中国工程物理研究院研究生院人事档案

研究生调档案的流程
一、研究生调档案的流程
研究生调档案的流程主要包括：
1. 招生机构接收申请材料：学校接收研究生申请材料，验收是否完整和正确。

2. 招生机构审核申请材料：学校审核研究生申请材料，核实是否符合招生要求。

3. 公布录取名单：学校按照有关规定和录取比例，结合各项考试成绩和综合评判结果，公布录取名单。

4. 调档审核：学校根据相关规定，审核调档申请材料，确认是否符合调档申请条件。

5. 公布调档名单：学校根据审核结果，公布调档名单，并将调档结果正式通知被调档学生。

6. 收取调档费：学校收取调档费，收取调档费后，将调档结果正式登记在调档案中。

7. 入学注册：被调档学生根据学校要求，完成入学注册，将学籍信息和调档案一起提交给学校。

以上流程是研究生调档案的整个流程，学校要按照规定的流程进行，确保调档案的质量，以保证调档的正确性和合法性。

应届研究生档案调档函10篇应届研究生档案调档函（篇1）________大学：您单位___________同学报考我校____年硕士研究生，现已拟录取，请将该生人事档案于__月__日前(开学前)，寄至：___________大学___________学院学生工作办公室(邮编___________)。

以便我们审查，审查合格档案不再退回;如按期档案未到，不予录取，后果自负。

多谢合作!___________大学___________学院______年__月__日应届研究生档案调档函（篇2）调档委托书__人力资源中心：本人姓名: ，性别：，身份证号码，联系电话：，为毕业生，现需办理人事关系流动手续，并将全部档案材料（包括学籍档案和党员档案）转递至。

对于受托方在我授权范围内签署的所有文件我均认可，委托期限为本人档案转移的所有手续办理完毕为止。

望贵方给予方便，不胜感激。

特此委托！委托人签名：应届研究生档案调档函（篇3）__：因工作需要，商调贵处__档案号：__等__名到我公司工作，如蒙应允，请将其人事档案转递至我部，待研究后函告。

多谢合作。

__公司人事部公章x年__月x日应届研究生档案调档函（篇4）__________：我机关于__________年_____月______日收到_____________因不服___________提出_________________的行政复议申请，经审查，应当由你机关受理。

根据《中华人民共和国行政复议法》第十五条、第十八条的规定，现将行政复议申请转送你机关。

______年_____月_____日应届研究生档案调档函（篇5）___________工商局：我公司____________有限公司，法人_________，身份证号：________________，现委托_________，身份证号：_________________，前往贵局办理调档事宜（企业内资情况登记表）一式两份，望贵局予以办理，为盼！____________有限公司______年______月______日应届研究生档案调档函（篇6）___________：___________同学已被(在)我院___________专业录取(就读)，根据我院《学生档案管理办法》，请贵处将该同学的档案转至我院招生就业处。

2020级研究生（硕博）调档及党团组织关系转接说明1.基本流程学工部根据研究生招生办公室提供的预录名单、按考生报考时所填写的“通讯地址”信息制作调档函，研究生招生办公室将通知书及调档函一起邮寄，由考生单位将考生档案于2020年8月27日前（以寄出地邮戳日期为准）寄往我校，逾期不予接收。

如果档案在自己手上，可将密封完好的档案送到录取学院，交至调档函上写明的地址和收件人。

2.如果档案挂靠在人才交流中心，考生接到调档函后请主动和人才交流中心联系，办理相关保管费和邮寄费用缴纳手续。

可委托人才交流中心邮寄，或自提后以特快专递方式寄出，或亲自送到**大学，务必保证档案密封完好。

注：邮寄方式2020年8月27日前（以寄出地邮戳日期为准）寄往我校自带方式:可于开学报到时携带至学校。

3.如果调档函丢失，可由考生本人凭身份证到**大学北洋园校区1895行政楼A209或卫津路校区第九教学楼401学工部补办，或委托他人代办，委托需要提供考生本人签字的委托书和身份证复印件，被委托人携本人证件原件办理。

