中小企业人事档案管理暂行办法

第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

第三条人事档案管理应遵循安全、保密、规范、高效的原则。

第二章管理范围第四条人事档案管理范围包括员工的基本信息、劳动合同、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等。

第五条人事档案管理应涵盖公司所有员工的入职、在职、离职等各个阶段。

第三章管理职责第六条人力资源部负责公司人事档案的日常管理工作。

第七条人力资源部应指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第八条各部门应积极配合人力资源部做好人事档案的管理工作。

第四章档案管理内容第九条档案收集（一）员工入职时，需提交相关证明材料，包括身份证、学历证书、资格证书等。

（二）员工离职时，需提交离职证明、离职交接清单等。

第十条档案整理（一）按照档案类别进行分类，包括基本信息档案、劳动合同档案、工作经历档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。

（二）对收集到的档案材料进行整理、归档。

第十一条档案保管（一）档案保管实行专人负责制，确保档案安全。

（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（三）档案存放应按顺序排列，便于查阅。

第十二条档案利用（一）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经人力资源部审核同意后方可查阅。

（二）非员工本人需查阅档案时，需经公司领导批准，并办理相关手续。

第五章奖励与处罚第十三条对认真履行职责，在档案管理工作中做出突出贡献的，给予表彰和奖励。

第十四条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄密的，将依法依规追究责任。

第六章附则第十五条本制度由人力资源部负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

第七章保密协议第十七条公司与员工签订保密协议，确保人事档案信息的安全。

（一）员工在任职期间，应遵守国家有关保密法律法规，对所接触的人事档案信息负有保密义务。

（二）员工离职后，仍应遵守保密协议，不得泄露公司人事档案信息。

人事档案管理方法人事档案是企事业单位管理人力资源的紧要手段之一、很多企业都拥有本身的人事档案管理制度，而对于中小企业来说，建立一套科学完善的人事档案管理方法显得更加迫切。

以下是一份人事档案管理方法：1. 总则1.1 管理目的：加强对员工个人信息的收集、整理、管理和维护，为公司人才管理、绩效管理、薪酬管理和员工福利管理供给保障和依据，规范和完善公司人事档案管理制度，保护员工个人信息安全。

1.2 适用范围：公司全部正式工、临时工（实习生）等。

2. 人事档案的内容2.1 人事档案包括但不限于以下内容：（1）个人基本情况：姓名、性别、降生日期、民族、身份证号码、联系方式等；（2）履历信息：学历、培训经过、工作经过、家庭情况等；（3）工资、福利、奖惩等信息；（4）健康体检信息；（5）其他信息（如：员工本人供给的个人技能、工作特长等）。

2.2 人事档案的分类和编号：依照员工的性质和职务分类，如编制员工、合同制员工、临时工（实习生）等分类，并依据实在的管理要求进行编号。

3. 人事档案的建立和归档3.1 建立原则：公司在聘用员工时应向员工发出人事档案建立通知，要求员工尽快提交相关资料。

各部门应适时将员工档案信息填写入档案，保证档案真实完整。

3.2 归档原则：人事档案依照员工的编号、类别、入职时间等标志分类，并进行逐年归档。

原则上，全部可归档材料均应在员工离职后一个月内归档完毕。

3.3 保密原则：人事档案应妥当保管，不得任意转移和借出，严禁泄露、滥用员工个人信息。

4. 人事档案的维护和利用4.1 维护：各部门应加强对员工档案的日常维护工作，确保人事档案信息适时更新，保证资料的精准性和完整性。

4.2 利用：人事档案应当作为公司人才管理、绩效管理、薪酬管理和员工福利管理的紧要依据，员工在保密前提下可向公司供给个人档案中的相关信息，便利公司对员工的各项工作进行监管和管理。

5. 人事档案的保管期限和销毁5.1 保管期限：公司应依据国家有关法律法规规定及其自身实际情况，订立人事档案的保管期限。

第一章总则第一条为加强本公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全与高效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有档案资料的管理，包括纸质档案、电子档案以及其他具有保存价值的资料。

第二章档案管理职责第三条公司档案管理工作由综合管理部负责，具体职责如下：1. 制定和实施公司档案管理制度，并监督执行；2. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 定期对档案进行鉴定，定期进行档案清查；4. 组织档案的保密、安全工作，确保档案不被泄露或丢失；5. 指导各部门的档案管理工作。

