下载文档原格式
山东大学财务档案借阅规范为规范财务档案借阅行为，维护财务档案的安全，防止财务档案毁损、丢失和泄密,根据《会计法》及档案管理相关规定，结合我校实际情况制定本规范。
一、校外人员因原始发票丢失而需查阅、复印财务档案的：1、借阅人需持本人身份证件与经其单位财务部门签字、盖章的“发票未报销证明”于各学院委派会计处，或该项收费业务的原办理科室查出所需凭单号。
2、借阅人与档案管理人员持所查出的凭单号于“山东大学财务档案借阅登记簿”上签名、登记。
3、档案管理人员现场陪同借阅人于档案室查阅、复印。
二、校内单位因科研项目结题、审计等需借阅财务档案的：1、借阅人需登陆财务部网站下载、填写“财务档案借阅申请表”，加盖本单位公章；2、科研财务科科长、核算科档案管理负责人审核签字；3、借阅人在“财务档案借阅登记簿”上签名、登记。
4、财务部档案管理人员现场陪同借阅人于档案室查阅。
三、校内单位因接受校内或上级财务检查，需要借阅会计档案的：1、借阅人需登陆财务部网站下载、填写“财务档案借阅申请表”，加盖本单位公章；2、相关科室负责人、核算科档案管理负责人审核签字；3、借阅人在“财务档案借阅登记簿”上签名、登记。
4、相关科室人员、财务部档案管理人员现场陪同借阅人于档案室查阅。
四、因财务审计等原因，需要大量复制财务档案的，需经财务部分管领导审核签字后，由档案管理人员负责办理。
财务档案复印件需加盖财务专用章的，由档案管理人员于复印件上审核签字，由结算部加盖财务专用章。
五、财务档案未经批准不得携带外出。
如需借出，须经财务部分管领导于“财务档案借阅申请表”上审核签字。
借出财务档案后不得转借他人；不得在案卷中标画、删改或拆散原卷册，更不得抽换；严格遵守档案工作保密规定，不得泄密；借阅财务档案应在限定期限，并由财务档案管理人员按期收回。
山东大学财务部二零一三年六月。
财务报销提供票据附件要求一、工资福利类支出1.须提供的会计资料（1）工资统发系统打印或单位自制经审批的工资福利支出发放明细表，包括各项扣款信息。
（2）支付到个人账户的工资福利支出事项，须有与银行结算票据对应转入个人账户的发放表，现金发放的须经本人或授权代理人签章。
（3）新增人员起薪变化，调资审批文件；减、停发基本工资和津补贴的依据和说明；涉及扣发个人工资福利报酬的相关材料。
（4）工资统发系统外发放津补贴的批准文件和特殊事项审批表。
（5）长聘人员用工合同（第一次发放工资时）。
2.不需要提供的会计资料（1）职工身份证明及其人事资料。
（2）与工资福利支出事项无关的其他资料。
二、商品和服务类支出1.须提供的会计资料（1）票据。
购入商品和服务的发票（票面无法全部列举的批量商品，须附供应商出具的商品清单）、单位承担义务的税票或非税类票据、专用收据或普通收据。
（2）自制凭证。
单位差旅费报销单、误（夜）餐补助发放审批表、劳务费发放表等自制凭证。
（3）合同协议。
商品和服务供需双方需明确各自权利和义务时，签订的合同协议。
（4）文件及有关证明材料A.因公出国（境）的批准文件。
B.培训、会议通知，出差批示、结算单等。
C.培训、会议签到表、饭店（宾馆）等会议服务单位提供的相关结算凭证（查验后退回单位作为机关档案保留）。
D.公务报销接待费用审批单，公务接待来函、来电记录或邀请函。
E.政府采购有关批准手续，包括政府采购审批表、供货协议和合同、中标通知书、采购特殊事项审批表。
F.符合大额报账管理要求的支出预算集体决策审批材料。
如会议纪要或单位领导联签单等其他能够证明支出预算经集体决策审批的材料等。
G.燃料费包干分配表。
H.市场购买低于集中采购公务机票的证明材料。
I.按照单位财务管理规定需要提供的大型活动支出预算。
2.不需要提供的会计资料（1）反映培训、会议工作内容的资料。
（2）收款方的证照和身份证明（身份证、工作证等）。
（3）公务卡刷卡小票（可通过财政公务卡监控平台查询刷卡信息）。
大学生创新实验计划项目报销登记须知时间：周三下午14：00---17：00地点：科研楼B座606办理报销说明：1.认真填写报销明细本，需有指导教师和项目负责人签字。
2.2009国家级和2009市级项目组请自带报销经费卡，没有领取报销卡的请及时到教务处实践科606领取。
2010级项目只有市级项目有报销经费卡，请及时领取。
3.“中国人民大学原始凭证报销封面”填写说明：（1）此页面填写除差旅费用外其他所有报销项目总额，包括北京市的出租车费；（2）填写报销日期；（3）“报销单位”填写教务处；（4）“费别”有经费卡的填写部门号—项目号，无经费卡暂时不填；（5）“报销金额”填写大写和小写框；（6）“备注”填写自己项目名称；（7）“报销经手人”填写报账人自己的名字。
