·秘书笔记

秘书考试复习笔记之办公室日常事务办公室是一个组织内部运转的重要场所，日常事务管理的好坏直接关系到工作效率和组织的正常运行。

作为一名优秀的秘书，必须对办公室日常事务的各个方面都有全面的掌握和运作能力。

下面是我整理的一些关键点，希望对大家进行秘书考试的复习有所帮助。

一、文件管理1. 文件分类：根据文件内容和用途进行合理分类，例如法律文件、行政文件、财务文件等。

2. 文件编号：为每个文件编好标识符，以便于检索和归档，例如按照年份、部门、文件类型等。

3. 文件保管：妥善保管文件，确保机密性和安全性，可以利用文件柜、电子文件夹等进行管理。

4. 文件借阅：记录文件的借阅情况和归还时间，以便及时找回文件并了解文件使用情况。

二、会议组织1. 会议筹备：确定会议目的和议程，向相关人员发出会议通知，准备会议所需的文件和材料。

2. 会议安排：为会议选择合适的时间和地点，预订会议室、设备和餐饮等，确保会议顺利进行。

3. 会议记录：记录会议过程和决议，编写会议纪要并及时分发给与会人员，跟踪和督促执行情况。

三、行政事务1. 日常接待：接待来访者，提供他们所需的信息和帮助，礼貌热情地处理各类问题和咨询。

2. 日程安排：负责安排领导的日程安排，包括会议、活动、行程和出差等，确保时间的合理利用。

3. 邮件处理：及时收发邮件，按照重要性和紧急程度进行分类和处理，准确转达相关信息。

4. 电话接听：礼貌规范地接听电话，了解来电的需求和事由，及时转达和反馈，记录重要信息。

5. 办公用品采购：按照需求采购办公用品和设备，确保办公用品的库存充足，并控制成本。

6. 信息整理和归档：对收到的各类信息进行整理和归档，建立便于检索的档案系统。

四、人力资源管理1. 招聘和录用：根据组织需求，制定招聘计划，发布招聘广告，筛选简历，面试并录用合适的人员。

2. 员工档案管理：建立员工档案并及时更新，包括个人信息、薪酬、考核、培训等内容。

3. 绩效考评：制定和实施绩效考核制度，根据绩效结果进行奖励和激励，并提出改进建议。

00510秘书实务笔记秘书实务是一门与办公室管理和行政工作相关的课程，涵盖了各种秘书职责和技能。

下面是关于秘书实务的一些笔记：1. 秘书的职责，秘书在办公室中扮演着重要的角色，负责组织和协调日常工作，安排会议和行程，处理文件和信函，以及提供一般的行政支持。

2. 会议管理，秘书需要具备良好的会议管理能力，包括预定会议室、发送会议邀请、准备会议议程和材料、记录会议纪要等。

同时，秘书还需要协调与会人员的行程安排，确保会议的顺利进行。

3. 文件处理，秘书负责处理和管理各种文件和信函。

这包括收发邮件、整理归档文件、起草和编辑文件、保管机密文件等。

秘书需要具备良好的组织和沟通能力，确保文件的及时处理和准确传达。

4. 行程安排，秘书需要协助上级安排行程，包括预订交通工具和酒店、安排会议和活动、处理行程变更等。

良好的时间管理和协调能力对于成功完成行程安排至关重要。

5. 电话和接待工作，秘书通常是公司或组织的前台接待人员，需要接听和转接电话，处理来访者的咨询和安排。

秘书需要友好、专业地与来访者和电话联系人沟通，给予他们正确的信息和帮助。

6. 人际关系管理，秘书在办公室中扮演着连接各个部门和人员的角色，需要与不同层级和背景的人员进行沟通和协调。

秘书需要具备良好的人际关系技巧，能够处理各种人际关系问题和冲突。

7. 保密和机密性，秘书通常会接触到一些敏感信息和机密文件，因此需要具备保密意识和保护机密的能力。

秘书应该严格遵守保密协议，确保信息的安全和保密性。

8. 技术和软件应用，现代秘书需要熟练掌握办公软件和办公自动化工具，如Microsoft Office套件、电子邮件、日历管理工具等。

掌握这些技术和工具可以提高工作效率和准确性。

9. 专业素养和自我提升，作为一名秘书，不仅需要具备相关的职业技能，还需要不断学习和提升自己。

秘书应该关注行业动态，参加培训和进修课程，提高自己的专业素养和能力。

这些是关于秘书实务的一些笔记，涵盖了秘书的职责、技能和要求。

2、沟通的方法与技巧1）沟通的方法：及时明确沟通对象、了解沟通对象的行为习惯和工作风格、正确选择沟通渠道（面谈沟通、书面沟通、会议沟通、演讲沟通、电子媒介沟通）；2）必要的沟通技巧：面谈沟通的技巧、书面沟通的技巧、会议沟通的技巧、演讲沟通的技巧、电子媒介沟通的技巧、其他沟通的技巧——说服技巧（进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的、提出并帮助对方选择解决的办法、为需要说服者构建一个实施方案、帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益）；建议的技巧（不争抢话头，耐心倾听，见隙发话，使用中性语言；尊重为先；把握好表述的分寸，定准基调，言语谦虚；注意语德；宽容的心态）来源：考试资料网3）避免沟通的障碍：地位与职务障碍、语义障碍、感觉失真、文化背景的差异、环境混乱、信息渠道的选择不当、信息发出后长时间没有反馈。

3、横向沟通与纵向沟通1）横向沟通（平行沟通）的目标与形式：是企业实现团队精神的必要环境和保证；部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。

2）横向沟通的障碍：本位主义、短视现象、对组织结构认识中存在贵贱或等级偏见、员工性格差异或知识水平差异、对某些政策的认识存在猜忌、恐惧、感到威胁存在。

