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声像档案管理制度范文声像档案是指通过声音和图像等方式记录的档案。
在现代社会中，声像档案作为一种重要的信息载体，广泛应用于各个领域，包括政府、企事业单位、学校、媒体等。
为了更好地管理和利用声像档案，建立健全的声像档案管理制度必不可少。
本文将主要围绕声像档案管理制度的定义、档案管理制度的建立与实施、档案管理制度的优点与挑战以及对未来发展的展望等方面进行论述。
一、声像档案管理制度的定义声像档案管理制度是指为了更好地管理和利用声像档案，建立的一整套规范和程序。
声像档案管理制度主要包括以下方面：1. 档案管理的目标和原则：明确声像档案管理的目标和原则，包括保障档案的安全性、保密性和完整性，促进档案的利用和共享，提高档案管理的效率和水平。
2. 档案管理的组织和职责：建立声像档案管理机构，明确各级档案管理机构的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行。
3. 档案的分类和编目：对声像档案进行分类和编目，建立档案的层级结构和索引系统，便于档案的检索和利用。
4. 档案的采集和整理：建立声像档案的采集和整理流程，确保档案的准确和完整。
5. 档案的存储和保管：确保声像档案的安全存储和保管，采取合理的防火、防水、防盗等措施，防止档案的毁损和丢失。
6. 档案的利用和共享：建立声像档案的利用和共享机制，制定相关规定和措施，便于档案的使用和传播。
7. 档案管理的监督和评估：建立声像档案管理的监督和评估体系，进行定期的监督和评估，及时发现和纠正存在的问题。
二、声像档案管理制度的建立与实施建立和实施声像档案管理制度需要以下几个方面的工作：1. 法律法规的完善：相关法律法规对声像档案管理进行明确规定，包括档案管理的基本原则、声像档案的分类和编目、档案的采集和整理、档案的存储和保管、档案的利用和共享、档案管理的监督和评估等。
2. 制定声像档案管理规范和标准：根据法律法规的要求，制定声像档案管理的规范和标准，包括声像档案的分类和编目标准、声像档案的采集和整理规范、声像档案的存储和保管要求、声像档案的利用和共享规定等。
市城建声像档案管理系统方案（初稿）编制炳凯日期2011-4-07审核俊勇日期2011-4-09批准日期V1.00（版本号）市城建声像档案管理系统方案（初稿） (1)1. 背景 (3)2. 需求 (4)3. 易度档案管理系统 (6)3.1. 总体架构 (6)3.2. 系统管理-基础功能 (7)3.3. 档案管理系统 (8)3.4. 我的工作台 (13)3.5. 用户权限管理 (14)3.6. 系统维护 (15)3.7. 安全管理 (17)3.8. 功能介绍 (18)3.8.1. 档案分类 (18)3.8.2. 文件元数据管理 (19)3.8.3. 文件批量上传和下载 (21)3.8.4. 文件检索 (25)3.8.5. 电子文件在线预览 (27)3.8.6. 借阅管理 (33)3.8.7. 统计功能与报表 (35)3.8.8. 案卷管理 (36)3.8.9. 电子文件批量处理 (37)3.8.10. 文件版本管理 (40)3.8.11. 文件评注以及互动 (40)3.8.12. 文件收藏 (42)3.8.13. 文件的权限 (42)3.8.14. 文件操作日志 (43)4. 易度声像档案管理解决方案 (44)4.1. 声像数字化存档格式 (45)4.1.1. 图片 (45)4.1.2. 录音 (45)4.1.3. 视频 (46)4.2. 库结构设计 (46)4.3. 方便搜索 (47)4.3.1. 某个建筑物各年的历史图片对比 (47)4.3.2. 查看某个建筑物同时看到领导讲话 (48)4.3.3. 图片保护 (48)4.4. 图片以彩信的方式传输到移动设备上 (48)4.5. 和其他系统之间的关系 (49)5. 易度技术架构 (49)5.1. 技术路线 (49)5.2. 技术架构 (50)5.3. ZODB对象数据库 (51)5.4. 网络架构 (52)5.5. 软硬件配置建议。
