档案管理系统项目操作流程

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文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!档案管理系统操作流程。

1. 登录系统。

输入用户名和密码登录档案管理系统。

档案管理作业操作规程档案管理作业操作规程一、引言档案管理是对组织或个人所产生、使用和保管的档案进行系统管理和综合利用的过程。

为了规范档案管理的操作，提高档案管理的效率和质量，特制定本操作规程。

二、档案管理流程1. 档案收集（1）确定收集对象和范围：根据档案管理的具体要求，确定需要收集的档案对象和范围。

（2）采用合适的方式进行收集：可以通过收集表、电子邮件等方式收集档案，确保信息的准确性和完整性。

（3）将收集到的档案进行分类整理：按照档案的性质和用途，将档案进行分类整理，便于后续的管理和利用。

2. 档案登记（1）对每个档案进行编号：为每个档案分配唯一的编号，方便查找和管理。

（2）登记档案的基本信息：记录档案的名称、所属部门、创建日期、密级等基本信息，以便于后续的查询和管理。

3. 档案归档（1）确定归档位置：按照档案的重要性和使用频率，确定档案的归档位置，方便后续的存取和保管。

（2）正确放置档案：将档案按照文件夹或盒子的形式放置在归档位置，确保不会受到损坏或遗失。

4. 档案借阅（1）填写借阅申请单：需要借阅档案的人员填写借阅申请单，包括借阅目的、借阅期限等信息。

（2）审批借阅申请单：相关负责人对借阅申请单进行审批，确认借阅的合理性和必要性。

（3）借阅档案：将已审批通过的借阅申请单交给档案管理员，由其发放借阅档案。

5. 档案归还（1）按期归还档案：借阅人员在规定的借阅期限内归还档案，确保档案的及时归还。

（2）确认档案完整性：档案管理员在归还档案时进行确认，确保档案的完整性和准确性。

6. 档案销毁（1）确定销毁的档案：根据档案管理的要求和规定，确定需要销毁的档案。

（2）填写销毁申请单：填写销毁申请单，包括销毁的原因、档案的编号等信息。

（3）审批销毁申请单：相关负责人对销毁申请单进行审批，确认销毁的合理性和必要性。

（4）销毁档案：由档案管理员将已审批通过的销毁申请单交给相关部门进行档案的销毁。

三、档案管理注意事项1. 保密性：对于涉及机密或敏感信息的档案，应加强保密措施，确保信息的安全性。

档案管理电脑操作流程
1. 登录系统：打开电脑，登录档案管理系统，确保权限验证通过。

2. 档案录入：新增档案信息，包括档案标题、编号、形成日期、责任者等详细内容，上传电子文档或扫描件。

3. 分类归档：按照预设的档案分类体系进行电子档案归类存放，设置标签和关键词以方便检索。

4. 查询调阅：根据需要输入关键词、编号或分类进行档案检索，调阅所需档案资料。

5. 借阅审批：对需要外借或内部流转的档案申请进行在线审批，记录借阅人、借阅时间及归还期限。

6. 档案更新：当档案信息发生变化时，及时在系统中进行修改与更新，并保存相关变更记录。

7. 到期提醒：系统自动提示档案保管期限、借阅到期、需移交等情况，便于管理人员及时处理。

8. 统计分析：利用系统功能进行档案数量、类型、利用率等方面的统计分析，生成报告。

9. 备份与安全：定期执行数据备份，保障档案信息安全，同时遵循保密原则，设置访问权限，防止非法查阅。

10. 整理归档：定期检查并整理线上档案库，确保档案完整、准确、规范。

档案管理系统用户操作手册doc一、概述本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。

本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。

二、系统简介档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。

系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。

系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。

三、安装与登录1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。

请确保您的计算机满足系统要求。

2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。

如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式找回。

四、功能介绍1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。

2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。

您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。

3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。

修改完成后，点击“保存”按钮即可。

4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。

确认后，档案将被永久删除。

5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。

您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。

五、常见问题及解决方案1、问题：无法登录系统怎么办？解决方案：请检查您的用户名和密码是否正确。

如果密码忘记或被锁定，可以通过找回密码或管理员的方式解决。

2、问题：无法添加或编辑档案怎么办？解决方案：请确认您是否具有足够的权限执行该操作。

如果您是管理员，可以检查系统设置中的权限设置；如果您是普通用户，请管理员赋予您相应的权限。

学生档案管理系统使用说明及操作方法学生档案管理系统，是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。

