第三章秘书工作机构的设置与地位

《秘书学》教学大纲课程代号：11022003（05级教学打算中查，宋体小四号字，前空两格）学时数：56（宋体小四号字，前空两格）适用专业：汉语言文学（文秘）（宋体小四号字，前空两格）一、课程的性质、目的和任务（宋体四号字，加粗，前空两格）1. 课程的性质（宋体小四号字，加粗，前空两格）秘书学是研究秘书、秘书工作和秘书机构的发生、进展，揭示其差不多规律和特点的学科，是一门综合性、实践性的新兴学科。

（宋体小四号字，以下正文同，不再讲明）秘书学是汉语言文学专业（现代文秘方向、涉外文秘方向）一门必修的专业课程。

2. 课程的目的（宋体小四号字，加粗，前空两格）使学生把握秘书学的差不多理论和基础知识，理论联系实际，培养学生初步的秘书业务技能，为毕业后从事秘书工作打下良好的专业基础。

3. 课程的任务（宋体小四号字，加粗，前空两格）（1）把握秘书、秘书工作、秘书机构、秘书学的概念、历史进展，秘书的思想道德素养、知识能力结构、心理品质等方面的差不多理论和基础知识。

（2）把握秘书的一样工作方法，初步把握秘书实务与差不多技能，包括辅助决策、和谐、信息、督促检查、调查研究、保密、会议组织、信访、文书处理、办公室日常事务等。

（3）在讲授本课程后半部分秘书实务时，结合讲授劳动和社会保证部中国就业培训技术中心编写的《秘书职业技能鉴定考试教材》，并进行有针对性的训练，使学生在把握秘书学差不多理论、基础知识和应用技能的基础上，参加全国秘书职业资格鉴定考试，获得中级证书。

（4）在教学过程中，运用案例教学法等方法，紧密联系秘书工作实际，培养学生的创新精神和实际操作能力，使学生在以后的秘书实习、毕业实习等实践环节中得到专门好的应用，毕业后能尽快适应秘书工作。

二、课程教学内容和差不多要求（宋体四号字，加粗，前空两格）绪论（黑体小四号，前空两格，段前、段后各空0.5行）教学目的和要求（楷体小四号字，加粗，顶格）了解秘书学的产生；把握秘书的定义，秘书学的研究对象、性质和特点，秘书学的内容构成，研究秘书学的差不多方法。

《秘书实务》教学大纲课程名称：秘书实务学分：4 总学时：72适用专业：汉语言文学（高级文秘）一、本课程的性质和任务秘书实务是秘书学课程中的一个重要组成部分，是普通高等学校本科专业高级文秘专业的一门专业必修课程。

它具有很强的综合性、实践性和规范性，对提高学生的专业素质，培养学生的秘书语言、办文、办事、办会、社交礼仪等实际能力均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定秘书业务工作能力之人的重要一环。

本课程主要任务是：通过本课程的学习，获得秘书专业必要的基本理论、基本知识和基本技能。

为今后后续课程的学习及今后从事相关的工作打下一定的基础。

二、本课程的教学内容和基本要求第一章个人形象设计教学内容：仪表与礼仪教学要求：掌握：仪表中的个人形象设计（发型、化妆、服饰、体姿）了解：礼仪（握手、接递名片、介绍等）的主要内容第二章办公室工作教学内容：办公环境；办公用品；时间表和工作日志、办公自动化教学要求：熟练掌握：管理办公用品、办公自动化。