(53)5.6. 文件存储技术 (55)5.7. 文件备份技术 (55)5.8. 界面人性化与易用性 (56)6. 项目实施计划与培训 (56)6.1. 实施流程 (56)6.2. 项目组织 (57)6.3. 开发计划 (58)6.4. 定制开发 (59)6.5. 试运行计划 (60)6.6. 实施培训 (60)6.7. 售后服务 (60)7. 项目报价与说明 (61)7.1. 总体报价 (61)7.2. 实施费用详细说明 (61)7.3. 持续服务费用说明 (62)8. 公司简介 (63)8.1. 产品线说明 (63)8.2. 组织结构 (64)8.3. 客户案例简述 (64)1. 背景市城建档案馆早在1995年就研发完成了市城建档案管理系统，该系统采用先进的计算机技术、信息技术、数据库技术、图像处理技术，实现了城建档案的科学化与标准化管理。
浅谈城建声像档案管理措施摘要:在城建档案概念及作用的基础上，分析电子文件的产生和发展，强调城建声像档案在城建电子文件中所占的地位和作用，并提出进行城建声像档案管理的方法和具体措施。
关键词:城建；声像档案；管理方法正文1、城建档案概述城建档案是根据城市建设的客观要求，在其领域内引进档案的理论，并与城市建设的需要结合起来，解决城市建设中的问题，逐步形成的档案的新门类，它既是国家档案的组成部分，又是城市建设的组成部分。
党的十一届三中全会以来，随着城市建设的速度加快，在城建档案工作者的努力下，我国城建档案已形成了一套完整的、符合我国实际情况的理论，并在实践中逐步形成城市建设中的一门独立学科。
2001年，建设部颁布了《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号），从我国城市建设的实际出发，总结城建档案工作的实践经验，给城建档案下了权威的科学定义：“城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
”它是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。
２、电子文件与电子档案20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。
随着信息技术、通讯技术、网络技术、数字技术的飞速发展及其在城市建设领域的广泛应用，建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用。
二十世纪九十年代以来, 全国大部分城建档案馆建立了城建档案馆信息管理系统, 实现了馆内网络站点的信息共享。
跨入二十一世纪后, 全国少数城建档案馆开发了城建档案全文管理和深加工系统软件, 建立全文数据库, 即通过图形扫描器将档案文件的全文记录在光盘上, 通过文件标识码与目录数据库建立联系, 在计算机上直接查找所需的档案信息。
声像档案管理制度范文一、概述声像档案管理制度是为了规范声像档案的管理，确保声像档案的完整性、安全性和有效性，保护声像档案的利用价值，提高声像档案管理工作的效率和水平，制定的管理制度。
二、档案管理职责1. 档案管理部门是声像档案的管理主体，负责全面组织和协调声像档案管理工作。
2. 各部门根据工作需要，负责声像档案的收集、整理和归档工作。
3. 档案管理部门负责制定声像档案管理流程和工作规范，指导各部门的档案管理工作。
三、声像档案的收集和整理1. 各部门应及时将与工作有关的声像资料进行收集，并按照规定的分类和命名方式进行整理。
2. 收集和整理的声像资料应注明填写时间、来源、内容简介等基本信息，并与档案编号相对应。
3. 收集和整理的声像资料应妥善保管，防止遗失、损坏和泄露。
四、声像档案的归档1. 声像档案应按照统一的分类和编号进行归档，并在归档目录中登记相关信息。
2. 归档的声像档案应妥善保存，确保其安全性和可读性。
3. 声像档案的归档应遵循先进的技术标准和规范，保障档案的完整性、真实性和可靠性。
五、声像档案的查阅和利用1. 声像档案的查阅和利用应遵循相关法律法规和保密制度，保护涉密信息和个人隐私。
2. 查阅和利用声像档案应提前提交书面申请，并经档案管理部门批准后方可进行。
