文件格式管理规程

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

排版规章制度
第一条，为了规范公司文件、资料的排版格式，提高工作效率
和统一形象，特制定本规章制度。

第二条：公司文件、资料的排版应遵循以下基本原则：
1. 字体，统一使用宋体或黑体，避免使用花体或艺术字体。

2. 字号，正文字号一般为小四号，标题字号为小二号或小三号。

3. 行距，正文行距一般为1.5倍行距，标题行距为1.5倍行距
或两倍行距。

4. 段落格式，段落首行空格为2个字符，段落间距为1.5倍行距。

5. 对齐方式，正文一般采用两端对齐，标题一般采用居中对齐。

第三条：文件、资料的排版应注意以下细节：
1. 标题，标题应简明扼要、突出重点，避免使用过长或含糊不清的标题。

2. 段落，段落应分明、层次分明，避免出现长句长段，影响阅读和理解。

3. 表格，表格应清晰明了、规范整齐，避免出现错位或混乱的表格格式。

4. 图片，图片应清晰美观、与文本相符，避免使用模糊或不相关的图片。

第四条，文件、资料的排版责任人应当严格按照本规章制度进行排版，确保排版质量和效果。

第五条，违反本规章制度的行为，将受到相应的纪律处分，情节严重者将承担相应的法律责任。

第六条，本规章制度自发布之日起正式执行，如有需要修改，应经公司领导同意并报相关部门审批后方可生效。

文件分类编号及编写格式管理规程【精选文档】GMP(7) WJ/SMP/00204 文件管理文件编号:文件分类编号及编写格式管理规程文件名:文件分类编号及编写格式管理规程文件编号:WJ/SMP/00204 制定人: 日期: 年月日文件类型:管理标准审核人: 日期: 年月日版次:第4版批准人: 日期: 年月日印数:共5份生效日期: 2007年12月01日颁发部门:办公室分发至:生产技术部、质量部、经营部、财务部、办公室修订号修订人批准日期生效日期原因及目的变01 张华亭 2005.05.01 2005.07.01 2005版药典的实施及2005年企业换证更记02 张华亭 2006.05.10 2006.10.01 2006年企业第二次GMP认证载03 张华亭 2007.10.10 2007.12.01 单品种GMP实施1.目的:建立文件的分类编号及编写格式管理规程，使其标准化,规范化。

2.范围:适用于文件分类编号、编写格式管理。

3.责任:公司生产技术部、质量部、经营部、财务部、办公室对本规程的实施负责。

4.内容:4.1 本公司的GMP文件系统由“质量管理(ZL)”“机构与人员(RY)”、“厂房与设施”(CF)、“设备(SB)”、“物料与产品(WL)”、“文件管理(WJ)”、“确认与验证(YZ)”、“生产管理(SC)”、“质量控制(QC)与质量保证(QA)”、“委托生产与委托检验(WT)”、“产品发运与召回(FY)”和“自检(ZJ)”共计十二部分组成，分别与《药品生产质量管理规范》(2010年版)的各有关章节相对应。

4.2 每一部分文件包括“标准”和“记录”两大类，标准包括:“技术标准(STP) ”、“管理标准(SM P) ”和“工作标准(SOP) ”三类;记录(SOR)有:批生产记录(SC)、批检验记录(JY)、物料管理记录(WL)、设备使用维护保养记录(SB)清洁记录(QJ)等，以及表、卡、证等凭证。

文件版面管理制度第一章总则第一条为了规范组织内文件的编制、管理和使用，提高文件的效率和规范性，保障文件的安全性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于组织内所有文件的编制、管理和使用，并适用于所有工作人员。

