计算机应用基础项目化教程【微课12】录取通知书的制作(邮件合并)

实训利用邮件合并批量制作录取通知书
[操作要求]
1．按照下面的步骤制作出如下图1 录取通知样式所示的文档。

（1）页面设置
●将页面设置为“横向”。

（2）插入分栏
●将文档分成两栏，栏间距为5字符；
●在“招生办公室2009年6月1日”文本后插入分隔符，分隔符类型为“分栏符”。

（3）设置文本格式
●标题“广东大学录取通知”设为隶书、一号红色字，居中对齐；
●通知正文设为宋体、四号字；
●招生办公室和日期设为宋体、四号字，右对齐；
●陶行知名言设为华文彩云、小三号深红色字，段后2行间距，居中对齐。

（4）页眉页脚格式
●在页眉页脚处插入适当的段落边框，红色，3磅；
2．数据源是“名单.xls”文档。

3．使用邮件合并功能将主文档和数据源进行合并生成新文档，新文档以“录取通知书.docx”为文件名保存。

图1 录取通知样式。

课题给每个新生发送一封录取通知书（邮件合并）课时 1 课时教学目标知识目标：1.巩固EXCEL电子表格的排序和调整；2.掌握WORD邮件合并；3.学会利用WORD邮件合并功能进行简单应用。

能力目标：1.提高学生分析、解决实际问题的能力；2.培养学生自主学习能力。

情感目标：1.通过EXCEL和WORD的综合应用，让学生体验学以致用的乐趣；教学重点、难点[教学重点]：邮件合并[教学难点]：邮件合并教学方法任务驱动、利用小学件（屏幕录像）自主学习、讲练结合教学内容授课思路与方法一、引入EXCEL + WORD = ？新生信息表 + 空白录取通知书 = 每个新生一封“录取通知书”二、任务说明根据新生信息表按中考分数高低对每个新生发送一封“录取通知书”三、邮件合并的应用(一) 介绍“邮件合并”数据源 + 主文档 --(合并生成) 包含数据信息的一系列文档(二) 制作“录取通知书”1．准备数据按总分排列的新生信息1）插入“总分”列，计算总分；2）按“总分”从大到小对“新生信息”排序；3）保存工作簿。

2．创建主文档1）创建主文档（套用信函）；2）获取数据源（打开Excel 数据源）；3）编辑主文档并插入合并域（姓名、专业等）；4）保存主文档。

3．合并数据和文档1）打开邮件合并帮助器；2）合并数据到新文档中；3）保存生成的文档“录取通知书”。

(三) 学以致用想一想：在实际工作中，哪些时候需要用到邮件合并？成绩单展示“新生信息表”和“录取通知书”，让学生寻找联系。

为什么要先进行数据的排序？“屏幕录象”辅助教学（学生也可以自主学习）工资条电话单客户联系信业务广告信处理大量日常报表和信件；而报表和信件的主要内容基本相同，只是具体数据有变化时。

(四) 举一反三练一练：根据所给的2003电子计算机期中考试成绩，按学号给每一个学生分发一张期中成绩单。

想一想：Ø 打开数据源时找不到“期中成绩”工作簿？Ø 插入合并域中找不到“学号”、“姓名” 等数据项，而是“AutoMergeField”？Ø 如何使“期中成绩单”按学号顺序输出？四、作业：为了更好的召开本周的家长会，给每一个学生家长发一封“家长会通知书”。

利用Word的邮件合并批量制作学生成绩通知书的方法这里有一张学生成绩和评语表（制作成的Excel表）：要制作各个学生的通知书，发给学生们:学生通知书尊敬的家长：您好！您的孩子***在本学期中，学习成绩是：**，数学：**，英语：**，音乐：**美术：**，体育：**，品德：**，总分是：**，平均分是：**，在班级排第*名。

寒假从2013年1月10日（农历12月20日）到2013年2月25日，2月26日（农历1月17日）开学报到，敬请注意。

祝您新春愉快！**学校2013年6月13日老师评语：******班主任：*** 家长的话：年月日可以利用邮件合并功能完成。

先制作一个通知书的模板：学生通知书尊敬的家长：您好！您的孩子在本学期中，学习成绩是：语文：，数学：，英语：，音乐：，美术：，体育：，品德：，总分是：，平均分是：，在班级排第名。