生命科学学院邮寄地址：**市**区卫津路92号**大学生命科学学院邮政编码：********收件人姓名：孙老师办公电话：********2020级户口迁移须知根据**市公安局相关规定，**市（十六区）家庭户口新生，将不再办理户口迁移手续；**市（十六区）集体户口新生及外省市新生，按照户口迁移自愿的原则，可由新生自行决定是否办理户口迁移手续。

如新生在入学报到时不办理户口迁移，逾期将不再单独补办。

新生办理户口迁移应注意以下事项：1.户口迁移地址及登记机关：户口迁移地址：**市**区卫津路92号登记机关：**市公安局南开分局学府街派出所2.户口迁出时应核对相关信息：(1)户口迁移证中姓名必须与录取通知书中姓名一致，户口迁移证中姓名、性别、民族、出生日期、身份证号一定要准确无误；(2)户口迁移证中，出生地和籍贯要写到市、县一级（直辖市写到区一级），备注栏中请注明身高、血型（若迁移证中没有注明，请自行填写，确实不知道血型的，可写：血型不详）。

各研究生培养单位硕士生有关材料存档
一、招生材料归档要求（含全日制和在职）：
1. 政审表（存档时间：毕业后3年）
2. 录取审批表（存档时间：毕业后3年）
3. 录取通知书（存档时间：毕业后3年）
4. 体检表（存档时间：毕业后3年）
备注：1. 以上材料归入学生档案； 2. 硕士研究生复试表，复试试卷、同等学历考生加试试卷等，由各学院保存直至学生毕业。

二、培养材料存档要求：
（一）科学学位（学术型）研究生（含同等学力申请硕士学位）：
1.研究生个人培养计划书（存档时间：毕业后3年）
2.研究生课教学进度表（存档时间：毕业后3年）
3.研究生课表（存档时间：毕业后3年）
4.研究生学位课试题及答卷（存档时间：毕业后3年）
5.研究生课程成绩报告单（存档时间：毕业后3年）
6.研究生开题报告（存档时间：毕业后3年）
7.中期检查表（存档时间：毕业后3年）
8.研究生论文（电子稿，一直保存）
9.研究生开题、中检成绩单（存档时间：毕业后3年）
10.研究生题目变更申请表（存档时间：毕业后3年）
（二）专业学位研究生（含全日制和在职）：
1.研究生个人培养计划书（存档时间：毕业后3年）
2.专业实践计划表（存档时间：毕业后3年）
3.专业实践登记表（存档时间：毕业后3年）
4.专业实践总结报告（存档时间：毕业后3年）
5.研究生课程成绩报告单（存档时间：毕业后3年）
6.研究生开题报告（存档时间：毕业后3年）
7.中期检查表（存档时间：毕业后3年）
8.研究生开题、中检成绩单（存档时间：毕业后3年）
9.研究生论文（电子稿，一直保存）。

研究生新生档案归档材料及整理要求
一、归档材料
研究生新生档案归档材料一览表
注：
1、博士报考材料包括：
①博士入学考试报名信息简表；
②政治审查表；
③推荐书2份（须推荐专家亲笔填写签名，并附推荐人的正高级职称证书复印件）；
④攻读博士学位阶段拟开展的研究计划。

