单证控制制度

单证单据管理制度第一章总则第一条为了规范企业内部单证单据管理工作，保证单据的准确、及时和完整，提高企业内部管理和运营效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于所有涉及单证单据管理的部门和人员。

第三条单证单据管理包括但不限于合同、发票、报关单、提单等，本制度中的单证单据包含具体的文书表格和电子化的单据。

第四条单证单据管理原则上实行集中管理，由专人或专门的部门负责管理。

第五条单证单据管理工作应遵循质量第一原则，严格依照企业内部管理规定和国家相关法律法规进行管理。

第六条单证单据管理工作严禁篡改、乱填、错填、漏填等违规行为，一经发现，将视情节轻重给予相应处理。

第七条单证单据管理工作应当及时、准确、规范，确保单据的真实性和合法性。

第八条企业应当建立单证单据管理规范，保护单据的真实性、完整性和保密性。

第二章单证单据的准备和存储第九条企业应当根据需要准备和使用各类单证单据。

第十条企业在准备单据时，应当根据需要填写完整，确保真实性和合法性。

第十一条各部门应当对准备的单据进行审查和确认，并由专人或专门的部门盖章或签字确认。

第十二条企业应当建立单证单据存档管理制度，确保单据的安全保管和合理利用。

第十三条准备的单据应当按照规定的程序、要求进行归档，确保单据的安全、完整和易于检索。

第十四条企业应当建立单证单据存档检索制度，确认存档的单据可以随时方便检索出来。

第十五条企业应当定期对存档的单据进行审查和清理，淘汰无用的单据，保留有效的单据。

第十六条存档的单据应当定期进行备份和存档，确保单据的安全和不丢失。

第三章单证单据的传递和交接第十七条单证单据的传递和交接应当进行记录，确认传递的单据状况完整。

第十八条传递单据的人员应当对单据进行确认，保证单据的真实性和合法性。

第十九条单证单据的接收人员应当对接收的单据进行确认，确保单据的完整和真实性。

第二十条单证单据的传递和交接应当采用专人、专用渠道进行，不得随意传递。

第二十一条单证单据的传递和交接应当及时、快捷、安全，确保单据及时到达目的地，不因传递和交接影响工作进度。

重要单证管理制度一、总则为了规范公司重要单证的使用与管理，保障公司的合法权益，维护公司的正常经营，保障公司财务数据的完整性和保密性，特制定本管理制度。

二、范围本制度适用于公司所有部门及相关人员，包括但不限于财务部门、采购部门、销售部门、人事部门等。

三、重要单证的种类1、发票：包括增值税专用发票、普通发票等；2、结存银行存款凭证；3、合同及附件；4、收据；5、其他经有关负责人认定为重要单证的文件。

四、重要单证的管理1、重要单证应妥善保存，不得遗漏或遗失。

对于使用后的单证应及时回收并交与专人保管，绝不得随意乱放、遗失、灭失；2、对于重要单证的开具、领用、使用、存储、废弃应有相应的登记、备份、更新和销毁流程，并应严格按照流程执行；3、重要单证的存档应按年度、月份、类型等进行分类，编号，建立单证档案，并应有专人负责整理和管理，以便日后查询；4、对于涉及公司财务数据的单证，应实行财务数据的备份和加密措施，以确保财务数据的完整性和安全性；5、对于与外部单位的合同和协议，应加强对合同和协议的管理和跟进，确保公司的权益不受损害；6、公司成立之初颁布的所有重要单证及经营许可证、生产许可证、税务登记证等证照的存放及有关文件、印鉴的管理，并设立印章专人负责全面管理；7、对于一些重要单证，如银行存款凭证，还需控制存款的使用权限，加强对现金的管理，防患于未然。

五、重要单证的审批1、对于一些涉及公司财务数据的单证，如发票、结算凭证等，使用前应有专人负责审核和审批；2、对于合同、协议等重要单证，应设置审批流程，经有关负责人的审批后才能生效；3、对于与外部单位签订的合同和协议，应有法务部门或律师进行法律审核。

六、重要单证的使用规定1、重要单证的使用必须符合公司相关规定，并严格执行审批程序。

未经审批擅自使用公司重要单证，一经发现，将严肃追究相关责任人的责任；2、重要单证只能用于公司相关业务，不得私自挪用；3、对于外借的重要单证，应确定借用单位及用途，并设定归还期限；4、对于员工使用重要单证，奖惩分明，对于严重违规者做出相应处罚。