寒假从2013年1月10日（农历12月20日）到2013年2月25日，2月26日（农历1月17日）开学报到，敬请注意。

祝您新春愉快！**学校2013年6月13日老师评语：班主任：*** 家长的话：年月日第一步：单击“工具”-“信函与邮件”-“邮件合并”，显示任务窗格“邮件合并”，见图1。

第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如图3。

第三步：在“选择开始文档”选项区（图4），选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，选择“使用现有列表”，然后单击“浏览”，找到Excel表“成绩表.xls”文件，选中，单击“确定”。

在上图所示对话框中两次单击“确定”。

在Word中撰写好信函，如图9所示。

学生通知书尊敬的家长：您好！您的孩子在本学期中，学习成绩是：语文，数学，英语，音乐，美术，体育，品德，总分是，平均分是，在班级排第名。

寒假从2013年1月10日（农历12月20日）到2013年2月25日，2月26日（农历1月17日）开学报到，敬请注意。

1、打开word模板，依然是录取通知书，找到邮件选项卡，按图一所示方法打开邮件合并向导。

2、如图二所示，选择当前文档格式为信函（根据实际需要选择），点击下一步，如图三所示，选择“使用当前模板”，点击下一步，如图四所示，选择第一项“使用现有列表”，再点击下面的“浏览”选取对应的数据源（我在操作的时候，数据源选取excel2007的文件，word提示“无法打开数据源”，如果用户出现这种情况，建议把07的excel转换为03的再打开）。

3、点击打开数据源后，弹出图五所示对话框，点击选项，勾选表格、视图、系统表、同义词，点确定，弹出图七所示对话框，点击确定，完成数据源的选择。

4、插入域将光标放在“同学”前面，点击“插入合并域”下拉菜单（图一中红色矩形框），选择“姓名”，完成这个域的插入，按同样方法继续插入其他域，完成这个步骤。

5.开始邮件合并，点击“完成并合并”按钮（图一中红色矩形框），选择“编辑单个文档”，若可以直接打印，则选择“打印文档”，与2003版的操作类似。

Word2010操作步骤下面以在Word2010中使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下所述：第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“邮件”分组。

在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮，并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。

第2步，打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框，并单击“下一步：正在启动文档”超链接。

第3步，在打开的“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框，并单击“下一步：选取收件人”超链接。

第4步，打开“选择收件人”向导页，选中“从Outlook联系人中选择”单选框，并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接。

第5步，在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件，然后单击“确定”按钮。

第6步，打开“选择联系人”对话框，选中要导入的联系人文件夹，单击“确定”按钮。

课程设计方案
掌握技能，体验极速
——邮件合并的运用
授课老师：胡锦超职业技术学校冼淑恒
授课班级：胡锦超职业技术学校097文秘班
掌握技能，体验极速
——邮件合并的使用
一、教学分析
教材出处：华东师范大学出版社《计算机应用基础》
学情分析：思想活跃，动手水平强，互动性强，但基础参差不齐，缺乏理论归纳，厌倦说教方式教学目标：
1、知识目标：
（1）熟练掌握邮件合并的概念及其作用（2）利用邮件合并熟练制作批量成绩单
2、水平目标：
（1）通过批量成绩单和学生手册的制作，能联系实际做到举一反三；
（2）培养学生自主学习、归纳、类推的水平。

3、情感目标：通过任务实现的过程，激发学生求知欲，养成学以致用的好习惯，培养热爱专业、热
爱生活、积极向上的人生价值取向。

4、德育目标：培养学生节能减排的优良品质，养成利用资源和整合资源的习惯。

教学重点：突出邮件合并的三个主要步骤,即创建主文档,获取数据源,合并到新文档。

教学难点：学生理解制作批量成绩单和学生手册的方法和过程，并联系实际做到举一反三。

教学方法：情景设计导入法、视频录像演示法、指导学生练习法、学生小组互助法
学生学法：自主探究、合作学习、操作实践、对比指导、讨论学习、归纳总结
教学平台：多媒体网络教室、Office 2003、希望之星软件
教学准备：
1、采集学生考试成绩、制作学生手册模板、设计实验报告、录制自主学习视频、动画制作；
2、制作教学课件；
3、调试设备。

