Exchange邮件系统用户手册

一、 电子邮件系统概述

电子邮件系统，用于在中铁快运总部和下属各单位传送文件、信息、通知、报告，并作为辅助办公工具。

电子邮件系统采用微软的Exchange 2003 Server作为基础平台，Exchange 2003 Server

是专为 Windows 2003 Server 设计的服务器应用程序，它具有增强的可靠性、可扩展性和性能，以及通过对邮件、协作和网络资源的统一管理而获得的较低的拥有成本。内置的工作流引擎为部门和企业工作流和跟踪应用程序提供高性能、可靠和安全的平台。Exchange 2003

Server 是可靠的、可扩展的和可管理的体系结构。

客户端采用浏览器，为实时协作用户提供了一个一致性的用户界面。

二、 使用电子邮件系统

客户端使用浏览器登录邮件系统。在办公系统的主页面点“电子邮件”，会提示输入用户名和口令。（如果用户还没有在邮件系统申请用户，请向有关部门提交申请。）如图：

邮件系统的主页面如图：

邮箱工具栏:

导航窗格： 位于主窗口旁边的导航窗格，提供对邮件和联系人的一键单击访问。可以使用导航窗格来管理邮件文件夹、日历、联系人等。如下

表 工具栏功能概述

工具项视图 说明

默认电子邮件文件夹，包括“日历”、“联系人”、“已删除邮件”、“草稿”、“收件箱”、“垃圾邮件”、“日记”、“便笺”、“发件箱”、“已发送邮件”和“任务”。

“收件箱”旁边的括号中将显示收件箱中的新邮件数目。收件箱以粗体显示新邮件。打开邮件后，邮件将还原为正常体。

可以创建和跟踪约会，并可组织和安排与合作者的会议，然后按需要更新或修改会议信息（时间、地点或与会者）。

联系人文件夹用于存储那些经常保持通信联系的个人信息和业务信息，使用这一功能可以存储电子邮件地址、街道地址、电话号码以及其他任何与联系人有关的信息。可以按联系人名称的任何一部分或按其他的联系人信息对联系人进行排序或分组。还可以将联系人移动或复制到其他文件夹，或将文件（如 Microsoft Word 文档）附加到联系人以将相关信息保存在一起。

任务指需要跟踪完成的与个人或工作相关的事务。任务可以是单次任务或定期任务。定期任务可以定期重复，也可以基于您标记的任务完成日期重复。

可以收集、组织并与工作组或组织中的其他成员共享信息,并可使用公用文件夹共享文件或在电子公告牌张贴信息，存储诸如日历和联系人等由两人或更多人共享的项目。 通过对接收邮件自动执行操作规则可以对电子邮件进行相应的管理。

提供多种方式来自定义程序功能和外观

下面将分别介绍各工具项：

a) 默认电子邮件文件夹：默认情况下，Outlook Web Access 提供下列文件夹

文件夹 说明

便笺 包含 Outlook 便笺。

草稿 存储要保存的邮件。可以保存要在以后完成编辑或发送的邮件。

发件箱 存储尚未发出的待发邮件。

垃圾邮件 存储最近收到的已标识为垃圾邮件的电子邮件。定期检查此文件夹以确保没有丢失您想收到的邮件。

联系人 包含联系项目。详见“”

任务 包含 Outlook 任务。详见“任务”部分

日记 包含 Outlook 日记项目。详见“日记”部分

日历 包含 Outlook 日历项目。详见“日历”部分

收件箱 存储最近收到的电子邮件。以粗体显示新电子邮件。详见“收件箱”部分

已发送邮件 存储每个已发送邮件的副本。

已删除邮件 存储已删除邮件。从此文件夹删除邮件后，它将从邮箱中永久删除。

b) 收件箱

1.打开邮件

• 新的电子邮件总是进入“收件箱”，并以粗体显示。双击此邮件即可打开它，或者也可以选择此邮件，然后按 Enter。

• 若要将已打开或已阅读的邮件标记为未读，请选择此邮件，然后按 Ctrl+U。若要将邮件标记为已读，请选择此邮件，然后按 Ctrl+Q。也可以用鼠标右键单击此邮件，然后选择快捷菜单上的“标记为‘未读’” 或“标记为‘已读’”。