第四条各部门应指定专人负责本部门档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门档案的收集、整理、归档工作；2. 确保本部门档案的完整、准确、安全；3. 按时向综合管理部移交档案。

第三章档案收集与整理第五条档案收集范围：1. 公司内部形成的文件、报告、会议记录、合同、协议、规章制度等；2. 外部单位发送的文件、通知、函件等；3. 有关公司经营活动、业务往来、人力资源等方面的资料。

第六条档案整理要求：1. 档案应按照时间顺序、文件类别、文件编号等进行整理；2. 档案卷内文件应排列整齐，卷内目录清晰；3. 档案卷宗封面应填写完整，包括档案名称、编制日期、保管期限等信息。

第四章档案保管与利用第七条档案保管要求：1. 档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的档案室；2. 档案应按照档案保管期限进行分类存放；3. 档案管理人员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。

第八条档案利用要求：1. 任何单位和个人利用档案，应按规定办理借阅手续；2. 借阅档案时，应爱护档案，不得损坏、涂改、抽取档案；3. 利用档案的单位和个人，应按期归还档案。

第五章档案销毁第九条档案销毁应严格按照国家有关档案销毁的法律法规执行。

第十条档案销毁前，应进行鉴定，确定无保存价值的档案予以销毁。

第十一条档案销毁应由综合管理部负责，并报公司领导批准。

中小型企业档案管理制度•相关推荐中小型企业档案管理制度在不断进步的社会中，很多场合都离不了制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。

拟起制度来就毫无头绪？以下是小编帮大家整理的中小型企业档案管理制度，希望对大家有所帮助。

一、总则为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

二、文件材料的收集第一条收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集起来。

其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为保存的重点，具体包括以下各项：（一）上级来文1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）公司文件材料1、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；2、公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发搞、印制稿、重要文件的修改稿；3、经济活动中的重要往来函件、谈判记录、会议记录、协议等文件；4、公司与各级行政部门往来公文，下级单位的请示与公司的批复文件；5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材料；7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料；9、公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的'重要文件材料；10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录；从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料；11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项目的科技文件材料；12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编制等文件材料；13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；14、公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、干部、工人名册以及职工的录用转正、定级、调资、调动等工作及干部奖惩等文件材料；16、公司员工调动、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。

第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高公司管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，是公司档案管理工作的基本准则。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案由公司档案管理部门统一管理，各部门和个人不得擅自设立档案室或档案柜。

2. 完整性原则：确保档案资料的完整性，不得遗漏、损毁或擅自销毁。

3. 安全性原则：加强档案资料的安全保护，防止火灾、水灾、盗窃等意外事故的发生。

4. 有效性原则：提高档案资料的利用率，为公司的各项工作提供有效服务。

第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施。

2. 指导、监督各部门的档案管理工作。

3. 收集、整理、归档各部门的档案资料。

4. 保管档案资料，确保档案资料的安全、完整。

5. 提供档案资料的查询、借阅服务。

6. 对档案资料进行鉴定、销毁等工作。

第六条各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门档案资料的收集、整理、归档。

2. 负责本部门档案资料的保管，确保档案资料的安全、完整。

3. 按时向档案管理部门移交档案资料。

4. 参与档案资料的查询、借阅等工作。

第三章档案资料的收集与整理第七条公司档案资料包括以下内容：1. 公司章程、规章制度、合同、协议等法律文件。

2. 公司年度工作报告、财务报表、审计报告等。

3. 公司内部文件、会议记录、报告、简报等。

4. 公司员工档案、人事变动、工资福利等。

5. 公司产品研发、生产、销售等业务档案。

6. 公司安全生产、环保、质量等档案。

第八条档案资料的收集应遵循以下原则：1. 及时性：确保档案资料在形成后及时收集。

2. 完整性：收集齐全各类档案资料。

3. 保密性：对涉及公司秘密的档案资料，应采取保密措施。

第九条档案资料的整理应遵循以下原则：1. 分类：根据档案资料的性质、内容、时间等进行分类。

2023小型企业要如何建立人事档案2023小型企业要如何建立人事档案《中小企业划型标准规定》在中型和小型企业的基础上，增加了微型企业标准。

按照新标准，农、林、牧、渔业营业收入50万元以下的为微型企业;工业从业人员20人以下或营业收入300万元以下的为微型企业;软件和信息技术服务业从业人员10人以下或营业收入50万元以下的为微型企业;房地产业营业收入100万元以下或资产总额万元以下的为微型企业。