负责移交的老师可向各学院研究生管理办公室负责招生的老师索取。

2、推免的硕士研究生还应有“硕士研究生推免登记表”。

二、整理要求
1、下载并打印本单位的“博士/硕士新生档案移交目录”（点击“学院”项的三角符号可选择单位）。

2、检查每个学生具体归档材料，并在移交目录上的对应材料栏内打“√”，后将每个学生的归档材料归集（夹）在一起，。

3、按移交目录序号在归档材料上标注相应的序号，并按移交目录序号排序。

（请用粗笔在原档案袋上标序号；而在无袋子装的归档材料上标序号时，只能用铅笔书写，勿用其他种类笔）。

三、其他
1、未报到学生的新生档案不予接收。

2、移交目录之外，若有新增已报到的学生档案数据，请各学院依序添加，并在移交目录上进行标注。

3、各学院新生档案的“入学前档案”中若只有“党员材料”，“入学前档案”栏不打“√”，且在备注中予以说明。

4、请学院严格按照归档要求收齐材料，并做好移交目录，档案馆不再另行通知催收。

对归档要求有不明的，请电询档案馆。

一、物理研究所简介中国科学院物理研究所（以下简称“物理所”）前身是成立于1928年的国立中央研究院物理研究所和成立于1929年的北平研究院物理研究所，1950年在两所合并的基础上成立了中国科学院应用物理研究所，1958年9月30日启用现名。

物理所是1998年国务院学位委员会批准的首批物理学博士、硕士学位授予单位之一，现设有物理学、材料科学与工程等2个专业一级学科博士研究生培养点，材料工程、光学工程等2个专业学位硕士研究生培养点，并设有物理学1个专业一级学科博士后流动站，共有在学研究生882人（其中硕士生266人、博士生616人、留学生11人）。

在站博士后65人。

物理所是中国物理学会的挂靠单位；承办的科技期刊有《物理学报》、Chinese Physics Letters、Chinese Physics B和《物理》。

2019年物理所在本科起点的研究生招收中，预计计划招收学术型硕博连读生约110名（含推免生90人），全日制专业学位工程硕士研究生约10名。

二、中国科学院大学理论物理专业招生情况、考试科目三、中国科学院大学理论物理专业分数线2018年硕士研究生招生复试分数线2017年硕士研究生招生复试分数线四、中国科学院大学理论物理专业考研参考书目601高等数学(甲)《高等数学》（上、下册），同济大学数学教研室主编，高等教育出版社，1996年第四版，以及其后的任何一个版本均可。

617普通物理(甲)全国重点大学理科类普通物理教材809固体物理黄昆编著，《固体物理学》，第1版，北京大学出版社，2009年9月1日阎守胜编著，《固体物理基础》，第3版，北京大学出版社，2011年6月1日811量子力学《量子力学教程》曾谨言著（科学出版社 2003年第1版）。

五、中国科学院大学理论物理专业复试原则1.复试一般由报考的研究所或院系组织，在报考的研究所或院系所在地进行。

2.各研究所或院系一般按照参加复试人数与招生计划数不低于120%的比例，按照复试分数线及考生初试成绩，由高到低确定复试考生名单，进行差额复试。

第一章总则第一条为了规范科研院所科研档案管理工作，确保科研档案的完整、准确、安全和有效利用，提高科研档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院所实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本院所所有科研项目的档案管理，包括科研项目申报、立项、实施、结题等各阶段形成的各类档案资料。

第三条本制度遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。

（二）真实性原则：科研档案应真实反映科研活动的全过程，不得篡改、伪造。

（三）完整性原则：科研档案应全面、系统地反映科研项目全过程的真实情况，确保档案的完整性。

（四）安全性原则：采取有效措施，确保科研档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。

（五）有效性原则：科研档案应便于检索、查阅和利用，提高档案管理工作的效率。

第二章档案管理职责第四条院所档案管理部门负责科研档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作。

第五条科研项目负责人是科研项目档案管理的第一责任人，负责组织项目组成员进行档案收集、整理和归档工作。

第六条项目组成员应积极配合项目负责人，按照要求完成档案收集、整理和归档工作。

第三章档案收集与整理第七条科研项目档案收集应全面、系统，包括以下内容：（一）科研项目申报材料；（二）项目合同、任务书、实施方案等；（三）项目实施过程中的各类记录、数据、图表等；（四）项目结题报告、验收材料等；（五）其他与项目相关的资料。