单证控制和单证保管 The manuscript was revised on the evening of 2021。

有限公司进出口单证控制和单证保管总则建立进出口单证管理及复核制度，明确对各岗位人员审单、录入和操作执行的控制要求；规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，使报关业务更加有效，准确与符合法规要求，以确保从事进出口代理业务的符合性要求。

范围适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。

客户公司属自理报关企业，仅为本企业办理进出口货物报关手续，由于出口口岸的限制，一般通过口岸的代理报关企业代为办理手续。

货物出口时报关业务员必须在货物装船前一或二个工作日（特殊情况除外）进行报关业务。

报关业务前必须做好以下单据：出口业务：出口报关缺乏委托书，出口发票、装箱单、报关单、出口商检委托书，出口商检换证凭条或凭证，出口核销单。

如涉及加工贸易业务的必须提供手册报关。

进口业务：进口报关委托书，进口发票、装箱单、提单和其他特殊单证，如手册、进口许可证、无木质包装声明等。

报关业务管理出口业务操作人员必须在货物出运至少7天前取得出口报关单证；报关资料须经公司复核审核员复核，尤其在产品规格、数量、金额、港口等方面进行严格检查，如发现不符需及时与客人取得联系，并得新追踪得到最新更新报关文件。

出口业务操作员在报关日至少2-3个工作日前，寄全套报关资料给口岸代理报关行/报关公司，如自己本属海关出口，由具体操作报关员做好交接手续，同时要求口岸报关行/报关公司回传交接单（或电子凭证，如邮件或快递签收信息）；口岸报关行/报关公司必须在报关日向海关申报并递交所需的报关资料；货物出运二个月内，口岸报关行/报关公司须将海关签发的核销单、报关单退回企业,如自己本属海关出口，则由具体操作报关员负责追踪退单，最终退给客户由操作人员负责；进口业务操作人员先取得进口货物正本单据。

货物到港口后，操作人员必须将进口发票、装箱单、提单、报关委托书及其他特殊单证寄往指定报关行，委托当地报关行办理进口成本清关手续，如自己本属海关出口，由具体操作报关员做好交接手续，同时要求口岸报关行/报关公司回传交接单（或电子凭证，如邮件或快递签收信息）；海关等有关主管部门一经放行，业务操作人员应及时安排拖柜并通知公司指定仓库做好卸货准备。

