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电子文件的整理与归档电子文件的整理与归档1.电子文件的整理。
它是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。
电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。
就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。
文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。
著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。
在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。
这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。
但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
二是组织建立数据库。
主要工作内容：首先是对电子文件进行分类和编号。
一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。
要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。
分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
其次对电子文件的登记。
电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。
特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。
有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。
2.电子文件的归档。
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。
不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。
档案管理电子文件归档与管理引言在数字化时代，档案管理的方式也随之发生了变化。
电子文件的产生和增长使得传统的纸质档案管理无法满足需求，电子文件归档与管理成为组织管理中的重要一环。
本文将深入探讨电子文件归档与管理的概念、原则、方法和最佳实践。
电子文件归档的概念电子文件归档是将电子文件按照一定规则保存并加以管理的过程。
与传统档案管理相比，电子文件归档更具有灵活性、高效性和便捷性。
电子文件归档的概念包括但不限于以下几个方面：1.电子文件的定义：电子文件是以电子形式存储在计算机或其他数字设备中的信息载体，可以包括文档、表格、图片、音频等多种形式。
2.档案管理的必要性：电子文件归档是为了保证文件的完整性、可访问性、安全性和合规性而进行的管理活动。
3.电子文件归档的目的：通过合理的电子文件归档管理，实现对电子文件的检索、备份、共享和保护，提高工作效率和信息管理水平。
电子文件归档的原则电子文件归档的原则是指在实施电子文件归档管理过程中应遵循的准则和规范。
遵循正确的原则可以确保电子文件管理的顺利进行，并最大程度地发挥其效益。
电子文件归档的原则主要包括以下几个方面：1.法律合规原则：电子文件归档需符合相关法律法规的规定，保证档案管理活动合法合规。
2.完整性原则：电子文件归档需保证文件完整性，防止文件被篡改或丢失。
3.可追溯性原则：电子文件应具有清晰的追溯路径，能够追踪文件的来源、变更记录和使用情况。
4.数据安全原则：电子文件归档应加强数据安全保护，防止文件泄露和损坏。
5.永久保存原则：长期保存有价值的电子文件，确保信息的连续性和历史可追溯性。
电子文件归档的方法电子文件归档的方法是指实现电子文件归档管理的具体操作步骤和技术手段。
选择合适的电子文件归档方法可以提高管理效率，提升信息管理水平。
电子文件归档的方法主要包括以下几个方面：1.文件分类整理：对电子文件进行分类整理，建立合理的文件目录结构和命名规则。
2.文件格式规范：选择适合的文件格式保存电子文件，避免文件格式不兼容导致文件损坏或无法打开。
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
4-电子文件归档与整理规范1 总则1.1 为了规范工程归档文件电子版本的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全国档案信息化建设实施纲要》(国档发[2002] 8 号)的要求，以及大唐集团和大唐国际对工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。
1.2 本规范合用于彭水水电站工程归档文件电子版本的制作。
设备文件的电子版制作也参照本标准。
2 释义2.1“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。
2.2 文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。
本标准中所指的文件路径是绝对路径。
(简称：路径)2.3 纸质目录：即最终以纸质形式存在并发挥作用的目录，分为档案移交目录和卷内目录。
2.4 纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD 表格，其内容和纸质目录内容彻底一样。
2.5 电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。
电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每一个单元格为一个字段，每一个字段反映案卷(文件)的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷(文件)的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。
电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。
3 电子文件的归档范围按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。
4 电子文件的制作4.1 凡是内容含手写文字或者加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。
采用电子签章的电子文件，若被写保护或者进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。
4.2 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。
4.3 电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于 200dpi；除大于 A3 幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。
4.4 电子文件(竣工图除外)，以“件”为单位制作成 pdf 格式；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成 jpg 格式。
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。
2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
二.电子文件的收集与积累1•收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言随着信息技术的发展和普及，越来越多的组织和机构开始采用电子文件归档和电子档案管理制度，以取代传统的纸质档案管理方式。
