电子文件的整理..

电子文件的整理与归档电子文件的整理与归档1.电子文件的整理。

它是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。

电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。

就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。

文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。

著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。

在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。

这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。

但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。

二是组织建立数据库。

主要工作内容：首先是对电子文件进行分类和编号。

一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。

要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。

分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

其次对电子文件的登记。

电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。

与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。

特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。

有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。

2.电子文件的归档。

电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。

不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。

电子文件归档与整理•第一讲概念和种类•一、什么叫电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。

电子文件的基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。

这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。

这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

二、电子文件的种类电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：（一）按电子文件的信息存在形式分类1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。

3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。

4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。

6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。

电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。

电子文件的整理步骤第一步确定归档与不归档文件的处理部门在定稿后，根据纸质文件归档与不归档范围，确定每份电子文件是否归档。

归档范围:包括本单位制发的、上下级和不相隶属单位从网上传送的与本单位工作有关的具有保存利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种形态的电子文件定稿和纸质文件的电子稿。

㈠文本电子文件：由文字处理技术产生的文字型电子文件。

主要是本单位形成的文件的电子稿及外单位传送的电子公文。

移交时应注明文件存储格式、文字处理工具等。

重要的电子公文历次修改稿应予以归档。

永久长期保管的电子公文应打印一套纸质文件，与其他纸质文件一并归档保存。

㈡图像电子文件：主要是通过扫描仪和数码相机产生的文件。

㈢图形电子文件：由计算机辅助设计软件或绘图等设备产生的电子文件。

㈣影像电子文件：主要由数码摄像机等视频设备产生的电子文件。

㈤声音电子文件：主要通过数码录音笔等音频设备获得的电子文件。

㈥数据电子文件：应用程序产生的各种数据。

㈦程序电子文件：处理上述电子文件的软件。

电子文件稿本代码为:M 一草稿性电子文件；U 一非正式电子文件；F 一正式电子文件。

第二步规范文件名称确定属归档范围内的的电子文件要使用统一、规范的电子文件名称，命名格式为“文件名 .扩展名”，是公文的，其电子文件名称为“文号.文件名 .扩展名”。

“文件名”一般根据文件内容取定，统一用文件正文标题作为电子文件的文件名。

原正文标题不能准确提示文件内容的，应自拟标题；“扩展名”表明文件的格式，不能随意更改，否则计算机无法处理。

“文号”即发文的字号。

文件命名后，将电子文件设为“只读”属性，防止误操作。

第三步划分保管期限保管期限划分方法与同内容的纸质文件同，期限分为永久、长期、短期。

第四步填写登记表各文件的处理部门在做好前三步后，统一将电子文件交各部门兼职档案人员，并以“件”为单位填入《涪陵师范学院归档电子文件登记表》。

第五步移交电子文件的形成部门一般应在每年五月底以前将上年度办理完成的属归档范围的电子文件统一向综合档案室移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向综合档案室移交归档,同时移交《涪陵师范学院归档电子文件登记表》（电子表及纸质件两份）, 一份自存,一份移交综合档案室。

4-电子文件归档与整理规范1 总则1.1 为了规范工程归档文件电子版本的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全国档案信息化建设实施纲要》(国档发[2002] 8 号)的要求，以及大唐集团和大唐国际对工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。

1.2 本规范合用于彭水水电站工程归档文件电子版本的制作。

设备文件的电子版制作也参照本标准。

2 释义2.1“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。

2.2 文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。

本标准中所指的文件路径是绝对路径。

(简称：路径)2.3 纸质目录：即最终以纸质形式存在并发挥作用的目录，分为档案移交目录和卷内目录。

2.4 纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD 表格，其内容和纸质目录内容彻底一样。

2.5 电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。

电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每一个单元格为一个字段，每一个字段反映案卷(文件)的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷(文件)的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。

电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。

3 电子文件的归档范围按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。

4 电子文件的制作4.1 凡是内容含手写文字或者加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。

采用电子签章的电子文件，若被写保护或者进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。

4.2 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。

4.3 电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于 200dpi；除大于 A3 幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。

