电子文件文书档案归档管理存在的问题与建议

Archives Management档案管理新形势下如何做好电子文件归档管理工作■米兰霍州煤电集团公司摘要：近年来，随着科技的日新月异和网络的广泛普及，在新形势下自动化办公模式得到了广泛应用。

企业繁杂的工作产生了海量的电子文件，其主要是在计算机中形成的电子文件，其可以进行网络传输，同时还可以通过各种数字设备和计算机进行阅读和处理。

电子文件有利于工作效率的提升，但问题也随之而来。

如何做好电子文件归档管理工作是当前亟待解决的重要课题。

为此，本文论述了做好电子文件归档管理工作的有效策略，以期从整体上促使电子文件档案信息查询及利用效率飾提升。

关键词：电子文件；归档；管理电子文件在数字环境和设备中生成，并通过数码形式存储在各种信息载体中。

人们可以通过数码设备处理和阅读，还可以在网络上传送文件。

作为科技发展的产物，电子文件在使用上有着良好的便利性，是档案资源不可或缺的重要部分，所以在新形势下做好电子文件归档管理工作至关重要。

但受多种因素的影响，企业工作人员的档案管理意识薄弱，忽视了电子文件的归档管理，加之缺乏人力物力，为今后的档案利用埋下了隐患。

因此，如何在新形势下做好电子文件归档管理工作是亟待解决的重要课题。

一.新形势下做好电子文件归档管理工作的意义（一）有助于开展全文检索档案管理人员在计算机管理系统利用文字图表类电子文件时，通常情况下都是在检索目录信息后才会显示扫描件，这样一来正文内容无法提供检索。

现阶段很多企业经常利用档案通过图像识别、关键词著录、人工录入等方式为其提供内容检索，受多种因素的影响，计算机管理系统无法覆盖全部文书档案，加之工作量较大，因此无法进一步满足用户的需求。

因此，档案管理人员可以通过电子文件的收集最大限度地实现档案内容的检索，有效保证查准率和查全率。

（二）有助于开展深层统计分析现阶段，很多企业都开展了档案目录信息统计分析。

由于缺乏完善的档案全文信息，从而无法有效为深层次统计分析提供素材，在很大程度上制约了档案收集和服务的利用。

文书档案管理工作中存在的问题及解决措施1. 问题在日常文书档案管理工作中，存在一些常见问题：1.1 缺乏统一规范许多组织缺乏统一的文书档案管理规范，导致管理混乱，增加了文书档案的风险。

不同人员可能有不同的管理方法，而这些方法通常不被文书档案管理部门所认可，更没有得到上级授权的认可。

1.2 管理不规范缺乏文书档案统一规范，可能导致管理不规范。

例如，一些文件可能被随意保存或销毁，而不受任何保护。

此外，文件可能被存储在通风不良、潮湿的环境中，或处于不当的温度或湿度条件下。

1.3 告知不及时许多组织没有及时告知员工文书档案管理的相关规定。

因此，员工不知道自己需要存储哪些文件、如何存储文件以及存储期限等信息。

这会导致一些员工错误地销毁了需要保存的文件，或者将不必要的文件存储到了错误的地方。

1.4 缺乏培训许多组织只是简单地告知员工文书档案管理的相关规定，而没有进行深入的培训。

由于员工缺少具体的操作指导，他们可能无法正确分类、存储、传输和销毁文件。

2. 解决措施针对上述问题，为实现文书档案管理的有效性和安全性，组织可以采用以下措施：2.1 规范文件分类和存储为避免管理不规范导致文书档案的损失和风险，组织应该建立文书档案管理规范。