是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。

学生档案管理系统分单机版和网络版。

学生档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号：2006SRO8527。

一、软件简介1、菜单：有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。

2、功能：学生档案管理。

单项信息或全项信息查询；范围或分类查询；高级查询。

打印或随机打印诸多信息资料和报表。

用扫描仪、数码相机、摄像头将学生相片以JPG的格式存盘，可单人录入、还可按班级或年级批量导入相片。

记事栏目可录入约200个文字，专供在校期间的学业情况及奖惩登录。

清库功能。

保存数据功能。

恢复数据功能。

毕业升级功能。

压缩数据库功能。

统计功能。

Excel数据批量导入和导出功能。

学生档案管理系统、多功能自动分班系统、考试成绩分析评价系统、考场编排系统，数据共享。

可批量导入数据和照片。

二、操作方法1、基本设置菜单。

进入系统，点击“基本设置”菜单，进入“基本设置”对话框。

有“初始化设置、其它设置、打印选项”三个选项。

⑴初始化设置。

分三步进行：①设置学校类型：点击对应的单选按钮。

一个类型学校只设置1次。

②设置年部数目：学校有多少个年部，就选对应的数字数，单击“设置”钮。

③设置班级数目：每个年部有多少个班级，就选对应的数字数，单击“设置”钮。

一个年部设置1次，有多少个年部就设置多少次。

⑵其它设置。

有五项功能，供选择。

①清库功能：能清空库内的所有内容。

在使用本软件期间，此键不能乱用。

清库之前要先保存数据，不然会造成数据全部丢失的后果。

②保存数据功能。

即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。

点击“保存数据”键，选择盘区（C、D、E、……），起文件名，就把数据保存起来了。

③恢复数据功能。

就是将保存的数据调回来，在系统中重新运行。

④毕业升级功能。

“毕业升级功能”键一学年使用1次。

单击此键，进入“另存为”对话框，把库中所有的数据保存起来，供历史查询用。

档案管理系统项目操作流程一、需求分析1.收集用户需求：与相关部门进行沟通，了解他们对档案管理系统的具体需求，确定用户的主要功能和特定要求。

2.需求分析：分析和整理用户需求，将其转化为具体的功能需求和系统需求。

二、系统设计1.数据库设计：根据需求分析阶段获得的信息，设计系统的数据结构和数据库。

包括确定主键、确定字段、建立关系等。

2.系统架构设计：确定系统架构，包括前端界面设计、后台系统架构设计、数据流图设计等。

3.系统功能设计：根据用户需求和系统设计的要求，设计各功能模块的具体功能和流程。

三、系统实施1. 服务器搭建：搭建系统所需的服务器环境，包括安装操作系统、数据库服务器和Web服务器等。

2.软件开发：根据需求分析和系统设计的要求，进行软件开发和编码。

3.测试阶段：对开发完成的系统进行功能测试、性能测试和安全测试等，确保系统的正常运行。

4.安装部署：将开发完毕的系统安装到服务器上，并进行相应的配置和调试。

5.数据迁移：将原有的档案数据导入系统中，保证系统的完整性和连贯性。

四、用户培训1.培训计划制定：根据系统功能和使用场景，制定用户培训计划，包括培训内容、培训方式和培训人员等。