(一)农、林、牧、渔业。

营业收入0万元以下的为中小微型企业。

其中，营业收入500万元及以上的为中型企业，营业收入50万元及以上的`为小型企业，营业收入50万元以下的为微型企业。

(二)工业。

从业人员1000人以下或营业收入40000万元以下的为中小微型企业。

其中，从业人员300人及以上，且营业收入万元及以上的为中型企业;从业人员20人及以上，且营业收入300万元及以上的为小型企业;从业人员20人以下或营业收入300万元以下的为微型企业。

(三)建筑业。

营业收入80000万元以下或资产总额80000万元以下的为中小微型企业。

其中，营业收入6000万元及以上，且资产总额5000万元及以上的为中型企业;营业收入300万元及以上，且资产总额300万元及以上的为小型企业;营业收入300万元以下或资产总额300万元以下的为微型企业。

(四)批发业。

从业人员200人以下或营业收入40000万元以下的为中小微型企业。

其中，从业人员20人及以上，且营业收入5000万元及以上的为中型企业;从业人员5人及以上，且营业收入1000万元及以上的为小型企业;从业人员5人以下或营业收入1000万元以下的为微型企业。

(五)零售业。

从业人员300人以下或营业收入0万元以下的为中小微型企业。

其中，从业人员50人及以上，且营业收入500万元及以上的为中型企业;从业人员10人及以上，且营业收入100万元及以上的为小型企业;从业人员10人以下或营业收入100万元以下的为微型企业。

中小企业员工人事档案管理规定第一条员工人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。

其主要内容包括以下几个方面。

（1）记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历、自传材料。

（2）员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴定和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

（3）对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料。

（4）记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料。

（5）记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分的材料。

（6）记载员工受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条关于员工人事档案保密的规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容一概不得加以更改、删除或销毁，并且必须妥善保管，严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条关于员工人事档案中个人情况变更的规定。

（1）员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

（2）项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

（3）人事部门应当及时地将员工的学历、职称、晋级、奖励、处罚等相关情况的变化如实记录、登记，列入员工人事档案。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为企业管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。

企业人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解企业人员结构的变动情况，为制订企业人力资源发展规划提供依据。

企业要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管及利用，充分发挥员工档案材料的作用，为企业人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

档案管理制度1目的为规范公司档案管理，增强公司员工档案意识，提高公司档案的规范性、科学性、实用性和有效性，为健全和完善公司档案信息提供保障，并充分发挥档案的价值作用，特制定本制度。

2范围（ABC）适用于总公司、分公司及各项目部的档案管理工作。

3档案管理机构及其职责3.1档案管理工作实行三级管理制：一级管理是指总公司行政管理部的统筹管理；二级管理是指总公司各部门档案由本部门管理；三级管理是指由分公司各部门档案按照总公司业务指导部门的档案管理标准进行管理。

3.2公司指派专人对档案室进行管理。

档案室管理员负责档案室的文件归档和档案鉴定、整理、保管、借阅等工作。

严格执行档案管理各项制度，对档案室及时进行通风、除湿、防蛀等维护处理。

重视档案日常借阅管理，做到借阅有批条、签字登记，确保档案无损毁、无丢失。

各部门指定专（兼）职人员负责根据归档范围，定期催要和搜集档案资料并根据要求进行整理和装订。

每个季度末统一将收集到的资料交档案室。

4 档案分类及收集整理部门凡是公司在各项活动中直接形成的具有查考、利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、荣誉实物、证件、照片以及需要公司长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

4.1 总公司各部门档案分类4.1.1 行政管理部：公司及各部门的工作计划、总结和会议纪要；公司汇总的统计报表和统计分析资料；由行政管理部经手登记的外来文件；公司行政性规章制度；公司资质等相关文件资料；各类请示、报告、批复、通告和其他重要文件资料。