规范应包括文书档案分类和存储，保护文书档案完整性、保密性和可用性，以及限制存储时间、销毁和移动文书档案。

2.2 提供正式的文件管理培训为了避免由于告知不及时和缺乏培训而导致的工作失误，组织应该为员工提供文书档案管理专业培训。

这些培训应包括文书档案的分类、存储、传输、销毁和备份等技能的学习。

员工应该参加有关培训或课程，以便了解如何处理文书档案等重要信息。

2.3 建立相关的电子文件管理系统针对存在的文书档案管理不规范问题，组织可以选择将纸质文件、电子文件和图片等资料建立相关的电子文件管理系统。

该系统应该包括许可证、合同、报告和相关的人事、财务和生产文件，以便为公司数字化管理服务。

2.4 加强与审计部门的合作与审计部门的合作可以帮助组织将文书档案管理工作与公司的财务和审计功能融合，从而确保文书档案存储、销毁等工作得到有效控制。

档案存在的主要问题和建议一、引言档案是国家的重要资源，记录了社会各个领域的历史和发展。

有效管理和利用档案不仅对于保护证据、推动文化传承，还对社会治理和决策起着关键作用。

然而，在实际管理过程中，我们也面临着一些与档案相关的主要问题。

本文将就这些问题进行深入分析，并提出相应的解决方案。

二、档案存储和保护问题1. 数字化转型不彻底：当前虽然有量大面广的电子文件存储系统，但依然部分部门或单位使用纸质文书，并缺乏完善的数字化转换流程。

2. 数据安全与隐私保护：随着信息技术的迅速发展，越来越多电子档案容易受到计算机病毒、黑客攻击等威胁，相关隐私数据遭到泄露风险增加。

针对上述问题，有以下建议：1. 加强推广数字化转型：政府部门应鼓励并支持各行各业将纸质文件电子化，并提供相应培训和资金支持。

同时在推广数字化的过程中，注重数据格式的标准化和互操作性，确保档案信息能够相互流通。

2. 建立完善的信息安全管理制度：针对电子档案威胁，要加强信息安全意识教育，建立健全的网络安全防护系统，并加强各类电子档案数据的备份与恢复机制。

三、档案分类和归档问题1. 缺乏统一标准：不同行业、不同地区存在着不同的档案分类标准，在跨部门协调以及信息共享上出现困难。

2. 档案整理和保管问题：在一些场合下，由于人为或自然因素导致文件的丢失、损坏或遗漏；同时由于大量文件需要保存并且文化遗产工作还未普遍开展，导致存储空间逐渐紧张。

