办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能 主任岗 位职责 文员 职责 涉及工 作流程 涉及相关制度及标准 涉及相 关表单
项目 简要说明
1 员工招聘入职管理 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。 ①审查员工履历表
②报请总经理考核
③面试
④根据总经理意见审核批准入职 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 员工入职流程 员工入职管理制度 《履历表》
《应聘人员登记表》
2 员工调动管理 根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式；分公司内部的变动报送人员异动表。 ①审核调动手续
②监督检查 变更通讯录 员工调动流程 调动管理制度 《介绍信》
《人事调令》
《员工异动交接清单》
3 劳动合同管理 员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。 ①全面负责
②审核 ①初拟合同
②签订合同文本
③存档 签订劳动合同流程 合同书标准文本 《劳动合同书》
《A类员工信息表》
《B类员工登记表》
《保密协议》
4 员工辞职管理 员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。 ①全面负责
②审核 ①办理辞职手续
②接收辞职申请、归档
③收集交接表 员工辞职流程 员工辞职管理制度 《员工离职交接清单》
5 培训管理 公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。 ①拟定方案
②组织实施
③考核验收
④效果分析 ①培训通知
②培训场地会务服务 培训流程 员工培训管理制度 《培训计划表》
6 考核管理 公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。 ①拟定考核计划
②考核数据分析、整理
③统计考核表 ①发放通知
②协助固定资产统计报表
①部门月度考核流程
②业务员年度考核流程 ①控制清单
②各处室员工绩效考核表
7 财产管理 公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。 ①车辆财产管理
办公室是一个单位或部门承上启下、横向沟通的重要机构。办公室工作是一个综合性的工作，涉及方方面面。全国税务系统办公室主任会议提出了税务系统办公室应发挥参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障、督促检查五大职能。这“五大职能”是办公室工作的核心，是衡量一个单位办公室工作成绩的重要标志。办公室的工作就是围绕这“五大职能”而开展。因而工作开展得怎样、效果如何，都将影响单位整体工作效率和外部形象。为此，笔者就这问题作一粗浅探讨。
一、 带好办公室队伍
一支政治思想强、业务素质高、勤奋工作的办公室干部队伍，是做好办公室工作的前提。要从思想、业务、作风上全面加强办公室自身建设，充分发挥好职能作用，一是要加强思想政治建设，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，不断提高马克思主义理论水平和解决实际问题的能力；二是要加强能力建设，不断提高依法行政能力、组织协调能力、文字综合能力；三是要大力加强学习型组织建设，把办公室建设成为学习型团队。
二、 做到求实、快捷、博学、勤奋、专心
求实：无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，不弄虚作假，不能搞形式主义，不做表面文章。
快捷：即办事要快捷，做到好中求快，快中求好，克服办事拖拉、作风疲沓、时间观念不强的毛病。因此，办公室工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感，切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。
博学：办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次和质量。
勤奋：要多动腿、多动脑、多动嘴、多动手。深入开展调查研究，收集各方面的情况，掌握第一手材料，同时积极向别人请教，加强联系和沟通，以增长自己的才干。
细说办公室业务
办公室是单位的综合管理机构,具有多功能的性质，主要职责是“参与政务,管理事务,协调关系,搞好服务”。明显地有别于其他各类部门，具有其自身的特殊性。
一、办公室的涵义
办公室这个词的概念，有两种涵义:一为办公的屋子、场所;二为工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内设的综合部门，是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，是领导工作的辅助性机构, 大的一般称办公厅，小的一般叫办公室。二、办公室的地位和作用
在各级组织中，办公室处于中枢和要害部位，其地位和作用具体来说，主要有以下三点。
1、中心的地位和作用
尽管办公室与其他职能部门在行政职级上是平等关系，与其他职能部门间由于工作需要而产生的协调，是一种平级间的协调，不存在谁领导谁的问题。但是，当办公室参与(或牵头)协调时，就或多或少地代表着领导的意图和要求，或者是对领导班子总的指导思想的贯彻,具有一定的权威性。
办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。党和国家的方针、政策、上级机关的指示、指令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各个单位贯彻实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料等等，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合。
办公室的中心地位扩还体现在办公室工作的多向性上。办公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络，与上下、左右、内外各种渠道发生相应的联系。整个办公室在多向性、多渠道的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。
2、枢纽的地位和作用
办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证公司工作正常运转的枢纽。如果把公司比作一个人的话，那么，领导层、决策机构是大脑;业务股室、执行机构是四肢;办公室则是中枢神经系统。是办公室把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反映给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个肌体的正常运行。办公室实际上就象铁道系统中的枢纽站，水陆联运的交会点。
办公室的地位和作用
不论企事业单位，大大小小的社会组织都不能没有办公室这一机构设置，可见办公室的地位有着不可替代的作用。办公室属于一个单位的行政部门之一，它的地位和作用是：担负承上启下、协调关系、联系各方、发号司令的任务。是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。工作的基本规则和要求是：按照单位首长的指令安排部署一个时期的工作，并抓好贯彻落实，为领导起参谋助手作用，为部门起协调服务作用。
办公室的职责可以归纳为这么几句话：文件收发传阅，文书处理归案，打字复印传真，公章印鉴保管，综合材料起草，事务检查督办，会议安排记录，有关问题调研，征询群众反映，传达领导意见，参谋助手跑腿，接待买票订饭。别人不管的都管，别人不干的都干。工作虽然杂乱，样样不可小看，一个环节怠慢，就会影响全盘，人员应当敬业，在平凡的岗位上做出不平的贡献。
办公室有这么多项的工作任务，处于如此重要的地位，那么办公室如何才能发挥好自己的作用，为单位的工作搞好服务呢，我体会要处理以下几个问题和关系。
一、 办公室工作要发挥好三个作用
领导的参谋和助手作用。办公室人员是领导的耳目和左右手，要当好助手就必须熟悉上级文 件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对这些情况，办公室要及时调查收集、分析研究，得出正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。
承上启下和协调工作的作用。办公室是一个单位工作运转的轴
心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作，化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论的学习和各项工作的方针政策、规章制度的学习，不断提高理论水平、思想觉悟、办事质量。做到思想敏捷、处惊不慌、沉着应对、正确衔接，既不将复杂的问题简单化，更不将简单的问题复杂化，实事求是地科学有效地处理好各种关系，为单位工作的顺利开展奠好基铺好路。