二：教学过程（技能引入—技能感知—技能实践—技能拓展—技能巩固）。

《Word—邮件合并》教学设计【教学目标】知识目标：1、理解邮件合并的含义，领悟其功能。

2、掌握邮件合并的操作方法。

能力目标：1、熟练掌握邮件合并技巧，提高编辑排版能力；2、增强综合运用知识，发现问题、分析问题、解决问题的能力。

情感目标：1、培养学生自主探索学习的意识；2、培养合作意识，提高职业素养。

【教学内容及重点、难点分析】1、教材分析这节课是南开大学出版社出版的“十二五”全国职业教育规划教材《计算机应用基础》的第四单元《使用Word2010制作电子文稿》中的知识拓展内容。

该书采用新颖的“项目引领，任务驱动”化的教学方式注重实践操作，内容实用、案例贴近学生生活，操作步骤详细，方便教学和学生自学。

注重基础技能教授，对各种计算机基础操作技巧能深入浅出地概括和分析，并配合简单易懂的例子进行说明，实例丰富，适合初学者使用。

课前学生已学习计算机基础操作知识及Word的基本操作。

这节课是让学生学习功能强大的邮件合并，在邮件文档的固定内容中，将与发送信息相关的一组资料合并，从而批量生成需要的邮件文档。

引导学生在尝试中探究学习，提高知识综合运用的能力，深层次理解和运用这种有代表性的批量生成文件的方法。

2、教学内容分析①在邮件中批量插入图片，知识的综合运用②“邮件合并”的应用③“邮件合并”的应用④“邮件合并”的技巧⑤实战练习a、制作邀请函b、制作通知书c、制作成绩单d、制作学生证3、重点、难点分析重点：邮件合并的方法、步骤及技巧难点：在邮件中批量插入图片，知识的综合运用【教学对象分析】本课教学对象为职业技术学校一年级学生，刚刚入学，《计算机基础》是第一门学习的专业课程，大部分学生，不具有对事物的分析、思考、解决能力。

但对计算机专业学习兴趣浓厚，有较高的自控能力。

通过对前面章节的学习，学生已掌握了电脑的基本操作及Word的操作技能，有能力进行探究性的学习，也渴望运用Word解决一些实际的问题。

【教法与学法分析】结合一体化教学模式创建学习环境，“讲、学、练”相结合，让学生在问题解决中学习，不断提高学习能力。

巧用“邮件合并”打印大学入学通知书作者：安永峰樊洪涛来源：《数字技术与应用》2011年第01期摘要:邮件合并是现代化办公中非常实用的功能。

本文根据邮件合并的一般过程,结合实例介绍了使用“邮件合并”功能批量制作大学入学通知书的方法,并指出应用“邮件合并”制作带照片的证件时常见问题的解决技巧。

关键词:邮件合并照片通知书批量打印中图分类号:TP399 文献标识码:A 文章编号:1007-9416(2011)01-0122-01在高校招生工作中,为了防止冒名顶替考生入学,实现招生公平,各高校采取了各种手段和策略,其中很重要的一个方法就是制作防伪通知书,在通知书上打印考生照片就是有效手段之一。

入学通知书一般为三联。

一联考生自留,一联考生报到时交回,一联为存根由招办留存。

打印通知书是招生工作的一个重要环节。

大学入学通知书有两个个明显特点:一是除了每个考生自身信息有变化外,主要内容基本相同;二是需要制作的数量一般都很大,如果单个编辑打印,非常耗时费力。

巧妙利用“邮件合并”功能,可以轻松、准确、快速完成任务,极大地提高工作效率。

1、“邮件合并”的一般过程所谓“邮件合并”就是在Word文档的固定内容中合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源),如Excel表、FoxPro表等,从而批量生成所需的邮件文档。