4.“中国人民大学差旅费报销单”填写说明：（1）此页面仅填写出外调研的车船飞机票、出差餐补费、宿费、住勤交通费；（2）报销此页面需有调研地出具的调研证明，需向教务处实践科提交外出调研报告电子版和纸质版各一份。
外出调研报告需写明调研地、调研时间、调研事项等，格式自定；（3）“出差人姓名”填写所有出差同学姓名，“级别”填写本科，“事由”填写外出调研，“出差起止日期”填写实际调研的起止日期；（4）“车船飞机票”必须往返北京，即“北京—A—B—…—北京”，缺一不可。
飞机票需有机打电子票。
飞机票和火车票只能报同期火车硬座，填写实际硬座价格；（5）“出差补助费”由“天数*标准（25元）*人数=金额”构成，不需要发票；（6）“宿费”需要实际发票，但不得超过每人每天75元标准；（7）“住勤交通费”包括外地出租车和外地公交车费用，需要发票；（8）“合计金额”在最后一张报销单最下一栏填写前列所有报销项目小写总额；“合计：人民币（大写）”在最后一张报销单最下一栏填写前列所有报销项目大写总额；（9）“领款人”填写报销人姓名。
5.“中国人民大学原始凭证报销封面”和“中国人民大学差旅费报销单”均在财务处领取。
大学科研经费报销管理规定第一章总则第一条为进一步规范学校科研经费管理，提高资金使用效益，保障科研活动健康顺利进行，根据国家有关财经政策及财务制度，结合我校实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用学校所有科研经费。
其中财政科研经费（YF、ZD、TS、ZR、SK、JY、BW、DF、Z、ZX、01JB等）实行预算管理，执行国家相关经费管理办法，严格按照项目主管部门批复的预算内容和开支范围规范使用科研经费。
非财政科研经费（B、C、H、X、Y、ZH等）实行合同管理，按照项目合同书中约定的经费使用用途、范围和开支标准使用，执行国家和学校相关经费管理办法。
第三条科研经费支出实行权限分级联合审批管理。
同一收款单位，同一业务应按照金额大小进行审批，禁止规避审批程序将支出拆分。
具体审批程序见《XX大学学院（部）、研究院科研经费管理细则（试行）》、《XX大学关于调整取消部分科研经费大额支出分级联合审批的通知》。
为简化审批手续，校外协作科研项目按照《校外协作科研项目管理办法（试行）》的规定办理。
第四条根据国有资产管理处《采购管理办法（试行）》，金额超过3万元（含）的货物、服务支出，须签订书面合同，合同上必须由双方法定代表人或委托代理人签字盖章，供方应加盖法人单位公章或合同章，我方必须加盖学校各类合同章，注明签署合同的日期。
按规定需签订书面合同的,除外协费外，付款时均需提供合同复印件，冲销借款时可不再附合同，3万元-20万元还需提供询价报告，超过20万元（含）还需要提供中标通知书。
第五条科研经费报销时应登陆财务处“综合财务信息平台-自助报销系统”，选择正确的业务类型，录入完整的报销信息，事由言简意赅，报销电子发票需录入票号，特殊情况在备注中说明。
出差人员信息应录入姓名、职称或职务，以便核对交通工具和住宿标准。
首次给校外人员发放劳务或专家咨询费时，需在劳酬发放系统中录入姓名、证件号码（身份证、护照号等）、银行卡号、开户银行等信息。
财务报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条发票报销，应做到当月费用当月报销，不得累计集中报销。
从发票开具时间起，发票日期与报销日期超过30日的发票，原则上不能报销，特殊情况，需总经理特批。
跨年度的所有发票均不能报销，必须在年底全部清理报销做账，超期不报销者由经办人自行承担。
第三条报销发票正面所有项目，包括单位名称、时间、开票人、收款人、大小写金额等所有项目必须全部填写，并且字迹清楚。
发票单位一栏，必须填写‘厦门伟伦时尚有限公司’全称，不能简写，汽车加油发票、洗停车票可以填写具体的车辆牌号。
发票上必须加盖开具单位发票专用章或者财务专用章，漏项者不能报销。
单据金额不得涂改、挖补，大小写金额必须一致，否则无效。
原始单据有错误的，应由开出单位重开或者更正，更正处必须加盖开出单位公章。
报销单上必须写明附件张数，金额必须与后附发票金额相符，大小写金额也应一致，不一致者，按照金额小的报销。
报销单及有审批的单据严禁使用涂改液涂改。
