电子档案管理规定定稿版

档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，保障档案信息的完整性和安全性，特制定本规章制度。

第二条公司设立档案管理委员会，负责指导公司档案管理工作，定期审核档案管理情况，并进行必要的调整和改进。

第三条本规章制度适用于公司所有部门的档案管理工作，对公司所有的纸质档案和电子档案进行有效管理和保护。

第四条公司各部门应当根据本规章制度的要求，建立相应的档案管理制度，并进行宣传教育，使全体员工都能够遵守和执行。

第五条公司档案管理制度应当符合国家相关法律法规和政策规定，不得违背国家法律。

第六条公司档案管理委员会有权对各部门的档案管理工作进行检查和评估，并在发现问题时提出整改要求。

第七条本规章制度由公司档案管理委员会负责解释和修改，经公司领导同意后方可实施。

第二章档案管理的基本原则第八条公司档案管理工作应当遵循以下基本原则：（一）合法性原则：档案的采集、利用、保存和销毁必须遵循国家法律法规和政策规定，合法合规。

（二）真实性原则：档案的内容必须真实可靠，不得随意篡改或捏造。

（三）完整性原则：档案的完整性必须得到保障，不得出现遗漏或缺失。

（四）保密性原则：档案内容涉及公司商业机密或个人隐私的，必须得到保密和保护。

（五）便捷性原则：档案的管理和利用应当简便快捷，以方便员工的工作和查询。

（六）继承性原则：档案的转交、移交和接收应当有明确的程序和要求，以确保档案信息的延续性。

第九条公司各部门在开展档案管理工作时应当坚持以上原则，确保档案工作的规范和有序进行。

第三章档案管理的责任分工第十条公司各部门应当设立专门的档案管理岗位，负责本部门档案的管理和保管工作。

第十一条公司档案管理委员会负责对全公司的档案管理工作进行统一指导和协调，解决各部门档案管理中的问题。

第十二条公司档案管理委员会设立专门的档案管理部门，负责公司档案管理工作的规划、组织和监督。

第十三条公司档案管理部门应当按照公司领导层的要求，保证档案管理工作的顺利进行，及时解决档案管理中出现的问题。

电子扫描档案规章制度第一章总则第一条为规范电子扫描档案的管理和运用，提高文件管理工作效率，减少纸质文件的使用，便于文件检索和共享，保障信息安全，特制定本规章。

第二条适用范围：本规章适用于全市各级政府机关、事业单位、企事业单位及其他电子档案管理机构。

第三条电子扫描档案是指将纸质文件通过电子扫描设备数字化处理转换成电子文件并存储管理的档案。

第四条电子扫描档案的管理，应当遵循依法合规、规范有序、安全可控、便于检索和共享的原则。

第五条依法保护公民的个人信息和国家秘密，确保电子扫描档案的完整性和真实性。

第六条各单位应当加强电子档案管理人员的培训，提高电子扫描档案的处理和管理水平。

第七条鼓励各单位开展电子扫描档案技术创新研究，推动电子档案管理的现代化发展。

第二章电子扫描档案的建立、归档和保管第八条各单位应当建立电子扫描档案管理制度，包括电子扫描档案建立、归档、保管、借阅、销毁等方面内容。

第九条电子扫描档案应当按照文件管理的规定进行分类、编号、标识和建档。

第十条电子扫描档案的归档应当按照规定的时间节点和程序完成，确保归档信息的准确性和完整性。

第十一条电子扫描档案的保管应当依据档案管理的规定进行，采取安全可靠的存储设备和方式。

第十二条电子扫描档案的借阅应当经过审批程序，保证借阅的合法性和安全性。

第十三条电子扫描档案的销毁应当严格按照文件管理的规定进行，确保销毁信息的安全和可靠。

第三章电子扫描档案的管理和利用第十四条各单位应当建立健全电子扫描档案的管理制度和操作流程，确保电子档案的有效管理和利用。

第十五条电子扫描档案应当定期进行备份和存档，确保信息的安全性和可靠性。

第十六条电子扫描档案应当建立完善的检索系统，便于用户准确快速地查阅和使用档案信息。

第十七条电子扫描档案的利用应当根据实际需要和操作程序进行，确保信息的安全和保密。

第十八条鼓励各单位积极开展电子扫描档案的共享和资源整合，提高档案信息的利用价值。

第四章电子扫描档案的监督和评估第十九条建立电子扫描档案的监督和评估制度，加强对电子档案管理工作的监督和检查。

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。

关键词：电子文件归档电子档案管理规范Abstract：In this paper，the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？chiving and Electronic Records Management is ex？plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions，the functional requirements for busi？ness system that form electronic documents，the ar？chiving of electronic documents ，the management of electronic records and？so？on. Moreover，this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.Key words：Electronic documents；Archiving；Electronic records；Specification.2002年12月4日，??家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。

《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。

3．9 有效性 utility指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等，3．10 捕获 capture指对电子文件(3，1)进行实时收集和存储的方法与过程。

3．11 迁移 migration指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

总则4．1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

4．4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件；必须制成纸质文件或缩微品等。

归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

4．6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件的真实性、完整性和有效性保证5．1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

5．1．1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

5．1．2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

5．1．3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

5．1．4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5．2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。