第八条档案整理应按照档案分类、编目、编号等要求进行，确保档案的有序、规范。

第九条档案整理应包括以下内容：（一）档案分类：根据档案的性质、内容、用途等，将档案分为不同类别；（二）编目：对档案进行编目，包括档案名称、作者、时间、页数、编号等；（三）编号：对档案进行编号，方便检索和利用。

第四章档案保管与利用第十条档案保管应按照国家档案保管规范要求，确保档案的安全、完整。

第十一条档案利用应遵循以下原则：（一）合法利用原则：档案利用应遵守国家法律法规，不得利用档案从事违法活动；（二）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理；（三）便民原则：为科研人员提供便捷的档案查询和利用服务。

中国科学院干部人事档案审核专用干部信息认定表填表人：XXX XX《干部信息认定表》填写说明中科院所属单位管理的干部档案，在进行档案专项审核后须形成《干部信息认定表》。

《干部信息认定表》要逐项认真填写、不能遗漏。

所填内容要准确无误。

“姓名”栏中填写户籍登记所使用的姓名。

少数民族干部的汉字译名用字要固定，不能用同音字代替。

“出生年月（岁）”栏中填写出生年月和年龄。

年龄是计算到当月的实足年龄。

“民族”栏中填写民族的全称（如汉族、回族、维吾尔族、哈萨克族等），不能简称“汉”、“回”、“维”、“哈”等。

“籍贯”栏中填写祖籍所在地。

“出生地”栏中填写干部本人出生的地方。

“籍贯”和“出生地”按现在的行政区划填写，要填写省、市或县的名称，如“山东济南”、“陕西蓝田”。

直辖市直接填写市名，如“上海”、“天津”等。

“入党时间”栏填写加入中共的时间。

民主党派成员或无党派人士，需在“人党时间”栏内注明民主党派名称或注明无党派，如“民建”、“九三”、“无党派”等，不填写加入民主党派的时间；加入多个民主党派的，须如实填写，如“民建、民盟”。

是民主党派成员又是中共党员的，在填写党派名称的同时，还要填写加入中共的时间。

“出生年月”、“入党时间”、“参加工作时间”要如实填写，不能随意更改。

个别特殊情况确需更改的，应按干部管理权限报批，经批准后方可填写新确认的时间。

填写时，年份一律用4位数字表示，月份一律用2位数字表示，如“1972.05”。

“健康状况”根据本人的具体情况填写“健康”、“一般”或“较差”；有严重疾病、慢性疾病或身体伤残的，要如实简要填写。

“照片”栏中打印照片或贴近期一寸彩色免冠照片。

“专业技术职务”栏中，填写主管部门评定的初级以上的专业技术职务。

“熟悉专业有何专长”栏中填写干部所熟悉的工作业务及专长。

“学历学位”栏分为全日制教育和在职教育两类。

填写的具体要求是：（l）“学历”应填写接受相应教育的最高学历。

各类成人高等院校毕业生，应以国家教育行政部门或经其认可的部门、单位出具的学历证明为依据；接受党校教育的，以各级党校出具的学历证明为依据，不能随意填写为“相当XX学力”。

研究生调档函调取档案流程
1、各系上报录取名单，最后由录取学校招生办先发出调档函，发往你在报名时所填写的档案所在地上面的地址，若你写的是个人，那就是个人收到后自行办理，然后寄回录取学校。