3. 查阅和利用声像档案应在指定的阅览室进行，不得将档案外借、复制或泄露给他人。
六、声像档案的保管和维护1. 声像档案的保管应配备专人负责，确保档案的安全性和完整性。
2. 声像档案的储存设备和设施应定期进行维护和保养，确保其正常运行和长期可用。
3. 声像档案的重要性和价值应得到充分认识，加强防火、防水、防震和防盗等安全措施。
七、声像档案的编目和管理1. 档案管理部门应建立健全声像档案的编目系统，将收集、整理、归档的档案资料进行编目，并建立档案目录。
2. 档案编目应按照统一的标准和规范进行，确保档案的检索、利用和管理方便和快捷。
3. 档案管理部门应定期更新和维护档案目录，确保档案信息的准确和及时。
声像档案管治实施方案一、背景分析随着科技的发展和数字化时代的到来，声像档案作为信息资源的重要组成部分，已经成为各企事业单位、政府部门以及社会团体的重要资产。
然而，当前我国声像档案管理存在诸多问题，如档案资料丢失、信息不完整、管理不规范等，严重影响了声像档案的利用和保管。
为了加强声像档案的管治，提高档案管理质量，特制定本方案。
二、目标设定1.建立健全声像档案管理制度，规范声像档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。
2.提高声像档案数字化水平，实现档案资源的全文检索、远程利用。
3.提升档案人员素质，确保声像档案管理的专业性和高效性。
4.加强声像档案的安全防护，确保档案资料的安全与完整。
三、实施方案1.完善声像档案管理制度（1）制定声像档案管理暂行办法，明确声像档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的具体要求。
（2）建立健全声像档案管理责任制，明确各部门、各岗位的职责和权限。
（3）加强声像档案管理培训，提高档案人员业务素质。
2.推进声像档案数字化建设（1）制定声像档案数字化规划，明确数字化目标、任务、进度、质量等要求。
（2）采购先进的数字化设备，提高数字化处理能力。
（3）开展声像档案数字化培训，提高档案人员数字化操作技能。
（4）建立声像档案数据库，实现档案资源的全文检索、远程利用。
3.加强声像档案安全防护（1）制定声像档案安全防护措施，明确档案资料的安全等级、保管环境、防护设施等要求。
（2）建立健全声像档案安全检查制度，定期对档案资料进行安全检查。
（3）加强档案库房管理，确保档案库房的安全与卫生。
（4）提高档案人员的安全意识，加强安全培训。
4.提升档案人员素质（1）开展档案人员业务培训，提高业务水平。
（2）加强档案人员职业道德教育，提高职业道德素质。
（3）建立健全档案人员激励机制，激发工作积极性。
四、实施步骤1.调查研究：了解当前声像档案管理现状，分析存在的问题和不足。
2.制定方案：根据调查研究结果，制定声像档案管治实施方案。
城市建设工程声像档案归档管理暂行办法第一条为保证城市建设工程声像档案完整、准确、系统的归档，根据国务院《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）、建设部《城市建设档案管理规定》（部令第90号）及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328--2001）等法规、规章的有关规定，结合本市实际情况，制定本办法。
第二条城市建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
第三条建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。
第四条照片档案应符合以下要求：（一）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（二）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（三）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（四）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。
