社区居民档案管理制度

一、总则

为了规范居民档案管理工作，提高居民档案的利用率，保障居民档案的完整性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本地区所有居民档案的管理工作，包括居民个人档案、家庭档案、社区档案等。

三、档案管理原则

1. 完整性原则：居民档案应当全面、真实、准确、完整地反映居民的个人、家庭和社区情况。

2. 安全性原则：确保居民档案在收集、整理、保管、利用等各个环节的安全，防止档案丢失、损毁、泄露。

3. 规范性原则：居民档案管理工作应当遵循国家档案管理的法律法规和标准，实行统一管理、分级负责。

4. 保密性原则：对居民档案中的个人信息和隐私，应严格保密，不得泄露。

四、档案管理职责

1. 居民档案管理部门负责居民档案的收集、整理、保管、利用等工作。

2. 居民个人负责保管好自己的个人档案，不得擅自销毁或泄露。

3. 社区居委会负责收集、整理、保管本社区的居民档案，并协助居民档案管理部门做好档案管理工作。

五、档案收集与整理

1. 居民档案的收集应当真实、准确、完整，不得有虚假、伪造、篡改等情况。

2. 居民档案的整理应当按照国家档案管理的法律法规和标准进行，分类、编号、装订、归档。

3. 居民档案的收集和整理工作应当由专人负责，确保档案的完整性和准确性。

六、档案保管与利用 1. 居民档案的保管应当遵循以下要求：

（1）设置专门的档案室，确保档案室安全、整洁、干燥、通风。

（2）档案柜应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘等要求。

（3）档案管理人员应当定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

2. 居民档案的利用应当遵循以下要求：

（1）档案利用者应当出示有效证件，说明利用目的。

（2）档案管理人员应当严格按照规定程序提供档案，不得泄露档案内容。

（3）档案利用者应当爱护档案，不得擅自涂改、损坏、复制档案。

七、档案销毁

1. 居民档案的销毁应当遵循国家档案管理的法律法规和标准，由档案管理部门提出销毁意见，经批准后方可销毁。

- 1 - 社区档案管理制度

社区档案管理制度旨在制定科学的档案管理制度，规范档案管理工作，保护档案的安全，保存档案的完整性和完善社区档案工作，为社区发展和管理提供适应性强的档案服务。

二、社区档案管理体系

（一）档案起源

社区档案可以从社区发展过程中产生，也可以通过行政机关和社区内部管理机构等渠道提供。档案可以分为政府档案和社区档案两类。政府档案主要包括政府机关产生的各类文件，如议案、法令、行政公文、会议纪要等；社区档案是社会团体的管理档案，其内容涉及社区党的建设、社会服务、业务活动、资金管理等。

（二）档案类别

档案类别可以分为治安档案、城管档案、社区委员会档案、党政机关档案、村民聊天档案、社会档案等。

治安档案是指治安管理领域的档案，包括治安处罚决定书、监控录像资料、警务文书、巡逻报告、报备资料、监督记录等。

城管档案是指城市管理局开展的档案，包括城市改造重点项目报审文件、规划设计文件、拆迁档案、详细规划档案、国土测绘出图档案等。

社区委员会档案是指社区委员会开展的档案，包括社会活动筹备资料、社会服务档案、文化活动档案、街道工作档案等。

党政机关档案是指政府部门及党政机构产生的文件，包括行政 - 2 - 命令、社区发展计划文件、街道党组织工作文件、社区党建文件、社会治安维稳文件等。

村民聊天档案是指村民之间讨论社区治理等话题形成的文字记录，包括村长印象簿、乡亲会记录、村民群组聊天档案等。

社会档案是指政府机关在调查研究社区发展过程中形成的文字记录，包括台账、报表、调查报告等。

三、档案管理要求

1、档案收集

档案的收集，需要政府部门、社会团体和机关单位的积极参与。在收集档案的同时，要落实政府行政文书的审阅、报送及档案的鉴定等程序，对收集的档案进行有效的管理，以确保档案的完整性。

