项目部收发文管理规定.docx

工程建设收发文管理制度范文工程建设收发文管理制度范文第一章总则第一条为规范和加强工程建设项目的收发文管理工作，提高工作效率和质量，根据国家相关规定，制定本制度。

第二条工程建设项目收发文管理指对工程项目中产生的所有文件、资料进行统一的收发管理的工作。

第三条本制度适用于我单位负责的各类工程建设项目。

第二章收文管理第四条工程建设项目收文包括各种来函、告函、呈文、请示报告等与工程项目有关的文件，以及相关的资料。

第五条收文登记（一）收文单位应设立专门的收发文管理机构，负责收文登记工作。

（二）每份收文均应登记，登记内容包括：文件标题、收文单位、收文时间等。

（三）每个收文登记簿应编制编号，并在每年底由收文单位进行归档。

第六条收文分发（一）收文单位应根据文件的内容和涉及范围，及时将收文分发相关责任单位。

（二）收文分发要注明收文单位、收文登记号、拟办意见等内容。

第七条收文办理（一）受文单位应根据文件的要求和拟办意见，按时办理相关事项。

（二）对于需要回复的文件，应在规定的时间内书面回复，并按时归入收发文管理机构。

第三章发文管理第八条工程建设项目发文包括通知、指示、命令、请示、报告、决定等与工程项目有关的文件。

第九条发文审批（一）发文单位应设立专门的发文审批机构，负责审批发文内容和格式。

（二）发文审批机构应根据国家相关规定，对发文进行审批，并对有关发文负责。

第十条发文起草（一）发文起草应符合国家有关规定，并根据实际工程建设项目的需要进行起草。

（二）发文起草应注重明确发文的目的、内容和要求，并确保发文的准确性和权威性。

（三）发文起草应由负责的专业人员进行，审批后方可发出。

第十一条发文登记（一）发文单位应设立专门的发文登记机构，负责发文的登记工作。

（二）每份发文均应登记，登记内容包括：文件标题、发文单位、发文日期等。

（三）每个发文登记簿应编制编号，并在每年底由发文单位进行归档。

第十二条发文分发（一）发文单位应根据文件的内容和涉及范围，及时将发文分发相关责任单位。

工程管理收发文管理制度第一章总则第一条为规范工程管理收发文管理制度，提高工作效率，保障工程项目顺利进行，特制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于工程管理部门的收发文工作。

第三条工程管理部门应建立和完善收发文管理制度，明确工作流程和责任分工。

第四条工程管理部门应加强对收发文工作的监督和检查，及时发现和解决问题。

第五条工程管理部门应定期对收发文管理制度进行评估，根据需要进行修订。

第二章收文管理第六条收文是指其他单位或个人向工程管理部门发送的各类文件或资料。

第七条工程管理部门应设立专门的收文专岗，由专人负责接收和登记收文。

第八条收文专岗应按照工作流程对收到的文电进行登记、分类和存档。

第九条工程管理部门应设立专门的收文存档室，及时将已处理的文件进行归档和管理。

第十条工程管理部门应按照规定的期限进行收文的处理和答复。

第十一条工程管理部门应建立完善的收文登记和跟踪系统，确保收文的及时处理和落实。

第三章发文管理第十二条发文是指工程管理部门向其他单位或个人发送的各类文件或资料。

第十三条工程管理部门应设立专门的发文专岗，由专人负责拟定和审核发文。

第十四条发文专岗应按照工作流程对发出的文电进行审核、加盖公章和签发。

第十五条工程管理部门应制定发文的审批和签发流程，确保发文的合规性和及时性。

第十六条工程管理部门应建立发文跟踪系统，对已发出的文电进行跟踪和反馈。

第十七条工程管理部门应建立发文档案，对已发出的文电进行归档和管理。

第四章附则第十八条工程管理部门应定期对本管理制度进行检查和评估，发现问题及时整改。

第十九条本管理制度由工程管理部门负责解释和修订。

第二十条本管理制度自发布之日起生效。

以上为《工程管理收发文管理制度》，请遵守执行。

东营联合石化有限责任公司项目收发文管理办法一、目的为加强公司项目文件收发文及档案流程管理，确保公司项目内部文件含外来文件转发、复印下发等收、发文件及加强文件归档管理，特制定本规定办法。