解决这些问题可考虑以下建议：1. 制定统一的档案分类标准：通过国家相关部门或专家组织形成统一的行业档案分类标准，并推动其在各个单位和地区实施。

这样可以提高不同条线之间的协调性和信息交流互通。

2. 完善档案保存设施和流程：增加现代档案馆的建设，并加大对存储设施的投入。

同时，加强人员培训，提高整理、摄影、保管能力。

四、档案管理和利用问题1. 数据采集不完善：档案信息采集往往存在各种不规范的情况，导致数据质量参差不齐，不利于后续数据整合和分析。

文书档案管理中存在的问题及优化策略在传统的文书档案管理中，存在着一系列的问题，这些问题导致了工作效率的低下和信息管理的混乱。

为了改善这些问题，可以采取一些优化策略来提高文书档案管理的效率和质量。

问题一：文书档案管理的重复性工作在传统的文书档案管理中，很多工作都是重复性的，比如文档的复制、分类和整理等。

这些工作浪费了大量的时间和人力资源，而且容易产生错误。

优化策略：引入自动化技术可以利用现代化的技术手段，比如扫描仪和文档管理软件，对文书档案进行自动化处理，从而减少重复性工作。

通过将纸质文档转换成电子文件，并使用文档管理软件对其进行分类和整理，可以提高工作效率，并且减少错误的发生。

问题二：文书档案的安全性问题传统的文书档案管理往往面临着安全性问题，比如重要文档的丢失、泄露和篡改等。

这些问题给组织带来了很大的风险和损失。

优化策略：强化安全管理措施为了提高文书档案的安全性，可以采取一些措施。

建立健全的权限管理制度，对文档的访问、修改和删除等操作进行限制，并建立相应的审计机制。

加强技术保障措施，比如使用加密技术对文档进行保护，并定期备份文档以防止丢失。

问题三：文书档案的查找困难由于传统的文书档案管理方式通常采用纸质文档存储，导致了文档查找困难的问题。

每次需要查找文档都需要花费大量的时间和精力。

优化策略：建立电子文档管理系统为了提高文书档案的查找效率，可以建立电子文档管理系统。

通过将文档转换成电子文件，并使用全文检索技术进行索引，可以快速定位和检索文档。

可以通过建立文档标签和分类体系，进一步提高文档查找的效率。

问题四：信息共享和协作的不便在传统的文书档案管理中，很难实现文档的共享和协作。

不同部门之间的沟通和协作效率低下，影响了工作的协调性和效率。

优化策略：建立协同文档管理平台为了提高信息共享和协作效率，可以建立协同文档管理平台。

通过该平台，可以实现文档的共享、协作和版本控制等功能。

不同部门可以在同一个平台上对文档进行编辑和评论，实现信息的即时共享和沟通，提高工作效率和协调性。

第　１３３　页２０１７／０８ 工作指导 总第２７３期 浅析文书档案管理中存在的问题和对策　文／国网宁夏电力公司吴忠供电公司 朱埕瑶【摘要】能否在电子办公环境下实现文书档案管理工作的自动化、高效化、合理化是文书档案管理的主要研究对象。

针对这些，文章首先分析了影响文书档案管理工作的因素，之后对文书档案管理存在的问题进行了深入探讨，并且针对性地提出了相应的改善方案。

【关键词】文书档案管理；安全；人员素质随着现代通信技术和计算机网络技术的发展，以办公自动化、科技信息化为特征的文书档案管理模式应运而生，这种模式缩短了工作时长，有效提高了文书档案管理的效率。

然而，在实际的电子办公环境下，文书档案管理工作仍然存在着一些问题，这些问题不同程度地影响着文书档案管理时代性和先进性的发挥。

解决这些问题，对满足文书档案管理需求，提高文书档案管理水平具有关键作用。

一、文书档案管理的影响因素随着科技的进步，文书档案的电子化应用不断深入。

电子办公环境成为影响文书管理的主要因素。

在电子办公环境下，文书档案管理要求通过办公自动化系统实现对文书档案的高效化管理；并且以Ｕ盘、网络云盘等方式对电子版文书档案进行保存，达到提升文档信息保存稳定性，实现与其他档案部门信息共享的目标。

因此，计算机网络技术与信息技术的进步与完善对文书档案管理产生了直接影响。

同时，相关单位的文书档案管理水平也成为影响文书档案管理的另一主要因素。

二、文书档案管理存在问题（一）对档案安全问题不够重视。

一方面，部分档案部门忽略网络安全问题，没有采取相应的防范措施，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记，导致档案信息遭到篡改。

另一方面，人们无法通过电子档案的字体字号判断文书档案的原始性，由于电子档案没有印章和亲笔签名，信息的真实性也难以保障。

再者，网络黑客对信息的窃取、病毒的入侵等因素使电脑瘫痪、信息丢失，非授权用户通过假冒侵犯他人合法权益等不利因素仍然存在。

文书档案管理面临的问题与解决对策摘要：档案本身，能够记载事业单位的发展历程。

做好文书档案工作，是确保单位良好发展的关键。

除此之外，档案记载，还能够将最真实的经营情况反映给决策者，以便他们了解单位发展全貌并及时调整相关策略。

关键词：文书档案；管理；对策一、文书档案管理工作中面临的问题1、文书档案管理的重视程度不足很多单位没有充分认识到档案管理工作的重要性，在开展管理工作时没有进行有效的宣传和引导，导致档案文书管理人员对于管理工作缺乏深刻的认识，在进行管理工作时很随意，不够科学合理，没有积极主动地投入到工作中去。

在进行档案管理时缺乏合理的规章制度对管理工作进行约束和指导，也没有科学的管理手段，导致很多内容的归档信息不够完整，容易出现信息丢失等问题，对后期的管理工作造成了很多的麻烦，不利于后期档案的使用，影响了其他工作的顺利开展。

