文件控制管理规范

公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。

第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。

纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。

第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。

2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。

3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。

第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。

2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。

3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。

第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。

2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。

3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。

第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。

2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。

3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。

第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。

3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。

第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。

文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。

2.3各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。

它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。

内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。

此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。

（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。

上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。

）2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。

文件控制管理制度一、总则1.文件控制管理制度的目的是为了规范文件的管理，保障文件的安全性、完整性和便捷性。

2.文件控制管理制度适用于本单位的各级组织、部门和各类人员。

3.文件控制管理制度的依据是国家相关的法律法规和其他文件管理相关规定。

二、文件的创建1.文件应当按照规定的格式、内容和要求进行创建。

2.文件的创建应当注明文件的名称、编号、日期和页数等基本信息。

3.文件的创建必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得生效和传递。

4.文件的创建人应当保证文件的真实性和准确性，并签署文件的负责人。

5.文件的创建应当归档处理，原件交由文件管理员，并制作备份存档。

三、文件的保存1.文件的保存应当在设定的文件库房或档案室进行，保证文件的安全性和可查找性。

2.文件应当按照文件的类别、编号和日期等进行分类和归档，建立健全的档案目录和检索系统。

3.文件保存期限应当根据文件的性质和重要性进行规定，到期后应当及时处置处理。

4.文件保存期间应当做好防火、防潮、防鼠等工作，确保文件的完整性和可读性。

5.文件的保存必须经过文件管理员的管理和监督，未经授权和未经审批的文件不得随意移动和销毁。

四、文件的流转1.文件的流转应当严格按照规定的程序和路径进行，不得绕过程序和途径。

2.文件的流转必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得传递和接收。

3.文件流转时必须保障文件的安全性和机密性，避免文件的遗失、泄露和篡改。

4.文件流转时必须清晰注明文件的传递时间、人员和单位，并要求接收单位进行签收确认。

5.文件流转过程中如有问题和疑问，应当及时沟通和解决，确保文件流转的准确性和及时性。

五、文件的销毁1.文件的销毁必须经过合法授权和程序，未经授权和未经审批的文件不得随意销毁。

2.文件的销毁应当按照文件类别、文件保存期限和相关规定进行，未到期的文件不得销毁。

3.文件的销毁应当由文件管理员进行，销毁时必须明确记录销毁的文件名称、数量和日期，并进行签字确认。

文件控制制度1. 引言文件控制是组织内部信息管理的重要环节，它确保了文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。

本文件旨在规范我司的文件控制制度，以促进文件管理的规范化和高效化。

2. 目标本文件控制制度的目标如下:1. 确保文件的安全性：防止文件丢失、遭到损坏或被未经授权的人访问。

2. 提供文件的可追溯性：确保能够追踪每个文件的来源、修改历史以及相关人员的操作。

3. 保证文件的便捷访问：使文件能够以快速、准确的方式被授权人员访问。

3. 文件控制流程3.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类:- 重要文件：包括合同、协议、报告等需要长期保存的文件。

- 一般文件：包括日常工作中生成的文件，例如会议纪要、邮件等。

- 临时文件：包括临时工作产生的文件，如草稿、备忘录等。

3.2 文件命名规范为了方便文件的管理与检索，制定以下文件命名规范:- 文件名应简明扼要地反映文件内容，并尽量避免使用特殊字符。

- 文件名应具有一定的层级结构，使用连字符或下划线进行分隔。

- 文件名中应包含文件创建日期或最后修改日期，以便于追溯。

3.3 文件存储与归档为了确保文件的安全性和可追溯性，制定以下文件存储与归档规范:- 重要文件应进行加密存储，并设置访问权限，仅授权人员可访问。

- 文件存储的服务器应设有定期备份机制，以防止数据丢失。

- 根据文件分类，制定合适的存档期限，超过期限的文件应及时归档。

3.4 文件访问与权限管理为了保证文件的便捷访问和安全性，制定以下文件访问与权限管理规范:- 对重要文件的访问权限进行严格控制，仅限授权人员可访问。

- 文件访问权限的授权应由上级主管或相关部门负责人审核和批准。

- 定期检查和更新文件访问权限，确保权限与员工变动保持同步。

4. 总结文件控制制度对于信息管理的规范化和高效化至关重要。

通过遵守本文件制度的规范，能够确保文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。

希望各部门和员工能够认真遵守和执行本制度，提升组织的信息管理水平，推动工作的高效开展。

文件控制管理制度范文文件控制管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件的产生、使用、保管和销毁，确保文件的合法性、真实性、完整性和保密性，提高办公效率，制定本制度。

