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（6） 编写值班材料 对于一个组织来说，值班室是一个相 对开放的机构，信息量很大，所以值班 人员要有较强的信息观念，善于捕捉各 类信息，及时加以汇总、处理和存储， 为领导阶层的决策提供参考。同时还要 做好值班工作记录，填写好值班日志， 以保证整个值班工作的连续性 。
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2、制作值班资料
（1）记好值班电话记录：主要包括来电时 间时间 ，来电单位，来电人员姓名，来电内 容；
处理临时失约
必要时帮助 上司中断来访
送客
做好来访记录
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（二）团体接待 一般都是有约接待 1、接待准备 （1）环境准备
接待环境－接待室、会议室和办公室等 人文环境－橱窗，会标 接待工作人员－记录、翻译、礼仪、导游 驾驶、勤杂
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（2）设施物资准备 接待用车，接待标志，扩音机、计算 机之类的接待设备，来宾的用餐、住宿， 接待场所、家具、文具用品（像茶具、 记录用文具等），接待礼品
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（4）处理突发事件 遇到一些突发性的紧急情况，如生产
事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾 害等，沉着、冷静地进行处理。 ➢及时向上司汇报请示 ➢就近组织人力物力抢险救灾 ➢依靠邻近的组织单位、部队 ➢保护好事故现场
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（5） 确保组织的安全 安全保卫工作也是值班的任务。尤其 对那些无警卫无岗哨的组织，更要注意 安全。值班人员对外来人员要严加审核， 履行有关手续。如有异常情况发生，要 及时报告有关部门及人员，协助有关的 部门开展工作，以保证组织的安全。
➢ 活动材料 ——如日程安排、旅游参观点
的介绍材料
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➢ 接待规格——主要是高规格接待、对等接 待。
➢ 接待计划——一般包括接待日程和接待形 式的安排。包括每项接待活动的时间、名 称、负责人、地点等
