项目监理文件资料整理归档办法

《建设工程文件归档整理规范》

建设工程文件归档整理规范

一、文件归档的意义和目的

建设工程文件是记录施工、监理、设计等各方在项目实施过程中产生的各类技术资料和文件的集合，具有重要的保存和传承价值。文件归档的目的是将项目过程中产生的各类文件整理、归类、存储，以便于日后的查找、参考和资料的合理利用。文件归档可以确保文件的安全性和完整性，减少文件的丢失和损坏，提高对文件的管理效率。

二、文件归档的基本原则

1.整理分门别类：根据文件的性质、属性和内容，将文件进行分类整理，确保文件的有序存放。

2.区分文件等级：根据文件的重要性和密级，将文件设定不同的等级，按照等级进行存放和管理，确保重要文件得到优先保护。

3.严格遵守文件命名规范：文件应当采用规范的命名方式，包括项目编号、文件类型、编码等信息，以便于查找和识别。

4.明确责任人和权限：明确文件归档的责任人和权限，并进行明确的职责划分，确保文件的归档工作得到专人负责。

5.实行定期检查和维护：定期检查文件归档情况，对存在的问题及时进行整改和维护，确保文件的完整性和准确性。

三、文件归档的步骤和流程

1.文件归档前的准备工作：确定归档的范围和要求，明确文件的种类和属性，编制文件清单和分类目录。

2.文件归档的分类和整理：按照文件的性质和属性，进行分类和整理，确保文件的归类合理、有序。

3.文件归档的整编和编码：对文件进行整编和编码，确保文件的编号准确、规范。

4.文件归档的存储和保管：根据文件的等级和保密要求，确定合适的存储方式和存放位置，确保文件的安全性和完整性。

5.文件归档的检索和利用：建立文件检索系统，确保文件的便捷检索和利用，提高文件的利用效率。

四、文件归档的管理措施

1.建立健全文件归档制度：建立文件归档的管理制度和规范，确立文件归档的责任人和权限，制定相关的操作流程和注意事项。

2.加强文件归档培训和监督：培训文件归档人员的操作技能，提高文件归档的质量和效率，加强对文件归档工作的监督和指导。

建设工程监理文件整理规定

〔范 本〕

包头市广建公用工程监理有限责任公司

二○○九年三月一日

«建设工程监理文件整理规定»

编 制 说 明

1 总说明

1.1 为加强建设工程监理文件的整理工作，统一本公司建设工程监理档案整理标准，建立完善、准确的工程监理档案，制定本规定。

1.2 本规定依据«建设工程监理规范»〔GB50319-2000〕、«建设工程文件归档整理规范»〔GB/T50328-2001〕和国家有关标准、规范制定。

1.3 本规定适用于新建、改建、扩建的建筑、结构、安装、市政公用工程。本规定未涉及到的有专门要求需要增减内容的，应按国家有关规定和设计要求执行。

2 整理文件的质量要求

2.1 归档的工程文件应为原件，复印件应说明原件存放处。

2.2 监理文件的内容及深度应符合国家«建设工程监理规范»及技术标准、规范、规程的要求。

2.3 监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

2.4 监理文件应采纳耐久性强的〔不易褪色〕的笔墨，如：碳素墨水、蓝黑墨水。

2.5 监理文件应字迹整洁，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备。 2.6 监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4纸，图纸宜采纳国家标准图幅。

2.7 监理文件的纸张采纳能够长期储存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一样采纳蓝色晒图，运算机出图必须清晰。

3 监理文件的内容及要求

3.1 施工预备监理文件

3.1.1 建设工程施工合同〔注：包括分包合同、供货合同、托付试验合同等〕

3.1.2 建设工程托付监理合同

3.1.3 监理规划审批表

3.1.4 监理规划〔注：包括项目监理部监理人员名单〕

3.1.5 监理实施细那么

3.1.6 旁站监理方案

3.1.7 施工图设计文件会审记录〔注：要求设计、建设单位、监理单位、施工单位签字〕

3.1.8 设计交底与图纸会审纪要

3.1.9 施工组织设计〔方案〕报审表

3.1.10 施工组织设计〔方案〕〔注：包括分部工程施工方案、专项工程施工方案、专项工程安全技术方案等〕

监理⼯程资料保存归档范围及保管期限规定

⼯程监理档案资料管理办法1⽬的

为使建设项⽬（⼯程）监理档案完整、准确、安全保管并有效利⽤，按照《科学技术档案案卷构成的⼀般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重⼤建设项⽬⽂件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），结合公司⼯程监理档案资料的实际情况，制定本办法。2适⽤范围

2.1监理档案是指从⼯程中标后开始⾄监理⼯作结束全过程中形成的按规定应当归档保存的⽂件资料。包括各种具有查证、参考和保存价值的各种形式的原始记录、⽂函、会议纪要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。2.2电⽹⼯程按照《国家电⽹公司三个标准化项⽬部》⼿册执⾏。

