时间管理

立即完成
写入等待 清单 工作进度 描述 目前想法 打算如何 处理 有条件 就录音 下一步 行动
放入任务 清单
写入便签
保存当 前工作
着手 下件事
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如何开展时间管理
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时间
一、 时间 中的时间
1、干扰：电话和突来的访客 2、改变事情的优先顺序 3、缺乏目标，优先顺序和计划 4、一次想做太多，且不会拒绝 5、个人没有条理 6、缺乏自律 7、会议 8、不完整或延迟的资讯 9、日常的文书工作和繁杂公事程序 10、对责任或职权感到困惑
2
什么是时间
二、时间的特性
1、每个人都掌握全部的、相同的时间 2、时间不能保存，一旦到来就要使用 3、时间本身是无限的，但是每个人拥有的时间却是有限的 4、时间本身既不能加快也不能放慢，它是匀速到来的 5、时间对每一个人都是平等的
3
什么是时间
三、时间账目表
项目 睡眠 一日三餐 交通 电话 看电视上网 看报、聊天 刷牙、洗脸、洗澡 休假、白日梦 情绪、身体不适
理论的演进 第一代 特点
便条与备忘录
优点
积极做事的一种良 好的习惯，带给人 成就感 已经注意到规划未 来的重要性 讲求轻重缓急的优 先顺序，争取最高 的效率 以原则为中心，配 合对使命的认知兼 顾重要与急迫性
6
缺点
被动、完成的事情 只是必要而非重要 对事情仍然没有轻 重缓急之分 过分强调效率，失 去生活品质
和
评
2.你是不是会议强盗 3.《会议强盗》录像
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主
二
1.引导者
a.营造和谐的气氛 b.激发思考与讨论 c.显示自信和气势
和
评
者的
50
主
2.协调者
a.汇整意见 b.做出决策 b.分配工作
和
评
51
主
3.规范者
a.掌控时间 b.掌控会议议程 c.维持会议秩序
和
评
52
主
二 主 的
1.制作会议记录
a.及时传阅 b.会议组织情况 c.会议发言整理 d.会议达成结果
和
评
53
主
二 主 的
1.情景演练
一 二 三
和
评
2.猜猜看
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习
一 二 时间
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56
57
生物钟节律
效 率
6 6
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如何开展时间管理
二、
+
要
不
要
+
重要性
不 要
不 不 要
性
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如何开展时间管理
要 设备故障，生产停摆 重伤害急救 员工产生肢体冲突 顾客抱怨 停电 不用计划遇到立刻处理 处理完毕要检讨 不 要
计划之研拟 技能之提升 公关之促进 问题之调查 健康检查
设定目标并做计划化整为零 前置动作一并管理
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的目 和
二 的 工作
1.决定哪些人出席会议
a. 人员 b. 时间 c. 责任 d. 人数
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的目 和
2.会议前的行政准备
a.形式 b.时间 c.座次 b.设施
47
的目 和
2.起草会议议程
a.简明扼要 b.给议程分项 c.明确每个议题的时间 b.确定每个议题的召集人或负责人
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主
一
1.练习：会议经历
人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50 次~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。 大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。 每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全 日制学生一样学习，3~5年就可以成为专家。
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什么是时间管理
一、时间管理的发展历程
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时间难题
、 明确不是我们自身能力可以解决的 第一时间寻求主管的帮助
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会议的目标和准备
一 的
有 的
团队成员面对面沟通 众多讯息的交流 融合意见凝聚共识 有效的分派工作
目
的
工作时间被分割 没有产能 加班 Delay重要工作或客户
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的目 和
成
数
时间 成
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的目 和
（１）透露信息或提供意见。 （２）发布指示。 （３）提出申诉和仲裁。 （４）作出决定或贯彻决定。 （５）激发创意。 （６）提出建议，进行讨论，并做出最终决定。 （７）商务展示。
时间管理与会议技巧
Vivian Xu 2009/05/20
1
什么是时间
一、和时间有关的一些成语，名言及谚语
一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。— 王贞白 少壮不努力,老大徒伤悲。 — 无名氏 逝者如斯夫，不舍昼夜。— 孔子 明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。— 文嘉 放弃时间的人，时间也放弃他。— 莎士比亚 莫等闲，白了少年头，空悲切 。— 岳飞 一年之计在于春，一日之计在于晨。 — 萧绎 时间就是生命。 — 富兰克林 时间就是金钱。 — 狄更斯 一万年太久，只争朝夕。 — 毛泽东 ……
7
为何要学习时间管理
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什么是时间管理
二、时间管理的方法
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什么是时间管理
效率低下 工作乱糟糟 没有目标
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什么是时间管理
时间管理不是管理时间， 而是管理“时间的管理者”
