公关活动策划和活动执行范例手册
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公关活动策划与执行培训
说在前面的话
前期准备-目的
前期准备-确立目标的程序
前期准备-预算
前期准备-构思
•摒弃头脑中所有杂念,全心全意地想象活动的全过程,这个想象应至少重复三次,
并将你想象的全过程详细地说给你的团队,以便获得补充:
–每个环节可能出现问题的地方
–每个环节所需用到的物料
–每个环节是否可以再优化
–每个环节是否给人惊喜
•在构思完成后,再次检查你的目的是否达到?
•在构思完成后,再次检查你的预算是否足够?
团队构成和时间表-团队
团队构成和时间表-项目推进表
•项目推进表(为可控因素预留必要时间:比正常时间多1/3 )
–项目执行:为每个成员制定每日工作协调内容
–物料清单:列举已有物料及需要准备的物料
–人员分工:列出每个子项目负责人
•必须首先确定不可控因素:障碍来自哪里?
–场地:如果不及时确定可能租不到合适的场地
–重要来宾:他们的时间、行程是不确定的
–其他不可控因素
•预定的检查时间通报:
–向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐
–使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么
–应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解---正确制定并运用子目标
团队构成和时间表-工作说明书
•活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等)
•活动物料汇总
•部门工作(接待)流程和要求
•活动现场具体分工(人员位置和要求)
•文案准备
–新闻稿
–主持人台本
–领导讲话稿
–重要领导的现场文件夹内容资料
•通讯录
工作说明书的主要目的---确定活动基本要素/相互关系及检查点
场地选择-列出要求
•需要类型:考虑活动类别、主题、品味要求
•来宾人数:测算最小面积要求
•活动内容:是否有特殊物品摆放,是否需特殊设施?是否有顶高要求?是否有破坏可能?•周边环境:交通、噪音、光线、用餐及住宿
•气候条件:防雨、防寒、防暑、日落时间
•费用限制:能够用于场地租赁的最高限额
场地选择-询问
•是否有档期?
•是否有足够的布展时间?
•场地需要清空吗?场地清空需要付费吗?
•场地清扫需要特别安排吗?
•场地可容纳多少人?
•使用该场地是否需要办理特别手续?
•是否有噪音及安全、清洁方面的要求?
•场地能够提供什么设施?它们是否收费?
•现场视觉效果如何?是否有遮挡视线的装饰?
•场地有多少卫生间?条件怎样?需要装饰吗?
•是否有供贵宾和工作人员休息的地方?
•场地自身工作人员的素质如何?是否有类似活动的服务经验?
•场地是否有存放杂物或资料的地方?
车辆安排-停车场
•停车场在哪里?从停车场到活动场地步行需要多长时间?通过哪些线路?•停车场的开放和关闭时间?
•停车场需要什么凭证?
•是否可以专辟停车场?
•是否有VIP专用停车场?
•是否有“停车已满”标志牌?
•停车场是否有保安管理?
•工作用车停在哪里?是否需付费?
车辆安排-活动班车
•来宾来自哪里?何时启程?正常何时抵达?
•以每半小时为单位,列出航班抵达时间表,并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数
•班车品牌?新旧程度?
•司机素质如何?会否迷路?联系方式?
•班车途经路线是否有拥堵可能?
•预留至少一辆机动车辆
车辆安排-特殊来宾接待
•特殊来宾有多少人(正确职务)?他们启程和抵达的精确时间表?是否有陪同人员?入住酒店?入住时间和离开时间?•特殊来宾的级别是否有差别?他们是否要求乘坐不同档次的车辆?
•特殊来宾的行程安排(活动当天),征求本人或随从的意见;活动前是否观看场地并参加彩排?
•由谁接待?期间是否有其他安排?(会议?用餐?)
•特殊来宾的活动文件夹准备:简易流程、讲话稿、行程提醒
来宾接待
•当来宾准备赶赴机场时,接待工作已经开始:
–来宾是否拿到了正确的机票?
–来宾是否方便抵达机场?
–当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续?–来宾是否知道下飞机后应该如何做?
•突发情况处理:
–航班延误
–个别来宾迟到
来宾接待
•当来宾走下飞机后:
–确保第一时间知道接站人位置
–在班车等候时间不能超过30分钟
–在班车行程中为来宾播放轻松音乐
•突发情况处理:
–班车损坏
–部分来宾延误
–班车迷路
来宾接待
•当来宾抵达接待区时:
–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌
–预估每批来宾人数,保障足够的接待人力
–如果是入住酒店,最好提前拿到所有来宾入住房间,以节省来宾登记时间,并在登记完成后交酒店总台–在接待区预备休息区
–如果是直接进入会场,应准备存衣处、行李寄存处,并有专人管理,预备存衣牌
•突发情况处理:
–因交通原因突然导致来宾人数剧增
来宾接待
•来宾登记时应了解什么?
–活动的日程安排
–活动所需佩戴证件及使用要求
–活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置
–何时可以离开?离开机票领取的时间和方式
–来程时的费用报销时间、地点、方式
–离开时是否有班车接送?
–用餐时间、地点?用餐凭证?