一篇公文。

秦代出现了最早的上行文“书”、“奏”；汉朝出现了“章”、“表”、“疏”等上行文，官员之间出现了平行文“移书”，同时也出现了“令”、“教”、“谕”等下行文，我国古代文书工作日臻完善。

这些特定的公文都有特定的作用，涉及治国理政、兴邦安民乃至个人的前途命运，所以，撰写者无不殚精竭虑而为之，往往体现出经天纬地的大智慧、大谋略。

战国时期的大政治家李斯是楚国人，年轻时做过掌管文书的小吏，对公文写作颇有研究。

后来，投奔秦国，封为客卿。

当时秦王下决心统一六国，韩国怕被秦国灭掉，派水工郑国到秦鼓动修建水渠，目的是想削弱秦国的人力和物力，牵制秦的东进。

后来，郑国修渠的目的暴露了。

秦国群臣对外来的客卿议论很大，建议驱逐一切来客。

秦王下了逐客令，李斯也在被逐之列。

当时，李斯熬一宿写出了流传至今的《谏逐客书》，通过秦国依靠各国人才发展壮大的历史，向秦王阐述了“太山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深；王者不却众庶，故能明其德”的道理，使秦王收回了逐客令。

西汉初期，出现了一批公文写作大家和一些堪称典范的公文名作。

如贾谊的《陈政事疏》、《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》，司马相如的《上疏谏猎》等，政论性强，作者关心国家和社会的发展，借古喻今，写得深切晓明，有很强的说服力和感染力。

鲁迅在《汉文学史纲要》中指出：贾、晁的疏论“皆为西汉鸿文，沾溉后人，其泽甚远”。

魏文帝曹丕对公文极其推崇。

他在《典论·论文》中写到，文章（主要是指公务文书）乃“经国之大业，不朽之盛事”。

古人所云“一言或重于九鼎、片纸书或贤于十部从事”，也是这个道理。

改革开放之初，小平同志一句“摸着石头过河”开创了我国多少领域的先河！安徽小岗村一个“包产到户”拯救了全国的农村。

试想一下，即使当时全国党政机关都加班，也解决不了的农村问题，基层一次尝试、一句话就解决了，岂不正是“片纸书或贤于十部从事”。

今天，在公共管理日益大众化、行政管理日趋民主透明的大环境下，公文的撰写发布过程成为一种名副其实的公关活动。

其效果如何，直接影响到公务行为的成败。

尤其是西方发达资本主义国家，政府要员每发表一次讲演、每做一次讲话都作为一种公关行为来运作，近则取信于选民，远则造势于全球；追求的是最理想的效果，达成的是长远的战略意图，绝非罗列一些空话大话，更不是以会议落实会议，用文件落实文件，这是我们需要认真学习借鉴的。