第五条录像档案应符合以下要求：（一）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（二）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；（三）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。
第六条文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。
照片说明应填写厦门市城建档案馆印制的《城建档案馆（室）声像档案著录卡》（见附件1，以下简称《著录卡》，《著录卡》可在网上下载，网址：），录像说明需用配音或字幕进行说明。
第七条凡按规定必须向城建档案管理机构报送竣工档案的建设工程，建设单位应按如下规定报送声像档案：（一）三等建设工程（建设工程分类见附件2）应报送照片档案及相应的文字说明；（二）二等及以上工程应报送照片档案、录像档案及相应的文字说明，声像档案接收人员应认真核对文字说明引用的相关文件；（三）国家、省、市重点工程除应报送以上规定的照片档案、录像档案及相应的文字说明外，还应报送建设前原始地形、地貌、施工过程中重要部位隐蔽工程、重要设备安装、工程施工过程中有关重要领导人和著名人物的有关工程活动以及其他工程重要事件的照片或录像资料等声像档案材料原件或复制品。
建设工程声像档案技术方案一、前言建设工程声像档案技术方案，是指对建设工程过程中产生的声像资料进行整理、归档和存储的技术规范和实施方案。
建设工程声像档案是建筑施工过程中产生的各类音频、视频文件，包括现场施工现场、监控视频、会议记录和沟通内容等。
有效的管理和利用建设工程声像档案，对于保障建设工程的质量与安全具有重要意义。
本文将从声像档案的整理与归档、存储与检索、技术设备和标准规范等方面进行详细的介绍。
二、声像档案的整理与归档1. 权责分配对于建设工程声像档案的整理与归档工作，需要明确责任人员及其工作目标。
通常需指定一个专门的档案管理员来负责声像档案的整理与归档工作。
档案管理员需要具备一定的专业知识和工作经验，能够对各类声像资料进行准确的整理与归档。
此外，需要明确其他相关部门的配合和协助，以确保声像档案的完整性和准确性。
2. 文件整理在进行声像档案的整理工作时，需要对各类音频、视频文件进行分类整理。
可以按照工程部位、工程阶段、工序类型等进行分类，以方便后续的查找与利用。
同时，需要对声像档案进行质量检查，确保文件的完整性和准确性。
3. 归档管理对整理完毕的声像档案进行归档管理，需要建立完善的档案编号和归档目录体系。
档案编号可按照一定的规则进行制定，以方便后续的管理和检索。
归档目录需要包括档案名称、档案编号、归档日期、档案保存位置等关键信息，以便于管理人员进行统一的档案管理。
4. 保密管理建设工程过程中产生的声像档案中，可能涉及到一些涉密信息，如施工策划、设计方案等。
对于这类涉密信息，需要建立保密管理制度，严格控制档案的查阅和复制权限，以防止信息泄露。
三、声像档案的存储与检索1. 存储设备对于建设工程声像档案的存储，通常需要使用专门的存储设备。
可以选择使用专业的网络存储设备，如NAS（Network Attached Storage）等，以确保声像档案的安全存储和便捷的管理。
此外，还需考虑存储设备的可扩展性，以应对声像档案数量的不断增加。
市建设工程声像档案管理办法第一条为加强建设工程声像档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、《河北省城市建设档案管理规定》、《建筑工程技术资料管理规程》等法律、法规，结合本市实际制定本办法。
第二条凡在本市行政区域内，新建、改建、扩建的投资额在20万元以上或建筑面积在500平方米及其以上的土木工程、建筑工程、设备安装、管线敷设、装饰装修以及市政基础设施等工程（以下简称建设工程）的声像档案管理适用于本办法。
