ISO9001文件控制程序
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ISO9001文件控制程序
1.0 目的
使公司品质管理系统能有效运行,对相关文件、资料进行管制,确保各相关
场所使用之文件为有效版本;
2.0 范围
适用于本公司品质管理系统运行中和产品、服务及达成品质管理系统相关的
文件资料;
3.0定义
无;
4.0 权责
4.1各阶文件审核权限:
各阶文件 制定 审查 核准
品质手册 管理者代表 总经理 总经理
程序文件 制定部门主
管 管理者代表 总经理
指导性文件规
范
/表单 相关单位 制定部门主管管理者代表
4.2文管中心:文件之分发、收回、销毁、管制及原件的保存;
4.3各部门:相关文件之制定、修订、废止及使用保管;
5.0作业内容
5.1文件分类:
管理手册(QM)、程序文件(QP)、作业标准(WI)、表单记录(QR)
5.2文件编码原则:
流水号(01-99)
文件类别
系统代码(QM品质)
公司代码(HC)
5.4文件之制定、修订、废止作业:
5.4.1文件之制定:
应品质管理系统要求或各部门业务实际需要, 制定适当的应用文件, 连同《文
件修订记录表》并加注封面(作业指导书、表单不需要), 并经权责部门审查核
准后(见4.1)交于文管中心发行。文件编号由文管中心依文件编码原则编定且
不得重复使用见(5.1) 发行日期即为文件生效日期。
5.4.2文件之修订:
文件发行后针对实际作业需要而需修订时, 由原制定单位填写《文件修订\作
废申请单》,并经审查核准后交于文管中心发行,发行日期即为文件生效日期。 5.4.3各阶文件新制定时版本为A/0 (“A”为版本;“0”为版次;),如有小幅修
改或仅为打字错误则更改其版次, 若内容修改一半以上或版次修改超过3次(0-
3)以上, 则由原制定单位作换版发行,版本相应改为B/0、B1….B3。依此类推为
C/0、D/0……,文件修订为抽换方式。
5.4.4表单修改时以《文件修订\作废申请单》提出,新制定表单版本为A版,尔
后若修订则依次为B版、C版… 。库存之旧版表单则若需再用则由制定部门订
定其使用期限并于《文件修订\作废申请单》上注明。
5.4.5文件之废止作业:
由文管中心提出《文件修订、作废申请单》经管理者代表审核后统一报废。但废
止文件之编号应予管制,不得再重复使用。如文件需保留则由文管中心留存盖有
“作废”之文件。
5.4.6 外部文件之管制:
各单位收到外来文件,(如法律法规等)须于公司内遵行实施者,须先交由文管中
心统一登录并加盖“外来文件” 章发行至相关使用部门。
5.4.7 文件分发、收回作业:
5.4.7.1文件完成发行前,由文管中心统一拷贝, 并于每页上加盖“文件
发行章”及封面加盖单位代码, 请收文单位签收于《文件分发、回收记录表》
上。
5.4.7.2所有文件在新版发行时, 旧版文件由文管中心加盖“作废”章或直接销
毁。须注意应确保各部门及操作现场所使用之文件为最新有效版次。
5.4.7.3凡文件上的文件管制专用“文件发行章”不得以影印方式出现。
5.3 文件档案管理:
5.3.1各部门应妥善保管本部门之文件,正式文件上不得涂有任何标记,如有加发、
遗失或破损,则应填写《文件领用申请单》,经文管中心核准后即可发行; 5.3.2 若客户有需求而索要文件时,相关责任单位填具《文件领用申请单》,经
管理者代表同意后,向文管中心申请,文管中心进行发行。
5.3.3若因需要而需保留旧版文件时,应由文管中心于旧版文件上加盖“作废”章
后仅作参考,不得为作业之依据,作废原稿由文管中心保留其版本。
5.4.4 文管中心应以《文件一览表》分类管制, 并每季度及时更新《文件一览
表》并分发给相关部门以供需要时识别文件之最新版次。
5.4.5 品质管理体系电子文件由文控中心负责储存、加密和使用。
5.4.6 若利用一面已经有文字的纸张打印使用的文件,作废面要打叉,
以标示作废面文字无作用。
5.4.7电脑资料应不定期进行刻入光盘进行存档,电子档文件版本及控制按纸质
文件的管理方式进行。
6.0文件的保存期限
6.1原始文件的保存期存为2年,现行使用的文件保持最新版本。
6.2品质记录由各部门视其特性不同自行订定。
7.0 相关文件
无
8.0 相关记录:
8.1文件修订记录表
8.2文件分发、回收记录表
8.3文件修订、作废申请单
8.4文件领用申请单 8.5文件一览表