二、适用范围本办法适用于公司项目内、外部文件收发及过程控制管理。

三、职责工程部是公司项目建设文件审核及收发的归口管理部门。

项目部各专业组文件收发交工程部资料员统一管理，工程竣工后项目建设资料交综合管理部档案室存档。

四、管理及控制过程（一）文件归类1、设计类资料：项目设计单位及其分包设计单位发来的图纸（纸质版与电子版）、变更、联络单、设计说明、询价书等资料。

2、工程联系类资料：与工程建设相关的监理、施工、检测、技术咨询、勘察等单位发来的联系单、传真、公文、信函、邮件等。

3、签证变更类资料：工程部按流程签署的签证单、联络单。

4、公告通知类资料：项目部下发的邮件、公文、传真等各类资料。

5、会议纪要类资料：项目部建设期间形成的会议及书面记录。

6、施工验收类资料：项目单元建设完成后，由施工单位向建设单位提交的纸质版及相关的施工类资料。

7、合同协议类资料：项目建设期间签署的各类采购、施工、服务、租赁合同及其合同附件。

8、审计类资料：集团设计部、外审单位及工程部出具的各类审计资料。

9、公司职能部门往来资料：公司职能部门进行公文、邮件、传真往来的相关资料。

10 、罚款单类资料：由项目或监理单位提出的罚款单类资料。

11 、其他资料：其他的与政府其、企事业单位、往来的相关邮件、公文类文件等。

（二）图纸的登记、分发及回收1、图纸的登记：从设计单位发来的图纸，由工程资料员和专业负责人进行开箱验收，按专业进行登记和电子索引登记。

2、图纸的分发：工程资料员登记完成后，将设计单位发来的图纸，根据合同约定分发份数、图纸领用人签字后发各单位。

施工单位，监理单位对收到的图纸进行登记、保管。

若另有施工单位索要与其建设相关的图纸，需经项目副总审批方可借阅图纸。

工程项目文件收发文制度第一章总则第一条为规范工程项目文件的收发管理，提高工程项目文件的使用效率和管理水平，保障工程项目的顺利进行，制定本制度。

第二条本制度适用于工程项目文件的收发管理，包括各类文件的收发、传阅、归档等工作。

第三条工程项目文件应当按照规定的流程进行收发，确保文件的准确、及时和安全交接。

第四条工程项目文件的收发流程应当明确，责任主体清晰，确保每个环节的质量控制和监督。

第五条工程项目文件的管理应当遵循法律法规和相关规定，确保文件的合规性和完整性。

第二章文件的分类和编号第六条工程项目文件可分为以下几类：设计文件、施工文件、验收文件、竣工文件等。

第七条工程项目文件应当根据文件的性质、内容和用途进行分类，便于管理和检索。

第八条工程项目文件应当按照一定规范制定文件编号，确保文件的唯一性和识别性。

第九条对于涉及机密等敏感信息的文件，应当采取加密、限制访问等措施进行保护。

第十条工程项目文件的编号应当按照一定规范进行制定，确保文件的识别性和检索性。

第三章文件的收发流程第十一条工程项目文件的收发流程应当包括以下环节：发文、收文、登记、传阅、审批、归档等。

第十二条发文环节应当明确文件的内容、目的、接收方和发文人等信息，确保文件的准确传达。

第十三条收文环节应当及时查收文件，确认文件的接收情况，并及时进行登记。

第十四条登记环节应当将文件进行编号并录入文件管理系统，确保文件的信息完整和准确。

第十五条传阅环节应当及时将文件传递给相关人员，完成相关的审批和签字手续。

第十六条审批环节应当按照文件的性质和重要性进行审批，确保文件的合规性和准确性。

第十七条归档环节应当按照规定的流程将文件进行归档，便于文件的管理和检索。

第十八条对于特殊情况下的文件收发，应当根据实际情况进行处理，确保文件的及时传达和管理。

第四章文件的管理和保管第十九条工程项目文件的管理应当遵循文件管理的规范，确保文件的安全和完整性。

第二十条工程项目文件的保管应当向负责人报备，并建立相关的保管制度，确保文件的安全和保密。

项目收发文件管理制度
1）项目对外发文应由项目总工审核，项目经理审批签发，资料室统一发放。

发文格式执行《集团公司CI手册、VI手册分册工程项目部分》的要求。

项目对外发文统一按照各业对口编号为：
2）项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。

3）外发文件的具体要求
项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存放处，资料员统一标识编号发放文件。