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什么是时间管理
价值2.5万美金的 时间管理方法
6点优先工作制 帕累托法则
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什么是时间管理
麦肯锡30秒电梯理论
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什么是时间管理
4
每天耗时 8 小时 2.5小时 1.5小时 1 小时 3 小时 3 小时 1 小时 2 小时
40年耗时 13.3年 4.2 年 2.5 年 1.7 年 5年 5年 1.7 年 3.3年
结余 26.7年 22.5年 20年 18.3年 13.3年 8.3年 6.6年 3.3年
什么是时间
四、工作中关于时间一些数字
6
重要性
性
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如何开展时间管理
二、 进 时间管理
GTD，Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本 畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本《尽管去 做：无压工作的艺术》 GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、 回顾与行动五个步骤
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如何开展时间管理
不 要 有些电话 有些不速之客到访 有些会议之出列席 有些无谓的请托 有些临时的邀约
预留弹性加以吸纳 设想不处理可能导致的损失大小 寻求替代方案
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不
不 要
有些交际应酬 有些文件之处理 处理属下之工作 自我干扰 个人嗜好的沉迷
多做应加检讨 运用系统化方式加以掌握， 简化处理
如何开展时间管理
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如何开展时间管理
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如何开展时间管理
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如何开展时间管理
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如何开展时间管理
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如何开展时间管理
我
演的
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如何开展时间管理
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如何开展时间管理
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如何开展时间管理
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如何开展时间管理
• 临时突发事件处理流程
是否自己 完成 临时事件 是否超过 2分钟 对事情进 行评估 重要而 且紧急 优先 处理 不重要但 是紧急 重要但 不紧急 不重要 不紧急
莫法特休息法
办公室美学
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什么是时间管理
不良的习惯！
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什么是时间管理
三、时间管理自我测评
这是一份简单的检杳表，能帮助你改善你的时间管理。
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如何开展时间管理
一、生物钟节律
能够在生命体内控制时间、空间发生发展的质和量叫生物钟。 生物钟有四点功能：提示时间、提示事件、维持状态和禁止功能。
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如何开展时间管理
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时间
二、
、
时间
和 的 安静时刻（QUIET HOUR）
中的时间
直接告诉来访者自己目前进行的工作很重要，另约时间 对于重要的事情，访客尽量安排时间但要设置时间限制 站着和来访者说话可以控制时间 过滤电话 安排电话时间，做好打电话前的准备，列出重点清单
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时间陷阱
、 的优先 ，缺 目 ，优先 和 让自己变得有计划 清楚知道处理的每件事情的优先顺序和重要程度 每天清晨或前一天晚上看看你自己目标 6点优先工作制 问自己“我现在该做什么才能最好利用我现在的时间呢 ?” 做好应付紧急情况的计划（莫非定律） 如果发生什么危急情况 , 事后要仔细分析。你该怎样才会做得 更好 , 然后一步步地避免再次发生
第二代
计划于日程表
第三代
订立实现目标的计 划（轻重缓急） 基于第三代理论， 注重生命因素均衡 发展
第四代
为何要习时间管理
二、时间管理的原则（主观）
1、做事目标明确 2、不拖延 3、抓住重点，确定优先顺序 4、避免过于注重细节 6、有条理 7、懂得授权 8、对于别人的请求，学会说“不” 9、积极思考
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时间陷阱
、一 帕累托法则 如果有人愿意帮忙并且能做好 , 就让他们做吧。有时候他们也 乐意有机会做各种事情或锻炼新技能 不要坚持亲自做好每个细节。保存精力做你能做的事情和主要 集中你首要做的事 ， 不
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时间陷阱
、 有 理，缺 自律 办公室美学 改掉拖延的习惯 请记得一条办公室规律 : 杂乱无章的桌子表现你思想混乱 , 整 齐的桌子则表现你的效率高
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时间陷阱
、 明确会议的议程和议题 不偏离主题 明确自己在会议中所担任的角色 做好会议前的准备工作 拒绝不必要的会议
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时间陷阱
、不 的 确立事情的优先级 优先获取最重要的资讯
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