单证部门工作制度一、总则为了加强单证部门的管理，规范工作流程，提高工作效率，确保业务顺利进行，根据公司相关规定，制定本制度。

二、部门职责1. 负责公司各类业务的单证制作、审核、归档等工作。

2. 负责单证的国际结算、外汇收支等工作。

3. 负责与各国银行、客户、供应商等沟通协调，确保单证流转顺畅。

4. 负责单证资料的整理、归档和查询工作。

5. 负责单证相关业务的风险防范和内部控制。

6. 完成上级领导交办的其他工作。

三、工作流程1. 单证制作（1）根据业务需求，收集相关资料，制作单证。

（2）对制作的单证进行审核，确保单证内容完整、准确、合规。

（3）将审核无误的单证提交至相关部门或外部单位。

2. 单证审核（1）对收到的单证进行审核，确保单证的真实性、合规性。

（2）对不符合规定的单证，及时反馈给制作单位进行修改。

（3）对符合规定的单证，予以确认，并办理后续手续。

3. 单证归档（1）对已办理完毕的单证进行整理、分类、归档。

（2）建立单证档案索引，便于查询。

（3）定期对单证档案进行清理、整理，确保档案的完整性和准确性。

4. 单证查询（1）对外部单位或内部部门提供的单证查询需求，及时提供相关单证信息。

（2）对查询到的单证，按照要求进行复印、传真等处理。

（3）对查询过程中遇到的问题，及时与相关单位进行沟通，确保查询工作的顺利进行。

5. 单证风险防范（1）了解并关注国际结算、外汇管理等相关政策法规，及时调整单证制作和审核标准。

（2）对单证制作、审核、归档等环节进行内部控制，防范业务风险。

（3）加强与各国银行、客户、供应商等的沟通，确保单证流转的安全性。

四、人员管理1. 部门人员应具备相关专业背景和业务能力，为公司业务的顺利开展提供支持。

2. 部门人员应遵守公司各项规章制度，服从工作安排，认真履行职责。

3. 部门人员应定期参加业务培训，提高自身业务水平和综合素质。

4. 部门人员应加强团队协作，相互支持，共同进步。

五、监督检查1. 部门负责人应对部门工作全面负责，确保各项工作按照本制度执行。

第一章总则第一条为加强物流公司单证管理，确保物流业务运作的规范性和准确性，降低业务风险，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及物流业务的单证，包括但不限于运输单、收货单、发货单、装箱单、运费发票、退货单等。

第二章单证管理职责第三条公司设立单证管理部门，负责单证的管理、审核、归档和查询工作。

第四条单证管理部门职责：1. 制定和实施单证管理制度，确保单证管理的规范性和有效性。

2. 对所有物流单证进行审核，确保单证信息的准确性和完整性。

3. 对单证进行分类、归档和保管，确保单证的完整性、可追溯性和保密性。

4. 对单证进行定期盘点，确保单证数量与实际业务相符。

5. 及时处理单证查询、调阅和复制等业务。

第三章单证填写与审核第五条单证填写要求：1. 单证填写必须字迹清晰、内容完整，不得涂改、挖补、伪造。

2. 单证填写内容应与实际业务相符，不得虚报、漏报。

3. 单证填写人应对所填内容负责。

第六条单证审核要求：1. 审核人应对单证的真实性、准确性、完整性进行审核。

2. 审核人发现单证填写不规范、信息不完整、与实际业务不符等情况，应要求填写人更正或补充。

3. 审核人应将审核意见填写在单证上，并签名确认。

第四章单证归档与保管第七条单证归档要求：1. 单证归档应按照业务类别、时间顺序进行分类整理。

2. 单证归档应使用专用档案柜，确保单证安全、整齐、便于查阅。

第八条单证保管要求：1. 单证保管人应妥善保管单证，防止丢失、损坏或泄露。

2. 单证保管人不得擅自将单证借出或复制。

3. 单证保管人应定期检查单证保管情况，确保单证安全。

第五章单证查询与调阅第九条单证查询要求：1. 查询人应填写查询申请表，说明查询原因和所需单证。

2. 单证管理部门应在收到查询申请后及时办理查询手续。

第十条单证调阅要求：1. 调阅人应填写调阅申请表，说明调阅原因和所需单证。

2. 单证管理部门应在收到调阅申请后及时办理调阅手续。

3. 调阅人应爱护单证，不得随意折叠、涂改或损坏。

第一章总则第一条为加强运输公司单证管理，确保单证使用的规范性、准确性和安全性，提高运输服务质量，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有运输业务涉及的各类单证，包括运输合同、运单、货物清单、结算单、提货单、收货单、发票等。