3）横向沟通的策略：建议使用有针对性的沟通方式，召开有员工参加的部门会议，介绍公司发展的战略和蓝图，力陈部门协调配合的利弊,提出员工应该思考的问题;/建议树立内部客户的观念,向对待外部客户一样耐心讲解公司政策和预计结果./建议各方耐心倾听而不时自顾自地叙述;/建议各方换位思考. ＃纵向沟通: ①纵向沟通的类型和形式:下行沟通;上行沟通②从上至下进行的下行沟通是纵向沟通的主体,而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键.③下行沟通及其表现形式：下行沟通就是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通形式。

其中秘书常常扮演两者沟通的枢纽与中介。

因此，引导员工理解公司的政策、战略发展、经营变化是每位秘书的责任。

④下行沟通的目标与内容：让员工知晓公司重大活动；显示企业对员工的创造力\努力和忠诚度的重视态度；明确员工在公司里的职责、成就和地位；掌握员工所享受所享受的福利待遇以及真正的实利；了解有关的社会活动，政府活动和政治事件对企业的影响；了解企业对社会福利，社会文化发展和教育进步所做出的贡献；让员工家属了解企业致力于营造凝聚力的努力；让新来的员工看到企业发展的轨迹；让员工了解不同部门发生的各种活动；鼓励员工利用公司出版物作为各抒己见的论坛；建立外界了解企业发展的窗口等。

三级秘书复习笔记第一章文书基础1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。

（P3右）3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。

在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办5.为带发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。

（P4）5.公文的三要素：眉首、主体和版记（P5）6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。

主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。

（P5中）题型：从中抽出几个，判断是在主体部分？在文尾部分？7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（P5下）8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”（区分主体中的主送机关）P6上9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。

它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示（P6中区分发文字号）10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

如：国发[2000]23号11.什么文必须有签发人、会签人姓名？上行文(P7)平行文、下行文均可以无签发人12.正确的保密标志：密级★保密期限（题型：选择正确的一种）。

其中保密期限可以省略不写13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？哪是电报的？）14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分（题型：给出一段公文，判断公文标题的正误）15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

绪论第一节秘书及秘书工作的沿革1.秘书的涵义秘书一词是一个翻译名词，英文Secretary，Secretary又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人。

《辞海》：职务名称之一，是领导的助手；官名；使馆中介于参赞和随员之间的外交人员；宫中的藏书；谶纬等书。

《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，即“可靠的职员”。

《现代汉语词典》：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

《秘书国家职业标准》：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

现代意义的秘书、秘书机构及秘书工作：1912年1月1日中华民国临时政府在南京成立始。

20世纪80年代初期，为了适应现代化建设的发展，四川、武汉、上海的一些高校办起了秘书专业，首开高校批量培养秘书人才的先河。

秘书节：每年四月最后一个完整星期的星期三。

2.秘书的类别（按服务对象和经济来源划分）公务秘书：泛指为各级党政机关、企事业单位、社会团体服务，由组织部门选调，从国家或集体领取薪金，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。

私人秘书：为民办集体企业、私营企业、农民专业户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪金，不属于国家编制的工作人员。