2.培训材料准备：准备相应的培训教材、演示文稿和操作指南等，以便用户学习和参考。

3.培训实施：进行系统使用和操作的培训，包括理论讲解、实际操作演示和练习等。

4.培训反馈：根据用户的反馈，及时解决问题和提供补充的培训内容。

五、系统维护1.系统运行监测：对系统运行情况进行监测，检查系统性能，并根据需要进行相应的优化和调整。

2.系统维护：对系统进行定期的维护工作，包括补丁升级、数据库备份、系统维修等。

3.用户支持：针对用户在系统使用中遇到的问题，提供相应的支持和解决方案，解答用户的疑问。

4.系统改进：根据用户反馈和实际需求，进行系统功能的改进和扩展，提高系统的适用性和可靠性。

以上是档案管理系统项目的一般操作流程，每个项目根据其具体要求和环境可能会有所不同。

系统档案录入操作流程系统档案录入操作流程是指将原始纸质档案转化为电子档案并录入系统中的一系列操作流程。

随着信息技术的快速发展，电子档案的使用逐渐取代了传统的纸质档案，可以提高档案管理的效率和便捷性，减少档案管理的成本和工作量。

下面将为您详细介绍系统档案录入操作流程。

一、准备工作1.档案准备：将要进行录入的纸质档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。

2.档案分类：按照一定的规则和标准对档案进行分类，以便于后续的录入工作。

3.数字化设备准备：准备好用于扫描纸质档案的扫描仪或拍摄设备，并进行相关设置和调试工作。

4.系统准备：打开档案管理系统，并进行必要的登录和权限验证。

二、档案扫描1.打开扫描软件：在电脑上打开扫描软件，并进行必要的设置，如扫描分辨率、格式、存储路径等。

2.扫描模式选择：选择合适的扫描模式，如单页扫描、双页扫描、自动识别模式等。

4.扫描操作：将纸质档案放在扫描仪上，点击扫描按钮，开始扫描过程。

根据需要可以进行多个纸质档案的连续扫描。

5.检查和保存：扫描完成后，检查扫描质量和页面排序是否正确，确认无误后保存扫描文件。

三、档案质检与修正1.质量检查：对扫描得到的电子档案进行质量检查，如图像清晰度、文件大小、文件格式等。

2.校验数据：根据需要，对已录入的数据进行校验，确保数据的准确性和完整性。

3.修正纠错：根据质量检查和数据校验的结果，对存在问题的电子档案进行修正和纠错操作。

四、档案录入1.打开档案管理系统：进入档案管理系统的录入界面。

2.新建档案：根据需要新建空白档案，填写基本信息，如档案编号、名称、类别、责任人等。

3.录入数据：根据纸质档案和扫描得到的电子档案，依次录入各项数据，如文档内容、日期、主题、关键词等。

4.附件关联：将与档案相关的电子文件、图片、音频、视频等附件进行关联，以便于后续的管理和查询。

5.数据校验：对录入的数据进行校验和验证，确保录入的数据准确无误。

6.保存档案：将已录入的档案数据保存到系统中，并生成相应的档案索引。

档案管理流程和方法档案管理是现代化管理和信息化系统建设的重要内容之一，它是保障企业信息安全和利用各类信息资源的关键环节。

档案管理的流程和方法是档案管理工作的主要实施路径和操作规范，对于企业的长期发展和信息资源的有效利用具有重要的现实意义和战略价值。

本文将围绕档案管理的流程和方法展开深入探讨。

一、档案管理的流程档案管理的流程包含四个主要环节，分别是档案收集、档案鉴定、档案保管及档案利用。

详细阐述如下：1、档案收集档案的收集是指各种有关企业管理业务活动的文件、资料、书籍、图片、声像资料及其他信息载体的收集工作。