第三条公司各部门应严格遵守本制度，确保单证管理的各项要求得到有效执行。

第二章单证管理职责第四条公司财务部负责单证的管理工作，包括单证的采购、保管、发放、回收和销毁。

第五条运输业务部负责单证的填写、审核和签收，确保单证信息的准确性。

第六条客户服务部负责向客户提供单证，解答客户关于单证的疑问。

第三章单证管理要求第七条单证应使用统一格式，内容完整、清晰，不得涂改、伪造、转让或滥用。

第八条单证填写应规范，字迹工整，不得使用模糊不清的字迹。

第九条单证审核应严格，确保单证信息与实际运输情况相符。

第十条单证签收应明确，确保双方对运输货物及费用的确认。

第十一条单证归档应及时，按照规定分类存放，便于查阅和统计。

第四章单证使用流程第十二条新购单证入库后，财务部负责登记造册，并建立单证台账。

第十三条运输业务部根据实际业务需求，向财务部申请单证。

第十四条财务部根据申请，审核无误后发放单证。

第十五条运输业务部填写单证，经审核后交由客户服务部。

第十六条客户服务部向客户交付单证，并解答客户疑问。

第十七条运输结束后，运输业务部将单证交回财务部。

第十八条财务部负责回收单证，并按照规定进行归档。

第五章单证保管与销毁第十九条单证应存放在安全、干燥、通风的地方，防止损坏、丢失或被盗。

第二十条单证保管期限根据国家法律法规和公司相关规定执行。

第二十一条单证到期后，财务部负责组织销毁，确保信息安全。

第六章违规处理第二十二条违反本制度，造成单证损坏、丢失或被盗的，根据情节轻重，给予相应处罚。

第二十三条违反本制度，造成经济损失的，依法承担赔偿责任。

第七章附则第二十四条本制度由公司财务部负责解释。

第二十五条本制度自发布之日起施行。

报关公司单证管理制度一、总则本制度旨在规范报关公司的单证管理流程，确保单证的准确性、完整性和时效性，以满足海关监管要求和客户需求。

所有从事单证管理的员工必须遵守本制度的规定，对单证的处理应做到及时、准确、高效。

二、单证接收与审核1. 接收客户提交的单证资料时，需对照客户提供的清单进行核对，确保资料齐全无误。

2. 对于单证资料的内容进行严格审核，包括但不限于品名、规格、数量、价格等关键信息，确保信息的合法性和真实性。

3. 如发现问题，应及时与客户沟通，明确修改意见和截止时间。

三、单证制作与复核1. 根据海关规定和客户需求，准确制作报关单、合同、发票等相关单证。

2. 完成单证制作后，必须进行至少两轮的复核流程，确保单证无误后方可提交给客户或用于申报。

3. 复核过程中发现问题，应立即纠正并重新复核，直至无误。

四、单证存储与保密1. 所有单证资料应按照统一的分类标准进行归档存储，便于查询和追溯。

2. 电子版单证应妥善保存在安全的电子设备中，定期备份，防止数据丢失。

3. 对于涉及商业秘密的单证资料，应严格控制访问权限，非授权人员不得查阅。

五、单证更新与作废1. 如遇单证内容需要变更，应及时通知客户并按程序办理变更手续。

2. 对于作废的单证，应按照规定程序进行销毁或注销，确保不会被误用。

六、责任与考核1. 明确各岗位人员的责任范围，对于违反单证管理制度的行为，应依据情节轻重进行处理。

2. 定期对单证管理工作进行考核，以提升工作质量和效率。

七、附则本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由公司管理层根据实际情况制定补充规定。

结语：。

单证的管理制度范文单证的管理制度范文第一章总则第一条为了规范单证管理工作，提高工作效率，保障公司经营的正常进行，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部单证管理工作。

第三条单证是公司内部办理各种业务活动所需的文件、纸质或电子凭证。

第四条单证包括但不限于合同、发票、报关单、装箱单、提单、托运单、货物运输索赔等文件。

第五条单证管理负责人为公司副总经理，具体由单证管理部门负责。

第六条公司所有部门和员工都有责任遵守和执行本单证管理制度。

第七条单证管理部门应根据公司的具体情况，制定相关单证管理工作程序和流程。

第二章单证的获取和制作第八条单证的获取和制作应按照公司相关流程进行，具体包括以下步骤：（一）合同签订：合同是公司内部办理业务活动的基础文件，应由相关负责人与客户签订，并由单证管理部门备案。