2、管理设备和技术应用效果不佳随着我国信息化技术的不断深入，我国对于档案信息管理的要求愈来愈高。

而传统的档案管理方式是不能够达到当前的工作要求和效率的，是难以保证实际的档案管理质量的。

对此，当前的档案管理工作应该积极进行创新，努力跟上时代的发展需要，不断提高档案管理的信息化程度。

但是，在实际的管理过程中，部分企业和事业单位自身的管理设备和管理技术应用都较为滞后，有的企业知道当前的信息化需求，也购置了一些信息化产品辅助工作。

然而，这只停留在对档案的储存、导入工作之上，在对其进行收集、编码、分类工作时，还是大量依靠人工进行。

没有充分地将信息技术和信息设备应用到实际的文书档案管理工作之中，不能够满足当前社会的文书档案管理信息化需要。

3、文书档案管理没有集中保管企业内部各部门对于文书档案管理的意识不足，各部门的文书档案比较分散，没有形成统一管理，各部门之间的合作和沟通比较少，因此不利于文书档案管理工作的开展。

很多部门将档案留在自己的部门认为方便开展工作，因此党群部将党务相关档案进行留存、经营文书档案留在经营部等等，这样分散保管在程序爱你人员流动以及部门重新编制之后一些档案会遗失和泄漏，并且一些重要档案因为没有及时进行归档，会导致档案丢失，不利于企业工作的开展，缺乏相应参考依据。

文书档案整理工作存在的问题及解决方法作者：侯爱萍来源：《兰台内外》2024年第07期摘要：在单位中，文书档案涉及的内容比较广泛，存在方式多种多样，如文字、图片、数据、音频以及视频等。

这些档案资料不仅是单位的重要资源，还能够影响企业的健康发展，是单位的一笔无形资产。

因此，文书档案整理工作具有相当重要的价值。

但是，在经济发展和科技进步的冲击下，文书档案整理工作也面临着一些问题，为了有效提高文书档案整理工作水平，保证单位实现进一步健康稳定的发展，文章总结了文书档案整理工作存在的问题，并提出了相应的解决方法，旨在为相关工作人员提供借鉴参考。

关键词：文书档案；整理工作；问题；解决方法中图分类号：G272 文献标识码：A《归档文件整理规则》是我国档案局出台的档案工作行业标准，强调档案整理应以“件”为单位，按照相应的分类标准，保证文件的系统性以及完整性。

但是，受我国基本国情的影响，文件档案整理不仅工作量大，工作内容繁杂，还会受人员限制，更容易在整理过程中出现失误或者错漏的情况，这些问题都严重影响了文件档案整理工作的效率和质量。

因此，文书档案整理工作存在的问题亟待解决。

一、文书档案整理工作的重要性1.维护单位的正常运行文书档案承载着单位丰富的信息资源，记录着单位各个层面的工作活动和决策历程。

这些文书档案既是组织记忆的一部分，又是对单位运行状态的真实反映。

高效开展文书档案整理工作，不仅能够确保信息得到妥善保存和管理，还为单位的正常运行提供了必不可少的支持和依据。

在单位的日常运作中，文书档案记录了各个部门的合作、项目推进以及决策层面的思考和解决方案。

通过有效整理，文书档案变得更加清晰明了，为单位提供了可靠的历史记录，从而维持其正常运转。

文书档案整理工作不仅仅是对信息的保存，还是对单位发展历程的延续和积淀。

2.提高档案信息利用效率文书档案整理工作的核心目标之一是提高信息的利用效率。

在日常工作中，零散、杂乱无章的信息可能成为工作效率的拦路虎。

文书档案整理工作存在的问题及解决方法摘要：文书档案管理在企业管理中是重要的工作环节，包括文字、信息、图片、视频、音频等。

企业所开展的文书档案工作不仅是对企业生产经营各项管理活动和发展历史的信息记载，同时也关系到企业的未来发展方向。

互联网信息化技术的发展加快了企业的文书档案管理工作效率。

对此，文章对当下文书档案管理工作中存在的问题进行研究，为企业未来文书档案管理工作发展提出对策与建议。

关键词：文书档案；档案管理；问题；解决方法1文书档案整理与管理工作的发展要求1.1现代文书档案整理工作当下传统的管理方法已经不再适用，因为工作开展效率实在太低，应用计算机技术后，无论工作效率还是准确性都要提高不少，可以说文书档案整理工作会变得更加简单，不需要过多的投入。