4.1.2 人员发展部：员工人事档案资料；员工培训档案资料；劳动合同；离职员工资料；企业招聘资料（总分）；员工社保相关的文件资料；员工考勤、薪酬、绩效相关的文件资料；公司人力资源规章制度和其他重要文件资料。

4.1.3 财务部：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；总账、明细账、日记账、辅助账簿和其他会计账簿；月度、季度、年度财务报告和其他财务报告；银行对账单和其他重要文件资料。

中小企业档案管理制度中小企业档案管理制度为了加强中小企业档案管理，提高企业工作效率和协同能力，确保企业经营合法、有序和规范，制定了下列档案管理制度。

一、总则本制度适用于中小企业的档案管理工作。

中小企业包括工商注册的小型企业和微型企业。

本制度的实施，要求所有相关人员遵守，确保档案管理工作的科学化、规范化和实效化。

二、档案类型中小企业的档案包括：1. 基础档案：包含企业法人登记证、工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证等基础证件。

2. 经营档案：包括企业业务的各类资料、财务、人事、合同、重要会议等档案。

3. 培训档案：包括员工培训记录和证书；4. 保密档案：包括企业机密、涉密信息和其他重要秘密文件。

三、档案管理责任1. 中小企业负责人对企业的档案管理制度负责，并下发档案管理的工作任务指导。

2. 每个部门要有管理档案的专职负责人，负责管理档案工作，处理档案流转等。

3. 档案管理人员必须具备业务知识和管理能力，并通过专业培训、考核来提高其管理水平。

四、档案保管1. 档案室应设置在通风、亮度好的地方，不应设置在潮湿、阴暗处。

2. 档案室要安装消防设施、防火设施，并应定期检查维护，确保档案安全。

3. 档案室区域有明确标识，防止非授权人员进入。

4. 档案室内的存放货架和保险柜要有防盗装备，使用钢板封口。

5. 档案应按照文件类型、部门和年份等要素分类存放，并定期清理和整理，确保档案资料的完整性和准确性。

五、档案借阅1. 档案借阅需有相应的工作流程和授权，授权为书面形式。

2. 借阅人员需经过授权，并通过登记后才能借阅档案。

3. 档案借阅期限一般不超过10天，需要延长应经过相关授权，并要有书面记录。

4. 在档案借阅期间，档案管理人员应跟进被借阅文件的流转情况，确保保密、完整、归还。

六、档案流转和销毁1. 档案的流转和销毁应经过相关授权，并严格按照程序实施。

2. 档案流转和销毁应保证对档案资料的安全和保密，遵循档案管理的规范和流程。

公司人事档案管理规定(实用版)编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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人事档案暂行管理办法
1．目的：确保人事档案的机密性、完整性和准确性.
2．范围：公司所有员工.
3．内容：
3．1新进员工第一次建档后,以后所有有关个人的人事资料都要随时归档.
3．2新员工报到后按个人资料档案目录顺序进行建档,目录如下：
3．2．1个人薪资表、薪资异动单.
3．2．2奖惩Hale Waihona Puke 布单.3．2．3应聘录用资料.
3．2．4员工调动单、员工报名单.
3．2．5个人简历.
3．2．6学历、身份证复印件及其它各种等级证书复印件.
3．2．7劳动合同.
3．2．8各种培训记录资料.
3．2．9体检表及其它相关证件.
3．3管理：
3．3．1所有人事档案都属于机密文件,应妥善保管,不得随意泄密.
3．3．2调阅个人档案须部门负责人以上人员亲自借阅本部门人员档案,事前应经总经理或总经理代理人批准并填写申请表,阅后不能损坏和更改档案内容.
3．3．3任何人不得借阅自己本人的档案.
4. 本办法从公布之日起执行.