第二条文件是信息载体，包括纸质文件和电子文件。

第三条本制度适用于本单位的所有文件管理活动。

第四条文件管理应遵循合法、实际、合理、经济的原则。

第五条文件管理应遵循统一规划、有序管理、增效利用、安全保管的原则。

第六条文件应当分类管理，并建立相应的档案目录。

第七条文件应当按照文件工作流程进行处理，确保及时、准确、规范。

第八条文件管理应当强化信息安全管理，保护文件的机密性和完整性。

第九条文件权限分级管理，明确各级权限的使用范围和操作权限。

第十条文件管理应当有权责清晰、责权结合的岗位职责。

第二章文件的产生和标识第十一条文件的产生应当符合国家法律法规、行政规章的要求。

第十二条文件产生前应当明确责任人员和审批程序。

第十三条对于需要编号的文件，应当按照一定规则进行编号，确保编号的唯一性和顺序性。

第三章文件的登记和流转第十四条文件应当在产生之日起进行登记，并按照一定的流转程序进行处理。

第十五条文件登记应当包括文件编号、文件名称、文种、文号、发文单位、发文日期、及时性要求等信息。

第十六条文件流转应当明确流转范围和流转顺序，确保流转畅通。

第四章文件的归档和保管第十七条文件应当按照一定的规则进行分类归档，便于查找和利用。

第十八条文件应当规范保存，使用档案袋或箱进行封存，并登记封存信息。

第十九条文件保管应当建立相应的档案库房，定期巡回检查并进行防火、防潮、防鼠等措施。

第二十条文件保管期满后，应当按照一定的程序进行销毁，销毁时应当做好记录。

第五章文件的安全保密第二十一条文件的机密性应当根据文件的内容和涉密程度进行分级，并限制在特定人员范围内传阅。

第二十二条文件的传输应当使用安全通道，并对传输过程进行记录。

第二十三条文件的抄录应当遵循原则，规定抄录的范围和目的，并进行相应的审核。

文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。

第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。

第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。

第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。

第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。

第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。

第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。

第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。

第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。

第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。

第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。

第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。

第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。

第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。

第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。

第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。

第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。

第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。

第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。

第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。

第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。

第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。

第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。

第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。

文件控制管理制度第一章总则第一条为了规范和统一公司的文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，加强文件的保密性和安全性，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有涉及文件创建、存储、传递、利用和销毁的工作。

第三条公司文件包括纸质文件和电子文件两种形式。

纸质文件包括文件、档案、书籍、图表等纸质载体；电子文件包括电脑数据、电子邮件、短信、微信等电子载体。

第四条文件的管理要遵循便于查找、安全保密、合规合法和高效便捷的原则。

第五条公司文件管理由文件管理部门负责组织实施。

第六条公司所有岗位的员工都有义务遵守和执行本制度。

第二章文件的创建和归档第七条公司文件的创建应当符合规范化、标准化的要求。

第八条文件的创建应当注重规范操作、准确披露、客观真实的原则。

第九条文件创建应当按照程序进行，保留创建过程和结果的相关记录。

第十条纸质文件的归档应当按照一定的分类和编号系统进行。

第十一条电子文件的归档应当按照一定的目录和文件夹进行。

第十二条文件的分类和编号应当根据文件的性质、用途和重要程度进行。

第十三条文件的归档应当注意保密性和安全性，并严格控制查阅权限。

第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递应当采取安全可靠的方式进行，防止丢失和泄露。

第十五条文件的传递应当经过严格的审批程序，并留有传递记录。

第十六条文件的利用应当根据权限进行，不得私自使用或外传。

第十七条文件的利用应当注意遵守公司的规章制度和相关法律法规。

第四章文件的保存和销毁第十八条文件的保存期限应当按照规定进行，过期文件应当及时清理和彻底销毁。

第十九条文件的销毁应当经过严格的审批程序，并留有销毁记录。

第二十条文件的销毁应当采取安全可靠的方式进行，防止泄露和恶意利用。

第二十一条文件的保存应当注意防火、防潮、防虫和防盗等工作。

第五章文件的管理监督第二十二条公司文件管理部门应当建立文件管理制度和规章制度，并对全公司进行培训和指导。

第二十三条公司文件管理部门要定期对所有部门进行文件管理工作的检查和考核。

文件与资料控制管理制度范本第一章总则第一条为规范和加强文件与资料控制管理，提高工作效率和保障信息安全，制订本制度。

第二条文件与资料控制管理制度是指为了保证单位内部信息的有效传递和管理而制定的一系列规范和措施。

第三条文件与资料控制管理制度适用于本单位内部所有相关工作人员。

第四条本制度的目标是：规范文件与资料的制作、使用和归档流程，保证信息的可靠和安全。

第五条文件与资料的定义：文件是指以书面形式记录各种信息的载体；资料是指用于支持决策和开展工作的各种信息。

第六条文件与资料的分类：按重要性和密级分为一般文件与资料和重要文件与资料。

第二章文件与资料的制作管理第七条文件与资料的制作应符合以下规定：（一）根据国家有关法律、法规和规章，按照编制流程和方式进行制作；（二）文件与资料的标题应具体、简明，内容要清晰、准确；（三）文件的格式应符合规范，字迹清楚，印刷版式规范，排版整齐；（四）文件与资料的修改、审批、签发等过程应有记录，便于追溯。