2、如果是写某单位人事处收，那就直接发到人事处，你再去人事处协助调档，按照人事处对你提的要求补全各种手续。

3、若你的档案寄存在某人才交流中心，那你也得去那自行办理或请人代办(只要办理好委托资料就可以)。

4、档案调回后，学校就会根据原单位的各种材料进行政审，一般不会有问题。

最后发出通知书。

5、调档有时间限制，因为学校要收到你的档案后才会发出通知书，所以，你一定要保证在调档期限内把自己的档案全部搞定。

不可超出，否则无效。

保管期限
1
研究生培养计划
永久
2
研究生课程建设要求及安排、课表
长期
3
典型教案、重要备课记录
长期
4
研究生社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短期
6．学位（JX16）
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关研究生学位工作的文件材料（材料一般从党办机要室归档）
长期
2
本校研究生学位评定条例、办法，授予博士学位、硕士学位决定（编有学校文号的学校文件从校办归档
长期
2
全日制博士、硕士毕业生名册
永久
3
全日制博士、硕士毕业生相片册
长期
4
博士、硕士毕业生就业协议书
永久
5
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
（四）科研类（KY）
序号
类 目 名 称
保管期限
1
本校各类研究生课题的申报、检查、结题等材料
长期
（五）声像类(SX)
序号
类 目 名 称
保管期限
1
反映本单位主要职能活动过程中所拍摄的对日后有保存利用价值的照片、设计制作的宣传画册、展板等
保管期限
1
上级下达的有关研究生教学工作的文件材料（材料一般从党办机要室归档）
长期
2
研究生教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法（编有学校文号的学校文件从校办归档）
永久
3
有关研究生教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
长期
4
研究生学院年度工作计划、总结
长期
5
研究生教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长期
3．招生（JX13）

浅析科技档案档号的编制规范文/中国工程物理研究院化工材料研究所　张光全　赵祺档案工作是一项重要的社会事业，基本点是面向各级组织和社会大众，收集、管理、使用要立足于服务这个主体。

如何科学管理海量的档案数据，有效利用这些数据资源推动社会发展、服务公众，是需要深入思考又极具现实意义的问题。

随着计算机数据管理在档案管理系统的广泛应用，对海量档案数据的管理和应用带来了极大的便利。

目前，全国各地档案馆都在进行档案信息化、数字化和网络化，若想实现档案数据大范围共享，突破数字档案交换与共享的局域性，其中档案数据的有效管理是关键，促使全国各地数字档案组织与设计标准化、规范化，避免各地数字档案数据标准不一，数据存储格式异构、数据安全保障薄弱等问题，实现各地档案数据的共享共用。

要想实现各地数字档案组织与设计标准化、规范化，首先要做到档案数据的组织和设计标准化和规范化，有的同志认为最难于实现的关键环节，在于档案数据信息输入计算机前的预处理工作。

为此，我国先后出台了《档案著录规则》和《中国档案机读目录格式》来规范档案目录的标准，其目的就是规范和统一当前档案著录项数据格式和交换格式“千差万别”的状况。

有了档案著录数据格式和交换格式的统一，但是全国各行各业的档案馆行业和业务工作采用差异很大的分类法，再加上各地档案馆采用不同公司开发的数字档案管理系统，这又出现了另一个“千差万别”的问题，要做到全国统一的档案数据管理系统几乎不可能。

但是，全国各地档案馆使用的管理系统在设计时都要依据一个数学模型来管理这些档案数据，我们可以在档案数据管理的数学模型上做到标准化和规范化，进而统一全国档案档号编制结构，利用规范的档案身份标识——档号来规范档案数据进入馆藏档案数据库前的整理工作。

本文简单讨论科技档案档号的编制 规范。

一、档号结构和数学意义上的集合我们在整理档案时，对每一份档案都要编制一个档号，档号是一份档案的唯一身份标识。

1994年出台的《档号编制规则》（DA/T13-94）规定了档号的结构、编制原则和方法，该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法作为档号编制的原则被普遍遵循。

科研档案管理制度篇一第一条为了规范我院科研课题的管理，提高学术自律意识，倡导诚实劳动，鼓励科技创新，严明学术纪律，防止学术虚假，并保护知识产权和科研成果不受侵犯，促进我院科研事业健康、可持续地发展，根据国家有关法律、法规，并结合我院的实际情况，特制定《科研课题信誉档案管理制度》。

第二条本管理制度适用于我院所有从事科研活动发表作品的人员。

第三条本管理制度以建立档案的形式规范科研课题的管理，档案一旦建立，将与个人科研信誉挂钩，并间接与下一次申请课题的资格挂钩。

第四条个人申请到的所有科研课题项目均登记在个人科研课题信誉档案中，信誉档案级别分为优、良、中、差四个等级，每年____一次，年终____档案级别为差者直接取消下一年申请科研课题的资格，并以公告形式张贴于全院。