一、总则为了规范小微企业的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我单位内部所有小微企业的档案管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

三、档案管理机构及职责1. 成立小微企业档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，协调解决档案管理中的重大问题。

2. 设立小微企业档案管理办公室，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等日常管理工作。

3. 各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

四、档案分类及编号1. 档案分类：根据档案内容、形式和用途，将档案分为以下类别：（1）文书档案；（2）财务档案；（3）合同档案；（4）项目档案；（5）人事档案；（6）其他档案。

2. 档案编号：按照档案类别、形成时间、顺序号进行编号。

五、档案收集与整理1. 档案收集：（1）各部门在业务活动中形成的各类档案，应按照档案分类及时收集齐全；（2）对已归档的档案，如有新增内容，应及时补充归档；（3）对丢失、损坏的档案，应及时查找、修复或复制。

2. 档案整理：（1）档案整理应遵循统一标准，保持档案的完整性、连续性和准确性；（2）对收集到的档案，按照档案类别、形成时间、顺序号等进行分类、编目；（3）对已整理的档案，应进行编号、装订、归档。

六、档案保管与利用1. 档案保管：（1）档案库房应保持通风、干燥、清洁，防止档案霉变、虫蛀；（2）档案柜应加锁，确保档案安全；（3）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

2. 档案利用：（1）档案利用应遵循“公开、便民、高效”的原则；（2）档案查阅需填写《档案查阅申请表》，经档案管理人员审核批准后方可查阅；（3）档案利用过程中，不得随意涂改、损坏档案。

七、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：（1）档案鉴定应根据档案的价值、保管期限等因素进行；（2）鉴定工作由档案管理办公室负责，每年至少进行一次。

民营中小企业员工人事档案管理制度第一条目的与适用范围1.目的：为规范员工个人人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围：本制度适用于员工纸质档案和电子档案的管理工作。

第二条管理流程1.公司的员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以EXCEL表格模式进行统一管理。

员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》，签订《保密协议》。

2.档案建立：新员工经考核合格自入职日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证、户口本人和学历职称证件的复印件、求职登记表、入职登记表。

3.档案资料收录：员工在职期间，人力资源部应及时将员工的动态及变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，含以下内容：a)转正或晋级b)劳动合同c)调动d)离职e)其他个人表现记录、个人业绩记录4.为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现时效性强的优点，要求档案管理人员需及时将更新、变化的资料进行更新录入，具体时限要求如下：a)新员工入职、转正、员工调动、离职信息自生成之日起五个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；b)组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起五个工作日内录入，并进行纸质档案归档；c)社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

第三条人事档案调阅1.调（借）阅员工的人事档案需填写《档案调阅申请表》并经主管领导批准；2.本部门员工的人事档案调阅需经部门经理批准；3.部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人力资源部门主管审核，并报主管领导批准；4.部门经理级别的人事档案，副总经理和总经理有权调阅；5.调阅档案原则上在人力资源部门内部并在指定人员陪同下调阅。

如需借出人力资源部门，需经总公司人事分管领导批准；6.所有调阅档案，均需登记备案。

第四条人事档案归属a）继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；b）离职员工的人事档案，应在妥善保管二年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管五年以后销毁；第五条表格a)《档案调阅申请表》档案调（借）阅申请表。

中小企业人事档案使用制度中小企业人事档案使用制度第一条建立人事档案使用制度的目的。

（1）建立企业人事档案使用制度是为了高效、有序地利用档案材料。

档案使用过程应遵循一定的程序和手续，保证企业档案管理秩序。

（2）建立企业人事档案使用制度是为了给档案管理活动提供规章依据。

按照人事档案使用制度进行工作是对企业工作人员的基本要求。

第二条企业人事档案使用的方式。

1.设立阅览室阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。

这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。

这是人事档案使用的主要方式。

2.借出使用把档案借出库房须满足一定的条件，比如企业领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。

借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

3.出具证明材料出具证明材料也是人事档案部门的功能之一。

出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。

要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

第三条人事档案使用的手续。

使用人事档案必须符合一定的手续，这是维护人事档案完整安全的重要保证。

1.查阅手续正规的查阅手续包括以下内容。

（1）由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的及理由，查阅人的概况等情况。

（2）查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

（3）由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则给予批准。

2.借用手续（1）借用档案单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。

（2）借用档案单位（部门）盖章，负责人签字。

（3）人事档案部门对其进行审核、批准。

（4）进行借档登记。

把借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字。

（5）归还档案时，及时在外借登记表上注销。

3.出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续。

中小型企业档案管理制度一、前言为了更好地规范中小型企业档案管理工作，确保企业档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，制定一套科学、完善、规范的中小型企业档案管理制度是非常有必要的。