2.阅读邮件

在 Microsoft Office Outlook Web Access 中打开一封电子邮件后，该邮件即会显示在阅读邮件窗体中。如下图：

阅读邮件窗体的标题显示下列信息：

邮件工具栏 对邮件进行操作的快捷键栏

视图 说明

点击可新建一封邮件，通过下拉菜单也可新建约会、联系人和通讯组列表等，如下图：

可以对邮箱中的已投递电子邮件进行重新组织。可将邮件移动或复制到现有文件夹或新文件夹中，在各个 Exchange 邮箱文件夹之间拖动邮件。

删除选定的邮件等。所有已删除的邮件都会发送到“已删除邮件”文件夹中。

单击“答复”后，“收件人”文本框中即会填入原始邮件的发件人的地址,原始邮件的正文将复制到邮件正文中。

单击“全部答复”后，“收件人”和“抄送”文本框中即会填入原始邮件的发件人及其他每一位收件人的地址。 原始邮件的正文将复制到邮件正文中。

单击“转发”后，原始邮件的正文将复制到邮件正文中，在“收件人”框中，键入要将邮件转发到的电子邮件地址。

隐藏/显示阅读窗格，可通过下拉菜单调整邮件阅读窗格的显示位置，如下图：

检查服务器上是否有新邮件。使用此按钮还可以刷新浏览器窗口。

可以搜索邮箱文件夹和组织的公用文件夹。也可以基于一个或多个邮件特征进行搜索，例如发件人、主题行或邮件正文中的文本。

点击查看地址簿

到Microsoft Office Outlook Web Access帮助文档的链接

发件人 发件人或组织的名称/电子邮件地址。

• 若要将邮件发件人添加到“安全发件人”列表中，请用鼠标右键单击发件人的名称或电子邮件地址，然后选择“将发件人添加到安全发件人列表”。

• 若要将某个发件人以后发送的所有邮件均视为垃圾邮件，请用鼠标右键单击发件人的名称或电子邮件地址，然后选择“将发件人添加到阻止发件人列表”。当您执行此操作时，Outlook Web Access 同时将发件人的邮件移动到“垃圾邮件”文件夹中。

收件人 主要收件人的名称/电子邮件地址。

• 若要将主要收件人添加到“安全收件人”列表中，请用鼠标右键单击收件人的名称或电子邮件地址，然后选择“添加到安全收件人列表”。

抄送 抄送副本收件人 (cc) 的名称/电子邮件地址。

• 若要将抄送副本收件人添加到“安全收件人”列表中，请用鼠标右键单击收件人的名称或电子邮件地址，然后选择“添加到安全收件人列表”。

主题 邮件的主题。

发送时间 发送邮件的日期和时间。

提示 若要了解有关发件人或收件人的详细信息，例如，街道地址或电话号码，请双击“发件人”、“收件人”或“抄送”框内的相应名称。

• 若要将发件人或任一收件人添加到“联系人”文件夹中，请用鼠标右键单击其名称，再单击“添加至联系人”。

• 如果打开了阅读窗格，则可以通过在邮件预览中双击发件人或任一收件人的名称来查看有关此人的信息。

3.新建邮件

在“收件箱”中，单击工具栏上的“新建”，或按 CTRL+N。进入下面的页面

输入收件人地址，抄送地址，密送地址（收件人地址不能空，可以是多个收件人，抄送、密送可以为空），输入邮件主题，编辑邮件的正文，也可以插入附件，然后点“发送”完成新邮件的发送。