第三条本办法所称声像档案，是指反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建筑物、构筑物，用照片、录像等形式现场采集的有保存价值的声像素材。
第四条县级以上人民政府建设行政主管部门（可委托其所属的城建档案管理机构）负责本行政区域内的建设工程声像档案管理工作。
第五条建设工程声像档案的归档内容一、建筑工程（一）工程项目的招投标活动（包括勘察、设计、施工、监理招标、项目法人招标、招标代理）；重要合同的签字仪式（包括勘察、设计、施工、监理合同）。
（二）开工前的原址、原貌 1、基槽开挖前原有建筑物、构筑物及拆迁的情况。
2、施工现场周围环境、工程总体规划图、工程模型、沙盘及效果图。
3、开工仪式、领导视察。
4、工程、水文地质勘探。
5、与工程有关的重要会议。
（三）地基与基础分部工程1、基础定位放线、规划部门验线。
2、地基处理。
3、桩基础施工及验收。
4、地基开挖、支护及验槽。
5、基础垫层施工及验收。
6、地下防水施工及验收。
7、保护层施工及验收。
8、钢筋、模板施工及验收。
9、基础砌体施工及验收 10、混凝土施工。
（1）现场搅拌（预拌）混凝土见证取样，试块制作、养护，坍落度检测，振捣、找平、抹压。
（2）混凝土成型观感质量状况。
（3）同条件试块养护试块制作、留置情况。
（4）大体积混凝土测温。
11、基础内外回填土施工及验收。
12、地基基础分部工程的验收。
（四）主体分部工程 1、对照图纸检查首层、标准层、设备层、转换层的放线、验线。
佛山市城建声像档案管理系统方案（初稿）编制张炳凯日期2011-4-07审核潘俊勇日期2011-4-09批准日期V1.00（版本号）佛山市城建声像档案管理系统方案（初稿） (1)1. 背景 (3)2. 需求 (4)3. 易度档案管理系统 (6)3.1. 总体架构 (6)3.2. 系统管理-基础功能 (7)3.3. 档案管理系统 (8)3.4. 我的工作台 (13)3.5. 用户权限管理 (14)3.6. 系统维护 (15)3.7. 安全管理 (17)3.8. 功能介绍 (18)3.8.1. 档案分类 (18)3.8.2. 文件元数据管理 (19)3.8.3. 文件批量上传和下载 (21)3.8.4. 文件检索 (24)3.8.5. 电子文件在线预览 (26)3.8.6. 借阅管理 (32)3.8.7. 统计功能与报表 (34)3.8.8. 案卷管理 (35)3.8.9. 电子文件批量处理 (36)3.8.10. 文件版本管理 (39)3.8.11. 文件评注以及互动 (39)3.8.12. 文件收藏 (41)3.8.13. 文件的权限 (41)3.8.14. 文件操作日志 (42)4. 易度声像档案管理解决方案 (43)4.1. 声像数字化存档格式 (44)4.1.1. 图片 (44)4.1.2. 录音 (44)4.1.3. 视频 (45)4.2. 库结构设计 (45)4.3. 方便搜索 (46)4.3.1. 某个建筑物各年的历史图片对比 (46)4.3.2. 查看某个建筑物同时看到领导讲话 (47)4.3.3. 图片版权保护 (47)4.4. 图片以彩信的方式传输到移动设备上 (47)4.5. 和其他系统之间的关系 (48)5. 易度技术架构 (49)5.1. 技术路线 (49)5.2. 技术架构 (49)5.3. ZODB对象数据库 (50)5.4. 网络架构 (51)5.5. 软硬件配置建议。
(53)5.6. 文件存储技术 (54)5.7. 文件备份技术 (55)5.8. 界面人性化与易用性 (55)6. 项目实施计划与培训 (56)6.1. 实施流程 (56)6.2. 项目组织 (56)6.3. 开发计划 (57)6.4. 定制开发 (58)6.5. 试运行计划 (59)6.6. 实施培训 (59)6.7. 售后服务 (60)7. 项目报价与说明 (60)7.1. 总体报价 (60)7.2. 实施费用详细说明 (61)7.3. 持续服务费用说明 (62)8. 公司简介 (62)8.1. 产品线说明 (63)8.2. 组织结构 (63)8.3. 客户案例简述 (64)1. 背景佛山市城建档案馆早在1995年就研发完成了佛山市城建档案管理系统，该系统采用先进的计算机技术、信息技术、数据库技术、图像处理技术，实现了城建档案的科学化与标准化管理。
