收发室管理办法

收发室管理规定 Prepared on 24 November 2020收发室工作管理办法收发室由院办公室统一领导，负责医院公函、信件、报刊、汇款单和其它印刷品的收发。

为了明确职责、提高工作质量，特制定本办法。

一、工作职责1.负责统一接收外来各种平信、挂号信、汇款单、包裹、电报、报刊、杂志、印刷品等的登记和分发。

2.负责代寄院内各部门的信件、挂号信、包裹等。

3.负责节假日期间报纸、杂志、包裹的安全保管工作。

4.负责收发室卫生环境及设施设备的防火防盗等工作。

二、工作原则（一）准确：对报纸、杂志、信件和汇单等，做到认真核对，确保收件齐全、分发无误，不漏分、不错发。

（二）及时：对报纸、杂志、信件和汇单等，须在规定时间分发或投寄，急件急办，不得延误。

三、收发流程和要求（一）收到报刊、信件按下列程序办理：1、收到报刊、信件的当日应分发完毕。

2、收到挂号信、包裹、信件、杂志等，要做好登记，逐一核对地址、科室和收件人等，确认无误后，办理签收手续。

签收记录保留３年。

3、登记完毕后，及时通知收件人或收件部门领取；暂时取不走的，要妥善保管，确保不遗失、不损坏。

4、收到姓名不符或地址不详的信件、包裹、汇款单等，应尽职尽责，认真查询。

确无人领取的，登记后及时退回邮政部门。

（二）发出信件按下列程序办理：1、各科室发出的平信、挂号信和包裹等，收发人员要认真登记，及时办理投寄手续。

投寄记录保留３年。

2、领导安排的急件应随收随发。

四、取件要求1、除查找信件、杂志、包裹外，非收发室人员严禁进入收发室内，不得影响收发工作。

2、各科室的报刊、信件等，请按指定信箱由专人统一领取，并认真进行核对。

如发现缺失，请及时向收发室人员反映；如发现多投，请交回收发室。

3、严禁私拆他人信件、私揭他人邮票、私自投放广告。

收发室管理制度一、学校收发室是全校公用信件、外来包裹、汇款和各种报刊、杂志收发的总窗口；二、为了搞好收发工作，收发员要负责全校师生员工挂号信件、汇款、公文、包裹等的签收、登记工作；三、收发员要认真负责，坚持原则，主动热情；工作时不得做与工作无关的事；四、收发员对特快邮递、挂号、包裹等要件，要造册登记，做到报纸、杂志、公文、信件、汇款、包裹等无丢失，无差错；五、公函、报刊、杂志、师生员工个人普通信件要发到指定楼层；学校或个人的重要邮件签收后，要及时公告或通知有关部门以及个人领取；六、重要邮件原则上不得过夜，因特殊情况没有及时领取得，应妥善保管；七、领取邮件的人员，必须凭借单位的证明或个人的有效证件（身份证、工作证、学生证等）领取，无证明或证件的不得领取；八、与工作无关的人员未经允许不准进入收发室；九、工作时间：7:50-11:20，13:30-15:30（夏季13:20-16: 00）；十、此办法只适用于本收发室。

夜间巡逻人员职责一、夜间巡逻人员是维护我校夜间安全的主要力量，负责全校的夜间的安全；二、夜间巡逻人员必须认真负责，坚守岗位，不准擅离职守，不准在岗睡觉；三、巡逻时间为夜间10:00至次日早5:00，实行包片守候的办法，每片1人，全程守候，对我院的教学楼、食堂、锅炉房、仓库等地段全方位进行监控，及时发现问题，消除隐患，确保安全。

四、负责校区内夜间安全防火、防盗，防事故的巡逻检查工作；五、依法盘查出入学校的可疑人员，检查涉嫌车辆和物品；六、及时发现和抓获现行犯罪分子，制止违法犯罪活动；巡逻中发现问题要及时处理，对自己不能处理的事情要及时报告保卫负责人；危急时向110报警；七、夜间遇到行人走动，要主动进行盘问，有情况发生时，要联系所有巡逻人员集体处理；八、熟悉环境，有步骤、有重点的完成巡逻执勤任务，努力提高自身素质；九、遵纪守法，文明礼貌，严格执行学校和规章制度，认真做好巡查值班记录；十、巡逻人员严禁在校园内拾捡废物。