（二）单证制作：根据合同的要求，单证管理部门负责制作相应的单证，确保准确、完整。

（三）文件归档：制作完成后的单证应按照规定归档，方便后续查询和使用。

第九条单证制作应遵循以下原则：（一）准确性原则：单证的内容应真实、准确，且符合合同要求。

（二）完整性原则：单证应包含全部必要信息，以便顺利完成后续的业务活动。

（三）时效性原则：单证在规定时间内完成，确保业务能够按时进行。

（四）统一性原则：单证的格式和样式应与公司的其他单证保持统一。

第三章单证的存储和保管第十条单证的存储和保管应遵循以下原则：（一）分类存储：根据不同类型的单证进行分类存储，便于查找和管理。

（二）密封包装：单证存储时应密封包装，防止受潮、丢失等情况发生。

（三）定期检查：定期对存储的单证进行检查，确保其完整性和可用性。

（四）备份存储：对于重要的单证，应进行备份存储，以备不时之需。

第十一条单证的保管责任由单证管理部门负责，其他部门和人员在使用单证时应妥善保管，不得私自带出办公区域。

第十二条单证的外借必须经过单证管理部门的批准，同时要有相应的借用登记记录和归还记录。

第十三条对于因单证丢失或损坏而导致的损失，应由责任人承担相应的责任，并进行相应的赔偿。

单证管理制度第一章总则第一条目的本制度的目的是为了规范企业职能部门的单证管理工作，确保单证的准确、完整、及时、安全、合规管理，提高企业运作效率和风险控制能力。

第二条适用范围本制度适用于企业职能部门，包括但不限于财务、人力资源、行政、采购等部门。

第三条定义1.单证：企业职能部门使用的各类证件、合同、文件等书面材料的统称。

2.单证管理：指对各类单证的收集、整理、存档、使用及销毁等环节的管理活动。

第二章单证管理标准第四条单证收集1.职能部门在业务活动开始前，应及时向相关人员发出单证收集通知，明确要求并确保相关人员按时提供所需单证。

2.单证收集通知应明确要求单证的种类、数量、格式、截止日期等信息，并告知相关人员如何提供单证。

3.相关人员需在规定的截止日期前按要求提供单证，如不能按时提供，需及时向职能部门汇报，并经过职能部门批准后提供滞后的理由和时间计划。

第五条单证整理1.职能部门收到单证后，应按照规定的文件分类和编号标准进行整理。

2.单证整理要求按照时间顺序、业务性质或文件类别进行分类，确保存档文件的完整性和易查性。

3.职能部门应实施文件编号制度，对所有收集到的单证进行唯一编号，便于检索和查询。

第六条单证存档1.职能部门应建立规范的单证存档管理制度，确保单证的安全、机密和完整性。

2.单证存档室应设置有专门的存档管理人员，负责单证的存放、检索和归还等工作。

3.职能部门应制定单证存档清单，包括存档文件的名称、编号、存放位置及存档时间等信息，并在存档内部设置保密标识。

4.存档文件应定期进行质量检查，确保文件的保存质量和可读性，并及时对出现的问题进行整改和修复。

第七条单证使用1.职能部门在需要使用单证时，应提出申请，并按照申请流程经过审批后方可使用。

2.使用单证应按照相关规定进行复印，确保原件的完整性和安全性，并制定相关记录，包括单证使用目的、使用时间等信息。

3.使用单证的人员应妥善保管和使用单证，不得私自更改、涂抹、破损或外传。

第一章总则第一条为了加强公司单证管理工作，规范单证的使用、保管和流转，提高工作效率，保障公司业务运营的顺利进行，特制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于公司内部所有涉及单证管理的部门和个人。

第三条单证管理应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）规范操作，确保准确；（三）安全保密，防止丢失；（四）节约资源，提高效益。

第二章单证分类与定义第四条单证分为以下几类：（一）财务单证：包括发票、收据、银行汇票、支票、付款通知单等；（二）业务单证：包括订单、合同、提单、装箱单、商检单、报关单等；（三）人事单证：包括劳动合同、员工手册、工资条、社会保险单等；（四）其他单证：包括会议通知、通知函、请示报告等。

第五条单证定义：（一）单证是指具有一定法律效力，记录公司业务活动的书面文件；（二）单证应包含公司名称、单证编号、填制日期、业务内容、金额、负责人、审批人等必要信息。

第三章单证的使用与管理第六条单证使用：（一）各部门在使用单证时，应严格按照单证定义填写，确保信息的准确性和完整性；（二）单证填写应使用规范的书写工具，保持字迹清晰、工整；（三）单证内容不得涂改、撕毁、伪造，如有需要修改，应按照规定程序办理。

第七条单证管理：（一）各部门应指定专人负责单证的管理工作，确保单证的完整、安全；（二）单证应按照类别进行分类存放，方便查找和归档；（三）单证存放应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保单证的安全；（四）单证流转应按照规定程序进行，不得擅自借阅、复制、泄露单证内容。

第四章单证归档与销毁第八条单证归档：（一）各部门应按照规定期限将单证归档，归档材料应包括单证原件、复印件、相关证明材料等；（二）归档材料应按照类别、时间顺序进行排列，方便查阅；（三）归档材料应妥善保管，防止丢失、损坏。

第九条单证销毁：（一）单证销毁前，应进行严格审核，确保单证内容不再具有法律效力；（二）单证销毁应采取安全、环保的方式，如碎纸机粉碎、焚烧等；（三）单证销毁后，应做好记录，包括销毁时间、方式、负责人等。