居民档案室工作制度

一、总则

第一条 居民档案室工作制度旨在加强居民档案管理，保障档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高档案工作效率和质量，为社区居民提供便捷、高效的服务。

第二条 居民档案室是社区服务中心的重要组成部分，负责居民档案的收集、整理、保管、查询和提供利用等工作。

第三条 居民档案室工作应遵循《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，实行规范化、科学化、信息化管理。

第四条 居民档案室工作应注重服务社区居民，充分发挥档案在社区治理、民生服务、历史研究等方面的作用。

二、档案收集与整理

第五条 居民档案室应全面收集社区居民的个人信息、户籍资料、房产资料、社会保障资料、医疗卫生资料等档案资料。

第六条 居民档案室应按照档案分类和整理规则，对收集到的档案资料进行科学整理，确保档案的完整、准确、系统。

第七条 居民档案室应建立档案目录，实现档案的电子化、数字化管理，提高档案查询和利用效率。

三、档案保管与安全

第八条 居民档案室应配备符合档案保管要求的设施设备，确保档案室内的温度、湿度、防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等条件达到规定标准。

第九条 居民档案室应实行严格的档案保管制度，确保档案资料的安全保密。档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

第十条 居民档案室应定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整性和安全性。对发现的问题应及时报告并采取措施予以解决。

四、档案查询与利用

第十一条 居民档案室应建立健全档案查询制度，为社区居民提供便捷、高效的档案查询服务。 第十二条 居民档案室应设立档案查询窗口，配置必要的查询设施，为查询者提供舒适、便利的查询环境。

第十三条 居民档案室应提供档案查阅、复制、摘录等服务，根据查询者的需求提供相应的档案资料。

第十四条 居民档案室应建立档案利用记录制度，记录档案查询和利用情况，便于对档案利用情况进行统计和分析。

五、档案管理人员职责

社区档案资料归档管理制度

一、总则

为规范社区档案资料的管理，保障档案资料的完整性和安全性，提高档案利用效率，制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于社区各部门、各单位的档案资料管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案资料的分类

1. 根据档案的内容、形式和用途，将档案资料分为基础档案、业务档案和历史档案。

2. 基础档案主要包括社区的组织机构、职能设置、人员编制、规章制度等方面的档案资料。

3. 业务档案主要包括社区日常办公活动产生的档案资料，如公文、会议记录、报表、合同等。

4. 历史档案主要包括社区重大事件和重要工作的档案资料，如重大会议记录、重要决策文件等。

四、档案资料的归档管理

1. 档案资料的编目、分类和整理工作由社区档案管理部门负责，确保每份档案都有详细的目录和分类。

2. 档案资料的存放和保管应当符合国家档案管理的相关规定，确保档案资料的完整性和安全性。

3. 档案资料的借阅和利用应该经过审批，避免档案资料被非法使用或篡改。

4. 档案资料应当按照规定的时限进行销毁，避免产生过多的无用档案。

五、电子档案的管理

1. 社区应当建立健全电子档案的管理制度，确保电子档案的安全存储和备份。

2. 电子档案应当定期进行存档和归档，确保信息的整合和共享。

3. 电子档案的传输和共享应当符合国家的网络安全规定，避免泄露重要信息。

4. 电子档案的利用应当进行登记和审批，确保档案的合理利用。

六、档案资料的利用 1. 社区档案管理部门应当根据需要，为社区各部门和单位提供档案资料的查询和借阅服务。

2. 社区档案资料的利用应当遵循规定的程序和权限，避免档案被滥用或不当利用。

3. 社区档案信息的利用应当符合国家保密法律法规的相关规定，避免泄露国家机密信息。

七、档案资料的更新

1. 社区各部门和单位应当定期对自己的档案资料进行更新，确保档案信息的及时性和准确性。

2. 对于已经不再使用的档案资料，应当及时进行归档或销毁，避免占用大量的存储空间。