二、适用范围本制度适用于所有中小型企业的档案管理工作。

三、档案管理职责1.企业领导班子全面负责本单位档案管理工作的领导和指导工作。

2.档案管理员负责本单位档案管理工作的具体实施，对档案的收集、整理、编排、保管和归档等工作进行管理和监督。

3.各部门主要负责人负责本部门档案的收集、整理、编排、保管和归档等工作的协调和监督。

4.员工及全体员工都有档案管理的责任和义务，应积极参与档案管理工作，并保证档案的安全。

四、档案管理制度1.档案收集企业应对所有与公司业务相关的文件和资料进行精确地分类和归档。

企业应及时收集、整理、编排和保管公司业务与管理相关的各种资料、文件、图表及与之相关的其他材料，包括电子化档案。

对于重要的文件和资料，企业应做好备份，并将其存放在够得到保护的地方。

2.档案整理企业应对所有归档的文件和资料进行整理，包括规范的文号、排序、鉴定、分类等。

企业还应掌握档案的内容和应用，便于快速获取和使用。

3.档案编排企业应按照一定的标准对档案进行编排，以确保档案的有序和易于管理。

档案的编排应符合档案管理规范，仔细编写档案的目录和编码表，并按照其标准归类文件和资料。

4.档案保管企业应对所有阶段的档案进行妥善保管。

企业应将档案存放在妥善的地方，通过电子化档案、级别区分存储、数字化存储等方式最大化的保护档案的完整性和安全性。

档案保管应遵循一定的制度，并应及时进行备份和更新。

5.档案归档企业应在档案信息完整、敏感度评估及保护的基础上，将档案归档。

如若需要，还应在线或在本地备份。

企业应开发实用的用户端工具，使档案使用便捷。

五、档案管理流程1.档案管理流程应规范、简明、实用和有效，可以通过流程图的方式来展示。

2.流程内容包括档案收集、整理、编排、保管和归档等环节。

人事档案暂行管理规定
为贯彻执行党和国家有关人事档案的法规和制度，确保员工
档案的完整与安全，特制定本规定。

一、集团员工的人事档案由集团公司人事部按照《档案工作
条例》的规定，负责收集、鉴别、整理和管理。

二、如因工作需要查阅和借用人事档案，必须办理审批登记
手续。

查阅部门负责人的档案，由集团公司总经理审批；查阅其他员工档案由人事部经理审批；查阅人员要严格遵守保密制度和阅档规定。

三、档案管理人员要及时登记员工的职务、岗位变动情况，
为有关部门提供所需情况。

四、办理人事档案的转递，手续一定要完备，转出的档案必
须完整齐全。

五、离开集团的员工，必须在离开集团时即办理档案转移手续。

如即时转移档案确有困难者，由本人申请并经人事部经理批准，可把档案暂时寄存集团公司人事部，寄存时间最多不超过两年，逾期视为无主档案，集团不负任何责任。

六、经批准寄存的档案，从批准之日起三个月内不收寄存保
管费，逾期则收取档案寄存保管费，收费标准按有关规定执行。

七、集团只负责代为寄存档案，不负责给任何单位和个人提
供档案调阅、查询、出具证明等服务。

八、擅自离开集团的员工，集团不负责代为寄存档案。

九、离开集团的员工未办理任何手续滞留在集团的档案，集
团视为无主档案不负任何责任，一切责任由其本人自负。

如果今后需提取（转移）档案则需加倍缴纳档案寄存保管费。

十、本规定由集团公司人事部负责解释。

十一、本规定自一九九八年五月一日起施行。

档案管理1 范围本制度规定了公司档案管理的内容、标准和程序。

本制度适用于本公司所有部门。

2 职责企管部负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。

财务部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受企管部的监督、检查。

各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

3 档案的分类公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。

4档案立卷、归档企管部及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。

立卷归档的时间各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由企管部负责外来文件的统一登记、传阅、保管。

各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。

除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司企管部归档。

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。

每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交企管部保管。

在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、法人证等）应在7日内交财务部保存。

项目的各类批文、证照原件，在办理结束后3日内移交企管部保存。

立卷归档的要求归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。

归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。

案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。

归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。

移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。

．填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。