电子化档案工作制度一、总则1.1 为了加强档案工作的规范化、科学化、现代化管理，提高档案管理效率和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

1.2 本制度适用于本单位电子档案的形成、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。

1.3 本单位电子档案管理工作应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则，确保电子档案的合法有效。

二、组织机构和职责2.1 设立电子档案管理领导小组，负责领导、协调和监督本单位电子档案管理工作。

2.2 电子档案管理部门是本单位电子档案管理工作的具体实施部门，负责电子档案的日常管理工作。

2.3 各部门应指定专人负责本部门电子档案的管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

三、电子档案的形成和管理3.1 电子档案的形成应遵循相关法律法规和标准，确保电子档案的合法有效。

3.2 电子档案的整理应按照国家和行业的相关规定进行，确保电子档案的有序、规范管理。

3.3 电子档案的归档应按照规定的流程和时间进行，确保电子档案的及时、完整归档。

3.4 电子档案的保管应采取有效的安全措施，确保电子档案的安全、可靠存储。

3.5 电子档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保电子档案的信息安全和服务质量。

四、电子档案的共享和交流4.1 电子档案的共享应按照国家和行业的相关规定进行，确保电子档案的合法、安全共享。

4.2 电子档案的交流应遵循保密、合法、合理的原则，确保电子档案的信息安全和服务质量。

4.3 电子档案的共享和交流应通过安全可靠的渠道和方式进行，确保电子档案的信息安全。

五、电子档案的销毁5.1 电子档案的销毁应按照国家和行业的相关规定进行，确保电子档案的合法、安全销毁。

5.2 电子档案的销毁应经过电子档案管理部门的审核和批准，确保电子档案的合法、安全销毁。

5.3 电子档案的销毁应采取有效的方式和措施，确保电子档案的不可恢复性。

电子档案管理规定1 目的为了适应电子文件日益增多的需要，及时做好这一信息资源的保护保存和利用工作，更好地实现纸质载体向磁性载体的过渡，更有效地提供档案信息资源，制定本规定。

2 范围本规定适用于公司和所属各单位的电子档案管理。

3 术语和定义3.1 电子档案本规定所称电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。

3.2 电子文件本规定所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.3 完整性本规定所称完整性是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。

3.4 真实性本规定所称真实性是指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

3.5 有效性本规定所称有效性是指电子文件在保管期限内应具备可理解性和利用性，包括载体的完好性、信息可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

3.6 元数据本规定所称元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.7 双轨制本规定所称双轨制是指电子文件双轨制，就是纸质文件与电子文件并存，具体的讲就是在进行纸质档案归档的同时，将对应的电子文件同时归档。

3.8 物理归档本规定所称物理归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

又称卸载式归档。

3.9 逻辑归档本规定所称逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

又称在线式归档。

4 职责4.1 办公室（党委办公室）(以下简称办公室)。

档案室资料管理规定模版一、引言本规定旨在规范档案室资料的管理，确保档案室资料的安全、完整和便捷的管理和使用。

所有工作人员都应遵守本规定，并加以执行。

二、基本原则1. 法律合规：档案室资料的管理必须符合国家相关法律法规的要求，并遵循工作程序和规范。

2. 安全保密：档案室资料的管理应以安全和保密为首要原则，杜绝任何非法获取和泄露行为。

3. 整理分类：档案室资料应按照一定的分类和整理原则进行管理，确保资料的有序性和易查性。

4. 出借审批：档案室资料的外借必须经过相关审批程序，并在借出后做好记录和跟踪。

5. 定期检查：档案室资料应定期进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。

三、档案室资料的管理流程1. 档案录入1.1 所有进入档案室的资料都必须按照规定的程序进行录入，包括资料的名称、来源、时间等信息。

1.2 录入的资料应按照一定的分类进行归档，便于后续管理和检索。

2. 档案存储2.1 档案室应设置专门的存储区域，确保档案的安全和完整性。

2.2 档案应按照一定的分类系统进行存储，同时应采取措施防止灰尘、湿气等对档案的损害。

3. 档案查询与使用3.1 工作人员在需要查询或使用档案时，应填写档案查询申请表，并经过相关审批程序。

3.2 查询时，应按照档案编制的索引和分类系统进行查询。

如遇到困难，可向上级部门或专业人员寻求帮助。

4. 档案外借管理4.1 任何人员想要借阅档案，必须填写档案外借申请表，并经过相关审批程序。

4.2 借出的档案必须做好记录，包括借出人员信息、借档日期、归还日期等，并在归还后进行核对。

5. 档案销毁5.1 档案室的资料应根据规定的保管期限进行销毁，销毁前应经过相关审批程序。

5.2 销毁时，应将资料进行彻底的碎纸、破碎处理，确保不可恢复。

四、责任和义务1. 档案室负责人：负责档案室的日常管理工作，包括资料的录入、整理、存储等环节。

2. 工作人员：应按照规定的工作流程和程序执行相关工作，确保资料的安全和完整性。

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。

2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二.电子文件的收集与积累1•收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

公司档案管理规定范文第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。

第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。

所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。

第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。

各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。

第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。

同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。

第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。

档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。

第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。

同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。

第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。

档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。

第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。

保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。

第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。

档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。

第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。

第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。

保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。

第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。

借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。

第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。

第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。