第四条各项费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按单笔费用审批报销。
第五条公司严禁无票报销（复印件不得作为报销凭证）。
确实无法取得正式发票的费用支出，不超过50元（含50元）的取得相应单位的盖章或收款人签名的收据，经部门经理审批后可以报销，超过50元的，应由经办人附书面说明，并由总经理和财务总监签字后，方可用相同金额的其他正规发票按制度报销。
第六条严禁报销假发票及其他单据，税务局已经停止使用的旧版发票，视同废票，不能报销。
报销时弄虚作假、虚报冒领者，一旦发现，除必须退回所报销金额外，处以所报销金额2倍罚款，情节严重的公司将予以开除。
第七条本制度适用公司全体员工。
第二部分借支管理规定及借支流程第八条借款管理规定（一）出差借款，出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
山东大学差旅费管理补充规定一、各单位出差人员级别与《办法》中不能完全对应的，按照以下原则报销。
（一）对被聘为五级的副高级职称人员和被聘为四级职员的行政人员，按照《办法》中“正高级职称人员、司局级及相当职务人员”差旅费标准执行。
（二）对既在管理岗位、又有专业技术职称的人员，可以按照“就高”原则报销。
二、出差期间，由其他单位负担（含搭便车）城市间交通费和住宿费的，不发放伙食补助费和交通补助费。
三、实际发生住宿而无住宿费发票的，以下情况可报销城市间交通费，按规定标准发放伙食补助费和交通补助费。
（一）受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等，或与其他单位开展教学科研合作，对方单位提供住宿的，凭对方提供的有效证明，据实报销城市间交通费，按规定标准发放伙食补助费和交通补助费。
对方没有提供住宿证明的，如需要申领伙食补助费和交通补助费，可填写《特殊事项说明》说明情况；如不需要申领伙食补助费和交通补助费，可直接报销城市间交通费。
（二）师生开展野外调研、社会调查、考古挖掘、环境监测、气象观测、地质调查、工地勘察、学生实习、海洋科学考察等工作，住在帐篷、农户、船舶、厂矿、科研基地、考察站、监测站、农场、林场、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的，可提供《特殊情况说明》并依据有关凭据，据实报销城市间交通费，按规定标准发放伙食补助费和交通补助费。
四、到常驻地以外参加会议、培训的报销规定：（一）各单位用单位经费参加的，应由单位负责人审批。
用科研经费参加的，由项目负责人审批。
经审批后，凭会议、培训通知和确定的收费标准据实报销会议费、培训费。
（二）往返会议、培训地点发生的城市间交通费、伙食补助费和交通补助费按照《办法》的规定报销。
其中，伙食补助费和市内交通费按往返各1天计发，当天往返的按1天计发。
（三）举办方统一安排住宿且费用自理的，凭举办方出具的有效证明，据实报销住宿费。
（四）举办方承担伙食费用的，发放在途期间的伙食补助费；举办方不承担伙食费用的，凭有效证明，按照出差自然天数发放伙食补助费。
附件三：各类经济业务报账指南目录:第一部分：报账基本流程第二部分：票据粘贴规范第三部分：各类业务报销第四部分：收入入账指南第五部分：发票及报销要求第一部分报账基本流程一、经办人将原始发票分类汇总粘贴在粘贴单上，根据业务类型进入预约报销系统，或薪酬系统处理业务，并打印出相应的报销封面，并由经办人、项目负责人签字，加盖单位公章；二、如果项目经费是学院的公用经费（如：教学维持费、院发展基金、院奖福基金等），业务经办人可将单据送至委派会计处审核报销；三、报账人员携单据至财务部报账大厅，由接单人员预审后离开报账大厅；四、业务处理完毕后，资金自动进入报销人指定银行账号。
第二部分票据粘贴规范一、根据票据类别分类,如通行费、出租车票、邮电费、餐费等按类别分。
二、将分类后的票据呈“鱼鳞状”错叠粘贴在粘贴单上。
为避免一张粘贴单上粘贴过多票据，可使用多张粘贴单分类粘贴填制多份报销单，也可将分类的粘贴单合在一起汇集成一份报销单。
三、注意事项：（一）票据正面朝上，整齐排列，将同类、等额的票据粘贴在一起，所有票据不应超出粘贴单的上部边沿、左部装订线、右部边沿。
（二）票据较多时，将票据依次从右至左粘贴；票据较少时，将票据从装订线开始，由左至右粘贴。
（三）大张票据粘在小张票据的上方，确保所有发票粘在粘贴单上，避免发票粘在其他发票票面上。
（四）如票据或附件的长宽均超出粘贴单，应纵向由下至上和横向由右至左折叠，请注意此类大张票据的上沿和左沿应对齐粘贴单的上沿和装订线。