2006年又在佛山市城建档案馆管理系统的基础上，开发了禅城区、南海区、顺德区、高明区、三水区的城建档案管理专用系统。
通过统一的信息交互平台，初步建立了市、区、镇三级城建档案目录数据库，能确保各种城建档案的及时收集、归档和查阅。
2008年市区一体化规划政务信息平台的建成则进一步实现了规划审批过程中电子档案的集中管理。
作为档案的一种多媒体载体方式的声像档案重要性日益凸显。
城市建设的快速发展，使得城市建设活动中产生了大量的声像档案。
为了更好的保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体，需要采取有效措施来加强对城建声像档案的管理工作。
而目前的佛山市城建档案系统则对声像档案管理方面比较薄弱，声像档案均以光盘和个人电脑方式进行存放，面临三个亟待解决的问题：一是以光盘和个人电脑为主要介质的保管方式不能满足档案信息资源的长久保存和可靠调用；二是人工查询数码照片和多媒体资料的方式费时费力，并且随着声像资料的不断积累，查询的难度越来越大；三是在声像资料数字化过程中，尤其是运用新近添加的非编设备输出文件时，缺乏明确的行为标准，保管的声像资料画质、音质参差不齐，使用的编码格式过为广泛，一些文件格式面临被淘汰的风险，影响档案的安全。
因此，迫切需要建立一套城建声像档案管理系统，实现声像档案的科学、规范的管理。
本文将针对佛山市城建档案馆电子档案建设需求为参考，为佛山市城建档案馆声像档案管理系统的建设提出解决方案。
2. 需求佛山市城建声像档案管理系统将结合数据库管理和网络通讯技术，实现海量声像档案的管理应用，包括图片、音频和视频等多种结构化或非结构化的声像档案的管理，满足城建档案使用者创建、挖掘、存储、管理、发布各种形式信息的要求，从而在最大限度上开发和利用声像档案资源，为声像档案的利用创造更多的价值。
项目建设内容包括以下几个方面：（1）已有城建声像档案入库，入库内容包括：（一）照片。
完成入库20%。
（共有数码105697张，正片28284张，负片42264张，航测图6543张）；（二）录像带。
完成入库20%。
(共有Betacom带236盒(7080′)，DVD带674盒(40440′)，家庭带72盒（2160′）。
（2）佛山市城建声像档案管理系统建设，主要功能包括：（一）声像档案扫描、归档、入库管理模块。
实现照片的自动扫描归档（对照片进行自动影调、对比度、色度处理，自动归档）、摄像进行自动处理及自动归档、声像档案基本信息的录入（照片档案含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等信息，录像档案另含录像片的片名、制式、语种、解说词等）、声像电子档案入库管理（上传、修改、删除）、多套数据管理（原始格式、利用格式、浏览格式）、浏览权限设置管理等功能；（二）海量数据快速查询检索模块。
可根据相应的权限，通过描述信息、文件名称、拍摄时间、地点、人物等多种组合条件进行声像档案的快速查询检索，同时在检索时可以快速预览图片(缩略图)；（三）声像档案高级利用模块。
实现本权限内声像档案的下载功能；支持多种格式的档案打印功能；实现浏览自动叠加水印而不改变存储图片功能；对于录音、录像文件支持主流媒体播放；实现多类别、多时间进行显示及统计，统计结果可导出Excel、word格式；同一位置图片不同日期的历史对比；在大屏幕或触摸屏上进行触摸显示等功能；（四）、声像档案展示模块。
通过系统功能实现同一位置图片不同日期的历史对比；在大屏幕或触摸屏上进行触摸显示等功能；并可利用简约图（打水印）以手机彩信的方输出及传输到iPAD等移动设备上。
（五）、增放一部分功能在网站上及查阅室。
（六）实现与佛山市城市建设档案管理系统、佛山市市区一体化规划政务信息平台的互联互通。
3. 易度档案管理系统3.1. 总体架构易度档案管理系统的总体框架图例如下：3.2. 系统管理-基础功能系统管理主要包括帐户管理、系统设置、操作历史（日志）几个功能模块。
