外部审核管理规定
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外部审核管理规定
指导外部审核,即顾客审核和第三方审核工作,确保通过审核;并推进审核发现不符合项的整改,直到有效关闭。
2.范围:
适用于本公司顾客审核和第三方审核。
3.定义:
无
4.职责:
4.1质量部:主导外部审核及改善工作。
4.2管理者代表:负责外部审核要求的内部相关部门传递,审核准备,审核陪审,审核引导,体系相关内容介绍解说,审核过程中异常协调解决,召集末次会议,主导不符合项的整改,改善报告审核及组织改善措施关闭验证;第三方审核时负责接待,召集首次会议,向第三方发出审核改善报告,并跟进反馈。
4.3体系工程师:协助管理者代表开展外部审核活动,参与审核活动,准备审核需要的文件资料,会议召集,会议记录及审核改善报告提交跟进。
4.4文控员:参与外部审核活动,提供受控文件管理的相关证据资料备审。
4.5销售部长: 顾客审核时,负责传达顾客要求,组织审核接待,召集首次会议,向顾客发出审核改善报告,并跟进顾客反馈。
4.6销售部客户经理:负责顾客审核时的陪审,审核证据提供及发现问题记录。
4.7质量部:协助管理者代表准备外部审核的资料,核查质量记录的一致性,全程参加重要顾客的审核活动。
4.8各部门:负责审核准备,确定部门内审核接待的工作和人员,参加涉及到的活动。 5.29审核应对技巧:(除非你确信非常完美,否则请注意以下)
5.29.1问什么才答什么,不要答非所问,文不对题;审核员没有提出疑问或否定意见时,不要进一步解释。
5.29.2审核员提出问题后,不要急着回答,先稍加思考后再回答。如果没有了解审核员准确的意思,可以婉转地请求再详细说明。
5.29.3若审核员重复同一问题时不要慌张,可能仅仅是未说明内容的重点或理解到审核员想看的证据而已,如果可能,可以换一种说法,或请审核员讲具体些;不同审核员问同一问题,最好是提供完全相同的证据。
5.29.4若有缺失,须虚心接受,并立即记录;不要强言争辩!更不要表现不满情绪。
5.29.5不要对审核员有“你不懂”或“你不知道”或其他直接不敬的用词或表现,即使是对方真不懂,如何浅显易懂的解释清楚也是我们的责任。
5.29.6同一类事项,不用一直重复内容或提供类似证据向审核员说明,仅需要简短描述。
5.29.7不要以其他部门的缺失、来推诿、掩饰自己单位的问题或缺失。审核员审核到自己的问题时,不要转移目标,将责任推向其它单位,你首先要检讨的是自己为何没有及时上报,不要在最危险的时刻将兄弟单位推向火坑;你要站在公司的角度去考虑,如果你坚持,那么后果就是赢了你一人,输了全公司。有问题要在事后检讨与澄清,让审核员的问题到你为止。
5.29.8非自己负责或没有把握的问题,应该请实际负责人或了解详情的人员回答(部门领导回答专业问题时也需如此)。审核员提问时一定要由一位专门的人员来回答,现场技术人员不要抢着回答问题,即使是纯技术性的;在车间时,车间主任或其指定人是第一人选,否则由管理者代表或体系工程师回答或找人。否则几个人回答就有几个不同的答案,这几种答案又和现场做法或文件规定不一致。
5.29.9对涉及记录的提问,只有确定记录确实存在,才可以回答“有”,否则介绍做法,同时提供其他佐证。
5.29.10对道听途说、不确信的内容不要引申回答审核员的提问。
5.29.11当审核员没有提出要求时,不要主动提出带审核员去看什么;如果审核员提出不属于自己负责的部分要求,不要自己去找对方,应立即转给管理者代表或体系工程师。
5.29.12不要在非汉语语系的审核员面前使用太多的肢体语言,特别是摇头等动作;国外审核员虽然听不懂我们在说什么,但他们看得懂我们在做什么。当我们出现摇头摆手等动作时,审核员通常会认为我们该项目是不合格的,即使我们找出了正确的数据,他们也不会相信。
们该项目是不合格的,即使我们找出了正确的数据,他们也不会相信。
5.29.13审核时,不要坚持己见,千万不要与审核员激烈争论,即使我们认为审核员的问题很白痴。你要知道审核员永远是对的,即使当时他没有争辩过你,那么后面他一定要找出你一百个问题来证明他的权威性,受损的始终是我们。
5.29.14现场审核要能快速准确地拿出审核员需要的数据。相关准备的资料要放在显眼的地方,最好事先演练,最迟要在审核员提出需求的3分钟内拿出正确的数据,不要让审核员在那里苦苦等待,审核员是没有耐性的;在你让他等待的时间里,他可能会到非预先安排的区域找出更多的问题。即使你拿到了正确的数据,如果让审核员等待太久,会严重影响审核员的情绪,并且他会认为你在现场造假!
5.29.15审核员在现场时,如果在非常时期需要采取非常措施,不要让不相关、技巧不熟练、培训资料不齐全人员在审核员面前晃来晃去,容易被抓到问问题。
5.29.16尽量不要让非指定的现场技术员或检验、操作人员直接回答审核员或翻译的问题,其后果是答非所问。
5.29.17审核员如果独自到非计划路线的区域,应安排其他非陪同审核的人员以安全原因劝其离开,或临时找个有一定危险性的工作在现场作业,促使其离开。
5.30体系工程师与综合管理部和各部门/车间协商,确定兼职内审员,每个部门/车间除主要部长/主任/主管外,还应有至少2名,主要职责为:
5.30.1按“各部门审核准备清单”,在日常工作中督促相关责任人员及时完成工作,每月10日前检查落实情况,并报本部门主管和管理者代表。
5.30.2按“各部门审核准备清单”,在审核前收集、检查相关资料,进行准备。
5.30.3参加审核期间的现场维护,必要时接待、陪同审核员。
6.支持文件
6.1“各部门审核准备清单”
7.相关表单
7.1“接待计划”
7.2 ES“评审通知单” 7.3 ES“审核发现问题报告”
7.4“经验教训总结表”