浅谈档案数字化建设

也就 是档 案 信 息化 ， 就是 指利 用数 据库 技 术 、 据 压 数 缩 技术 、 高速 扫 描 技 术等 技 术 手 段 ， 纸质 文 件 、 将 声
二 、 案数 字化 建设 的基本 内容 档 从 数 字化 的程 度 来看 ， 案 数字 化 的 内容 有两 档
像 文 件 等 传 统 介 质 的 文 件 和 已归 档 保 存 的 电 子 档 个不 同层次 ： 是档 案 目录 的数字 化 ， 目标 是建立 一 其
用 为 目的 ， 充分利 用 计算机 软 硬件 功 能 ， 大 限度 地 个主 要方 面 ： 最
ｃ ａ ｓ ｆ ｃ ｔ ｏ ） 一个 重要 的分支 ， 中又 以基 于 工作 中 的数据 分 散 、 构混 乱 、 间开 销 大 等 问题 ， ｌ ｓ ｉ ｉ ａ ｉｎ 是 其 结 空
特 征 的分类 （ｅ ｔｒ ａ ｅ） 用最 为 广泛 ， 过 序 而且 有着 极 有价 值 的应 用空 间 。尽 管可 能有 诸多 困 ｆａｕ ｅ ｂ ｓｄ应 经
不 同 区域 的档 案 馆 与 国际 互 联 网连 接 起 来 后 ， 案 档
五 、 案数 字化 的管理 档
（ 在 建数 据库 的设 立 一） 在 建 数据 库 是 为 了数 字 化 加 工所 设 立 的动 态
馆 和 世 界各 个 角 落 的利 用 者 就 连接 了起 来 ， 户 通 库 ， 用 是数 据不 断 变化 的数据 库 ， 完成 的文件级 目录数 过 计 算机 上 网 ， 就可 以远 距 离 地检 索 到 网 上所 有 开 据 库 则 是成 果 库 。但 是 ， 鉴 定 及 全文 数 字 化 加工 在 它又 成为 全文数 字化 加工在 建数 据库 。 放 的 ， 内、 至 国外 的数 字化 档案 资源 。档案数 字 过程 中， 国 甚
用 给 图表 、 像 等 不 同形 式 的档案 进 行 数 字化 。与 传 统 有 需要 时经批 准 使用 数据 操作 权 ， 后 即刻 收 回 ； 声 载 体 档案 相 比 ， 字 化 档 案主 要 有 以下特 点 ： 数 第一 ， 予 单位领 导和 相关 中层干 部全 部数据 的查 看权 。
式 转化 为 以磁 盘 、 盘 、 带 等 为载 体 的 电子 文 件 ， 硬 磁 从而 对纸 质档 案予 以保存 和检 索 的过程 。 档 案 数字 化 的原 则 是 ： 遵 循 重要 档 案 数 字化 要
的价 值性 、 用档 案数 字 化 的实用 性 、 常 开放 档案 数字
所 谓 数 字 化就 是 用 ０ １ 位 数 字编 码 来 表 达 化 的开放 性 、 和 两 褪迹 档 案数 字化 的抢 救性 、 密档 案数 解
信 息 的非人 工 识读 性 ； 二 ， 统依 赖性 ； 三 ， 息 第 系 第 信 与 载 体 的可分 离性 ； 四 ， 第 信息 的 易变性 ； 五 ， 第 信息 存 储 的高密 度性 ； 第六 ， 多种信 息媒 体 的集 成性 。
四、 案数 字化 的发展 方 向 档 （ 任 编辑 周 宇） 责
档 案 数字 化 是 利 用 现代 技术 ， 过 去 和 现 在 国 将
家机构、 社会组织以及个人在从事政治、 军事、 经济 、
建立 技术 负 责人 、 超级 管理 员 、 数据 管理 员连 锁
科学 、 术、 技 文化 、 教等 活动 中直 接 形成 的 ， 国家 责任 制 。审 批者 没 有 数据 操 作 权 ； 级 管理 员只 允 宗 对 超 不允 许使 用数 据操 作权 ； 据 管理 员只 数 和社 会 有 保 存 价值 ， 可供 社 会 共 享 的 ， 种文 字 、 许分 配权 限， 并 各
一
中， 以根 据档 案 的 自身特 点和 档 案 部 门 的实 际情 可 况将 这两种 方 式有机 结合 使用 。 从 业 务 内容 上 看 ， 案 数 字 化 建设 包 括 以下几 档
、
档 案数 字化 的指导 思想 与原 则
档案 数字 化 的指 导思 想是 ： 字 目录 中心管 理 系统 、 数 数字 化 的条件 下 ， 以借助 计算 机 网络 的优势 ， 便快 捷地 可 方
档 案管 理系 统等 。 （ 建设 数 字化 档案信 息 网络 三） 查 阅各 类档 案 的详细 内容 。通 过 局域 网 、 盘 、 磁 阅读 器等工 具， 即可 实现 异 地 查询 、 览和 信 息 资料 交 阅
一
目录 数 字化 与 全 文 数字 化 分 步 的 时 切信 息 的一 种 综合 性 技 术 ， 信 息全 都 变 成 数 字 字化 的及 时 性 、 将
信 号 。可 见 ， 数字 化 是 就 信息 而 言 的 。档 案 数 字 化 效性 、 档案 数字 化加 工与利 用 同步 的一致 性等 原则 。
总 结起 来 ， 档案 序 列 化 存储 是 一 项 有 着 重大 应 用 前 景 的档 案 管理 技 术 ， 可 以解 决 目前 档 案 管 理 它 （ 责任编 辑 周 宇）
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（ 档 案 资源数 字化 整理 一）
