备用金管理办法
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备用金管理办法
为进一步规范我院备用金管理，加强备用金使用监管，确保备用金资金使用效益和安全，根据国家《现金管理暂行条例》规定，结合我院实际，制定本办法。
第一章 总则
第一条 本办法所称备用金为因工作需要， 经院领导批准借给院工作单位（部门）经办人的款项。备用金按使用用途分为一般备用金、业务备用金；按管理形式分为定额备用金、非定额备用金。
一般备用金是指备作差旅费、野外工作经常开支及零星采购、复印、装订等零星开支用途的款项；业务备用金是指经办业务已经或正在发生并已确认付款金额，尚未取得发票，根据工作需要以及院有关费用管理规定，需由财务科银行付（汇）款的业务款项，如订购款、保证金、大额租车费、大额劳务费以及达到应由银行付款结算金额的汽修费、图文制作费等。
定额备用金是指院对经常使用备用金的部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等实际需要核定一个现金额度，并保有其核定额度用于周转的备用金。除定额备用金外的为非定额备用金。
第二条 本办法适用于院属各单位及承担我院项目在我院借支备用金的其他单位经办人员。
第二章 备用金申请及审批
第三条 备用金借款实行先申请后借款制度，根据备用金类别、
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金额不同实行不同的申请规定：
（一）一般备用金借款申请
一般备用金借款金额小于 30,000 元的，由经办人向单位 （部门）负责人口头申请； 一般备用金借款金额 30,000 元以上的， 编制《备用金用款计划单》 （见附件一）向单位（部门）负责人申请。
一般备用金中需申请为定额备用金的还需填写《定额备用金核定申请单》（见附件二）申请。定额备用金原则上只核定给院管理部门和室内工作部门。
（二）业务备用金借款申请
业务备用金借款根据业务合同、订单、结算单、付款通知单等依据向单位（部门）负责人申请。
第四条 备用金借款实行四级审批制度。备用金借款须经单位（部门）负责人、财务部门、分管领导、院长依次审批后才能借款。
经办人根据申请同意金额写借条，报单位（部门）负责人签字，报财务科审核，借款金额 30,000 元以上的还须报分管领导签字批准，最终报院长签字审批。
备用金借款审批过程中，出现批准金额与申请金额不一致时，审核、审批人在借条上写出建议借款具体金额，建议金额原则上应小于申请金额，最终审批金额原则上应以最小建议金额数为准。
第三章 备用金经办人管理
第五条 备用金经办人为备用金借款人， 包括一般经办人员和经
管员。
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一般经办人员为因工作需要经批准以个人名义借备用金的经办
人员。经管员为院生产单位安排专门借支、管理本单位备用金，并
负责统一向院财务部门报账的人员。
第六条 生产单位经管员按以下规定进行管理：
（一）院生产单位经管员确定应同时具备以下条件：
1、由本部门职工推荐，本部门大部分职工认可；
2、表现良好、责任心较强；
3、为本院在职职工。
（二）项目经管员指定后除工作调动及其他特殊情况外，一经
指定不得随意变动，经管员指定或变动前应报财务科备案。
（三）出现以下情形时生产单位必须更换经管员：
1、接到有关对经管员备用金使用、 管理问题举报并经核实确有
问题的；
2、接到反映经管员有赌博及其他不良嗜好行为的；
3、经管员经手账目经常出现差错的；
4、生产单位负责人未经本单位职工推荐认可擅自指定的。
（四）生产单位经管员变动时，原经管员应将其借支备用金冲
账并交回余款结清备用金。 变动交接有未了事项的， 应有交接清单，
交接清单应有移交人、接收人、监交人签字。
（五）生产单位经管员一般为兼职，在政策允许情况下，院可
予发放一定兼职补贴。
第七条 备用金经办人的责任、权利。
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（一）备用金经办人承担以下责任：
1、对备用金资金保管安全负责；
2、对本人经手的备用金支出真实性、合法性负责；
3、对他人经手的明知不真实、 不合法的费用还予以支付甚至包
庇的行为负责。
（二）备用金经办人有以下权利：
1、对不真实、不合法、不合规费用支出有权拒绝，并向院财务
部门或监察审计部门报告；
2、有权拒绝单位（部门）安排提取、携带、支付大量现金等违
规操作，必要时可向院财务部门报告。
第四章 备用金资金管理
第八条 备用金借款金额较大的 （一般超过 10,000 元），付款时
由财务科将款项打到借款人指定银行卡上。
第九条 生产单位备用金实行“专款专存、专卡专用”管理。
生产单位要以经管员名字专门开办一张银行卡，该单位所借备
用金必须统一打入该银行卡。
第十条 生产单位备用金银行卡必须妥善管理， 确保备用金卡上
资金安全，避免信息泄露，造成资金损失。
生产单位应实行银行卡与密码分人保管、银行卡短信通知等内
部牵制监管措施。
第十一条 备用金资金使用必须按 《现金管理暂行条例》 规定进
行管理，在《现金管理暂行条例》规定范围内使用，不得违规提取、
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携带大额现金。
第十二条 严禁将备用金银行卡借给他人使用， 严禁将备用金银行卡转交他人保管。
第五章 备用金借款额度
第十三条 备用金借款额度分定额备用金、 非定额备用金进行管
理。
（一）定额备用金额度管理
定额备用金根据单位（部门）一个月资金周转量核定。经申请核定为定额备用金的，年内根据工作需要确保核定额度备用金用于日常周转，日常报账直接付款补足其所需周转资金。年终须将备用金余额全部交回财务。
（二）非定额备用金按以下原则核定：
1、业务备用金借款额度根据业务付款依据据实核定。
2、属差旅费、零星采购、 零星支出的备用金根据实际需要据实
核定。
3、生产单位备用金借款额度原则上按承担项目一个月日常生产
支出所需资金量核定。一个单位同时承担两个以上项目的分项目核
定。
生产单位项目备用金实行单次借款额度控制，不同工作地区项
目控制额度为：
（ 1）省内项目原则上每次不超过80,000 元。
（ 2）省外内地项目原则上每次不超过120,000 元。
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（ 3）省外青藏高原项目每次不超过150,000 元。第六章 备用金使用管理
第十四条 备用金使用除业务备用金按指定用途使用外， 一般备用金必须严格按以下使用范围使用：
（一）发放野外津贴及外聘人员工资；
（二）支付专家咨询费、零星劳务报酬；
（三）支付个人零星土地占用费、青苗补偿费；
（四）差旅费支出；
（五）结算小于起点金额零星支出；
起点金额：贵阳市区：个人付款 3,000 元/ 人、单位付款 3000
元 / 笔；贵阳市以外地区及野外工作区：个人付款 10,000 元/ 人、单位付款 5000 元 / 笔。
（六）其他确实需要支付现金的支出。
因采购地点分散不固定、野外偏僻等特殊情况，达到结算起点金额以上需支付现金的，单位（部门）应填写《大额现金付款申请
单》（见附件三）申请， 《申请单》经分管领导、财务科签字同意后，
报院长审批可予支付现金，报账时须附《大额现金付款申请单》。 第十五条 以下支出严禁使用备用金：
（一）购置设备仪器等固定资产；
（二）大宗物资采购；
（三）大额租车费、劳务费、施工费等支出；
（四）大额结算款项支出（如工程款、汽车修理费、制图打印