4）项目内发或传阅文件的具体要求
⑴项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、党政及后勤文件、外来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。

⑵建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。

⑶项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交给资料员做接收记录。

⑷项目内发（含发放给施工队）的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。

⑸项目发放施工队的文件规定：
①发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在资料室备案，做受控标识，同时由发放责任人保存原件和发放记录。

②施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给资料室，资料室汇总后移交核算室。

③施工队的资料管理作为施工队考评内容之一，与结算挂钩。

工程收发文件流制度规定第一章总则第一条为规范工程文件的收发流程，提高工程项目的管理效率和信息传递效果，制定本制度。

第二条本制度适用于工程项目管理中的各类文件的收发过程，包括合同文书、工程进度报告、设计文件、施工图纸、变更通知、验收报告等。

第三条工程文件的收发流程应遵循便捷、准确、及时的原则，确保文件的内容真实、完整、合法。

第四条工程文件的收发主要采用电子文档传递，确保信息的安全、完整和可追溯。

第五条工程文件的收发应遵循严格的审批流程，确保文件的真实性和准确性。

第六条工程文件的收发应有专门的人员负责管理和监督，确保文件的存档和备份工作得到有效执行。

第七条工程文件的收发应遵循法律法规和国家标准，不得违法违规。

第八条工程文件的收发应遵循保密原则，不得泄露工程项目的商业机密和个人隐私。

第二章工程文件的收发流程第九条工程文件的收发流程包括发送、接收、审批和存档等环节，具体流程如下：（一）发送方应将要发出的文件进行整理和打包，填写相关信息，包括收件人、抄送人、主题和正文内容等，确认无误后进行发送。

（二）接收方应及时查收收到的文件，核对文件内容和重要信息，如有疑问应及时与发送方联系。

（三）审批环节包括对文件内容的审核和批准，需经过主管领导或部门负责人审批后方可发出。

（四）收到文件后，接收方应及时存档和备份，确保文件安全可靠。

第十条发送方应根据文件的重要性和紧急程度，选择合适的方式进行发送，如电子邮件、传真、快递等。

第十一条接收方应及时查阅和处理收到的文件，如有疑问或需要进一步说明，应及时与发送方联系，避免出现误解和延误。

第三章工程文件的管理和监督第十二条工程文件的管理应由项目管理部门或专门的文件管理员负责，制定管理制度和流程，定期进行检查和评估。

第十三条工程文件应按照文件类型、日期等进行分类和归档，确保文件的秩序和便于查找。

第十四条工程文件的备份应定期进行，确保文件的安全和完整存档。

第十五条工程文件的管理人员应加强监督和培训，确保工程文件的安全和准确。

项目工程收发文管理制度一、总则为规范项目工程收发文管理工作，提高文书管理效率，保障项目工程顺利进行，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于项目工程中的各类文件、资料的收发管理工作。