• 填写地址和撰写邮件：

在“收件人”和“抄送”、“密送”框中，键入收件人的名称或电子邮件别名。多个名称之间用分号 (;) 分隔。也可以单击，在弹出的地址簿对话框的单位列表中找到收件人所在的单位，用户名列表就会列出该单位的所有用户，选择收件人并点“将选中的人员添加到”“收件人”、“抄送”或“密送”，完成相应选择，后单击“返回”可回到邮件编辑页。如图：

• 若要从地址框中删除名称，请用鼠标右键单击名称，再单击“删除”；也可以选择名称并按 DELETE。若要将地址框中已解析的名称添加到您的“联系人”文件夹中，请用鼠标右键单击名称，再单击“添加至联系人”。 • 在“主题”框中，键入简要的主题。

• 在邮件正文部分键入邮件内容。

• 新建邮件窗体中的默认字体为 10 号 Verdana。可按下列步骤更改邮件的字体：在导航窗格中单击，在“邮件选项”下，单击“选择字体”；在“字体”对话框中，选择字体、格式和大小，然后单击“确定”；单击“保存并关闭”。

• 工具条功能介绍：

视图 说明

点击发送当前已完成编辑的邮件。

保存当前邮件

打印当前邮件

插入签名

对正文进行拼写检查

添加附件到当前邮件

检查收件人是否填写正确

增高当前邮件的重要级别

降低当前邮件的重要级别

对邮件的重要性、敏感度进行设置，并可设置跟踪选项。如下图：

到Microsoft Office Outlook Web Access帮助文档的链接

4. 添加/删除附件：

添加：可以将从计算机或通过网络可以访问的任何类型的文件附加到电子邮件。创建项目时，单击工具栏上的“添加附件”。 在“附件”对话框中，在“选择要附加的文件”下键入文件路径，或者单击“浏览”定位该文件。 单击“附加”。该文件将出现在“当前附件”下。对其他要附加的文件重复上述步骤。所选的文件将显示在“附件”旁边的标题中。完成所有附件的添加后，点击“关闭”，可返回原邮件。这时，附件名称将显示在邮件标题区域“附件”按钮的旁边。 “附件”对话框见下图

删除：在“当前附件”下，选择要删除的文件旁边的复选框;单击“删除”。

注意：答复邮件时并不复制附件，而是在附件所在的位置显示一个占位符图标。若要包含附件，请转发邮件，而不要答复邮件。在编辑附加的文件前，必须将其下载到您的计算机。

5.阅读附件

• 当邮件包含附件时，Microsoft Office Outlook Web Access 将在文件夹列表中邮件的旁边显示一个回形针图标 。邮件打开时，附件文件的名称显示在邮件标题信息中。某些文件（例如 .txt 和 .gif 文件）可由 Web 浏览器直接打开。

• 双击位于邮件标题信息中的附件文件名。附件将在一个新的浏览器窗口中打开。

警告:除非您信任附件内容和发件人，否则，请勿打开附件。附件是一种传播计算机病毒的常见方式。因此，Outlook Web Access 可能会在打开附件之前要求您将其首先存储在计算机的硬盘上。当附件包含具有特定扩展名的文件（例如 .mht、.xml 或 .js）时就会要求您这样做。有关 Outlook Web Access 可能会过滤的潜在的危险文件扩展名的完整列表，请与服务器管理员联系。

6.删除邮件

• 若要从 Outlook Web Access 主窗口中的某个文件夹内删除一封或多封邮件，请选择此邮件，再单击主工具栏上的“删除”。 若要连续选择几封邮件，请按住 Shift 并单击其中的第一封和最后一封邮件。若要选择不连续的几封邮件，请按住 Ctrl 并单击要删除的每一封邮件。

• 若要删除已打开的邮件，请单击工具栏上的“删除”。

注意 所有已删除的邮件都会发送到“已删除邮件”文件夹中。只有从“已删除邮件”文件夹中删除这些邮件，这些邮件才会被永久删除。

7.答复邮件

答复邮件发件人：在阅读邮件窗体工具栏上，单击“答复”。单击“答复”后，“收