（五）所有票据均应使用胶水粘贴，不得使用书钉等金属性易锈物品。
第三部分各类报销业务一、借款业务（一）借款应通过网上预约系统预约，并有项目负责人、借款人、经办人签字，院部公章，请务必填写联系电话。
借款人必须是山大正式教职工，学生及临时聘用人员不得作为借款人。
所借款项应该汇入指定银行卡或银行账户内，一般不得借现金。
实行公务卡制度后，差旅费、会议费等金额在公务卡透支额度内的款项可以直接用公务卡结算，待报销后资金直接进入公务卡内。
二级学院财务报销制度一、制度目的为了规范和加强二级学院财务管理工作，提高财务报销工作效率，防止违规行为和经济损失，制定本制度。
本制度旨在规定我校二级学院财务报销流程、报销标准和管理要求等方面的内容，使二级学院的财务报销工作更加规范和高效。
二、适用范围本制度适用于我校二级学院的所有支出报销，包括差旅费、会务费、培训费、资料费、劳务费、租赁费等各类支出。
三、报销规定1. 报销流程•报销人：填写《二级学院财务报销表》，并附上支出的发票、收据等相关材料。
•财务部门：审核报销内容，核实发票的真实性和合法性，安排审核人员进行审批。
财务部门有权拒绝不符合规范要求的报销内容。
•主管领导：审核通过后，主管领导进行最终审批，签署《二级学院财务报销表》。
•会计：财务部门按照核定的各项费用进行支付，并在《二级学院财务报销表》上记录支出情况。
2. 报销标准二级学院财务报销应按照国家有关规定执行，相应的补贴费用必须在院级财务管理系统中报销，并按照“实际发生、合理必需、质量优良、价格合理”的原则审慎报销。
3. 财务管理•财务部门负责对二级学院财务报销进行管理和核实，发现有不合理或违规情况的，有权停止报销或要求报销人予以说明和改正。
•任何单位和个人不得冒用他人名义进行财务报销。
•报销发票、证明材料等所有支出用资料应当完整、准确、真实，且与报销单内容相符，按规定方式装订整理、分类存档。
四、其他本制度所称“主管领导”一般指二级学院分管财务的主管领导。
对于经费审批、承办机构等特殊项目，遵循有关管理规定。
如有特殊事项尚未明确的，应当参照有关法规、规章和政策执行。
五、制度的执行和监督本制度应经学院领导班子会审议通过，并在全院范围内正式实行。
监督本制度的执行由各部门主要领导和全体职工共同完成。
财务部门作为执行该制度的具体职务部门，具有主动防范、及时发现财务违规及问题、及时整改、识别和归纳规律的职能和责任。
若有违反本制度的行为，必须依法依规处理，并承担相应的法律责任。
报销指南为方便老师查询财会规章制度，也为会计人员统一审核标准，财务部根据《高等学校会计制度》、《会计基础工作规范》、《山东大学差旅费管理办法》等有关文件，将报销过程中常用知识分类整理，汇编成报销指南。
使用人员可按照具体规定整理报销原始凭证，以规范经济行为，提高工作效率。
目录：第一部分发票要求 (2)第二部分报销规定 (2)第三部分各类事项报销指南 (3)一、固定资产 (3)二、材料费 (4)三、会议费 (5)四、差旅费 (6)五、公务接待费 (7)六、出版/文献/信息传播/知识产权事务费 (8)七、教职工探亲费 (8)八、培训费 (9)九、办公或实验用房租赁费、物业费、水电费 (9)十、修缮工程款 (9)十一、测试化验加工费 (9)十二、学生实习费 (10)十三、青苗补偿费、土地租赁费 (10)十四、租车费 (10)十五、劳务费 (10)十六、职工子女幼儿园保教费 (11)第一部分发票要求一、正规的发票应套印“全国统一发票监制章”；行政事业收费、政府性基金收据套印“财政票据监制章”。
收款单位应加盖单位“发票专用章”。
税务局代开发票应加盖单位的“财务专用章”。
二、除个人通讯费、个人交通费发票外，报销的发票客户名称应为“山东大学”或“山东大学xx单位”。
三、发票报销时限：当年发票原则上在当年报销，当年确实无法报销的必须在次年3月31日前报销。
第二部分报销规定一、购买材料、服务的发票应附“销货清单”。
发票背面必须有采购人、验收人签字，大额支出需要提供合同。
报销结算单，预约报销确认单必须由项目负责人亲笔签字。
二、对按有关制度需要履行的招标采购手续、大额资金支付审批手续、材料验收手续等按照按有关规定执行。
三、单张发票金额在伍仟元以上的报销时需用支票（或电汇)付款。
单张发票金额在两万元以下的也可用个人的银行卡直接付款，报销时必须提供刷卡POS单。
连号发票视同单张发票。
详见下表：四、具体规定：（一）购买购物卡的发票一律不得报销。