三、文件编号管理1.1 文件编号的设置在项目工程中，每一份文件都必须设置文件编号，编号由项目管理部门负责统一制定。

1.2 编号的规范文件编号采用YYMMDD+3位流水号的形式，例如20220101001，其中YYMMDD为年月日，流水号从001开始递增。

1.3 文件编号的管理文件编号由项目管理部门负责管理，各部门在发文时需向项目管理部门申请文件编号并按规定方式填写。

四、文件收发管理2.1 发文（1）发文单位应按照文件编制格式，完整填写文件内容，并加盖单位公章。

（2）发文前，应向项目管理部门申请文件编号，并在文中标明文件编号。

（3）发文单位应将发出的文件及时送交收文单位，并留存一份备查。

2.2 收文（1）收文单位应按规定时间接收来文，并及时办理相关手续。

（2）收文单位应认真查阅文件内容，如有问题及时反馈给发文单位。

2.3 预警和催办收文单位在遇到重要文件未到达或超时未办理问题时，应及时向发文单位发送预警或催办函，催促对方尽快处理。

五、文件归档管理3.1 归档要求项目工程中的文件应按照文件类型、时间顺序、重要性等要素进行分类归档。

3.2 归档责任各部门应指定专人负责文件归档工作，并严格执行归档规定，确保文件整齐、清晰、易寻。

3.3 归档保管项目管理部门应配备专门设备用于文件归档，并设置访问权限，保障文件安全。

六、文件查阅管理4.1 查阅申请任何单位或个人需要查阅项目工程中的文件，需提出书面申请，经项目管理部门批准后方可查阅。

4.2 查阅时限查阅单位或个人应在规定时间内查阅完毕，并保证文件的完整性。

4.3 查阅注意事项查阅单位或个人在查阅文件时，应注意保护文件的安全性，严禁擅自复制、篡改文件内容。

七、违章处理对于违反本制度规定，擅自篡改文件内容、私自处理或泄漏文件、滞留文件等违规行为，将按照相关规定给予相应处罚。

项目部收文管理制度第一章总则第一条为加强项目部对收文的管理，提高收文的处理效率和质量，确保收文的安全、保密和及时性，根据《中华人民共和国政府文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条项目部接收到的各类文件、文件夹、函件、传真、短信等，均属于收文，应按照本制度的要求进行管理。

第三条项目部各部门应根据工作需要，设立专门的收文办公室或派专人负责收文管理工作。

第四条项目部领导班子成员是收文的主要处理对象，应按照规定的程序和时限处理收文。

第五条项目部严禁私自打开、篡改、销毁、私存、外传与项目部工作无关文件，一经发现将严肃处理。

第六条项目部收文管理实行领导责任制，相关领导应严格履行收文管理职责，定期检查收文管理工作，发现问题及时整改。

第二章收文的登记和分发第七条项目部接收到的收文应及时登记，登记包括文件的文号、类型、来文单位、收文时间、交文时间、急程度等内容，确保收文信息清晰明了。

第八条项目部应建立完善的收文登记系统，做到信息可追溯、可查询、可统计，确保收文管理工作的高效和规范。

第九条项目部应根据收文的内容和要求，及时将收文分发给相关部门或领导，确保各部门及领导人员能够及时查阅、处理收文。

第十条对于需要领导批示的重要文件，项目部应设立专门的标记，确保领导及时提出处理意见。

第三章收文的处理和归档第十一条项目部收文应按照来文单位规定的时限和要求进行处理，确保收文及时得到答复。

第十二条项目部收文处理应细致入微、周密，确保答复内容准确、完整、清晰。

第十三条项目部对重要的收文，应及时归档存档，建立完善的档案管理制度，确保文件的安全和保密。

第十四条项目部通过定期清查，保证收文档案的完整性和准确性，确保文件信息不丢失。

第四章收文的保密和安全第十五条项目部严格遵守国家有关保密法律法规，对载有机密信息的收文，应严格保密，不得随意传阅。

第十六条项目部应对收文进行分类存放，设置安全级别，确保机密文件不外泄。

第十七条项目部对外来纸质文件进行安全处理，不得随意丢弃、丢失，确保文件的安全。

项目部收发文规定
1 公文办理一般包括登记、分办、批办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；凡项目部收文，由项目部综合办
公室或项目部资料保管员签收登记。

2 公文登记后，由项目部综合办公室根据项目部经理批示，转交项目副经理阅。

如需转交项目有关职能人员阅办，应由项目部资料保
管员送交，并经登记、签收后方可送交。

3 阅读文件应按规定范围。

涉及管理、技术、财经、合同、预算等方面的秘密文件，只能在项目部资料保管室内阅读。

因工作需要借
阅文件应办理手续，用完后及时退回。

秘密文件和资料，项目经理
部有关人员均不得携离资料保管室或办公室。

4 项目部各职能人员或有关责任人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

5 项目部实行公文催办制度。

负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

6 公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。

当月的文件应于下月15日前整理完毕。

项目竣工交付后，项目部保存的资料一次性向局、公司档案管
理部门办理移交。

文件资料的管理情况将作为项目部考核和兑现的
一个重要依据。

7 项目部有关管理人员调动时，应将文件资料（包括施工记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送项目文件资料保管员处保管。