收集工作是档案管理工作的第一步，它是建立档案资料和流程体系的基础，也是各种信息资源整合的第一步。

档案收集的具体工作包括以下几个方面：（1）建立信息采集机制，收集各类文件、表格、合同、协议等。

（2）确立部门间资料传递制度，规范工作流程，并落实运行。

（3）实施电子化管理，通过各种现代化技术手段，对各类信息进行收集并记录进系统。

（4）建立档案梳理制度，对已有档案进行梳理，筛选有价值的档案并保存。

2、档案鉴定档案鉴定是指根据文件的合法性、真实性、完整性、可信度等标准，对档案资料进行审核和检验的过程。

这一环节是档案管理最重要的部分，它关乎档案资料的真实性、权威性和可靠性，只有档案鉴定得当，才能保障档案的数据质量。

具体工作如下：（1）建立鉴定机制，对各类文件进行分类鉴定。

（2）进行立案登记，对已经鉴定真实的档案进行入库处理，并建立档案目录。

（3）采用现代化技术手段进行数码化管理，对档案文献进行加密，以保证档案文献的数据安全。

（4）建立档案清除制度，定期清理无用文献。

3、档案保管档案保管是指将有价值、真实、可信的档案文献，按照一定的规则和标准，进行分类、编目、装订和入库工作，以保证档案文献的安全保存和管理。

档案保管的具体工作包括以下几个方面：（1）制定档案编目标准和档案存储规则，确保档案资料的整齐划一。

（2）实施现代化的档案保管技术，如冷藏、保险柜、防盗门等措施，保证档案安全。

江苏省工程档案资料管理系统操作手册一、操作流程：二、文字说明：网站1. 网站登录：请输入登陆江苏省工程档案资料管理系统网（如图1所示）；图1 江苏省工程档案资料管理系统网2. 个人注册：在“下载园地”下载客户端（本地直接解压安装），然后点击“工程档案”进入江苏省工程档案资料管理系统并注册注册个人信息（须上传签名.jpg，身份证复印件.jpg，上岗证.jpg）,如图2所示；图2 用户个人注册3. 工程登记：进入江苏省工程档案资料管理系统页面后可登记工程的相关信息（如图3所示），点击添加即可保存，并会在下方的“工程档案查询”中看到；图3 工程登记4. 工程付费：将网页拉到最右面可看到“缴费”按钮，点击后即可进入“工程缴费”页面（如图4所示）；图4 工程缴费5. 工程导出：工程缴费后生成“工程名称.xml”文件，点击“导出工程”按钮即可下载，（如图5所示），下载到客户端后可创建工程。

图5 导出工程客户端1. 工程导入：打开客户端软件→工程管理→导入工程，选择“工程名称.xml”文件即可（如图6所示）；图6 工程导入2. 打开工程：点击客户端软件的打开工程按钮，选择要导入的工程即可创建工程名称（如图7所示）；图7 打开工程3. 编辑文件：打开工程后，我们就可以打开相应的文件并进行编辑了（如图8 所示）；图8 打开文件编辑文件4. 上传文件：文件编辑好了以后即可上传请监理签发（如图9所示）；图9 上传文件5. 监理签字：文件上传以后，监理可以在江苏省工程档案资料管理系统（页面拖到最右面，如图10所示）中选中相应的工程并点击“查看工程资料”，即可看到上传的文件，并可查询签字（如图11所示）；图10查看工程资料图11 查看文件6. 下载文件：若监理已签字，可点下载，在分项、子分部、分部验收前，已经获得监理签字，否则无法进入下一流程评价（如图12所示）；图12 下载文件7. 汇总评价：选择分项、子分部、分部验收目录，点击汇总评价将自动统计资料，评定范围，施工结论及监理结论，依据是否创优工程进行（如图13所示）；图13 汇总评价8. 下载汇总表：依据打开的工程名下载工程相关的检测报告，可在砂浆等相关检验批中选择相关检验报告进行批量评定（如图14所示）。