这些是系统的基本功能。
1）帐户管理帐户管理主要包括员工管理、组织结构管理和授权许可管理三个栏目。
通过员工管理，可增加系统的使用人员帐号，同时可以进行人员信息修改：包括人员密码的修改、人员状态：有效还是禁用的修改。
提供人员删除的操作。
并且，系统为了减少初始化的时间，还支持批量人员帐户导入操作和批量许可授权操作。
同时，还支持人员的查询和排序。
和人员通讯录的导出。
利用组织结构管理，可以调整公司或部门的组织结构信息，包括部门、岗位、人员等信息的调整和排序。
使用帐户服务可调整人员授权许可。
2）常用（通用）信息项配置常用（通用）信息项配置包括个人资料和密码的修改、文档储存信息的统计、个人文档存储空间的限制等。
3）操作历史（日志）使用操作历史可监控系统的运行，全面保障系统的安全，可以监控到谁什么时候在什么地方做了什么操作，不仅提供针对性日志查询搜索，还提供文档的误删还原操作。
3.3. 档案管理系统易度档案管理系统，主要由以下五个模块组成：首页、档案库、借阅管理、报表统计、内容发布栏。
其中在档案库中进行分库的管理,可以建不同种类的库。
每一个库可单独进行管理，所有的功能都是共享的，只是在填写表单的字段上根据文件的类型有所差异。
以下是五个模块的功能说明1）首页提供最新更新的信息视图，可以方便查询最近更新的案卷、文件、借阅、以及提交的电子文档。
同时，可以根据指定的相关条件进行数据检索，快速找到所需的文件资料。
2）档案库档案库管理，对应现场管理中资料柜、文件柜、案卷的管理方式。
可根据实际需求，增加和调整相关的表单字段进行定义案卷的表单。
可通过系统提供的搜索功能，快速地找到纸质案卷在文件柜所在的地方。
3）借阅管理借阅管理包括以下三个部分内容，借阅申请提交、借阅状态切换和借阅流程处理。
员工在借阅前，先提交借阅表单，在借阅信息得到业务负责人和文件库管理人认可审批，并且确认该文件在资料库的情况下，可调整该表单的状态。
在审批借阅流程中，管理员可以设定借阅人的借阅期限，一旦超出该设定的期限，那么系统会自动发送系统消息和邮件消息给相关的借阅人进行归还。
4）报表统计统计功能主要分为借阅统计和案卷的统计。
借阅统计包括文件被借阅次数的统计，以及现在借阅中文件的统计和借阅到期未还的文件统计，对于借阅中的文件和借阅到期未还的文件，管理员可以导出excel报表进行查看和统计。
5）产品资料列表可根据不同的库，不同类型的标签组，制定不同的报表让用户可以直接快速到找到相关的资料信息。
详细的列表如下，可根据文件编号进行排序查看。
一览发布的所有文件。
3.4. 我的工作台我的工作台是个人办公的地方，主要包括以下功能栏目：最新动态、消息、流程、文档和收藏夹。
每个用户都会有自己一个独立的个人工作台，这里只存放关联自己的信息。
3.5. 用户权限管理用于在组织结构的基础之上添加不同的工作岗位，这些岗位是与用户人员的实际职务分配相一致的。
岗位实际上是群组的概念，具有管理员权限的用户可以新建和维护岗位，管理员可以规定不同的岗位所能够具备地对档案管理系统中相应的系统功能数据库的访问或是管理权限，然后再将档案管理系统内部的所有用户添加到相应的岗位组中，这样，就实现了不同的用户具有不同的系统访问和管理权限，而且维护起来十分方便。
3.6. 系统维护为了方便系统管理员对档案管理系统进行维护，广州润普提供了易度控制台进行维护管理。
主要包括以下方面的信息：服务的开启和停止、端口修改、邮件服务器配置、短信端口设置、备份以及自动备份、系统还原、LDAP集成以及插件管理。
如下图：通过易度控制台，可以大量减轻系统维护的成本，提高系统的性能和效率。
3.7. 安全管理对于整个档案管理系统而言，安全管理将贯穿系统的始终，我们会为佛山市城建声像档案管理系统建立一个完整的安全体系框架。
应用系统应该通过以下几个层面的共同保证系统的安全：存储安全，方案中通过建立软、硬件的备份机制来实现；操作安全，方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现；传输安全，方案中通过加密传输手段予以实现。