8 没有存查必要的文件和资料，经局（公司）档案资料主管负责人鉴定和项目部经理批准，由项目部综合办公室负责定期销毁。

涉及企业秘密的文件资料，不准作废品出售，应烧毁或粉碎。

项目部收发文管理制度第一章总则为了规范项目部各类文件的收发管理，提高工作效率，加强信息的传递和保存，特制定本制度。

第二章文件的种类和格式1. 项目部文件分为内部文件和外部文件两类。

内部文件包括会议纪要、工作报告、通知、批复等，外部文件包括来文、函件等。

2. 文件的格式要求：统一采用A4纸张，书写工整，标准字体和字号。

第三章文件的编号和备份1. 文件编号原则：文件按照部门和年份进行编号，例如“项目部-2022-001”。

2. 文件备份原则：内部文件需进行定期归档备份，外部文件需统一存档管理。

第四章文件的收发流程1. 内部文件的收发流程：由起草人编制文件，经部门负责人审批后，交由行政人员进行收发。

2. 外部文件的收发流程：由行政人员负责收发外部文件，并进行记录和存档。

3. 紧急文件的特殊处理：对于紧急文件，应当采取特殊的紧急处理流程，确保及时处理和传达。

第五章文件的保存和归档1. 内部文件的保存：内部文件应当按照文件种类进行分类保存，并定期清理和归档。

2. 外部文件的保存：外部文件应当按照来文或函件的分类进行保存，定期进行整理和归档。

3. 文件的归档期限：根据文件的重要性和保密程度，制定不同的归档期限，确保信息的长期保存。

第六章文件的传递和审核1. 文件的传递方式：内部文件采取电子邮件或内部通讯工具进行传递，外部文件采取专人送达或快递方式。

2. 文件的审核要求：对于外部文件，应当严格审核发送和接收的文件内容，确保信息的准确性和完整性。

第七章文件的借阅和查阅1. 文件的借阅管理：对于需要借阅文件的人员，应当填写借阅登记表，并经主管领导批准后方可进行借阅。

2. 文件的查阅管理：对于需要查阅文件的人员，应当按照规定的程序进行查阅，不得随意翻阅和传播文件内容。

第八章文件的销毁和处理1. 文件的销毁原则：对于已经过期或无用的文件，应当按照规定程序进行销毁，确保信息的安全性和保密性。

2. 文件的处理原则：对于涉及机密和重要信息的文件，应当严格按照规定程序进行处理，不得私自泄露或传播。

项目收发文管理制度第一章总则第一条为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。

第二条公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。

因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。

第三条公司所收发文件由综合部行政科统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。

行政科指定专职人员负责收文和发文管理工作。

收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。

行政科必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

第二章发文办理第四条发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。

发文办理主要包括以下几个工作程序：1、拟稿：拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。

公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

2、核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

3、会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。

有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

4、签发：工程部、总工办的一般事务性公文送分管领导签发。

其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发。

5、发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。

6、缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。

7、用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。

8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发公文登记造册，以备存查。

项目部收发文管理制度范文项目部收发文管理制度范文第一章总则第一条目的与依据为规范项目部的收发文管理工作，确保信息的快捷、准确和安全流转，提高工作效率和管理水平，制订本制度。