思考题：比较领导的专职秘书与私人秘书的不同？& 专职秘书相比较于私人秘书有一下几点不同：①服务对象的特定性。

②主辅配合的一一对应性。

③影响力和工作范围有一定的单性。

④与领导人的关系更为贴近。

2.秘书的类别按工作的分工或业务的侧重点划分：文字秘书：以文字工作为主的秘书，起草公文、领导讲话稿、核稿、参与政策研究等。

机要秘书：传收、保管文电，负责领导人办公处的保密工作，承办领导交办的机密事项。

通讯秘书：管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等。

生活秘书：在生活上给领导提供帮助和服务。

一般在较大的机关为较高级的领导人设置。

按职能特长分：参谋型、办事型、秀才型、技术型、公关型、财经型、综合型。

1、从上表可见，“职业道德”在理论知识卷考试中只占10分，专业能力卷中没有这部分内容，而且据专家说这部分内容完全从书上出的很少，其它的就是涉及个人行为和心理的题,按照符合常理常情去答就可以。

所以，专家建议没时间“职业道德”这本书可以不看，考时凭感觉答就可以了.2、理论知识卷中的“基础知识”就是玫瑰红色书中的文书基础、办公自动化基础、沟通基础、速记基础、企业管理基础、法律与法规等内容，这部分在试卷中四级占25分，三级占20分，占分也不多,不能不看，但不要花太多的时间。

然而,需要提醒同学们的是其中的办公自动化基础、沟通基础的相关知识技能除了在理论知识卷中会出外,在专业能力卷中也会综合其它知识一起出（举例)。

所以,老师建议这本书的“办公自动化基础”的知识和技能同学们都要熟知和掌握（复习重点见所附课件）。

“沟通基础”的知识能力需要理解中掌握。

其它的基础知识就要同学们有选择地掌握了（根据级别角色定位选择常用到的知识来看）.3、理论知识卷和专业能力卷都会考到，而且占分很重的就是“三级或四级秘书培训教程"中的三大块内容——会议管理、事务管理、文书拟写与处理（办会、办事、办文),在两份卷（200分)中它们的分值分别是50、65、55（以三级为例）。

可见，这本书(黄书或绿书）同学们要花大部分的时间、精力去看，力求熟识、掌握。

（复习重点见所附课件）。

由于考试中试题高级别涵盖低级别的基本知识及工作能力要求，所以，建议同学们对这三部分内容要全面掌握,即考三级的学生在有重点地阅读“三级秘书培训教程”的情况下也希望能阅读“四级、五级秘书培训教程”（举《指南》P309三级秘书实务题的例子）。

（二）其次要了解教程中的考点，便于有重点地复习。

专家意见：1、将重点放在“相关知识”与“工作程序”两部分。

2、认真阅读“示例分析"，以加深对相关内容的理解。

3、“注意事项”中提及的内容与“相关知识”和“工作程序”有很大的关联，是进一步的强化，要指导学生理解。

三级秘书复习笔记第一章文书基础1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。

（P3右）3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。

在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办5.为带发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。

（P4）5.公文的三要素：眉首、主体和版记（P5）6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。

主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。

（P5中）题型：从中抽出几个，判断是在主体部分？在文尾部分？7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（P5下）8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”（区分主体中的主送机关）P6上9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。

它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示（P6中区分发文字号）10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

如：国发[2000]23号11.什么文必须有签发人、会签人姓名？上行文(P7)平行文、下行文均可以无签发人12.正确的保密标志：密级★保密期限（题型：选择正确的一种）。

其中保密期限可以省略不写13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？哪是电报的？）14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分（题型：给出一段公文，判断公文标题的正误）15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

四级秘书部分第一章商务沟通1．接待规格是从主陪人的角度而言的.接待规格有3种：高规格接待、对等接待、低规格接待。

其中对等规格是最常用的接待规格。

P235下2．秘书在接待规格确定后，如果一些突然的变化影响到既定的接待规格：如上司生病或临时出差，让他人代替，秘书必须向客人解释清楚，向客人道歉。

（录像中出现）P236中3．第一大题：背景：领导以便条的方式要求秘书制定关于某某参观团来我公司的接待计划及日程安排.用E-mail或备忘录的形式答：见P184备忘录的格式：发给：（根据实际背景写）发自：（根据实际背景写）日期：（根据实际背景写）内容：关于某参观团来我公司的日程安排1.秘书应了解本单位有关接待方面的规章制度，严格遵照执行，不得擅自更改.2.接待计划的主要内容有三象：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支.接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。

包括车站迎接、宴请的规格、住宿的宾馆等级等。

3.关于日程安排，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。

4.关于接待经费列支，包括：（1）工作经费（2）住宿费（3）餐饮费（4）劳务费（5）交通费（6）参观、游览、娱乐费用等（注：至少罗列5到6项）5.在接待计划拟出后，秘书应该交领导审核，然后再将日程安排和经费数目一起提前寄给来访对方。