第五条本制度由院学术委员会监督执行并负责实施，对信誉等级评定本着公平、公正、公开、科学合理的原则。

第六条科研人员不得为得出某种符合自己主观愿望的结论而故意捏造、篡改研究结果、统计数据或引用的文献资料。

第七条科研人员不得抄袭他人已发表或未发表的作品，或者剽窃他人的学术观点、学术思想，未经许可擅自使用在同行评议或其他评审中获得的学术信息。

第八条科研人员不得未参加实际研究或者论文写作，未经原作者同意，在其发表的作品中署名，或未经他人同意盗用其署名。

未经他人同意或明知不可能参加项目研究而作为项目参加人申报项目。

第九条科研人员不得在填写有关个人学术情况报表时，不如实报告学术经历、学术成果，伪造专家鉴定、证书及其他学术能力证明材料。

第十条科研人员不得故意夸大研究成果的学术价值、____效益。

第十一条科研人员不得违____有关保密的法律、法规或医院有关保密规定，将应保密的学术事项对外泄露。

第十二条科研人员不得一稿多投、一稿多用、简单重复发表自己的科研成果、重复申报已立项的科研项目、不正当的获取学术荣誉、诬陷或故意歪曲他人学术观点、在申报科研项目或申请职称晋升时谎报成果、包庇纵容学术违规现象。

关于2017届毕业生档案转递工作的通知各位毕业生：学生档案记录和反映学生个人经历、学习和工作表现等情况，是干部人事档案的重要组成部分。

为了每位同学的档案能够及时、准确的转递到接收单位,请所有毕业生登陆学校学生档案系统，填写档案邮寄信息.在登陆和填写信息时，请对下列事项给予高度重视,并遵照执行：一、学生档案管理系统操作步骤1。

登陆系统所有毕业生本人从2017年6月1日起至离校前登陆学生档案系统().登录账号为学号，密码是上网密码。

毕业生离校后将不能再登录学生档案系统.2．完善个人信息第一次登陆请点击“离校信息维护"一栏的“个人信息维护"，填写联系方式、邮箱地址并确认。

3。

填写档案邮寄信息并提交审核毕业生根据毕业去向，向档案接收部门核实邮寄信息后，在系统中填写准确无误的档案邮寄信息、选择是否及时邮寄并提交审核.二、填写档案邮寄信息时，请毕业生依据个人实际情况对应以下六种类别：1.升学的毕业生已考取硕(博)士研究生或博士后入站的毕业生，按照录取学校(单位）开具的调档函,在系统中填写档案邮寄信息，选择及时邮寄，并将调档函交至学生档案室。

档案邮寄信息一般具体到所录取学校的学院（系、所、中心）、研究生部或接收单位的人事部门。

例如：攻读学位单位名称：清华大学档案接收单位名称:清华大学自动化系教学办公室档案接收单位地址：北京市海淀区清华园清华大学主楼10区307档案接收单位邮编：100０８4档案接收单位电话：档案接收单位联系人：X老师2.国内就业的毕业生在离校前已有派遣单位的毕业生，在系统中选择及时邮寄。

需要特别注意签就业协议单位和档案接收单位之间的关系,两者有可能是不一致的.在填写档案邮寄信息时，请咨询单位人事部门并予以确认。

(1）凡派遣单位有人事档案保管权限的（例如国家机关、政府、大型企事业单位等），应直接填写其单位接收档案部门邮寄信息。

例如:签就业协议单位名称:中国农业银行总行档案接收单位名称：中国农业银行总行人力资源部档案接收单位地址：北京市东城区建国门内大街69号档案接收单位邮编：100005档案接收单位电话：档案接收单位联系人：XXＸ（２）凡派遣单位无人事档案保管权限的（例如外企或私企等），应填写单位专门指定的有人事档案保管权限的档案接收单位信息。

