档案管理办法

档案管理办法（试行）1 目的范围1.1为了加强公司档案管理工作，统一规范公司各类合同、重要文件等档案的管理，促使档案工作较好地为公司经营、管理服务，根据有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

1.2本办法适用于公司的档案管理。

2 规范性引用文件本办法引用《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规。

3 术语和定语3.1 档案：是指公司在各项管理工作和经营活动中直接形成的，具有保存价值的多种不同形式的历史记录。

3.2 档案分类：是根据档案的共同特点和差异点，将档案区分不同类别的逻辑方法。

3.3 组卷：是将拟归档的文件材料按其内容或形式的联系组成保管单位的整理过程。

4 职责4.1 公司各职能部门是档案文件材料的形成和归档的责任单位，各部门负责人或部门档案管理员，按规定时间内定期向公司档案室移交档案和目录。

4.2 公司档案室职责4.2.1 负责制订文件材料归档和档案保管、利用、签定、销毁、移交等有关规章制度。

4.2.2 负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，保证档案材料的完整、准确。

4.2.3 指导公司各职能部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

4.2.4 负责作好档案保密、保管工作，确保档案的完整与安全。

4.3 职能部门职责4.3.1 部门设置兼职档案管理人员，负责本部门在工作中形成文件材料的收集、整理和归档工作。

4.3.2 归档的文件材料应完整、准确、系统。

文件书写和载体材料应能耐久保存。

文件材料整理符合规范。

归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

4.3.3 各部门要建立档案收集台账，兼职档案员对转交来的纸质档案和电子文档要进行登记。

5.管理内容与方法5.1归档范围5.1.1 在经营管理、财务管理、人事管理、资产购置、项目投资、党团工等各项活动中形成的一切有保存、查考、利用价值的各类载体材料，包括文字、图表、照片、底片、声像、实物、光盘、磁带、电子文件、电子数据等均应整理归档。

5.1.2 具体归档内容：经营决策、投资、计划、财务、物资、请示、批复、总结、报告、方案、措施、情况分析、规章制度、办法、通知、合同、协议、调查资料、统计报表、审计、劳动、人事、教育、医疗卫生、后勤福利、外事工作、经济纠纷、荣誉等。

5.2档案的分类5.2.1 文书档案：按部门分为董事会秘书室、行政综合办公室、党工团、计划经营管理部、人力资源部、财务金融部、审计部及各子公司等。

5.2.2 项目档案：项目立项、设计、施工以及竣工验收等资料。

5.2.3 实物档案：奖牌、奖杯、奖状、证书、锦旗及具有历史和纪念意义的实物材料。

5.2.4 电子档案：磁带、磁盘、光碟等电子载体。

5.2.5 声像档案：照片、录音带、录像带和光盘等。

5.3归档时间及归档份数5.3.1经济活动中签订的各类合同协议（不含项目建设工程合同），须在合同签订后7日内归档原件一份。

5.2.2 项目工程档案是在工程验收后三个月内整理归档。

5.2.3设备仪器档案从计划购置到运来安装、调试、正常运行过程形成的文件材料及时归档；自制或改造设备文件材料鉴定、验收后三个月整理归档；设备仪器在大、中修过程中的各种材料在检测后一个月内归档。