4.4 电子文件(竣工图除外)，以“件”为单位制作成 pdf 格式；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成 jpg 格式。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

文件资料的整理和归档存在的问题和建议
文件资料的整理和归档是一个重要的管理任务，但在实际操作中，可能会遇到一些问题。

以下是一些常见的问题和建议：
问题1：文件资料整理不及时，导致文件堆积如山，难以查找。

建议：应该及时整理文件资料，按照一定的规则分类，并放入相应的文件夹中。

对于暂时不需要处理的文件，可以暂时存放在一边，但应该定期清理，避免堆积。

问题2：文件资料归档混乱，导致难以查找。

建议：应该建立一套合理的归档制度，按照一定的规则对文件资料进行分类、编号和归档。

同时，应该使用合适的档案盒、标签等工具，让归档的文件资料一目了然。

问题3：文件资料容易损坏或丢失。

建议：应该保护好文件资料，避免损坏或丢失。

对于重要的文件资料，应该备份并存储在安全的地方。

此外，应该定期检查文件的完整性，发现问题及时处理。

问题4：电子文件资料管理混乱。

建议：应该建立一套电子文件资料管理制度，包括文件的命名、存储、备份、加密等环节。

同时，应该使用可靠的电子文件管理软件，对电子文件资料进行分类、标签、搜索等管理。

问题5：缺乏文件资料的定期维护和更新。

建议：应该定期对文件资料进行维护和更新，包括清理过期文件、更新重要文件、补充新文件等。

同时，应该建立一套动态的文件资料管理制度，及时应对各种变化。

总之，文件资料的整理和归档是一项长期而持续的工作，需要建立一套科学的管理制度，并不断改进和完善。

只有这样，才能保证文件资料的有效性和完整性，为企业的发展提供有力的支持。

电子行业电子文件的整理1. 简介随着电子行业的发展，电子文件的产生和使用越来越广泛。

然而，电子文件的数量庞大，种类繁多，如果缺乏有效的整理和管理手段，将会给工作效率和资源利用带来困扰。

因此，合理整理电子行业的电子文件是一项具有重要意义的工作。

本文将介绍电子行业电子文件的整理方法和技巧，包括文件分类、命名规范、存储组织和备份策略等内容，旨在提高电子文件的可查找性和可维护性，提升工作效率。

2. 文件分类在整理电子文件时，合理的分类是非常重要的。

通过将文件按照不同的分类标准进行分组，可以方便地查找和管理文件。

常见的分类标准包括：项目分类、部门分类、文件类型分类等。

根据实际情况，可以选择一种或多种分类标准进行组合使用。

例如，按照项目分类可以将文件分为市场调研、产品设计、供应链管理等项目；按照部门分类可以将文件分为研发、生产、销售等部门；按照文件类型分类可以将文件分为文档类、图像类、音频类等类型。

在进行文件分类时，应根据实际需求进行灵活调整，避免分类过多或过少，以免增加不必要的查找和管理成本。

3. 命名规范文件命名是整理电子文件的重要环节，合理的命名规范能够直观地表达文件的内容和属性，方便文件的查找和辨识。

在制定文件命名规范时，可以考虑以下几个方面：•清晰简洁：文件名应以简洁明了的方式表达文件的内容，不宜过长或含糊。

•统一格式：文件名的格式应统一，以方便文件的识别和排序。

可以使用日期+名称或者名称+版本号等格式。

•避免特殊符号：文件名中应避免使用特殊符号，以免造成兼容性和命名冲突等问题。

•标识属性：如果文件具有一定的属性，如语言、地区等，可以在文件名中加以标识，以方便快速查找和分类。

4. 存储组织合理的存储组织是保证电子文件可查找性和可维护性的基础。

通过建立统一的存储结构和路径规划，可以将电子文件有效地进行分类、存储和管理。

常见的存储组织方式包括：•文件夹结构：通过建立层次分明的文件夹结构，将不同分类的文件分别存放在相应的文件夹中。

如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。

但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。

这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。

一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。

归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。

电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。

在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。

比如：件号：归档文件的排列顺序号。

同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。

发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。

再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。

二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。

我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。