学生档案填写说明一、归档毕业材料的注意事项。

1、指导学生填写《高等学校毕业生登记表》和《毕业研究生登记表》时请注意姓名及出生日期要与身份证保持一致，在表格的第一页必须附上个人照片，表内应填写内容不可留有大片空白，最后一页须加盖相应的公章。

2、正式党员材料要在学生毕业离校前归档，预备党员材料密封交本人带走，积极分子材料同毕业材料一并归档。

二、指导学生登记档案邮寄地址。

离校前请指导学生登陆档案馆网站（档案馆主页-学生档案-毕业信息采集系统）登记档案邮寄地址，档案接收单位不可以是家庭、派出所、私企或外企，一定是在机要通信局注册登记有权接收机密文件的单位。

填写示例：1、继续攻读学位毕业去向：国内攻读硕士学位派遣单位或攻读学位单位名称：清华大学档案寄送地址：北京市海淀区清华园档案接收单位名称：清华大学自动化系教学办公室2、出国读书毕业去向：出国工作或深造派遣单位或攻读学位单位名称：加利福尼亚大学档案寄送地址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦档案接收单位名称：教育部留学服务中心留学人员档案室另注：出国的同学档案也可以选择二分回户籍所在地，不存放在留学中心3、国内就业，就业单位在机要通信局注册登记，档案可直接发往单位毕业去向：国内就业派遣单位或攻读学位单位名称：中国农业银行总行档案寄送地址：北京市东城区建国门内大街69号档案接收单位名称：中国农业银行总行人力资源部4、国内就业，就业单位未在机要通信局注册登记，档案发往人才中心毕业去向：国内就业派遣单位或攻读学位单位名称：普天信息技术研究院有限公司档案寄送地址：北京西城区二龙路甲27号档案接收单位名称：北京西城人才交流服务中心4、国内就业，就业单位未在机要通信局注册登记，档案发往上级单位毕业去向：国内就业派遣单位或攻读学位单位名称：兴唐通信科技有限公司档案寄送地址：北京市海淀区学院路40号档案接收单位名称：电信科学技术研究院人力资源部5、二分(出国\灵活就业\)派遣单位或攻读学位单位名称：黑龙江省大庆市人才市场档案寄送地址：黑龙江省大庆市兴化街7号人才大厦档案接收单位名称：大庆市人才市场。