开始
整理、装订档案
系统登记档案相关信息
系统自动分配档案柜位置码及条形码
档案盒及档案内页粘上条形码，按系统产生的档案柜位置码放好档案
结束
开始
借阅人系统查询确认，发起申请借阅登记有权人查阅待借阅审批
档案管理员打印借阅清单及取出档案对取出的档案逐一扫描确认
专柜放好及通知借阅人取档案与借阅人核对档案及签收相关登记本
结束
档案归还：
开始
借阅人交回所借阅的档案
档案管理员与借阅人核对档案
档案管理员扫描交回档案条形码并核对回显信
息无误后与借阅人签收相关登记本
结束
档案移交（销毁）：
错误
正确开始
档案管员系统登记需移交（销毁）的档案
有权人核对审批
档案管员打印待移交（销毁）清单及取出
档案
逐一扫描确认取出的
档案
放入专柜保管待移交（销毁）
与接收部门按清单及实物核对需移交（销
毁）的档案并签收
结束。

档案管理流程及操作步骤档案管理流程及操作步骤随着社会的发展和进步，越来越多的机构和企业需要管理和维护大量的档案资料。

档案管理的重要性也越来越受到重视。

在2023年，随着科技的进步和应用，档案管理流程也发生了不小的变化。

本文将介绍档案管理流程及操作步骤，以帮助各机构和企业更好地管理和维护档案资料。

一、档案管理流程1.档案采集档案采集是指针对机构或者企业生产、管理和服务等方面产生的各类文件、图表和对象等，进行有效的归档和保管。

档案采集的首要任务是收集各种档案材料，为档案管理打下基础。

2.档案整理档案整理是指对材料进行分类和编目，对同一事物归一带状，分类编目的作为首要任务，同时要与现有档案系統整体协调一致，接受索引和查询关键词检索等操作。

3.档案管理档案管理是指在档案整理好后对档案的维护管理和保护工作。

档案管理主要包括分类、编目、存放、使用、处理、借阅、出库等工作。

这些工作涉及到很多具体的细节操作，需要由档案管理员亲自操作。

4.档案传输档案传输是档案管理流程中的一个重要环节。

随着信息化技术的推进，许多机构和企业采用电子化手段进行档案传输。

同时，也需要注意保密和防护机制的设置，确保档案资料的安全性。

二、档案管理操作步骤1.档案采集(1) 安排专门人员负责档案采集工作；(2) 科学规划档案采集区域，搜集和收集相关资料和材料；(3) 对资料进行筛选，区分有用或没用的信息，分类整理后建立档案数据库。

2.档案整理(1）对档案材料进行整理、分类归档和编目操作；(2）把信息进行数字化处理，并把它们上传到相应的档案系统中；(3）对档案材料的引用找到数字化档案的组织结构，实现自动化取证和检索。

3.档案管理(1) 浏览、查询和检索档案资料时，需要严格遵守保密程序；(2) 对档案资料进行存储和保护，使用标准的存储文件夹对档案资料进行归类管理；(3) 积极开展中介服务，注重加强档案的销毁、鉴别验伪、标识等环节。

4.档案传输(1) 确定档案传输的方式和安全性机制；(2) 使用安全的档案传输方法，可以采用加密和认证等技术手段来保护档案安全；(3) 经过安全的档案传输后，需要再次进行档案验收和检索，确保传输完整性和准确性。

档案管理电脑操作流程1. 登录档案管理系统
- 打开电脑并等待系统启动
- 输入用户名和密码登录档案管理系统
2. 创建新档案
- 点击"新建档案"按钮
- 填写档案相关信息,如标题、内容、日期等
- 选择相关附件文件(如有需要)
- 点击"保存"按钮完成创建
3. 查询/检索档案
- 在搜索框中输入关键词或其他检索条件
- 选择适当的搜索范围(如全文搜索、日期范围等) - 点击"搜索"按钮查看结果列表
4. 编辑/更新档案
- 在结果列表中选择需要编辑的档案
- 进入档案编辑页面修改相关内容
- 保存更改后的档案
5. 删除/归档档案
- 选择需要删除或归档的档案
- 执行相应的删除或归档操作
- 确认删除/归档操作(如有提示)
6. 管理权限和用户
- 进入权限管理菜单
- 新建/编辑用户账户及权限
- 保存用户和权限设置
7. 备份和恢复
- 进入备份选项
- 选择备份档案的类型和范围
- 执行备份操作并保存备份文件
- 需要时,从备份中恢复档案数据
8. 其他操作
- 设置系统参数
- 查看操作日志
- 生成统计报表等
9. 退出
- 完成所有操作后,安全退出系统
以上是档案管理电脑操作的一般流程,具体操作细节可能因系统而有所差异。