第八条文件与资料的密级应根据国家有关规定进行确定，并进行标识和管理。

第九条文件与资料的保密要求应根据国家有关规定和本单位的具体情况进行制定，并落实到具体操作中。

第十条文件与资料的备份和复制应根据需要进行，备份和复制的存储要安全可靠，便于恢复和使用。

第十一条文件与资料的电子化管理要按照相关政策和规定进行，确保存储和使用的安全和便捷。

第十二条文件与资料的归档要按照相关规定进行，每一份文件和资料都要有明确的归档位置和方式。

第十三条文件与资料的销毁要按照相关规定进行，确保文件和资料的安全和无损坏。

第三章文件与资料的传递与交流管理第十四条文件与资料的传递和交流应符合以下规定：（一）文件与资料的传递要使用合适的书面载体，确保内容的完整和准确；（二）文件与资料的传递要及时进行，并留有传递记录，便于追溯和沟通；（三）文件与资料的交流要遵循相关规定和礼仪，保持严谨和准确。

第十五条文件与资料的传递和交流中的涉密内容应按照国家有关规定进行保密，确保信息安全。

办公室文件管理制度规章第一章总则第一条为了规范办公室文件管理工作，提高工作效率，保护重要文件资料的安全，根据国家有关文件管理法律法规和有关制度规定，制定本规章。

第二条本规章适用于本公司的所有部门和员工，对公司的文件管理工作负有管理和保管责任，保证文件的合理利用。

第三条公司文件管理要遵循便捷、高效、安全、规范的原则，对重要文件资料要加强保密工作，并提高信息化管理水平。

第四条公司文件的管理属于公司管理系统的一部分，必须严格遵守公司的相关制度和规定，保持文件资料的完整性和有效性。

第五条公司文件管理严禁私自批准、更改文件，严禁随意抄写、篡改文件内容。

第六条公司文件的借阅和传递必须按照规定的流程和程序进行，任何人不得擅自移交文件材料。

第七条公司文件管理应当发扬“严肃、认真、负责、高效”的工作作风，做到科学、规范和制度化。

第八条公司文件管理制度的修订，必须依法、合规，并报公司领导审批，将修订情况及时通知全体员工。

第二章文件的保存、备份和销毁第九条公司文件保存应当分类设置，建立符合文件管理的目录结构和分类标准。

第十条公司文件的保存应当按照文件的重要性、用途、形式加以分类，设置相应的档案室和存储区域。

第十一条公司每年定期对文件进行备份，将备份的文件保存至安全的地方，以便于公司在遇到突发情况能够及时恢复数据。

第十二条公司文件的销毁应当严格按照规定的程序和流程进行，对于不再需要的文件及时销毁，防止造成信息泄露。

第十三条公司文件销毁应当由指定的人员进行，对于重要文件的销毁必须有专人进行监督和审核。

第十四条公司文件销毁必须留下书面备案，明确销毁的时间、内容和原因，并由公司主管领导进行签字确认。

第三章文件的借阅和传递第十五条公司文件的借阅和传递必须按照规定的程序进行，不得越级借阅，不得超出借阅范围。

第十六条公司文件的借阅和传递必须留下书面记录，明确借阅的目的、时间和使用范围。

第十七条公司文件借阅和传递必须有专人进行监督和审核，对于重要文件的借阅必须得到主管领导的批准。

文件与资料控制管理制度根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求，为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量，制定本制度。

一、建立文件控制的管理制度1、制定文件与资料的识别与控制制度，确保企业安全规章制度产生，使用、评审、修订和控制的效力与效率。

2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审，必要时予以修订或废除。

3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。

4、标准化系统文件应分发到相应的员工。

5、标准化文件要求：①标准化文件系统应做到文件需求响应及时，文件产生的流程畅通、用户界面良好，文件分发充分，确保文件系统效力与效率；②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性，确保系统文件控制效力；③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等，以确保记录控制系统效力；④保证标准化系统文件质量。

二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文主要安全生产规章制度包括：1、安全生产检查制度2、安全教育培训制度3、重大危险源监控制度4、重大隐患整改制度5、危险物品和物料管理制度6、职业危害预防制度7、特种作业管理与审批制度8、特殊工种管理制度9、事故与事件管理制度10、设备和设施安全管理制度11、安全生产档案管理制度12、安全生产奖惩制度三、有效保留安全生产记录安全生产记录包括：1、管理评审报告2、事故、事件记录3、风险评价信息4、培训记录5、标准化系统评价报告6、事故调查报告7、检查记录8、职业卫生检查与健康监护记录9、安全生产会议记录10、安全活动记录11、法定检测记录12、任务观察记录13、许可文件14、应急演习信息15、纠正与预防行动记录16、承包商和供应商信息17、维护和校验记录18、技术资料、图纸文件与资料控制管理制度（2）是一个组织或机构为了有效管理和控制所有文件和资料的流动和使用而制定的一套规章制度。