比如，历届美国总统，口才都不错，他们但凡公开演讲，总是口若悬河，妙语连珠。

事实上，他们都有专门的写作班子。

就连美国的铁杆追随者也受益匪浅。

2009年3月英国第52位首相布朗访美期间忽然变得“伶牙俐齿”，特别是他在美国国会参众两院联席会议上发表的演讲,赢得了在场议员19次集体起立鼓掌。

但是，当时美国大多数人并不知道，布朗变“名嘴”，并不是因为他的口才发生了质变，而是他雇用了一批前白宫写手组成的专业撰稿公司替他润色讲稿，代价是7085美元。

至于美国现任总统奥巴马,他的演讲，不仅气势宏大，而且富有朝气, 这也并非说明他就是天才演讲家。

这与他大胆启用青年文才充当“文胆”有直接联系。

奥巴马的一个重要写手是目前白宫唯一的外交政策演讲撰稿人本·罗兹。

他今年31岁，专业是小说写作。

作为外交政策写手，罗兹不仅要揣摩奥巴马的讲话习惯和语音语调，而且还要熟知外交事务。

他是目前白宫写手中唯一身兼外交顾问的人，而且经常列席白宫国家安全会议。

奥巴马就任以来的每一篇引起世界关注的外交政策讲话，从宣布从伊拉克撤军和对阿富汗增兵，到发表无核世界演讲，再到中东政策讲话，全都出自他的手笔。

有人评论罗兹的最大长处在于“他真的理解总统的声音”，“在外交事务上与总统心有灵犀。

”这也充分说明，作为广义公文一种的讲话稿也必须体现领导的意图，绝非天马行空，任意而为。

至此，我们可以更进一步得出结论，任何一种对外发布的公文都是一种事关组织发展的公关行为，它不仅涉及组织利益，同样事关我们个人的利益、荣誉以及前途。

所以，每一个草拟公文的工作人员都要从为本单位公关、搞好内外环境、打造良好公共关系的角度出发，高度负责地做好公文工作。

同时，这也告诉我们，文秘工作事关全局，其重要性和难度均越来越大，也需创新思路、改变方法、与时俱进，不可墨守成规。

然而，有很多在机关工作一、二十年的“老”同志，就是连基本的会议通知都写不好，不知道是不好好写，还是真写不好？接下来，再探讨第二个问题：怎样写好公文总结写作公文的经验，其中最重要一条就是目的先行，首先明确自己劳神费劲写的这篇稿子是干什么用的，然后时时刻刻在脑子里留意这个目的，观照这个目的，不让一句话、一个段落、一个思想脱离这个目的，多余的话一句不说，该说的话一句不少。

长此以往，一篇篇好文章就写出来了。

那么，我们起草发布公文，都有哪些目的呢？1、让人对本职工作有所了解，且留下深刻印象，这主要是针对上级领导说的。

作为科员，做了工作，需要向科长汇报；作为科长，需要向主管、向单位“一把手”汇报；作为一个单位，需要向分管领导、向上级主管部门汇报。

这主要是指工作总结、汇报之类。

假如工作做得挺好，就是总结不出来，说不出来，这也是一种缺陷。

其实，总结正是提高工作水平的一种方式。

不善于总结，怎么发现缺点和不足，怎么找到规律性的认识，怎么提出自己的独到见解，怎么把单项的阶段性工作上升到理论的层次，怎么求得工作的新发展和新突破？在实际工作中，有人善于埋头苦干，他们两眼向下，从不仰望星空，一辈子工作踏踏实实，却没有什么创新和开拓，属于守成者之列；有的人也善于埋头苦干，也善于总结提高，既有实践、也有理论，属于创业者之列。

二者同等重要，但毫无疑问，当前，我国更需要后者创业型人才。

这就要求我们既要实干，又要善于总结提高，那样才能在实干的基础上做到会干、干好、干出特色、超出一般，于是乎才能有为、有位，前途无量。

2、让人对政策规定认识清楚，自觉遵守，积极响应。

这主要针对一般社会公众而言。

作为一个单位，不可避免地要出台一些广发性的文件，要求社会公众大力支持，自觉执行。

比如说规定、决议、倡议书等等。

如果我们做不到言之有理、合乎规定、符合实际、切实可行、保证有效，那么，就可能流于形式，难以见效。

这就要求事先必须做好调查研究，不能闭门造车、随意捏造。

3、让人对安排部署的工作或需要周知的事项清晰明白，能够无差错地落实，这主要针对下属单位、服务对象而言。

比如说，用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求的指示；用于对重要问题提出见解和处理办法的意见；用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项的通知，等等。

这些都是在具体工作中经常用到的，尤其是通知，更是推进工作的重要途径。

就拿转发文件的通知来说，上级下发文件，需要基层周知或执行，往往这样处理“现将***文件转发给你们，请尊照执行”，最多加一句“执行情况及时反馈”。

如果多级转发文件，光标题就三四行，比正文还长，诸如“关于转发***的通知的通知的通知”，弄得书名号都不够用了。

现在，一些单位转发通知倒简单了，标题直接写“关于转发**号文件的通知”，至于**号文件只有到正文里去找了。

至于正文，多数还是那样简单，真是以文件落实文件的典范。

其实，转发上级文件，同样需要结合实际提出有针对性的落实措施，绝不能只是转发了事。

此外，有一种通知叫事务性通知，即安排布置工作、发布有关要求下级机关办理的事项的通知，这类通知要求简洁明确、可行性强，基层单位接到通知一看就明白，就知道需要立即做哪几件事。

不过，写起来，也需要动动脑筋。

前面说过，有的在机关工作十年、二十年的老同志，起草个会议通知，还是架手架脚。

比如需要起草个召开座谈会的通知，老先生这样写道，经***研究同意，决定召开**工作座谈会，主要内容：1、2、3，分别另起一行单写，写完之后发现还没说会议时间呢，于是在小3下面另起一行写上会议时间，又发现还没有会议地点、参加会议人员呢，于是又分别另起一段写上会议地点和参加会议人员。

一个通知，弄得七零八落，缺乏统一性、完整性。

4、让人觉得请求的事项合情合理，非办不可；报告的事项客观实在，令人信服，颇为满意；答复的事项认真细致，有礼有节。

这主要是指请示、报告、批复之类。

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种，主要用于在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

请示和报告既有相同之处，又有区别。

相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。

区别是：第一，时间有别。

请示跟报告相比，时间要求更紧迫。

请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。

请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。

如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。

注意，平级机关之间不使用请示，但现在许多单位向财政局申请经费都用请示，错了也改不了。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。