办公室涉外接待

《单位公务接待管理办法》为了进一步规范公务接待管理，严格控制经费支出，防止铺张浪费，促进党风廉政建设，根据中央和省、市的有关文件精神，结合本单位实际，特制定本办法。

一、接待原则（一）统筹管理的原则。

接待工作统一由办公室管理，并具体承办接待工作。

（二）对口接待的原则。

上级机关领导、相关单位与本院联系工作需要接待的，原则上对等、对口接待。

（三）事前审批的原则。

所有接待事项，必须事先按规定的程序报批，未经批准的接待费用不得报销。

（四）勤俭节约的原则。

接待工作既要热情周到，礼貌待客，又要厉行节约，严格控制陪餐人数，严格控制接待标准，杜绝奢侈浪费。

（五）定点接待的原则。

一般性公务接待安排在食堂用餐。

需安排在酒店用餐的，须报院长同意。

二、接待范围1、上级机关领导、相关单位来访、考察、检查指导工作的。

2、经院领导批准确需要接待的。

三、接待程序1、申请。

相关科室在工作交往中需进行公务接待用餐的，由科室负责人或其委托人到办公室领取《公务接待审批表》，将接待事由、就餐人数及接待标准等填写清楚，领导审批后由院办安排就餐。

2、记帐（在食堂）。

用餐完毕，科室负责人或其委托人在消费清单上写明就餐事由（要与向院办申请事由一致），以便院办结帐核对。

3、结帐。

食堂与院办结帐时，院办应将消费帐单与科室申请时的记录核对，院办核对后对符合要求的帐单进行结帐。

4、安排在酒店用餐的一律转账结算，接待科室在发票上注明招待事由，且由1名陪同人证明后，再经院办核对后由领导审批报销。

5、异地招待，要事先报同意后，才能接待。

四、接待标准严格执行公务接待标准，实行公务接待支出总额和接待标准双控制度。

1、严格执行公务接待住宿标准。

接待住宿应当严格执行《xx省财政厅关于调整省相机关差旅住宿费标准等有关问题的通知〉的通知》的有关规定，执行出差相关地区住宿费限额标准，不得超标准安排住房，不得额外配发洗漱用品和生活用品。

当地陪同人员一般不安排住宿。

2、严格执行公务接待工作餐制度。

xx大学涉外接待工作管理办法随着学校国际化办学进程的不断深入，我校国际交流与合作日益频繁，涉外接待工作不断增加。

为进一步规范我校涉外接待工作，提升管理水平，提高办事效率，根据国家有关涉外管理规定和学校实际情况，特制订本管理办法。

第一条本管理办法适用于国外或港澳台地区团体、个人来校进行访问、考察、讲学、合作研究等短期公务活动的接待工作。

第二条涉外接待工作应遵照归口管理、分级负责、讲求实效、厉行节约的原则。

第三条涉外接待工作主要分为校级接待和院系级接待两类。

校级接待主要是指以校际交流为主，涉及学校总体工作或若干个院系、部门的涉外接待；院系级接待主要是指仅涉及单个院系或部门的涉外接待。

第四条国际交流与合作处（港澳台事务办公室）（以下简称“国际处”）是学校邀请各类国（境）外人员来访的归口管理部门，负责各类国（境）外来访人员上报审批、邀请手续办理、接待信息存档以及校级国（境）外人员来访的统筹安排，并根据来访工作需要，协调相关院系、部门予以配合。

第五条由校内各院系、部门、个人邀请来校的，由该单位相关负责人落实前期筹备及具体接待工作。

各院系应结合工作实际，指派1名院系领导，负责与国际处对接并具体开展涉外工作的联络与协调。

第六条学校各院系、部门、个人邀请国（境）外人员来校参观、考察、访问、讲学、合作研究等，应紧密结合本单位年度工作计划做好安排。

如需国际处协助办理相关手续，应至少在国（境）外人员来校前一个月向国际处报送来访人员相关信息。

第七条院系级接待任务完成后一周内，须向国际处提交包含文字及影像资料内容的接待工作总结。

第八条有下列情况之一，可由国际处协调邀请校领导出席：（一）国（境）外政府官员、大学校级领导、高端专家学者以及国际知名企事业高层管理人员来访；（二）校际合作协议签署仪式、兼职（客座）教授的聘任仪式；（三）在校举办的大型国际会议或国际赛事的开、闭幕式活动；（四）对我校有特殊贡献的校友或其他国（境）外人员来访。

外事办公室工作职责
一、贯彻执行我国的对外方针、政策、外事法规及院党委关于外事工作的批示和决定。

二、负责接待来院访问和进行公务活动的国（境）外友人, 在院务部领导统筹安排下，协调组织好院领导的外事公务接待活动。

三、围绕医院临床、科研、教学工作的需要，开展国际交流与合作；维护现有国际项目，保证其顺利、有序地进行。

四、负责来院短期讲学、手术的国（境）外专家学者的接待与管理工作。

五、协助管理医院各类人员赴国（境）外访问、讲学、参加国际学术会议和学术交流工作，协助办理因公出国（境）手续。

六、协助处理医院涉台港澳事务。

七、负责各类人员出国前的学习培训工作。

八、负责院内外语培训工作，协助医务处、护理部定期开展外语查房及病历讨论。

九、负责涉外工作档案、文件的收存、保管和归档工作。

办公室接待制度一、背景介绍办公室接待制度是为了规范办公室接待工作，提高接待效率和服务质量，确保来访人员得到良好的接待和服务体验而制定的一套规范和流程。

二、接待对象和范围1. 接待对象：办公室接待制度适合于所有来访人员，包括外部客户、供应商、合作火伴、媒体代表、政府官员等。

2. 接待范围：办公室接待制度涵盖接待的场所、时间、流程、礼仪等方面的规定。

三、接待场所1. 接待区域：办公室应设立专门的接待区域，包括接待台、候客区、会客室等。

2. 环境布置：接待区域应保持整洁、舒适，提供充足的坐位、饮用水、阅读材料等，并配备专业的接待人员。

四、接待时间1. 工作日接待时间：办公室在工作日的正常工作时间内接待来访人员。

2. 非工作日接待时间：如有特殊情况需要在非工作日接待来访人员，需提前与来访人员商议，并得到主管领导的批准。

五、接待流程1. 来访预约：来访人员应提前与办公室联系，预约接待时间，并提供来访目的、人数等相关信息。

2. 来访登记：来访人员到达办公室后，应前往接待台进行登记，提供有效身份证明，并填写来访登记表。

3. 接待安排：接待人员根据来访人员的身份和目的，安排相应的接待人员或者会议室。

4. 接待礼仪：接待人员应穿着整洁、得体的服装，面带微笑，提供热情、周到的服务，引导来访人员进入会议室或者候客区。

5. 接待服务：接待人员应主动了解来访人员的需求，提供所需的文件、资料等，并及时解答来访人员的问题。

6. 接待结束：接待人员在来访人员离开后，应及时整理接待区域，登记来访人员的离开时间，并向上级汇报接待情况。

六、接待礼仪1. 仪容仪表：接待人员应保持良好的仪容仪表，衣着整洁、干净，不得穿着过于暴露或者不合适的服装。

2. 语言礼仪：接待人员应用友善、礼貌的语言与来访人员交流，不使用粗俗、侮辱性的言辞。

3. 服务礼仪：接待人员应主动提供匡助和指引，积极解答来访人员的问题，竭力满足其需求。

4. 机密保密：接待人员应严守机密，不得泄露来访人员的个人信息和涉及机密的事务。