所以,使用“邮件合并”功能前需要建立两个文档:主文档和数据源,然后再主文档中插入需要变化的信息。

(1)建立主文档“主文档”即文档模板,是Word文档的固定不变内容。

主文档的建立为建立数据源或选择数据源提供标准。

(2)创建数据源数据源信息包括准备合并到主文档中的内容,即需要变化的信息。

这些信息通常由数据表中含有标题行的数据记录表示,其中包含相关的字段和记录内容。

数据源通常是Excel表、Access表、FoxPro表等数据库文件。

在实际操作中,数据源通常是事先存在的,可以直接使用。

数据源文档第一行为字段名,即邮件合并中的域名。

Microsoft Office邮件合并——打印录取通知书操作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server 数据库。

一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。

因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。

这里，我以Excel为例。

下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。

下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。

图二第三步：邮件合并打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三下面，step by step,follow me：1.设置数据源点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。

2.插入数据域这里，我以插入新生姓名为例。

2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学："之前）2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，如图：2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。

制作步骤：使用邮件合并功能之前需要先建立主文档和数据源文档，在本例中主文档为Word 制作的录取通知书文档，数据源文档是利用Word表格制作的新生信息表。

步骤1：制作主文档录取通知书。

①首先要先确定录取通知书的尺寸。

选择“页面布局”选项卡→“页面设置”组的对话框启动器按钮，在弹出的“页面设置”对话框中将纸张宽度设置为“21厘米”，纸张高度设置为“9.5厘米”,上、下页边距设置为“2厘米”。

②输入录取通知书的固定文本内容并进行字符、段落格式设置。

样文如下：设置要求：●标题设置为黑体、小二号字、居中显示。

●正文为宋体、五号、首行缩进2字符。

●落款要求利用居中制表位在30字符位置处进行居中对齐。

③为录取通知书添加页面边框。

选择“开始”选项卡→“段落”组→“下框线”右侧向下按钮→“边框和底纹”选项，打开“边框和底纹”对话框并选择“页面边框”选项卡，设置“方框”，颜色为“深红”，线型为实线，宽度为“6磅”，如图3-7-2所示。

图3-7-2 录取通知书的页面边框设置④设置录取通知书的背景和水印。

具体操作如下：选择“页面布局”选项卡→“页面背景”组→“页面颜色”→“填充效果”，选择“纹理”选项卡，在纹理当中选择“信纸”，单击“确定”。

如图3-7-3所示。

选择“页面布局”选项卡→“页面背景”组→“水印”→“自定义水印”选项，打开“水印”对话框，设置文字内容为学校校训“厚德笃学实践创新”，华文彩云32号字，版式为“斜式”，颜色为“红-半透明”，如图3-7-4所示。

图3-7-3 背景填充效果图3-7-4 录取通知书的水印设置⑤插入带有校徽图案的图片。

选择“插入”选项卡→“插图”组→“图片”按钮，选择校标图片，在“图片工具格式”→“排列”组→“位置”→“其他布局选项”→“文字环绕”选项卡中设置图片环绕方式为“浮于文字上方”。

拖动鼠标将图片移动到录取通知书上部。

（6）保存文件，完成的录取通知书如图3-7-5所示，但此时该文档还没有合并数据，即没有将新生信息整合到录取通知书文档中。

计算机二级邮件合并的基本操作步骤好的，下面我们来学习计算机二级邮件合并的基本操作步骤。

一、基本动作要领1. 准备数据源首先啊，你得有一个数据源，这个数据源就好比是一个装满各种东西的小仓库。

它可以是Excel工作表之类的。

比如说，如果你要发一批会议通知，这个Excel表格里就可以有姓名、公司、电子邮箱等信息，每一行就是一个人的信息，列就是不同的属性。

这一步很重要哦，我之前就做错过，以为随便写写就行，结果后面邮件合并就乱七八糟的。

2. 打开主文档然后呢，打开Word文档，这个就是主文档啦，就像一个模板，上面写好了邮件的大致内容，但是那些要因人而异的部分还空着，比如称呼。

3. 启用邮件合并功能在Word里找到“邮件”选项卡（不同版本位置可能有点区别，但都大差不差的），点击“开始邮件合并”，这里可选择信函、电子邮件等类型，咱们以电子邮件为例，就选对应的电子邮件选项。

