复印件传真件的认定

1 目的
1.1 规范公文管理，确保各项政策文件及时发放，有效实施，分级保密。

2 职责
2.1 行政部及文员负责执行本规程；
2.3文件改版由行政部人员提出申请，行政部长审核，行政副总经理批准。

3 内容
3.1 公司所有需要打印、复印的文件资料均由打字员专职办理，传真由文秘员专职办理。

3.2 打印、复印、传真文件资料必须办理批准手续。

一般性文件资料由部门负责人批准；上报材料或涉及到技术性的文件资料需经主管副总经理批准。

3.3 文件资料的打印、复印、传真履行如下程序：
3.3.1打印程序：承办人将所需打印的文稿及批准单交行政部复核、登记——行政部根据缓急要求安排打字员打印——打字员随机校稿，确保忠于原文——复核——装订——通知承办人取稿——承办人配合打字员做好登记。

3.3.2 复印程序：承办人将所需复印的文件资料及批准单交行政部——打字员按批准单要求复印——装订——通知承办人取回原件、复印件——承办人配合打字员做好登记。

3.3.3 传真程序：承办人将需传真件及批准单交行政部登记——承办人再将需传真件交文秘员发送传真——通知承办人取回传真原件。

3.4 属私人文件资料，不得在公司内进行打印、复印、传真。

3.5 除因工作需要，未经批准，员工不得进入文印室。

4 文件修订期5年
4.1 未满修订期而确需修订时，由有关部门提出申请，经修改后须重新审核、批准、其程序与制定时相同。

6 培训要求
7 变更历史。

XXXX有限公司作业文件《传真收发、文件打/复印管理规定》编制部门：总经办编制：审核：批准：文件编号：版本号：受控状态：受控（加印章）1.0目的1.1为确保公司文件传输准确无误及保密性，制定此规定。

2.0范围2.1本规定适应于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。

3.0引用文件3.1 无4.0定义4.1 无5.0职责人力资源部对此项规定进行监督。

6.0策略6.1公司传真机、复印机及长途电话由人力资源部负责管理，收发传真及复印文件时应由人力资源部人员负责操作。

6.2人力资源部发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给发件人。

6.3员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》，经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理确认则递交上一级领导审批。

人力资源部人员在接收到审批后申请单后方可进行操作。

6.4对发送保密性高的因为有人，可由人力资源部人员进行指导，由员工亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。

对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。

6.5员工不得利用公司传真机发私人资料、文件。

6.6普通传真由人力资源部接收后送交相关部门。

6.7遇有重要传真，相关部门可提前通知人力资源部注意接收，或与对方明确接收时间后在人力资源部等待传真。

6.8传真的接收及发送，文件的打印、复印，长途电话的使用均需在人力资源部人员在记录。

7.0注意事项7.1 无8.0相关文件8.1无9.0相关记录9.1《文件打印、复印、传真申请单》9.2《文件打印、复印及传真记录清单》。

合同传真件有什么法律效力合同传真件有什么法律效力随着电子商务的日益发展，电子邮件和传真等数据电文以其快捷而方便的特性使得使得其应用越来越广泛，如何认定传真合同的效力，以及在发生商务纠纷后，如何分析看待其证据效力，部分人认识上还存在一定误区，尚需结合具体法律事实来客观分析，以正确认定其证据效力。

首先需要给合同传真件一个正确的定性，合同传真件是书面的合同书的复印件。

我国《合同法》第三十二条明确规定, 当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。

合同法11条规定，“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有效地表现所载内容的形式。

”我国《电子签名法》第三条明确规定有，民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。

当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。

传真件做为数据电文，用以签订合同可以认定为书面形式的一种，在法律上并没有否定其效力。

同时合同成立并生效需具备三个要件：一是行为人是否具有相应的民事行为能力；二是意思表示真实；三是内容合法。

只要符合上述三个条件，可以认定传真件的法律效力。

合同传真件最大的问题在于，盖红章的合同书在证据里称为原件，传真件为复印件。

数据电文（合同传真件）可否作为有力证据使用，这个需要结合具体情形来分析。

因为非经对方认可的复印件是不能单独作为认定事实的依据的。

根据最高人民法院关于民事诉讼证据的规定第49条规定，“对书证、物证、视听资料进行质证时，当事人有权要求出示证据的原件或者原物。

??”。

第69条规定，“下列证据不能单独作为案件事实的依据：??（四）无法与原件、原物核对的复印件、复制品。

??”。

第70条规定，“一方当事人提出的下列证据，对方当事人提出异议但没有足以反驳的相反证据的，人民法院应当确认其证明力：（一）书证原件或者与书证原件核对无误的复印件、照片、副本、节录本??”。

传真件的法律效力的问题传真件并非证据原件。

传真件的效力不能与原件同等对待。

但在诉讼过程中传真件是可以作为一份有效的证据被法院所采信的，当然法院在将传真件作为有效证据认定时可能会从如下几方面考虑，这是作为当事方必须要注意的事项：一，传真件是否传真人所发出，这是首先要认定的问题，法院会根据传真的号码，时间以及登记号加以认定其真实性，通常在履行合同过程中将传真件视为双方履行的依据之一，临时有变更的，也应对传真件之原件存档处理，并对该传真件发出时做出登记记录。

对于传真件接收者未经事后核实便依照传真件的内容履行的，如果不符合上述几种情况的特征，不能认定传真件真实有效。

第二，对于重大问题因时间紧迫需要传真及时变更或者处理的，应当保证在发出传真的同时也要将传真件的原件，寄发给接收人，以示证据的统一性和完整性。

如果接收人未经审核或者在履行过程中传真者未将原件寄发给接受者的，接受者有责任和义务要求传真者在履行应尽的证据保全义务。

同样，如传真接受者不能证明上述基本事实的，传真接受者应当承担举证不利的后果。

第三，合同签订履行和变更事宜通过一系列传真和其它书面证据能够证明其连续性的，特别是双方互有传真往来彼此是相互连接的，足以认定传真件的真实性并具有证据效力。

第四，应当注意，惟一的传真件作为孤证不能作为证据使用，必须有其它的真接证据或者间接证据链加以佐证，方能作为证据使用。

对于证据保全，各方当事人均应当承担此类似合同义务，任何一方忽视证据保全的义务的，均可能承担诉讼中败诉的结果。

如果传真件内容均为手写，且笔迹清晰，一般可以鉴定出是否经过了修改；如果笔笔迹模糊，或是打印文件，则鉴定的难度大大加大。

关于传真证据真实性认定问题的思考游冰峰近20年来传真通信技术飞速发展，它解决了远距离图像、书面信息的传输问题，在国际、国内贸易往来中获得广泛应用。

传真也随之成为民商事诉讼中一种常见的证据形式，但在司法实践中,对传真证据真实性的认定一直是个难题。