传统方法需要相关人员，按照自己本身的理解，去对收集好的信息资料进行分类整理，虽然分类有相应的基础准则，不过每个人都有不同的理解能力，所以就算是同一档案文件也会出现分歧，最终出现分类错误的情况，大大影响了文书档案整理工作的准确性，而后续装订保存时也会受到严重影响。

1.2现代文书档案管理工作文书档案管理工作是针对收集到保存整个过程，为了提高管理水平，必须有效使用现代管理技术，在教育单位中计算机使用非常广泛，尤其在文书档案管理工作中，起到了至关重要的作用，无论分类还是管理都更为高效。

文书档案管理工作的第一步，就是要针对收集的信息资料进行规范分类，一般可以按照年度、保管时限、涉及的内容等进行分类。

年度分类就是按照时间进行分类保管，而保管时限则是按照相关的规定，把档案分成永久文书档案、长期、短期文书档案，通过分类进行保存即可。

2文书档案整理与管理工作中的常见问题2.1文书档案电子化建设的基础设施不完善文书档案电子化建设是以先进的科学技术和基础设施为前提的，只有具备上述条件才能高效、准确实现档案资料的电子化录入。

从现实情况来看，很多事业企业的文书档案管理室建设落后，缺乏规范合理的区域划分，更缺乏单独的电子化文书档案管理空间，不利于后续电子化信息建设工作的开展。

档案工作Ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ电子档案管理存在的风险与不安全因素的防范措施文/惠州市第八中学 郭金萍 【摘要】电子档案管理与其他档案管理形式一样，有优势，也有局限。

注重电子档案的信息安全，避免其受损与泄露，是信息时代档案管理工作的重要内容。

这就需要在工作中注重风险与不安全因素的识别，强化风险防范意识和技术监控，重视安全风险评估体系和管理制度的完善以及相关人才的培养。

【关键词】电子档案管理；风险；不安全因素；防范信息时代的到来，使档案管理由传统的纸质存储管理模式升级为磁带、光盘甚至云端网络空间等电子存储管理模式。

电子档案的应用有助于实现档案资料的长期存储和档案信息的资源共享，大大提升了档案管理的工作效率。

电子档案在带来巨大便利的同时，也为档案工作的开展带来了极大的挑战。

受网络环境的影响及档案信息系统自身存在的问题，电子档案无时无刻不面临着病毒攻击、黑客入侵、系统漏洞等多种安全风险，极易造成信息数据的被篡改、盗取、泄漏和丢失。

档案安全是档案工作的底线，是档案事业的根基。

因此，档案人员要针对电子档案管理工作中存在的风险与不安全因素进行识别和分析，制定有效合理的防范措施。

一、电子档案管理中的风险与不安全因素（一）管理因素。

在日常工作中，有一部分电子档案直接存储在业务部门中，档案部门缺乏管理的实质权限。

以惠州市教育局为例，局机关的综合档案室一般只管理文书档案、声像档案等，而干部人事档案、学生学籍档案又分别归属不同的业务部门管理，并且业务部门往往在这类档案的管理中处于主导地位，这种多头管理的情况不利于电子档案的统筹管理。

另外，管理过程中不同程度的存在着重技术轻管理的现象，对信息技术的过分依赖导致部分档案人员责任意识淡薄，工作积极性和主动性不强。

（二）技术因素。

软、硬件故障及系统本身应用程序的设置问题会对电子档案的存储和提取使用产生一定的影响。

电子档案可能会因为在传送或保存、提取浏览的过程中出现系统程序错误及人为的操作不当而导致无法修复的情况。

如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。

但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。

这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。

一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。

归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。

电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。

在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。

比如：件号：归档文件的排列顺序号。

同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。

发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。

再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。

二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。

我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。