本管理制度的制订依据《国家行政机关文件办理工作规定》等相关法律法规和具体实施细则，并结合项目部实际制定。

第二条适用范围本管理制度适用于项目部内涉及或需要经过文件或资料交流的所有工作。

第三条收发文管理的基本原则（一）便捷原则：收发文流程简略明确，提供多种交流方式和渠道。

（二）准确原则：确保文件内容的真实、准确和及时。

（三）安全原则：保护文件信息，并确保交流过程中不外泄、不丢失。

（四）管理原则：加强对收发文工作的监督和管理，确保工作的有序进行。

第二章收文管理第四条收文的方式（一）来文签收：项目部接收到来文后，应立即进行签收，并记录到来文登记表中。

（二）电子邮件收文：项目部接收到来文后，由收文人员确认并打印出电子邮件，并记录到来文登记表中。

（三）其他方式：根据特殊情况，可以通过传真、快递等方式收文。

第五条收文登记（一）收文登记表：项目部每一份来文必须填写收文登记表，包括发文单位、发文号、标题、日期、收文人等要素。

（二）收文编号：登记后的来文按照一定规则进行编号，并在来文的左上角注明编号。

（三）分发和传阅：根据收文内容的性质和需要，及时将来文分发到相关人员，并进行传阅。

第六条收文的归档与保管（一）归档：项目部根据收文的重要性和保密性，将其归入相应的档案分类中，并进行归档。

（二）保管：归档后的来文必须妥善保管，防止文件的丢失和损毁。

第七条收文办理与回复（一）收文分发：根据来文内容和工作需要，将来文及时分发到相关的责任人，并确认责任人。

（二）办理时限：对于需要回复的来文，按照规定的时限完成回复，并确保回复的内容准确、清晰和规范。

（三）回执回复：对重要的来文，项目部可以采取回执方式进行回复，并及时将回执发给发文单位。

第三章发文管理第八条发文的内容和方式（一）发文的内容：发文必须明确具体的事项和要求，并按照发文内容进行编号和分类。

项目管理单位内部收发文管理规定
一、目的
本规定旨在规范项目管理单位内部收发文的管理，确保文件传递的及时、准确和有效，提高内部管理效率，保障项目的顺利实施。

二、适用范围
本规定适用于项目管理单位内部各部门之间的收发文管理，包括正式文件、非正式文件、电子邮件等。

三、收文管理
1.收文登记：收到文件后，收文人员应及时对文件进行登记，记录文件标题、
发送部门、发送人员、发送日期等信息。

2.收文审核：收文人员应对文件内容进行审核，确认文件是否符合项目管理单
位的要求，如有疑问应及时与发文部门或人员沟通。

3.收文处理：收文人员应根据文件内容和性质，及时将文件转交给相关部门或
人员处理，并跟踪处理情况，确保文件得到有效执行。

4.收文归档：处理完毕的文件应及时归档，以便后续查阅和使用。

四、发文管理
1.发文审核：发文前应对文件内容进行审核，确保文件内容准确、完整、规范，
符合项目管理单位的要求。

2.发文编号：为便于管理和查询，所有发出的文件均应进行编号，并记录在册。

3.发文发送：根据文件性质和要求，选择适当的发送方式，如纸质文件、电子
邮件等，确保文件传递的及时性和准确性。

4.发文归档：发出后的文件应及时归档，以便后续查阅和使用。

五、保密管理
涉及机密信息的文件应采取相应的保密措施，确保信息不泄露。

收发文过程中应严格遵守保密规定，不得私自复制、传播涉密信息。

六、监督与考核
项目管理单位应对内部收发文管理进行监督和考核，确保本规定的执行和落实。

对于违反规定的行为，应按照相关制度和规定进行处理。

文件管理规定
目录
第一章总则
第二章文件管理的范围
第三章管理职责
第四章罚则
第五章附则
第一章总则
第一条为进一步规范项目部文件管理，明确项目部文件审批签发权限和运作程序，制定本办法。

