电大办公室管理课件

第八章 日程安排
设计题： 总经理要与A公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会， 应该怎么做？
第八章 日程安排
分析： 首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认； 其次，正确告知总经理的姓名，目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、
所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。 第三，决定时间、地点时，要注意： （一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后对方的休息日、节假日
14：00~16：00
18：00~20：00 9：00~11：30 14：30~16：00 19：00~20：30 9：00~10：30 12：00~13：00 14：00~16：50
交通工具
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
预定行程
DH851班机 从上海至北京。住皇朝宾馆（机场至 （浦东机场）宾馆30分钟），预订5/6北京至西安
火车票
第九章 差旅事宜
签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅 行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或 者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是 出入证。我国的签证一般在护照上。
黄皮书： 它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康， 防止某些疾病传染流行所要求的证明。
第九章 差旅事宜
第九章 差旅事宜
一、文秘人员的职责P188（掌握） （一）准备旅行计划和旅馆信息。
包括：时间、地点、交通工具、住宿等内容，同时注意一式三份（个人、 家庭、单位各存一份） （二）制定约会计划：何时、何地、何人、何内容 （三）为商务洽谈收集资料 （四）决定旅行用品（见P189） （五）行李问题：重量、尺寸、携带物品规定。 （六）安排差旅费（预支差旅费、个人支票（卡）、旅行支票、信用证） （七）建立旅行－旅馆信息资料库 （八）办理旅行保险。
第九章 差旅事宜
新规定：关于禁止旅客随身携带液态物品乘坐国内航班的公告
• 为维护旅客生命财产安全，中国民用航空总局决定调整旅客随身携带液态物品乘坐国 内航班的相关措施，现公告如下：
• 一、 乘坐国内航班的旅客一律禁止随身携带液态物品，但可办理托运，其包装应符合 民航运输有关规定。
• 二、 旅客携带少量旅行自用的化妆品，每种化妆品限带一件，其容器容积不得超过 100毫升，并应置于独立袋内，接受开瓶检查。
差旅用品一览表（一）
个人物品
护照 签证 身份证 信用卡 替换衣服 洗漱用品 急救药品 旅行箱 车船票、机票
第九章 差旅事宜
差旅用品一览表（二）
商务活动文件资料
差旅相关资料
谈判提纲 合同草案 协议书 演讲稿 讨论有关问题的信件 备忘录 日程表 科技、产品资料 公司简介 对方公司的相关资料
目的地的交通图 旅行指南 请柬 介绍信 通讯录（地址、电话、传真） 日历 世界各地时间表
确认的目的：查缺补漏 （五）日程安排计划的变更和调整（P183）（了解）
第八章 日程安排
年预定表
月预定表
第八章 日程安排
周预定表
日预定表
第八章 日程安排
五、日程安排计划管理（P184）（了解） 1、提示工作 ① 电子提示系统
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其 他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 ② 人工提示系统 1) 基本办公日程表（袖珍日历） 2) 固定活动日期一览表 特殊的家庭活动日期、节假日、会议日期、付款日期、更新日期、纳税日期 3）提示性备忘录 4）准备约会表 5）准备特殊提示卡 6）准备交往提示文件
（二）日程安排的基本原理：优先顺序（根据紧急和重要程度） 管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相 关，所以日程安排计划的制作、管理都有很大的意义。通常上司对于应该 从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。
第八章 日程安排
文秘人员所扮演的是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色， 其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、 调整。同时文秘人员也必须具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。 三、文秘人员在日程安排中的工作（P169）（了解）
第八章 小 结
• 一、什么叫日程安排； • 二、日程安排的基本原理； • 三、日程安排计划表的种类； • 四、日程安排计划表的制作和填写。
第九章 差旅事宜
• 【教学目的】
• 通过本章教学，使大家了解商务旅行、公务外出时文员的主要工 作1任务，能够对包括交通工具的选择、出差诸项事宜的准备、境 内外旅行各种手续的办理以及出差结束后的各项工作情况有清晰 的了解。
或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时、不要安排约会； （二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是
否需就餐等； （三）如对约会地方没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌
子的配置等。 （四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备
• 此规定从2019年5月1日起开始实施。 • 为了您能顺利乘行，国航提示您在出行时应提早到达机场，以便有充裕的时间办理行
李托运手续。 • 国内旅客登机请提前2-3小时到达机场。
《摘自中国国际航空公司官方网站》
第九章 差旅事宜
日期 5/5 星期三
5/6 星期四
5/7 星期五
时间 9：50~11：00
第八章 日程安排
《上司和文秘人员在日程安排计划方面的工作分担 》情况表
第八章 日程安排
由文秘人员决定的程度的原因：
（1）该企业的经营性质与形态（外资、合资、国有企业、私营企业等）和习惯 （特别是有关分派文秘人员时的习惯）； （2）上司所负责业务的类型； （3）上司的性格； （4）文秘人员本身的能力及经验； （5）上司对文秘人员的信赖程度； （6）上司和文秘人员的合作年资及其内容。
约会所需要的文件资料。
第八章 日程安排
（三）日程安排计划表的制作和填写P179（掌握） 1、年预定表：文字表达要概括、简要、明确 2、月、周、日预定表：尽量详细，多数以月预定表为基础
日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，也不要废弃，而应当作 为记录保存下来，仍很有参考价值。保存期限大约3至5年。 （四）日程安排计划的确认（了解）
第八章 日程安排
四、日程安排计划表的种类和管理（P 171） （一）日程安排计划表的种类P172
年预定表、月预定表、周预定表、日预定表 （二）约会（P170－173）（了解）
－约会就是想与对方面谈时，和对方联系获得同意并确定时间、地点等。 1、主动要求与人约会的注意事项；
① 要获得上司的许可 ② 如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方确认 ③ 正确告知对方赴约者的情况，确定时间、地点、方式 ④ 告知联系方式，便于通知 ⑤ 及早通知对方
将经理下午的会议安排调整为：2点和客户谈合同，3点参加政府机关的会议，4 点半或5点，召开销售会议。
第八章 日程安排
一、 日程安排与文秘人员（P168）（了解） 二、日程安排的意义（P169）（了解） （一）什么叫日程安排？
――关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整 的活动。
重点：旅行过程安排（P200） （一）旅行中的注意事项 1、及时退房； 2、不要自带食品入住； 3、了解免费和付费服务； 4、妥善保管自己的物品； 5、离开时应交回房间钥匙。 6、如有需要可请旅馆提供服务。 7、多用支票少用现钞； 8、注意时差； 9、注意支付小费。
第九章 差旅事宜
参观北京天成公司，参考产品质量
火车 飞机
应酬 商务会谈 会谈或签约 从北京至西安，住西安饭店 拜访西安大地公司总经理，洽谈商务 视察本公司驻西安的办事处 返回
备注 8：30派车去 总经理家接 天成公司厂长 秘书机场接
确认次日机票
公司派车去机 场接
第九章 差旅事宜
办公用品
笔记本电脑 光盘或磁盘 微型录音机及磁带 照相/摄像机 文件夹 笔、笔记本 公司信封及信纸 邮票 手机/呼机 名片 现金、支票
办公室管理
张婷
第八章 日程安排
案例：
张经理在22日下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售工作任务的安排 关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点要和一位客户商洽一笔重要的合同， 经理准备在5点结束。但是上午的时候公司收到了政府的临时开会的通知，写明开 会时间是下午3点，要求经理必须亲自参加，会议将持续多长时间没有标明，文秘 人员如何处理？
• 五、 乘坐国际、地区航班的旅客，其携带的液态物品仍执行中国民用航空总局2019年 3月17日发布的《关于限制携带液态物品乘坐民航飞机的公告》中有关规定。
• 六、 旅客因违反上述规定造成误机等后果的，责任自负。
第九章 差旅事宜
规定：关于在国内航班上严格执行旅客随身携带物品件数有关规定的通知
• 为保障航空运输安全顺利进行，中国民用航空总局规定，在国内航班上持头等舱客票 的旅客，每人可随身携带2件物品，每件重量不得超过5公斤；持公务舱或经济舱客票 的旅客，每人只能随身携带1件物品，重量不得超过5公斤。每件物品的体积均不得超 过20 * 40 * 55厘米。超过规定件数、重量或体积的行李，应作为托运行李托运。
四、国外旅行手续（P196）（掌握） 申领护照－办理签证－办理“黄皮书”－购买机（车、船票）－办理入 出境手续－旅行过程安排
重点：旅行过程安排（P200）
护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居 留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份 的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护 照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的 和因私的两种。
第八章 日程安排
案例： 经理按铃叫秘书进来，想知道上午有什么必须汇报他的事情。今天是新 来秘书的邹小姐，性格开朗，办事风风火火，一进门，她就大声问： “什么事？老总？”“请把上午重要的来电讲一下，邹小姐”“呕， 蓝星公司经理来电，说他刚从德国访问回来，只是让告诉您一下，还 请您问张总好”“恩，还有吗？”“您太太中午来过电话”“什么 事？”“她让您回电话，下午2点以前，别忘了。” “没有啦？”“没有了”邹小姐看看记录。“河川公司看房时间定下来 没有？”“哎呀，糟糕，忘了联络了”“马上去联络”经理挥挥手， 自己又忙处理其他事务去了。周末工作会议上，经理部要求重新聘个 称职的秘书来。邹小姐感到非常委屈：“我怎么了？”