记住了，这个动作很重要，可别选错了类型。

4. 选择收件人数据源这时候要指定数据源了，就是咱们第一步准备的那个Excel表格。

点击“选择收件人”，再选择“使用现有列表”，找到自己的数据源文件选中它。

这里需要小心点，如果数据源格式有点乱或者表头不对，后面会出问题的。

我就试过好多次，像有的时候不小心有多余的空格或者格式不一致，就会导致读不全数据。

5. 插入合并域接着在主文档里把需要从数据源来的信息对应的地方，放上合并域。

比如在称呼那里，在“尊敬的”后面插入名字这个合并域，操作就是把光标移到那里，点击“插入合并域”，选择对应的字段（这里就是姓名）。

二、小技巧对了这里可以，在选择数据源的Excel工作表时，尽量把表头写简单明了一点。

像我之前的表头写的特长啥的跟邮件里需求没关系，这样找起来就很费劲。

而且，如果数据源有很多列，你可以先整理一下表格，只留下邮件合并需要的列。

三、容易忽视的细节等等，中间还要注意，在插入合并域之后，如果发现域的格式不对，比如日期格式可能不是自己想要的，你要到数据源的Excel表格里去调整格式。

“邮件合并”具体操作步骤下面,以word文档学生基本信息表和Excel文档学生学籍信息为例,讲解电子表格内的信息导入word文档的方法;把电子表格内的学生信息导入word文档,要用“邮件合并”的方法;具体操作为：打开学生基本信息表为了操作方便,建议将修改好的学生学籍信息和学生基本信息表复制粘贴到电脑桌面,单击左上角“工具”,在弹出的对话框中单击“信函与邮件”,在后面弹出的对话框中单击“邮件合并”;这时,在文档右侧弹出一个“邮件合并”对话框;单击“邮件合并”对话框右下角“下一步：正在启动文档”后,仍然单击“下一步：选取收件人”,继续单击“下一步：撰写信函”;这时,在电脑桌面正中间弹出一个“选取数据源的对话框”;在“选取数据源的对话框”内单击桌面,在后面的方框内找到学生学籍信息,单击该对话框右下角“打开”;这时“选取数据源的对话框”变为“选择表格”对话框;在“选取表格”对话框中单击学校学生信息所在的工作表,弹出“邮件合并收件人”对话框,单击该对话框“确定”,中间对话框消失;继续在“邮件合并”对话框中操作;将鼠标放在学生基本信息表中“姓名”后面的基础数据单元格内,单击右下角“下一步：撰写信函”,单击该对话框中“其他项目”在“邮件合并”对话框中上部,字体蓝色;这时,桌面中间弹出“插入合并域”对话框;将鼠标放在“插入合并域”对话框中的“姓名”上此时“姓名”所在这一行为蓝色背景,在该对话框中单击“插入”,再单击“关闭”;此时,“插入合并域”对话框消失,学生基本信息表中“姓名”后面的基础数据单元格内出现“姓名”;表示电子表格中的姓名已经插入word文档了;然后将将鼠标放在学生基本信息表中“性别”后面的基础数据单元格内,在“邮件合并”对话框中单击“其他项目”,在弹出的“插入合并域”对话框中找到“性别”,将鼠标放在“性别”上此时“性别”所在这一行为蓝色背景,在该对话框中单击“插入”,再单击“关闭”;此时,“插入合并域”对话框消失,学生基本信息表中“性别”后面的基础数据单元格内出现“性别”;表示电子表格中的性别已经插入word文档了;照此操作,将Excel文档学生学籍信息中学生所有信息依次插入word文档学生基本信息表对应位置;所有插入完毕,在“邮件合并”对话框右下角单击“下一步：预览信函”,继续单击“下一步：完成合并”;接着单击“编辑个人信函”,此时,桌面中间弹出“合并到新文档”对话框;在“合并到新文档”对话框中单击“确定”;这时,桌面上出现了名字为“字母1”的文档,这个文档就是Excel文档学生学籍信息中所有学生的个人信息已经从电子文档导入了word文档;将这个文档重命名为“xx学校学生基本信息表”,并存放在不易丢失且容易找到得文件夹内;至此,邮件合并就完成了;附件：1、学生基本信息表2、学生学籍信息Excel格式。