建议熟练掌握系统功能并遵循相关规章制度,确保档案管理工作高效有序。

江苏省工程档案资料管理系统操作手册一、操作流程图：二、文字说明：1、网站登录1、输入（建议用IE浏览器，其他浏览器可能有兼容性问题）或搜索“江苏省工程档案资料管理系统”，登陆“江苏省工程档案资料管理系统”网站。

2、注册进入“系统登陆”后选择“注册”，进入注册页面，由于本系统是经江苏省住房和城乡建设厅组织评审的江苏省建立电子档案的系统，其电子档案的建立过程是受各地工程质量监督站的监督，工程竣工后电子档案需要报各地城建档案馆审查，审查合格后将永久保存电子档案，因此参建单位和参建人员的资质、资格都要反映在本系统中，参建人员注册后方能操作本系统，未注册的人员不能操作本系统。

1）邮箱：由于注册本系统的人员众多，重名的人员不断出现，因此本系统使用邮箱作为参建人员的登录名，用邮箱作为登录名可保证唯一性，系统的相关信息可通过邮箱向用户传递，故注册时应使用常用或熟记的邮箱。

2）姓名：姓名应填写真实姓名，工程质量监督站在监督过程中根据住房和城乡建设部2010年第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》对工程质量责任主体行为进行监督时均检查参建人员的资格，故应填写真实姓名。

3）身份证：身份证号码应正确，应和身份证一致。

4）单位名称：不可以简称，应和公章上名称一致，公章上的名称应和营业执照上的名称一致，具备法人资格，不可以填写项目部的名称也不可以填写工程名称。

5）用户类型：由于本系统有权限分配，因此应根据本人的身份选择。

6）上岗证号：一个人可能有多个岗位证，但在一个工程中只能有一个岗位，填写在本工程上从事的岗位证证号。

7）身份证件扫描：由于国家实行工程质量责任制，根据《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》DGJ32/TJ143-2012第条规定：工程质量验收有资格要求的人员应由监理（建设）单位将其身份证、岗位证或任命文件、签名扫描到“工程档案资料管理系统”，因此，凡在工程质量验收记录中签字的人员如总监理工程师、监理工程师、建设单位项目专业技术负责人、施工单位负责人（项目经理）、项目专业技术负责人、项目专业质量检查员（现称为质量员）应将身份证扫描到系统中。

江苏省工程档案资料管理系统操作手册一、操作流程图：二、文字说明：1、网站登录1、输入（建议用IE浏览器，其他浏览器可能有兼容性问题）或搜索“江苏省工程档案资料管理系统”，登陆“江苏省工程档案资料管理系统”网站。

2、注册进入“系统登陆”后选择“注册”，进入注册页面，由于本系统是经江苏省住房和城乡建设厅组织评审的江苏省建立电子档案的系统，其电子档案的建立过程是受各地工程质量监督站的监督，工程竣工后电子档案需要报各地城建档案馆审查，审查合格后将永久保存电子档案，因此参建单位和参建人员的资质、资格都要反映在本系统中，参建人员注册后方能操作本系统，未注册的人员不能操作本系统。

1）邮箱：由于注册本系统的人员众多，重名的人员不断出现，因此本系统使用邮箱作为参建人员的登录名，用邮箱作为登录名可保证唯一性，系统的相关信息可通过邮箱向用户传递，故注册时应使用常用或熟记的邮箱。

2）姓名：姓名应填写真实姓名，工程质量监督站在监督过程中根据住房和城乡建设部2010年第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》对工程质量责任主体行为进行监督时均检查参建人员的资格，故应填写真实姓名。