（P237）4.第二大题：背景：某公司有2个部门，假设2个部门均看上了同一个人才，发生矛盾，总经理让你提出建议，化解矛盾。

答：这属于横向沟通。

横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少摩擦。

首先，先利用面谈、备忘录等方式听取各方意见和需求。

我们给他们开一个圆桌会议（平等性的会议），在会上分析导致横向沟通的障碍：①部门“本位主义”②部门产生的先入为主的偏见会影响部门沟通的顺利进行，“一叶障目”等。

在会议上我们应该①选择针对性的沟通形式②树立“内部客户”的理念③耐心倾听而不是叙诉④要他们学会换位思考，跳出自我的模式，了解他人的心境。

秘书读书笔记作为一名秘书，需要不断地学习和积累知识，以便更好地完成工作。

在阅读书籍和资料的过程中，我记录了一些重要的笔记，以下是其中一些内容的分享。

一、沟通技巧在秘书的工作中，沟通是非常重要的。

我们需要与不同的人进行交流，包括同事、上司、客户等。

为了更好地完成沟通，我们需要掌握一些技巧，例如：倾听技巧：在交流中，我们需要认真倾听对方所说的话，不要打断对方或者过早地表达自己的意见。

倾听不仅是对对方的尊重，也是了解对方意图和需求的关键。

表达技巧：在表达自己的意见和观点时，我们需要清晰、简洁地阐述，避免使用模糊或含糊的语言。

同时，我们也需要根据对方的反应和态度，灵活调整自己的表达方式。

邮件技巧：在日常工作中，邮件是一种常见的沟通方式。

我们需要掌握正确的邮件礼仪和格式，以便更好地与他人沟通。

同时，我们还需要注意邮件的内容和语言，避免出现语法和拼写错误。

二、时间管理秘书的工作非常繁杂，需要处理很多的事情。

因此，时间管理是非常重要的。

我们需要根据自己的工作情况，制定合理的工作计划和时间安排，并尽可能地按照计划执行。

同时，我们还需要注意以下几点：优先级处理：对于重要的任务和紧急的事情，我们需要优先处理，以免影响工作的进度和质量。

避免拖延：拖延是时间管理的敌人。

我们需要克服自己的惰性，尽可能地避免拖延任务的完成时间。

集中注意力：在处理任务时，我们需要集中注意力，避免受到外界干扰和诱惑。

这有助于提高工作效率和质量。

三、礼仪规范作为秘书，我们需要了解和掌握一些基本的礼仪规范，例如：着装规范：在工作中，我们需要根据场合和要求穿着得体、整洁、美观的服装。

同时，我们还需要注意自己的发型和化妆。

接待礼仪：在接待客人时，我们需要主动、热情地迎接客人，并为客人提供周到的服务。

同时，我们还需要注意自己的言谈举止和态度。

电话礼仪：在接听电话时，我们需要使用正确的语言和语气，并注意电话的礼仪和细节。

例如，在接听电话时需要先自报姓名和工作单位，再询问对方找谁或者有什么事情。

4、文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性：同35、文书工作标准化的原理：简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定在必要的范围之统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或限定在一定范围内的措施协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体功能的最佳效果优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳的效果6、文书工作中需要简化的范畴：简化文书种类、简化文书格式、简化文书处理程序7、文书工作中需要统一的范畴：统一概念、统一文书格式、统一文书数据元的名称及表达规则统一文书管理制度、统一文书的载体材料及设备用具8、文书工作中协调的范畴：标准内部诸要素的协调、标准之间的协调、文书工作标准和文献工作等相差领域标准之间的协调9、实施优化原理的程序：确定目标、明确限制条件、分析和决策10、文书工作标准体系：指将在文书工作中形成和使用的标准按其内在联系形成的科学有机整体11、我国文书工作标准化管理系统的组成：由标准化行政管理部门、标准化研究机构、文书工作标准化技术组织及文书工作主管部门组成12、ISO/TC154的中文全称：数据元标准化技术委员会13、建立文书工作标准体系的基本原则：（1）全面、配套（2）传统方法与现代方法的结合（3）相对稳定与不断完善14、文书工作标准化实施策略的具体内容：（1）增强标准化意识，做好文书工作标准化的宣传普及工作（2）建立文书工作标准体系，明确文书工作标准化的发展方向（3）积极采用国际和国外先进标准（4）建立、健全文书工作标准化的管理系统15、文书工作现代化：指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作达到先进的科学技术水平。