电子档案管理制度可以提高档案管理效率，节约存储空间，并且便于检索和共享。
本文将详细介绍电子文件归档与电子档案管理制度的相关内容。
2. 归档原则2.1 归档级别根据电子文档的重要性和保密程度，可以将电子档案划分为不同的归档级别，例如： -非重要文件：一般的内部邮件、通知等，可以采用较低的归档级别进行管理。
-一般文件：对组织或机构有一定重要性的文件，需要按照一定的规定进行归档和管理。
-重要文件：对组织或机构有重要意义的文件，包括合同、协议等，需要采用更高的归档级别进行管理。
2.2 归档标准电子档案的归档标准包括文件格式、文件命名规则、文件存储路径等。
在制定归档标准时，应考虑到档案的长期保存和后续检索的需要。
例如，可以采用标准的文件格式（如PDF）以确保文件的可移植性和兼容性；采用统一的命名规则来方便文件的检索和管理；统一设定文件存储路径，以便于组织档案的整理和管理。
2.3 归档周期根据文件的管理要求和法律法规的规定，制定合理的归档周期可以保证档案的及时归档和安全保密。
一般来说，可以将文件的归档周期划分为：日归档、周归档、月归档、年归档等。
具体的归档周期可以根据组织的需要和实际情况来确定。
3. 档案管理流程电子档案管理流程主要包括档案归档、档案存储、档案检索和档案销毁等环节。
3.1 档案归档档案归档是指将电子文件按照一定的归档标准和归档级别进行整理和存档。
归档时需要先将电子文件转换成指定的文件格式（如PDF），然后按照规定的文件命名规则进行命名，最后放置到指定的存储路径下。
3.2 档案存储档案存储是指将归档的电子文件保存到相应的存储介质中，以确保档案的长期保存和安全性。
常见的存储介质包括硬盘、服务器、光盘等。
在存储过程中，需要注意档案的备份和加密，以防止档案丢失或泄密。
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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电子文档归档工作方案1. 背景与目的在数字化时代，越来越多的文档和文件以电子形式产生。
电子文档的归档管理成为组织和个人必备的技能之一。
良好的电子文档归档工作方案能够提高信息检索效率、减少信息丢失风险、提升工作效率。
本方案旨在通过规范的步骤和方法，提供一套完整的电子文档归档工作方案。
2. 方案内容2.1 归档目录结构一个良好的归档目录结构是电子文档归档工作的基础。
合理的目录结构能够方便快速地查找和存储文档。
建议采用以下目录结构：- 公司/组织- 部门/团队- 年份- 月份- 类别- 子目录...- 其他...其中，公司/组织是主目录，可以根据具体需要再添加子目录。
部门/团队目录可以根据组织结构进行细分，年份和月份目录用于按照时间进行分类。
类别目录根据文档内容进行分类，例如：“合同”、“报告”、“培训材料”等。
2.2 文档命名规范统一的文档命名规范可以使文档易于识别和搜索。
建议采用以下命名规范：[日期]_文档名称_[编号].[格式]其中，日期用YYYYMMDD的格式表示，可以是文档创建日期或者重要更新日期。
文档名称尽量简明扼要，不要包含无关信息。
编号可以根据需要添加，用于区分同一日期下的多个文档。
格式可以是文件原有的格式，例如PDF、DOCX等。
2.3 文档分类和标签除了目录结构，文档还可以进行进一步的分类和标签。
通过给文档添加分类和标签，能够提高搜索时的准确性和效率。
可以根据文档内容、所属项目、相关部门等添加分类和标签。
2.4 文档元数据为了更好地管理文档，建议为每个文档添加元数据。
元数据包括文档的主题、作者、创建日期、修改日期、关键词等信息。
这些信息可以嵌入到文档属性中，或者以文本形式保存在文档的目录中。
2.5 归档流程一个完整的电子文档归档流程包括文件上传、索引建立、归档存储、备份等步骤。
具体流程可以参考以下步骤：1. 将电子文档上传至归档系统或者归档文件夹。
2. 建立索引，包括目录索引、分类索引和标签索引。
电子文件归档与整理•第一讲概念和种类•一、什么叫电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
电子文件的基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
二、电子文件的种类电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：（一）按电子文件的信息存在形式分类1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。
3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。
4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。
6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。
（二）按文件的功能分类分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。
主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。
支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。
（二）按文件的功能分类分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。
主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。
支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用，相辅相成的。
没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能，没有支持性、辅助性、工具性文件，主文件可能无法正常运行和查找。
（三）按文件的生成方式分类分成计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。
第二讲电子文件的特点一、电子文件的数字化信息形态电子文件是在电子计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。
在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均以数字编码的形式存在。
二、电子文件对设备及标准的依赖性电子文件对设备依赖性，从以下几个方面体现：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
三、电子文件载体的非直读性电子文件的非直读性体现在很多方面：一是数字编码记录于载体上；人的眼睛无法分辨，何况磁性载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到；二是载体上的信息记录密度极大；三是载体上的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压或解密也不能读取其内容。
四、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性电子文件的物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况。
信息的逻辑结构是指其自身的结构。
电子文件物理结构和逻辑结构往往是不一致的。
同一个电子文件的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常的显示输出。
元数据则是电子档案的技术数据，电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。
电子文件的动作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。