目录 的数 字化 ， 是档 案全 文 的数字 化 ， 二 即采用 扫 描
化信息 网络建设包括档案信 息网站建设、 内部局域
网建 设 、 国家档 案信 息总 网站建 设等 。
（ 成 果数据 库 的使 用 二） 成 果数 据 库 只 分配 使 用权 限 ， 殊 需要 时经 批 特 准才分 配数 据 改变 的操 作权 限 。 （ 数 据 的管理 与监督 三）
三 、 字化 档案 的特 点 数
档案 资源 数字 化 整理 包括 使用 数字 技 术将 馆藏 录 入 方式 ， 档案 全文 按原 貌逐 页存 储为 图像 文件 ， 将 各 种 档 案 数 字化 和 接 收 归档 的 电子 档案 两 个 方 面 ； 并 为其 编制 目录索 引 ， 或是经 光 学字 符技 术识 别后 ，
档 案 数字 化 一般 包括 两个 不 同层 次 。一 是档案
这是 档 案 数 字化 的基 础 。其 基 本 途 径有 三 种 ： 是 采 用文 本格 式 存储 档案 内容 辅之 以全 文检 索数 据库 一
档案 馆把 固化 在纸 质 载体 中的档案 信 息开 发汇 集成 两 种 不 同方式 。虽 然档 案 目录 的数字 化相 对 于传 统
三次 文献 信 息 ， 以数字 化方 式输 入计 算机 上 网 ； 并 二 的手 工检 索工 具来 说是 一种 极大 的进 步 ， 以快速 、 可 是 利用 数 字 照 相 、 描 等 技术 将 档 案 原件 进 行 数 字 简 明地揭 示档 案 的类别 、 题 、 扫 主 形成 者 以及 形 成 时 间 化 处 理 ； 是 直接 在 办 公 自动化 过 程 中 形成 规 范 的 等 重 要特 征 ， 到 了快捷 、 确 查 找 的作 用 ， 三 起 准 这一 点 电子文件 信 息 。 （ 建设 数 字化档 案信 息资 源数据 库 系统 二）
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数字化、 网络 化 和信 息共 享 是 当 今信 息 科 学 技 发挥 人 力资 源 和 数字 化 加 工 设备 能力 ， 护 馆 藏档 保
术发 展 的最 显著特 征 。纸 质档 案 数字 化就 是把 以传 案原 件 完好 ， 保证 数字 化 档案 真实 准确 ， 好地 发挥 更 统形 式保 存 的文件 ， 即 以纸质 为 载体 的档 案文 件 形 档案信 息 资源 的作用 。
可 将 贮空间， 缓解 库房 紧 张 的压 力 ； 少 档 案 原件 （ 别 字化 ， 以采 用 扫描 录入 方式 ， 档案 全文 按 原貌逐 减 特 是珍 贵档 案 ） 由于频 繁使 用而 造成 的磨 损 ， 从而 充 分 页存 储 为 图像 文 件 ， 为 其 编 制 目录 索 引 ， 是 经 并 或 发 挥 档案 馆 的信 息优 势 ， 富 网上信 息 资源 的 内容 Ｏ Ｒ 光 学 字 符技 术 ） 丰 Ｃ（ 识别 后 采 用 文 本格 式 存 储 档 案 和数 量 ， 强档 案信 息 资源 的开发 与利 用 ， 加 为档 案馆 内容 ， 之 以全 文 检 索 数据 库 。在 档案 数 字 化 过程 辅 开展 特色 服务 创造 条件 。
列化 的档 案 信 息可 以直 接被 用 来 进 行特 征 提 取 ， 然 难 ， 是 笔 者相 信 ， 但 随着 档 案 研 究人 员 的努 力 ， 案 档
后 使 用 经 典 的序 列 分类 算法 进 行 数 据挖 掘 ， 而得 序 列 化存 储将 会 成 为档案 信 息化 和档 案 管理 的新 方 从 到我们 难 以想象 的 ， 是价 值非 凡 的结果 。 但
其 并 案 ， 统 组 织 成有 序 的档 案信 息 库 。通 过 数 字 化 处 档案 目录 数据 库 ， 关键 是规 范档 案 的著录 标 引 ， 系
理后 ， 案信 息提 高 了计算 机 检索 速度 ； 省档 案 存 科 学选 定 档 案 目录数 据 库 结 构 ； 是档 案 全 文 的数 档 节 二
已成 为广 大科 技 档案 工 作者共 识 。但在 当 前 日新 月 异 的 信 息 时代 ， 了档 案 目录 的数 字化 还 远 不 是档 有
数 字化 档 案信 息 资源数 据 库系 统是 对数 字化 档 案数 字 化管 理 的全 部 内容 。档 案 全文 数字 化 能够全 系统 地显 示档 案 的全 部 内容 ， 不触 动 档案 原件 在 案 数据进 行 存储 、 理和 维护 的软件 系统 ， 要包 括 面 、 处 主
建设 数字 化档 案信 息 网络 的 目的是把 数字 化 的 流 ， 效拓 宽档 案 资料信 息的传递 空 间 。因 此 ， 现 有 实 档 案信 息 在 互 联 网上 发 布 、 递 。档案 资源 的 数字 档 案 全文 的数 字化 才 是实现 档案 数 字化 管理 的基 本 传 化 ， 以达 到保护 档 案 原件 的 目的 ， 最终 目标 是 为 方 向。 可 但 了 实现档 案 管 理 的最 高 境 界— — 信 息共享 。互联 网 技 术 的发 展 ， 此 目标 的 实现 插 上 了 腾 飞 的 翅 膀 。 为