3）身份证：身份证号码应正确，应和身份证一致。

4）单位名称：不可以简称，应和公章上名称一致，公章上的名称应和营业执照上的名称一致，具备法人资格，不可以填写项目部的名称也不可以填写工程名称。

5）用户类型：由于本系统有权限分配，因此应根据本人的身份选择。

6）上岗证号：一个人可能有多个岗位证，但在一个工程中只能有一个岗位，填写在本工程上从事的岗位证证号。

7）身份证件扫描：由于国家实行工程质量责任制，根据《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》DGJ32/TJ143-2012第条规定：工程质量验收有资格要求的人员应由监理（建设）单位将其身份证、岗位证或任命文件、签名扫描到“工程档案资料管理系统”，因此，凡在工程质量验收记录中签字的人员如总监理工程师、监理工程师、建设单位项目专业技术负责人、施工单位负责人（项目经理）、项目专业技术负责人、项目专业质量检查员（现称为质量员）应将身份证扫描到系统中。

工程技术档案管理程序标题：工程技术档案管理程序引言概述：工程技术档案管理程序是指对工程项目过程中产生的各类技术文件、数据和信息进行规范管理和保护的程序。

合理的档案管理程序可以有效提高工程项目的效率和质量，保障工程信息的安全和完整性。

一、建立档案管理制度1.1 制定档案管理政策：明确档案管理的目标、原则和责任分工，确保档案管理工作的顺利开展。

1.2 设立档案管理机构：建立专门的档案管理部门或者委托专业机构负责档案管理工作，确保档案管理工作的专业性和高效性。

1.3 制定档案管理规程：明确档案的分类、编号、存储、借阅、销毁等管理流程，规范档案管理工作的各个环节。

二、建立档案管理系统2.1 建立档案管理数据库：将工程项目的各类技术文件、数据和信息进行数字化存储，便于查找和管理。

2.2 制定档案管理标准：建立统一的档案编目和索引规范，确保档案的准确归档和检索。

2.3 定期备份档案数据：定期对档案数据库进行备份，防止数据丢失或者损坏，保障档案信息的安全性。

三、实施档案管理措施3.1 归档管理：对工程项目过程中产生的各类技术文件进行及时归档，确保档案信息的完整性和可靠性。

3.2 借阅管理：建立档案借阅制度，规范借阅流程和权限，防止档案信息泄露或者损坏。

3.3 销毁管理：对已经过期或者无用的档案信息进行定期清理和销毁，减少档案管理成本和风险。

四、加强档案管理监督4.1 定期审核档案管理工作：定期对档案管理工作进行审核和评估，及时发现和纠正问题，提高档案管理的效率和质量。

4.2 建立档案管理档案：建立档案管理档案，记录档案管理工作的全过程，便于追溯和监督。

4.3 加强培训和宣传：加强档案管理工作人员的培训和宣传工作，提高他们的档案管理意识和能力。

五、持续改进档案管理工作5.1 吸收先进经验：学习国内外先进的档案管理经验和技术，不断改进档案管理工作的方法和手段。

5.2 制定改进计划：根据实际情况制定档案管理工作的改进计划，持续改进档案管理工作的质量和效率。

项目档案管理流程1.1 项目档案的基本范围1.1.1 业务档案：指公司担保项目操作流程过程中形成的包括但不限于客户基础材料、尽职调查报告、审核报告、业务工作会和专家评审会会议纪要及评审结果通知、审批表格、合同、协议和保后监管资料等贯穿项目始终的纸质文件、电子文档等全部资料。

同时包括业务合作项目等文书档案、经济档案、客户档案等；1.1.2 反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证等。