引言：概述：收发室是组织内部的重要节点，承担着文件、物品等收发工作的职责。

通过建立科学合理的管理办法，可以提高工作效率，减少失误，确保信息安全。

下面将从人员管理、安全管理、物品管理、文件管理和信息化建设等五个大点来分别阐述收发室管理办法。

正文：一、人员管理1.明确人员职责：明确收发室人员的职责和权限，确保各项工作有人可承担，并避免工作职责重叠或人员缺失的情况。

2.制定培训计划：针对新进人员或岗位调整的人员，制定培训计划，确保其对收发室的工作流程、规章制度和安全操作有清晰的了解。

3.建立绩效考核机制：建立合理的绩效考核机制，激励员工工作积极性，提高工作质量和效率。

4.定期进行岗位交流：定期组织收发室人员进行岗位交流，分享工作心得和经验，提升整体工作水平。

二、安全管理1.制定安全制度：建立严格的安全制度，明确收发室人员在工作中应遵守的安全规定，如进出人员登记、物品交接制度等。

2.加强防范意识：提高收发室人员的安全意识，定期组织安全培训，加强对突发安全事件的应急处理能力。

3.保证出入口监控：安装安全监控设备，监控收发室的进出人员流动情况，及时发现并处理安全隐患。

4.确保信息安全：加强对机密文件和信息的保护，建立权限管理制度，限制对敏感信息的访问和传输。

三、物品管理1.建立物品清单：建立收发室物品的清单和规范，对各类物品进行分类、编号、计量，并定期进行盘点和更新。

2.物品领用登记：制定物品领用登记制度，每次领用物品时都要填写领用单，明确领用人、领用物品、领用日期等信息。

3.确保物品安全：加强对收发室物品的安全防护，如设置物品储存区域、保管柜、安全锁等，避免物品丢失或损坏的情况发生。

4.定期检查维护：定期对收发室的物品进行检查和维护，确保物品的完整性和良好状态，及时更换损坏或过期物品。

四、文件管理1.建立文件档案管理制度：明确文件的归档流程和标准，制定文件编号和命名规范，建立档案借阅登记制度。

2.合理设置文件存储区域：根据文件的重要性和管理需求，合理设置文件存储区域，确保易查找、易归档。

第1篇第一章总则第一条为规范报刊收发工作，提高报刊发行效率，确保报刊及时、准确地送达读者，保障读者的合法权益，根据国家有关法律法规，结合我单位实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于我单位报刊收发工作的各个环节，包括报刊订阅、收发、保管、分发、回收等。

第三条报刊收发工作应遵循以下原则：（一）依法依规，公开透明；（二）高效快捷，服务至上；（三）责任明确，奖惩分明；（四）安全保密，保护读者权益。

第二章报刊订阅第四条报刊订阅工作由我单位负责组织实施，各部门、各班组应积极配合。

第五条报刊订阅应遵循自愿原则，读者可根据自身需求选择订阅。

第六条报刊订阅方式：（一）线上订阅：通过我单位官方网站、微信公众号等平台进行订阅；（二）线下订阅：到指定地点购买或办理订阅手续。

第七条报刊订阅流程：1. 读者提出订阅申请；2. 我单位进行审核；3. 订阅成功后，我单位负责将报刊按时送达读者手中。

第八条报刊订阅费用按国家规定执行，读者需在规定时间内缴纳费用。

第三章报刊收发第十条报刊收发室应配备专职人员，负责报刊的接收、分类、整理、分发等工作。

第十一条报刊收发流程：1. 报刊到达收发室后，工作人员进行清点、验收；2. 对报刊进行分类、整理；3. 按照读者订阅信息，将报刊分发给各部门、各班组；4. 每月对报刊收发情况进行统计、汇总。

第十二条报刊收发人员应严格遵守以下规定：（一）认真核对报刊数量，确保准确无误；（二）及时、准确地将报刊分发给读者；（三）妥善保管报刊，防止丢失、损坏；（四）定期对报刊收发情况进行检查、总结。

第四章报刊保管第十三条报刊保管工作由我单位负责，具体由报刊收发室承担。

第十四条报刊保管应遵循以下原则：（一）安全保管，防止丢失、损坏；（二）分类存放，便于查找；（三）定期检查，及时发现问题。

第十五条报刊保管流程：1. 报刊到达收发室后，进行验收、分类；2. 将报刊按照分类存放，做好标识；3. 定期对报刊进行检查，发现问题及时处理。