3职责

3.1公司的监理档案⼯作实⾏公司技术负责⼈负责制；

3.2运营管理处负责对档案资料形成过程进⾏指导；

3.3事业部负责对所属监理部档案资料收集整理情况进⾏监督检查。

3.4各项⽬监理部的监理档案⼯作由总监负责，总监办公室具体管理，设专⼈专岗开展此项⼯作，各专业应积极配合并明确责任⼈；3.5⼯程竣⼯后监理部负责资料的归档⼯作，并在竣⼯1个⽉内向公司档案室移交归档资料。

3.6向建设单位移交归档资料的⼯作，具体要求按建设单位的规定执⾏。

4资料保存、归档范围及保管期限规定

4.1《监理⼯程资料保存、归档范围及保管期限规定》的说明

4.1.1本规定是以华联监表（A、B、C）为例进⾏编写的，因各事业部以及各⼯程的建设单位要求不同，执⾏的资料管理标准不⼀，但资料的⼤体内容相同，所以如不执⾏华联监表的⼯程，参照本规定要求执⾏。4.1.2本规定标题栏归档保存单位栏⽬中：监理部保存资料为施⼯过程中监理部保存的过程资料，公司档案室保存资料为⼯程竣⼯后移交公司档案室的⼯程档案。建设单位保存资料为⼯程竣⼯后移交建设单位的档案，此栏⽬仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。4.1.3需要移交电⼦⽂件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG格式图⽚⽂件。电⼦⽂件夹名称以附件1中资料名称为准。⼀个⽂件夹内含两类或多类⽂件时，⽂件夹内再分别按⽂件类别建⽴⼦⽂件夹。要求监理部在⼯程建设过程中随⼯程资料形成及时进⾏扫描保存。4.3.4移交书、移交⽬录、卷内⽬录、移交电⼦资料、⼯程照⽚等刻光盘移交。卷内⽬录整理成⼀个⽂件，在表格右上⾓注明卷册号。4.1.5案卷封⾯要求必须填写保管期限和档号⼀栏，保管期限按本规定（附件1）中的保管期限⼀栏要求填写。档号从001开始按流⽔号填写。脊背在保管期限⼀栏填写保管期限，档号⼀栏填写⼯程档号，如案卷⽐较薄，⼏卷可以合并装在⼀个档案盒内，在档号⼀栏标明，合并的案卷在脊背的案卷题名处要把各卷的案卷题名简明的全部列出。

监理文件管理与归档的步骤与内容

一、文件管理的重要性与背景

在项目监理中，文件的管理与归档是一个至关重要的环节。它不仅能够确保监理工作的有序进行，也是保障工程质量和监理责任的重要手段。因此，合理、科学的监理文件管理与归档步骤与内容对于整个监理工作的推进具有重要意义。

二、监理文件管理的步骤

1. 文件收集与整理

首先，监理人员需要对监理过程中产生的各类文件进行收集与整理。这些文件可能包括合同文件、监理计划、监理报告、设计文件、施工方案等等。监理人员应当将这些文件分类、整理，并制定一个清晰的文件编号与命名规则，以便查询与检索。

2. 文件备份与存储

接下来，监理人员需要进行文件的备份与存储工作。在电子化时代，电子存储是最常见的方式。监理人员可以将文件存储于电脑、服务器或云端存储中，保证数据的安全性与可靠性。此外，在备份与存储时，需要注意设置权限与加密措施，以防止文件遭到非法篡改与泄露。

3. 文件分类与编目

为了方便管理与查阅，监理人员需要对文件进行分类与编目。按照文件的性质、用途或产生的阶段进行分类，如施工图纸、合同文档、会议纪要等。对于每一类文件，还可以进一步进行细分，建立清晰的编目体系。这样一来，不仅可以快速定位所需文件，还便于日后的文件更新与维护工作。

4. 文件索引与检索 在文件归档过程中，监理人员需要建立文件索引与检索系统。可以根据项目名称、文件编号、文件名等建立索引，利用专门的文件管理软件或数据库进行记录和检索。通过良好的文件索引与检索系统，监理人员可以快速准确地找到需要的文件，提高工作效率，避免信息孤岛的情况发生。

三、监理文件归档的内容

1. 合同文件

合同是监理工作的基础，其中的相关文件应作为重要的归档内容。包括项目合同文本、变更协议、无异议书等，以便于事后的核查与参考。

2. 监理计划与报告

监理计划与报告是监理人员在工作过程中产生的重要文件。监理计划包括监理工作的计划安排、工作目标等，而监理报告记录了监理人员的实际工作情况、问题反馈与整改建议等。这些文件的归档可以为事后的审计与溯源提供依据。