1.2 项目档案的责任人：1.2.1项目档案归档责任人：担保业务部、个人业务部等各担保业务部门；1.2.2业务档案的立档责任人、保管责任人、管理责任人：风险管理部；1.2.3分公司的所有业务档案统一由所属公司风险管理部进行管理；分公司筹建期间发生担保业务形成的业务档案和取得的反担保标的物权利证书暂时由北京公司风险管理部代为管理，分公司风险管理部成立后办理移交；1.2.4反担保标的物权利证书、过渡监管的物权凭证统一由所属公司风险管理部进行管理。

1.3 业务档案的归档要求：1.3.1 各担保项目的业务档案必须在担保合同签订生效后的十个工作日内完成归档手续，并交风险管理部立档保管；1.3.2 对于在担保合同签订生效后的十个工作日内档案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入《缺项资料清单》（见附件1），并注明缺项的原因，交风险管理部审核。

档案管理员根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。

对于业务部门归档的资料，风险管理部不得拒收，如因拒收造成担保项目存在风险隐患的由档案管理员和风险管理部领导负责；1.3.3 归档资料的要求；➢在首次归档时必须具备的资料；（1）确立业务关系的经济合同类资料：·与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等；·与客户签订的协议，如委托担保合同等；（2）反担保措施类资料：·在签订《保证合同》前应已办理的各项反担保措施文件，如抵押协议、质押协议、第三方连带责任保证反担保合同、自然人无限责任承诺函等；·与反担保措施相关的其他重要文件，如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等；（3）担保公司内部文件资料；（4）客户基本资料；（5）其他资料。

档案管理系统项目操作流程1.项目访问 (1)步骤一 (1)步骤二 (1)2.功能与操作流程 (2)1 前台业务 (2)2 后台业务 (6)3 报表查询 (19)4 系统设置 (21)5 退出 (25)1.项目访问步骤一数据库导入与执行脚本使用 PlSql导入：建表/da_area_10g.dmp 文件。

然后执行：建表/ 测试 SQL.sql 文件，建表/ 数据库初始化 .sql 文件。

首先保证项目已部署成功，项目运行后方可访问。

步骤二打开浏览器复制http://localhost:8080/Archives/login.jsp到地址栏如果是局域网内其他机器想访问服务器，将localhost改为服务器IP 即可进入项目后台页面输入用户名和密码 , 用户名 : admin 密码 : ad1821 点击登录，进入项目主页面，如下图。

2.功能与操作流程1前台业务单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：（本地上传档案信息FTP上传档案信息）如下图1.1 本地上传档案信息操作流程(仅限在服务器上传 )选择正确的上传文件上传文件格式 ,相片目录名： PHOTO相片文件名（头像）：身份证号姓名 .jpg相片文件名（采集表）：身份证号姓名 _人员类别 .jpg文本文件名： SBK_档案盒编号 _人数 _日期 _人员类别 .txt 打包文件名： SBK_档案盒编号 _人数 _日期 _人员类别 .zip例：测试文件压缩包导入 \1\ SBK_41010002_5_20140114_1.zip 文件。

点击上传后，出现系统正在处理界面，如下图。

上传完成后会出现系统处理结果的日志信息，如下图点击下载成功和失败信息，下载文件是包含系统处理上传文件的处理结果的详细信息，如下图1.2FTP上传档案信息操作流程流程和 1.1 中的本地上传流程一致2后台业务单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：（档案审核管理档案批量审核档案归档管理数据上架归档归档位置变更档案信息管理异常审核管理档案柜管理区域信息管理）如下图2.1 档案审核管理操作流程单击档案审核管理出现未审核的数据，如下图：输入要审核人的身份证号，点击审核，显示审核人信息，若信息相符点击通过审核，若不相符点击未通过审核，如下图显示。

通用档案管理基本流程基本流程一：文件收集文件收集：即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。

1.收集范围：上年度处理完毕的文件材料。

2.收集时间：每年年初（一般在1—4月）。

3,收集方法a.全面收集：即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集。

b.重点收集：即由档案人员重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。

c.帐外收集：即“帐外”文件收集。

“帐外”文件，是未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料，以及领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册，以及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物定稿、样本，以及新闻媒体报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。