第二章文件管理的范围
第二条文件管理包括项目部对内对外文件、外来文件以及信函等文字材料（含图文传真、电子邮件等）的收发、送签、阅批、传阅、归档等。

第三章管理职责
第三条细则
（一）各项目部对集团、公司下发文件要及时下载组织学习，做好学习记录。

（二）对外报送的文字资料、邮件、函，必须由项目经理对内容、数据进行审定批准后方可发送。

（三）各项目部收到外部文件时，应进行登记，交由项目经理阅批并存档。

（四）项目部应按公司文书归档有关规定，对已处理文件进行整理，并将文件审批流程审批情况作为附件打印装订后，在工程完工后移交档案室。

（五）做好文件保密工作，严禁泄密。

第四章附则
第四条违反以上规定每项次考核相关责任人10—100元。

第五章附则
第五条本办法由公司授权公司办公室负责解释。

第六条本办法自2020年12月1日起施行。

工程管理部文件收发制度一、总则1. 为了加强工程项目的文档管理，保证信息传递的准确性和时效性，特制定本文件收发制度。

2. 本制度适用于所有参与工程项目的管理人员及工作人员。

3. 文档管理工作应遵循“准确、及时、安全、保密”的原则。

二、文件接收1. 所有外来文件应先由指定的文档管理员进行登记，并核对文件内容无误后，方可分发至相关部门或个人。

2. 收到文件的部门或人员应对文件进行检查确认，并在规定时间内完成签收手续。

3. 对于紧急文件，应立即启动紧急处理程序，确保快速响应。

三、文件发放1. 内部文件的发放应由相关部门负责人审核批准后，由文档管理员统一编号并进行记录。

2. 文件发放时，应确保接收人清晰了解文件的重要性和紧急程度。

3. 发放文件应有明确的记录，包括文件名称、发放时间、接收人等信息。

四、文件存档1. 所有重要文件在流转结束后，应及时归档存储于指定地点。

2. 文档管理员负责建立和维护文件档案系统，确保资料的完整性和可追溯性。

3. 定期对存档文件进行检查和维护，防止文件丢失或损坏。

五、电子文档管理1. 电子文档应分类存储于专门的网络服务器或云端平台，实现数据备份和灾难恢复。

2. 设置合理的访问权限，确保只有授权人员能够访问相关文档。

3. 定期更新电子文档的版本，确保所有人员使用的是最新资料。

六、违规处理1. 对于违反文件收发制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处理。

2. 若因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关人员应承担相应责任。

3. 鼓励员工提出改进建议，共同完善文件管理制度。

七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由工程管理部负责解释。

2. 如有变更，按照公司规定的流程进行修订和更新。

工程项目收发文管理制度第一章总则第一条为规范工程项目中各类文书文件的收发管理，提高工作效率和文件安全性，制定本制度。

第二条本制度适用于工程项目中所有与文书文件相关的收发管理工作。

第三条工程项目中所有相关部门和人员必须严格遵守本制度的规定，切实做好文书文件的收发管理工作。

第四条工程项目收发文管理工作应遵循便捷、高效、安全的原则，确保文书文件的正确传递和保存。

第二章文书文件的分类与命名第五条工程项目中的文书文件应按照内容、用途和重要性进行分类，一般可分为技术文件、合同文件、财务文件、人事文件等。

第六条同一类文书文件应按照统一规定的命名规范进行命名，使文件易于管理和查找。

第七条文件的命名规范应包括文件编号、文件名称、文件日期等要素，确保文件的唯一性和可追溯性。

第三章收文管理第八条工程项目中所有收文工作应有专门负责的收文员负责，统一接收和分发项目中的各类文书文件。

第九条收文员接收到文件后，应及时核实文件的真实性和完整性，对文件进行编号、登记和分类。

第十条收文员应根据文件的内容和重要性，确定文件的紧急程度和处理优先级，及时安排相关部门处理。

第十一条收文员应及时向相关部门传达收文信息，并做好文件的保管和归档工作。

第四章发文管理第十二条工程项目中各类文书文件的发文工作应由相应的业务部门或负责人负责。

第十三条发文部门在发出文件前应核实文件内容的准确性和完整性，确保发出的文件符合项目需求和法律法规要求。

第十四条发文部门应确定文件的收件人和传递方式，确保文件的及时传达和安全保密。

第十五条发文部门应监督文件的传递和处理进度，及时跟进文件的落实和反馈情况。

第五章重要文件的保管与归档第十六条工程项目中的重要文件应在收发后及时存档，需要负责人或部门负责存档工作。

第十七条存档部门应做好文件的整理、分类和归档工作，确保文件的保存完好和易于查找。

第十八条存档部门要按照文件的重要性和保密等级制定相应的存档措施，防止文件丢失和泄露。

• 二、发文管理规定： • 1 、行文部门起草文件时，应按发文稿纸的要求， •
• • • • •
将“拟稿”、“事由”、 “主送单位”、“抄送”、“抄报后，由行文部门送综合办公室，经 文秘人员审核后，送 项目经理签发。项目经理同意发文后到综合办公 室登记编号。 3 、文件打印后，经行文部门校对无误，然后加 盖项目部印章，并将 文件原稿和正式文件三份送综合办公室存档。 4、文件由行文部门装订分发，并做好登记。
文件收发管理制度
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文件作为行使职权，表明意志，提 出请求，联系上下级和对外协调的重要 工具，其管理直接影响到工作的开展和 效率。为使我项目部文件管理科学化、 制度化、规范化，特对文件收发做出以 下规定：
• 一、收文管理规定： • 1、所有上级机关来文和外单位来文均应
交到综合办公室，由综合办 • 公室统一登记、传阅、存档。 • 2、文件传阅应本着快速、高效的原则， 各部门在阅后要及时交还综 • 合办公室，以便文件传阅工作的顺利进 行。 • 3、文件传阅完后，综合办公室按收文编 号归档封存。