掌握：时间表和工作日志的使用。

了解：印章和介绍信的使用和财务管理知识。

第三章会务工作教学内容：会议要素；会务管理；会议组织与控制；会议记录和会议简报；会展服务。

教学要求：掌握：会议组织与控制的理论。

掌握：会展服务工作。

掌握：布置会场、会议记录和编发会议简报。

第四章文书处理教学内容：文书形成与处理的基本程序；进行文书处理的基本要求。

教学要求：熟练掌握：文书处理的基本程序。

掌握：文书处理的要求。

了解：文书及相关知识的概念。

第五章信息工作教学内容：信息管理；网络信息的搜集整理；调查研究。

教学要求：熟练掌握：利用恰当的调查方法得出信息写调查报告掌握：常见的调查方法。

了解：了解信息管理的基本要求。

第六章公务旅行教学内容：国内和国外的公务旅行要求及注意事项。

教学要求：熟练掌握：国内公务旅行计划制定要求；掌握：出国公务旅行的流程并学会编制公务旅行计划。

了解：国内外公务旅行的基本常识。

第七章保密工作教学内容：密级及其范围、保密政策与纪律；国家秘密与商业秘密。

简述秘书机构的地位与职能秘书机构在各种组织和机构中都扮演着重要的角色，包括政府部门、非营利组织、企业等。

它们的地位和职能不仅仅是提供行政支持，还在很大程度上决定了组织的顺利运行和高效管理。

秘书机构的地位主要体现在以下几个方面：1. 组织架构中的重要性：秘书机构通常在组织结构中处于核心位置，直接向高层管理者汇报。

它们负责协调并促进不同部门之间的沟通和合作，确保组织内部各项工作的协调一致。

2. 信息和决策支持：秘书机构负责处理和管理组织内外的各种信息和文件。

他们收集、整理和传递信息，为高层管理者提供决策所需的数据和资料。

秘书机构还协助高层管理者制定战略计划，并跟踪和监督计划的执行过程。

3. 行政支持和组织管理：秘书机构承担着组织内部日常行政工作的重要职责。

他们负责安排会议、起草文件、制定行程安排等，并为高层管理者提供必要的支持和服务。

秘书机构还负责管理档案和记录，确保组织中的重要信息和文件得到妥善保存和维护。

除了以上的地位，秘书机构的职能还包括以下几个方面：1. 组织协调：秘书机构负责协调组织内部各个部门之间的工作，促进信息流动和沟通。

他们协调会议安排、协商决策，并确保组织内部各项工作的顺利进行。

2. 会议和活动管理：秘书机构负责组织和管理组织内部的会议和活动。

他们安排会议的时间和地点，发送邀请函，并确保会议的顺利进行。

此外，秘书机构还负责协调和组织组织内部的庆祝活动和培训课程等。

3. 文件和信息管理：秘书机构负责处理和管理组织内外的文件和信息。

他们负责起草、编辑和归档文件，并确保文件的安全和有效的传递。

此外，秘书机构还负责管理和维护组织的数据库和信息系统，确保信息的准确性和完整性。

总之，秘书机构在组织中扮演着桥梁和纽带的角色，它们是信息和决策的重要支持者，同时也是组织内部协调和管理的关键力量。

通过秘书机构的职能发挥，组织可以更加高效地运行和管理，提高工作效率和绩效。

第三章：秘书工作机构的职能与工作要求一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。

二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。

三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书工作机构的设置（1课时）领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。

秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。

（一）秘书工作机构的涵义在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。

在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。

所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。

广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。

一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。

主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。

狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有些单位还细分为接待科等。

（二）秘书机构的组织形式至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。

1、分理制分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。

秘书工作机构的设置一、秘书工作机构的设置原则秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

在我国，中央、省市、县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都普遍设有秘书工作机构，规模较小的单位和部分三资企业则不设秘书工作机构，只设秘书岗位，配置少量的秘书工作人员。

设置秘书工作机构有三个原则：一是精简原则；而是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。

这是由秘书工作的特点所决定的，也是由国家行政机关明文规定的。

“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层次。

办公厅，一般可分设两层，最多不超过三层。

为便利工作，可多设副职，分工领导。

省（行署、市）人民政府的办公厅，尚未专设主任者，得由秘书长或副秘书长兼职，必要时另设专职的副主任。

适应业务分工，组织机构可适当向横的方向发展，逐渐改变过大过多的一揽子的组织形式。

条件许可时，可把秘书业务、研究工作、机关事务管理工作划分开来，具体编制应依地区各部门具体情况决定（引自《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，1951年7月26号）”三项原则中，人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。

纵向层次少为了上下沟通方便及时，避免中间阻隔和官僚主义，横向幅度大是因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。

二、秘书工作机构的名称与组织形式我国的秘书工作机构有广义与狭义的两种：广义的是指秘书长或办公厅任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加密属机构名称两部分组成。

如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。

他们统管政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作；狭义的则是以“秘书命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

组织形式也有两种：分理制或综理制。

中央的秘书工作机构称“办公厅，如中共中央办公厅、国务院办公厅等。

这类是部级机构，采用分理制，如国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访局等。