研究院档案管理制度一、概述研究院是一个重要的知识生产和知识传播机构，拥有大量的档案资料。

为了有效地管理这些档案资料，必须建立完善的档案管理制度，保证档案的安全、完整和可靠。

本制度制定的目的是明确研究院档案管理的规范和标准，组织实施档案管理工作，保障研究工作的顺利进行。

二、管理范围本制度适用于研究院的所有档案管理工作。

包括但不限于：1.档案的归档、借阅、销毁和转移等管理工作。

2.档案的安全保密、完整性和可靠性等管理要求。

3.档案管理人员的职责和管理标准等。

三、档案管理流程1. 归档研究院的所有档案材料都需要进行归档处理。

归档前，需要按照档案类型和文件内容进行分类和整理，然后再按照规定的格式进行编号、标注和存储。

2. 借阅研究院档案管理人员负责办理档案借阅手续。

借阅者需要提供借阅申请书，并承诺遵守档案管理制度，保证不损坏、弄丢或泄露档案材料。

3. 销毁档案完结后，需要按照规定的程序进行销毁处理。

在销毁前，需要经过主管部门审核、备案，并有专人负责监督销毁过程。

4. 转移凡是需要转移的档案，必须按照规定的程序进行转移。

在转移前，需要填写转移单，并经过主管部门审核、备案和记录。

四、档案安全保密研究院的档案资料是非常重要的保密资料，必须采取有效的措施加以保护。

为了保证档案的安全和完整性，必须采取以下措施：1.设立档案室，保证档案的安全存放和管理。

2.对进入档案室的人员进行身份核实，并记录入档案管理登记簿。

3.规范借阅程序，保证借阅者不会非法复制、拍照或泄露档案。

4.针对重要档案资料采取加密存储的措施，加强档案数据的安全保护。

5.在保护档案机密的同时，加快保密文件的审批办理速度。

五、档案管理人员的职责档案管理人员是档案管理工作的主要承担者，必须深入贯彻本制度，并认真履行以下职责：1.负责档案的收集、整理、编目和存储。

2.制定档案的管理制度和规定，保证档案的安全和完整性。

3.负责档案的借阅、转移和销毁等管理工作。

第一章总则第一条为加强研究生教育管理工作，规范研究生档案管理，保障研究生权益，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有研究生档案的管理工作，包括入学、学籍、毕业、学位、就业等各个阶段。

第三条研究生档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保研究生档案的完整性，不得遗漏或损毁；2. 保密性原则：严格保护研究生个人信息，确保档案安全；3. 规范性原则：按照国家和学校的相关规定，规范档案管理工作；4. 服务性原则：为研究生提供便捷、高效的服务。

第二章管理机构及职责第四条学校设立研究生档案管理办公室，负责研究生档案的日常管理工作。

第五条研究生档案管理办公室的主要职责：1. 负责制定研究生档案管理制度，并组织实施；2. 负责研究生档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 负责研究生档案的数字化工作；4. 负责研究生档案的查询、借阅、复制等工作；5. 负责研究生档案的鉴定、销毁工作；6. 负责研究生档案的统计、分析、上报工作；7. 负责研究生档案管理的培训、宣传等工作。

第六条各学院设立研究生档案管理员，负责本学院研究生档案的日常管理工作。

第七条研究生档案管理员的主要职责：1. 负责本学院研究生档案的收集、整理、归档、保管和利用；2. 负责本学院研究生档案的数字化工作；3. 负责本学院研究生档案的查询、借阅、复制等工作；4. 负责本学院研究生档案的鉴定、销毁工作；5. 负责本学院研究生档案的统计、分析、上报工作；6. 负责本学院研究生档案管理的培训、宣传等工作。

第三章档案收集与整理第八条研究生档案的收集范围包括：1. 研究生入学登记表、体检表、录取通知书等；2. 研究生学籍管理材料，如学籍登记表、成绩单、学位授予审批表等；3. 研究生毕业论文、答辩材料等；4. 研究生学位授予材料，如学位证书、学位授予审批表等；5. 研究生就业协议书、劳动合同等；6. 其他有关研究生教育管理的材料。

研究生调档函
尊敬的：
亲爱的XXX：
首先，祝贺您成功地通过了研究生入学考试，入学本科学校。

您的成绩令人瞩目，表明您具有优秀的学术水平。

在此基础上，我们提出您的学习调档申请，请您把握机会，到我们学校继续深造，充分发挥自己的才华，获得更好的学术成绩。

据了解，您是XX省XX市XXX中学毕业生，学习成绩优秀。

根据本校研究生专业实际情况，我们十分欢迎您调档到本校，为我校的科研事业发挥自己的作用。

为此，我们特提出调入申请，拟在本校研究生系上学，并获得未就读大学学位。

本校对招收调档学生有明确的标准，主要以学习成绩优异、理论功底扎实、科学素养高超为基础。

作为考入本校研究生的考生，必须具备以上条件，才能有资格调入本校就读研究生专业。

我们充分认识到，调入本校就读研究生要付出大量的精力，并且需要较长的时间来适应本校的新环境。

也许您也有一些紧张的情绪，
但请放心，我们的研究生系将为您提供全方位的帮助，令您的调入和调课尽可能减轻困难。

如果您同意接受本校的调入，请尽快将您的申请书发送到本校，并在收到有关文件后与本校教务处取得联系，了解进一步调入程序和报到时间。

最后，再次恭喜您就读我校，祝您学业有成！
此致
敬礼
本校研究生系。