第三条文件版面管理应遵循便于识别、易于存储、方便检索的原则，确保文件的合法、规范、全面、及时、有效。

第四条文件版面管理应遵循文明办公原则，杜绝文秘、涂改、抹煤、错检等不规范行为。

第五条文件版面管理应遵循版权保护原则，保护知识产权，杜绝抄袭、剽窃等不当行为。

第六条文件版面管理应遵循信息安全原则，确保机密文件不外泄，保障敏感信息的安全。

第七条文件版面管理应遵循环保原则，提倡节约用纸，优化印刷布局，降低资源消耗。

第二章文件版面编制第八条文件版面编制应符合国家和组织相关规范，确保内容准确、规范。

第九条文件版面编制应注重语言通顺、格式整洁、结构清晰，方便他人理解和检索。

第十条文件版面编制应注重版面设计，合理利用空间，突出重点，让文书版面更加美观。

第十一条文件版面编制应注重信息的对称性、均衡性，避免排版的杂乱无章。

第三章文件版面存储第十二条文件版面存储应利用电子文档管理系统，建立全面的文件数据库，实现文件的电子化管理。

第十三条文件版面存储应严格按照文档分类规范进行分类、整理、打包、存档，确保文件的完整性。

第十四条文件版面存储应合理安排文档目录结构，便于文件的查找和检索。

第十五条机要文件及其他秘密文件应设定权限，实行严格的审核流程，保证机密文档的安全性。

第十六条文件存储应按期清理过期文件，精简文档库存，提高存储效率。

第四章文件版面使用第十七条文件版面使用应根据文件的性质、范围、用途等要素，严守机密性，分级使用。

第十八条文件版面使用应严格遵守文件查阅的程序和权限，不得擅自查阅、复制机要文件和涉密文件。

第十九条文件版面使用应遵守使用规范，不得随意涂改、乱写乱画，保持文件的整洁和完整。

第二十条文件版面使用应遵守信息安全规定，不得将机密文件外传或通过传统邮件和电子邮件传递。

排版规章制度
一、文字排版规定。

1. 所有文件、公告和通知的文字排版必须符合统一规范，包括
字体、大小、间距等。

2. 使用的字体必须为宋体或仿宋，字号为小四号，行距为1.5倍。

二、标点符号使用规定。

1. 标点符号的使用必须符合标准规范，包括句号、逗号、叹号等。

2. 标点符号必须与文字之间留有适当的间距，以保证排版整洁。

三、段落格式规定。

1. 段落之间必须留有适当的间距，以区分不同的内容。

2. 段落的开头必须空两格，以突出段落的开头。

四、图片和表格排版规定。

1. 插入的图片和表格必须符合整体排版风格，不得超出页面范围。

2. 图片和表格必须与文字内容相符，不得与文字之间产生空白
或重叠现象。

五、页面排版规定。

1. 页面的上、下、左、右边距必须符合规范，以保证页面整洁。

2. 页面的页眉和页脚必须包含必要的信息，包括文件标题、页
码等。

六、版面设计规定。

1. 文件的版面设计必须符合整体风格，包括标题、副标题、正
文等。

2. 版面设计必须简洁明了，不得出现过多装饰或花哨的元素。

七、其他规定。

1. 所有排版工作必须由专业人员进行，确保排版质量。

2. 违反排版规定的行为将受到相应的处罚。

以上为排版规章制度，凡违反者，将受到相应的处理。

文件格式管理规程目的：建立文件格式管理规程，使文件的格式规范化，并符合GMP的要求。

范围：GMP文件。

责任人：文件起草人、各部门负责人。

内容：1 文件正文层次编号1.1 目的、范围、责任人、内容不加编号。

1.2 内容正文加编号，根据具体内容按1、1.1、1.1.1……进行编号，编号后不加标点，编号与其后文字之间空两个英文字符间隔。

1.3 编号不得采用Word自动生成。

2 文件的页面设置2.1 纸张大小：A4。

2.2 页面排版：横排。

2.3 页边距：上3.2cm，下2.5cm，左3.0cm，右2.5cm；页眉距顶边2.3cm，页脚距底边1.8cm。

3 文件的段落设置对齐方式：左对齐；缩进：左0字符，右0字符；首行缩进：2字符；间距：段前0行，段后0行；行距：固定值20磅；4 文件字体及格式4.1 文件内的所有字体均为宋体字。

4.2 文件标题为小二号加粗，居中；表头、正文为小四号字，左对齐；页眉、页脚为五号字，其中页眉文件名称及编号左对齐，页码右对齐，页脚左对齐。

4.3 正文段落行间距设为固定值20磅。

5文件内容及形式5.1文件顶头为文件标题。

5.2 文件表头内容包括：编号及文件名称，执行日期，起草，审核，批准，部门，姓名，签名，日期，分发部门。

样式如本文件表头。

其中部门、姓名、分发部门直接打印，签名、日期、执行日期必须有相关人员本人用黑色签字笔填写。

5.3 文件正文包括“目的”、“范围”、“责任人”、“内容”四部分内容。

5.4 页眉内容为“文件编号及名称”、“第X 页共X 页”；页脚内容为“亳州市张仲景中药饮片有限责任公司-XXXX”，其中“XXXX”为本文件所属类别，如本文件为“文件管理”。

样式如本文件页眉和页脚。

6 记录表格编制要求6.1 管理规程内容中涉及到的表格，格式根据实际情况而定，要求美观协调。

6.2 记录表格要编号。

6.3 记录名称用三号加粗宋体，居中排列；编号用五号宋体，右对齐排列。

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名目第1篇a管理处文件资料管理工作规程第2篇某物业公司外来文件管理规程第3篇某购物中心部门文件资料管理规程第4篇z物业工程部文件交接管理规程第5篇保洁中心文件资料管理规程第6篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程第7篇物业公司文件档案资料管理规程【第1篇】保洁中心文件资料管理规程保洁中心文件资料管理规程1.目的完善资料留存及合同管理2.范围适用于公司各类行文及合同3.职责由保洁中心文员负责执行4.操作规程工作流程图说明记录1、由保洁中心文员负责收、发文工作。

2、全部文件分类留存。

3、全部合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。

4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。

《合同统计表》yz-zg/bbj-f01-01【第2篇】物业公司文件档案资料管理规程物业公司文件、档案资料管理规程1目的规范分公司档案资料的管理工作。

2适用范围适用于分公司全部档案资料的管理工作。

3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。

3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作方案、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。

