会计档案保管建议

财会研究　

关于修订《会计档案管理办法》的几点建议　

广东省广州监狱黎文娇　

摘要：财政部为适应社会主义市场经济发展和经济社会环境的变化．　

继续深化会计信息化等多个领域的会计改革。　这一系列的会计改革．使　

会计信息化条件下的《会计档案管理办法》呈现出新特点，催生了会计　

档案管理工作创新的迫切要求，因此．笔者建议财政部门会同档案管理　

部门依据《会计法》和《档案法》的有关规定．并结合－３前会计档案管理　工作中呈现的新情况，对《会计档案管理办法》进行修订。　

关键词：会计档案办法修订建议　

财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字［１９９８１３２　

号）自１９９９年１月１日实施以来，对加强单位会计档案管理、促进会计　

上作为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥了积极的作用。但随　

着我国社会主义市场经济的发展，特别是近几年来。财政部进行了财政　

体制和会计体制一系列的改革，比如：加强会计法制建设：全面实施企　业会计准则、审计准则；实施通用分类标准。全面推进我国会计信息化　

工作；会计鉴证；人才评价和会计指数等，使我国的经济和会计管理工　

作出现了新情况、新问题，现行的《会计档案管理办法》（以下简称《办　

法》）己不完全适应我国社会主义市场经济发展和会计改革的要求。针　

对以上出现的新情况、新问题，笔者建议财政部门会同档案管理部门在　

总结《办法》实施情况和充分调查研究的基础上，依据《会计法》和《档案　

法》的有关规定，对《会计档案管理办法》进行修订。　

一、《会计档案管理办法》的简要介绍　

１９９８年８月，财政部颁发了《会计档案管理办法》（财会字［１９９８１３２　

号），并于１９９９年１月１日开始实］逝，《办法》共２ｌ条，分别就会计档案　

的立档单位、负责指导、监督和检查会计档案的部门、会计档案的分类、　

会计档案的保管制度、各类会计档案的保管期限、会计档案的销毁办　

法、交接会计档案等事项进行了明文的规定。事实证明，《会计档案管理　

装订保管会计档案不容忽视以下几点：

1.凭证的装订与保管会计凭证是单位会计档案的重要组成部分，会计凭证一般以月为单位，财务人员需要对每月的会计凭证及时装订，以便于查找与保存。凭证装订的时间一般在当月结账工作完成后，不应积攒甚至杂乱的堆放。

各单位应配备财务装订用工具，如装订机、装订线、装订针等，也可以使用重型订书机，使用比较简单方便、省时。凭证的装订有配套的凭证封面、封底、包角，装订前的一些准备性日常工作也不要忽视，日常保持凭证存放整齐有序，每月在编制凭证的同时，根据凭证编号大体分册，用大铁夹或长尾夹稳固下来，便于装订成册。

装订时，把当月全部凭证做个估算，大约平均分成多少册合适？将封面、记账凭证、封底、包角放好，反复罗列检查是否整齐有序，然后用重型订书机将左上角订牢，包好包角，完成装订。最后把封面凭证起止日期、册数、凭证号数等等相关内容填写完整，加盖公章。

2.账簿的装订与保管日前，手工账簿已越来越少的发挥其作用，财务软件的功能使凭证在录入后自动生成了账薄。现金日记账、银行日记账可以根据管理需要每月打印，总分类账、明细分类账可以以年度为单位，打印成纸制账簿，装订成册保存。

3.财务报告类的装订与保管月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告也是会计档案重要的组成部分。各类报表在编制完成时应做好电子文件存档工作，同时根据需要打印纸制报表，按报表所属期间、性质做好分类保管。

4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、合同文件等其他应当保存的会计核算专业资料。经济合同比如单位购销合同等，是财务收付款的重要依据，归属财务人员负责保管的，应认真保存，对履行完毕的合同分门别类做好保存。财务人员还应做好单位财务文件的保管工作，明确保管人员及场所，定期整理立卷，装订成册。

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会计档案管理办法

为加强会计档案管理，使会计档案管理规范化、制度化，根据财政部《会计档案管理办法》，结合****档案管理工作特点，制定本管理办法。

一、会计档案管理部门

1．会计档案由档案室和财务室共同管理。档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务室负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案室前）、查阅、销毁等项工作。

2．财务室负责建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。出纳人员不得兼管会计档案。

二、会计档案归档范围

1．会计档案包括会计凭证、会计账簿和财务报告等，是记录和反映****经济业务的重要资料和证据。以下会计文件应纳入归档范围：

（1）会计凭证：原始凭证、记账凭证。

（2）会计账簿：总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿。

（3）财务报告：月度、季度、年度财务报告及其审计报告。 （4）其他会计资料：银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他具有保存价值的会计信息记录。

2．原始凭证、年度财务报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值的会计文件，必须以纸质形式保存。

3．财务室应按年度将属于归档范围的电子会计档案拷贝至光盘，与纸质会计档案一起移交档案室。

三、会计档案的整理

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1．会计凭证

（1）记账凭证连同所附的原始凭证，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面。

（2）凭证装订要求每册厚薄基本均匀，并装入会计凭证盒，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份和起讫号码。由装订人在装订线封签处加盖名章。

1 会计档案的保管和移交要求

一、会计档案的保管

公司每年形成的会计档案，由财务部门编制《会计档案保管清册》。《会计档案保管清册》一式两份，一份作为当年会计档案的组成部分归档保管，一份留存财务部门备查。各企业历年会计档案均应编制留存《会计档案保管清册》。

公司的会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年两类，从会计年度终了后的第一天算起。公司纸质会计档案的最低保管期限如下表所示。

序号 档案名称 保管期限 备注

一 会计凭证

1 原始凭证 30年

2 记账凭证 30年

二 会计账簿

3 总账 30年

4 明细账 30年

5 日记账 30年 2 6 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年

7 其他辅助性账簿 30年

三 财务会计报告

8 月度、季度、半年度财务会计报告 10年

9 年度财务会计报告 永久

四 其他会计资料

10 银行存款余额调节表 10年

11 银行对账单 10年

12 纳税申报表 10年

13 会计档案移交清册 30年

14 会计档案保管清册 永久

15 会计档案销毁清册 永久

16 会计档案鉴定意见书 永久

17 重要的文件合同类 10 3 年

二、会计档案的移交

（一）公司当年形成的会计凭证，在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年，期满后半年内移交本企业档案部门统一保管，其它会计档案在会计年度终了后半年内一次性移交。无档案机构的企业，在没有设立档案机构期间，由财务部门承担保管责任。

（二）会计档案移交时，移交双方应按照二级类目、年度、组织机构、保管期限排列顺序填写《档案移交清单》和《档案案卷目录》。交接时双方逐卷清点核对，履行签字手续，加盖部门印章。《档案移交清单》和《档案案卷目录》分别由档案部门和财务部门按会计档案移交清册的保管年限留存备查。

（三）各企业永久保存的会计档案，在本企业保存十年后，向公司档案管理部门移交保管。