5.2.4声像档案在各种活动后一个月内将录音、录像、照片、底片整理后向公司档案室移交。

5.2.5荣誉实物档案在各种表彰后一个月内向公司档案室移交。

5.2.6 土地征收、项目投资、转让、图纸、土地证、房产证等办理完毕后及时归档。

5.2.7应归档的文件材料原则上只归档一份原件，比较重要的或使用频繁的文件材料可归档二至三份副本。

5.4归档手续：各类文件材料归档须办理移交手续,交接时双方均在目录上签字，并将其中一份带回留存。

5.5归档文件材料的基本要求5.5.1凡属在经营、管理、外事、党团工等活动形成的一切有保存价值的材料，包括文字、图表、照片、声像、实物等应整理归档。

5.5.2各部门兼职档案管理员需对本部门形成的文件按其形成的规律和特点进行整理，核对准确、组织成案卷后归档。

5.5.3 归档文件材料必须是原件，保持成套性和完整性，层次分明，符合其形成规律。

5.5.4归档的文件材料应准确地反映经营管理各项活动的真实内容和历史过程。

5.5.5 归档的文件应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰、有利于长久保存。

5.5.6归档资料一律用碳素墨水、蓝黑墨水书写或油印件、打印件。

不能用铅笔、普通圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸书写文件。

5.5.7整理立卷时，对卷内文件材料要进行系统排列，按时间顺序、重要程度等编写页号、案卷标题、形成时间，简明确切、文字通顺概括合理。

5.5.8归档文件必须签字、盖章、日期齐全完整，不允许随意划改。

5.5.9 归档纸质文件不允许有复印件（指复写纸书写的）、传真件，传真件必须复印后替代原件归档。

5.5.10根据国家和专业主管部门对书写用纸的格式或图幅（A4）的有关规定，做到归档文件标准化、规范化，保证归档文件的整齐划一。

5.7.11日常文件、文档（如合同、招投标文件、立项报告等项目性文档），以传统纸质形式进行存档。

5.6机构人员变动文件材料的处理5.6.1 因组织机构变动予以撤消的部门，由该部门负责人将全部材料整理后移交给职能对应部门。

5.6.2公司员工离职或岗位变动时，必须移交手中档案材料才能办理相关手续。

5.6.3 兼职档案管理人员要积极主动的参与机构人员变动时文件材料的收集工作，以保证各类档案材料的齐全、完整。

5.7档案鉴定5.7.1各职能部门负责本部门档案鉴定工作。

5.7.2档案通过鉴定，要求达到保管期限准确、案卷质量准确。

5.8档案目录与检索工具档案室要编制公司档案总目录、档案分类目录、全引目录、声像、实物档案目录，底图目录和专题（项）目录等。

5.9档案统计5.9.1 各档案业务部门及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家行政管理部门有关规定，应当立卷归档的须收集齐全立卷，并按规定时间向档案室移交集中管理，不得据为己有或拒绝归档。

5.9.2建立统计台帐，统计数据以原始记录为依据做到准确可靠。

5.9.3对档案的基本情况、档案数据统计、档案提供利用及其效果的统计等。

5.10档案库房管理5.10.1档案库房要具备良好的卫生环境，并要有防盗、防火、防光、防鼠、防尘、防污染等安全措施。

5.10.2 配备温湿检测仪，定期测试和记录库房的温度、湿度、有效措施及时进行调节和控制，使温度保持在 14-24℃，相对湿度控制在45-60%。

5.10.3 非档案工作人员不得擅自进入档案室。

5.11档案保管期限5.11.1确定档案保管期限的原则5.11.1.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对企业工作有长远利用价值的档案，列为永久保管档案。

5.11.1.2凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，或在较短的时间内对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为定期保管档案。

5.11.2具体保管期限见附件一《档案归档范围及保管期限表》5.12档案的提供利用5.12.1 公司员工因工作需要借阅（借用）本部门档案时，须持办理借阅（借用）手续，方可查阅；5.12.2借阅有保密内容的文书类档案，须由借阅部门提出申请，经公司主管领导签字同意后，方可借阅，且须严格遵守保密制度，不得外传。

5.12.3借阅或调用审计资料档案、机密合同、土地使用证、房产证等需经董事长批准方可。

5.12.4 项目工程类档案，图纸、立项、决算、验收报告资料等借阅，须先经项目工程负责人审核，集团总裁批准，方可借阅；5.12.5外单位查阅档案必须持单位介绍信，说明借阅理由和查阅范围，经公司董事长同意批准后方能查阅，否则不予接待；5.12.6人力资源管理档案、财务管理档案除特殊情况外一般不得借出查阅，如必须借出时，应先由借阅人提交申请，部门负责人审核，经公司主管领导批准后，严格履行登记手续并按期归还；借出档案须指定专人保管，不得转借。

5.12.7所有借阅档案人员对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线、拆封和抽换等，更不能随意乱放，以免遗失。

5.13档案销毁5.13.1经鉴定失去保存价值，需要销毁的档案，必须编制档案销毁清册，写出销毁报告，经公司主管领导批准，按工作流程进行销毁。

5.13.2销毁档案时，应遵循保密原则，并指派专人负责监督销毁（不少于二人），鉴销人要在销毁档案清册上签名盖章并注明销毁方式和日期，严禁将档案作废纸出售。

5.13.3销毁清册及销毁档案书面报告必须经公司主管领导签字，方能生效。

5.14档案的奖罚5.14.1对有下列表现之一者，给予奖励。

5.14.1.1在档案收集、整理、保护和提供利用等方面成绩突出的；5.14.1.2将重要或者珍贵的档案捐献给公司的；5.14.1.3对档案管理、保密等做出突出贡献的；5.14.1.4举报、制止破坏档案的违法行为、查处档案违法案件表现突出的；5.14.1.5以上奖励由档案领导小组决定，奖励分晋级、记功、授予先进工作者、可发放奖金等。

5.14.2 有下列行为之一者，经教育不改的，由档案领导小组对直接责任的主管人员或者其他直接责任人依法给予行政处分，构成犯罪的,依法追究刑事责任。

5.14.2.1违反《档案法》和档案各项管理制度造成损失的；5.14.2.2 损毁、丢失属于公司所有的档案的；5.14.2.3 涂改、伪造档案的；5.14.2.4未按规定归档或不按期移交档案的；5.14.2.5 倒卖档案牟利或将档案卖给、馈赠给外人的；5.14.2.6 明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施造成档案损失的；5.14.2.7 违反保密制度、失密、泄密、造成损失或影响较大的；5.14.2.8 档案工作人员玩忽职守造成档案损失的；5.14.2.9 有本办法第5.14.2条行为的，由公司主管领导给予警告，视有关档案的价值和数量，对责任部门的主管人员或其他责任人并处以100元以上1000元以下罚款，对直接负责的主管人员或其他责任人处以50元以上500元以下罚款。

6 记录表式附件一公司档案分类方案附件二公司管理工作流程图附件三纸质文件归档清单模版附件四电子文件归档清单模版附件五档案销毁清册附件六集团档案总目录附件七实物档案目录附件八财务档案销毁清册附件九工商、行政类证书目录附件十卷内文件目录附件十一档案借用审批单7 附则7.1本办法由人事行政部起草并负责解释。

7.2本办法自董事长批准之日起执行。