4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。

4.2文件、资料归档的要求。

4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。

文件编号及格式管理制度1、目的:为进一步规范文件类别的划分、编号及格式，确保文件的识别、追溯和控制有序管理，特制定本制度。

2、适用范围：适用于公司经营管理过程中所有文件，包含纸质及电子版文件的管理。

3、权责3.1行政人事部负责各类文件编号登记、变更、督查、审批或存档文件内容格式的检查等工作。

4、文件编号管理4.1外部文件：外部文件执行原编号，由行政人事部归档后按照档案相关管理规定进行。

4.2内部文件编号管理4.2.1文件编号结构公司名称编号-文件类型编号-制订部门编号-发布年号-文件顺序号其中：若为集团级和子公司级文件，则文件编号中直接省略“制订部门编号”。

4.2.1.1公司名称编号4.2.1.2文件类别编号4.2.1.3制订部门编号注：新增部门需使用编号，需向集团行政人事部进行申请。

4.2.1.4发布年号：指的是文件编发日所在的年份。

4.2.1.5文件顺序号：用数字表示，从001-999，需向集团行政人事部进行查询。

5、文件格式管理5.1正文排版要求A）字体：采用宋体，各章标题用粗体，其它用常规字体。

B）字号：正文用小四号，文件标题用小二号，正文中标题用小四号；表格用小四或五号。

C）段落：每段两端对齐，行距为1.5倍。

6、附则6.1本制度由集团行政人事部负责解释及修改；由董事长批准后执行。

该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得董事长批准后生效且自动替代以前的版本。

集团及下属分子公司全体员工应遵循最新版本的规定。

6.2本制度自下发之日起实行。

7、相关程序无8、相关表格无。

文件的编号和格式管理办法一、目的实现公司行文的规范化、标准化。

二、责任部门管理处办公室三、文件的编号（一）以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。

（二）发文编号按文件类别不同由：**（公文种类）字[年份]序号组成；分别为：1、**（管）字[年份]序号2、**（请）字[年份]序号3、**（报）字[年份]序号4、**（办）字[年份]序号5、**（函）字[年份]序号6、**（会）字[年份]序号（三）文号说明1、“管”字：管理处内各类岗位职责、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件。

2、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文。

请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送呈。

为避免多头请示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。

3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。

“报告”中不应夹带请示批示的事项。

4、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。

5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外单位的行文。

6、“会”字：管理处内部的会议纪要。

（四）序号说明1、序号在文件正式成文后由办公室配发。

2、序号以不同的文种分类编排。

3、当年份变动后，序号重头开始不连续。

四、文件格式各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分。

（一）文头部分分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。

1、版头：“上海***物业管理处”。

字体为1号黑书加粗。

（当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）2、发文字号：位于版头下方居中位置，字体为5号宋体。

3、分隔线的线型为直线，粗细为0.5磅。

4、如属管理性文件（即（管）字类）则：“版本号X”，（1）在首页版头分隔线上（与发文字号挂平）左边顶格上行为：下行为：“修改码Y”。

Q／XXX ××××中药饮片有限公司企业管理标准SMP-WJ-012-00 文件格式编制管理规程20XX-XX-XX 发布 20XX-XX-XX 实施××××中药饮片有限公司发布文件格式编制管理规程1 目的建立文件的格式管理规程，用于GMP文件格式的统一，符合GMP要求的管理文件。

2 范围公司所有用于GMP管理的文件格式。

3 职责3.1 综合部GMP办负责编制。

3.2 质量管理部负责监督、审核管理；4 内容4.1 各种格式的文件均要求（记录性文件及表格可根据内容需要确定）。

4.1.2 文件封皮4.1.2.1 封皮右上角为公司企业代码“Q／JGR”，字体为“Times New Roman”，48号加粗。

4.1.2.2 第二行为“集安广润中药饮片有限公司企业管理标准”，字体为“黑体”小一号加粗。

4.1.2.3 第三行右侧为文件编码，如“SMP-WJ-012-00”，黑体四号。

4.1.2.4 第4行于封皮的中上方，为文件名称，如“文件格式编制管理规程”，字体为“黑体”一号。

4.1.2.5 第5行为文件为文件发布日期（左侧）、实施日期（右侧），字体为“黑体”四号。

4.1.2.6 第6行为“集安广润中药饮片有限公司发布”，字体为“黑体”，公司名称二号、发布为四号。

4.2 文件正文4.2.1 纸张：A4纸。

4.2.2 页面设置：页边距：上（T）2.5Cm、下2.0Cm、左3.0Cm（含装订线）、右2.0Cm。

4.2.3 页眉、页脚：4.2.3.1 页眉：左上角：集安广润中药饮片有限公司XX管理标准（宋体，小五号），右上角为文件编号（小五号“Times New Roman”体）如：SMP-WJ-011-00。

4.2.3.2 页脚（标注页码）小五号，格式为：“第X页共X页”4.3.4 页面文件头（如下）4.3.5 正文标题：三号黑体，加粗。