如果不特意提供或补充这种元数据，就可能给电子文件的动作和归档带来问题，这就是电子文件对元数据的依赖性。
五、电子文件信息与载体相分离性电子文件内容存放的位置不是固定的，而是可以变化，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容却不发生任何变化。
还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者，在这些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递，存放在不同地点不同设备的处理方式，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。
六、电子文件的信息共享性及不安全性电子文件可以做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。
另一方面，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，就像发布文告一样。
电子文件由于不受物理载体传递的限制，所以对信息获得者来说，可以产生一种共享的感觉，从而摆脱了时间和空间的制约。
随着网络化的发展，网络安全问题已日益突出。
七、电子文件信息的易更改性电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改很方便，改后又不留痕迹。
第三讲电子文件的收集与积累一、电子文件的管理现状电子文件的完整保留、妥善保护等方面有以下一些问题：第一，草稿性电子文件的“自生自灭”状态。
第二，辅助性电子文件的无人管理的状态。
第三，正式电子文件往往只进行了逻辑归档。
第四，有些电子文件的存贮载体不安全。
第五，电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。
二、电子文件的收集电子文件收集的内容：1、归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2、背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3、元数据：指描述电子文件数据属性，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
三、电子文件的积累工作1、电子文件的积累过程和方法电子文件的积累，可分为两种类型：一种是在电子计算机网络系统上，系统应设计自动记录的功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、入数据库时间等。
在进入数据库之前，通过对记有档案标识的内容进行鉴定、归档。
另一种是用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
2、电子文件的积累范围电子文件的收集、积累应包括以下两方面的内容：（1）按归档要求应接收归档的电子文件。
（2）对未列入应接收归档的电子文件，有的也要收集，因为有时需要对一些项目做补充归档或扩大归档。
第四讲电子文件的归档工作一、归档范围（一）电子文件的归档范围应遵循的原则一是按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；二要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的完整性；三是电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。
收集材料包括：第一，归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关坏分子数据。
第二，纸质文件、缩微胶片。
第三，电子文件管理的许多环节的成果和文件信息。
（二）电子文件的归档范围主要包括1、在行使本机构职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件；对需要保存草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，加版本号积累，并将草稿、定稿一起归档。
2、利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。
3、本机构制作的各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。
4、对于软件生产商而言，在其研究开发活动中形成的程序文件。
5、为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件，包括操作系统、应用软件，以及相关的数据、配套的文档资料。
二、不归档范围不归档的电子文件包括：（一）上级机关单位无保存价值不归档的电子文件（二）本机关单位无保存价值不归档的电子文件（三）同级机关单位和非隶属机关单位无保存价值不归档的电子文件（四）下级机关单位发来无保存价值不归档的电子文件三、双套归档制原则我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，这就是“双套归档制”。
在条件许可下，可以单独归档电子文件而不予或无法归档纸质文件的有：通过局域网传递的上级来文；在纸质条件下不予归档的微观文件；已实现计算机辅助生产的CAD文件；某些数据量大保存年限短的数据文件；多媒体文件；超文本文件。
四、归档方式电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。
(一)逻辑归档逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
逻辑归档的电子文件控制方法：第一，把这些电子文件纳入机构的数据备份方案，永久保存的电子文件应有脱机保存的备份；第二，定期将有用的文件信息从网络上下载，进行物理归档，以减少网络的荷载，提高网络速度。
（二）物理归档物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
物理归档的方式又可分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档。
介质归档是指将电子文件存储在一定介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。
电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。
实时归档指电子文件形成后即刻归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。
双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。
电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称为阶段归档），一般以不超过2—3个月为宜。
六、归档要求1、“前端控制”的思想在归档阶段应得到充分体现归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。
防止失误，控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前，把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程中，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。
2、电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归档电子文件移交检验表》；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入《电子文件接收检验登记表》。
