文秘办公室接待工作程序

秘书的接待工作第—节接待的准备工作文秘人员热情、礼貌、耐心、细致的接待能使客人有宾至如归的感觉，从而留下美好的印象。

来访客人则由此观察到单位认真严谨的工作作风和蓬勃向上的精神风貌，因而在无形当中也提高了本单位的知名度和美誉度，扩大了单位的影响。

反之，如果秘书的态度冷漠、言行举止粗鲁，那么，来访的客人就会认为这个单位整体水平太差而对单位失去信赖。

秘书要做好接待工作，前期的准备工作是非常重要的，它是做好接待工作的前提条件。

秘书应该从接待工作的环境、物质与心理三个方面进行准备。

一、做好接待工作的环境准备公司的前台、会客室、办公室是展示公司形象的窗口，秘书应当使这些地方保持清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一进门就能感到这里工作规范有序。

同时，办公室内部工作人员之间也应热情大方地互相配合，给来访者留下良好的印象。

~办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。

1．硬环境硬环境包括办公室、会客室的空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。

（1）绿化环境。

办公室、会客室内的绿化是相当重要的，应适当地摆放一些花卉或绿色植物；室外周围环境应力求做到草坪、花木相映生辉，绿意盎然，富有生气与活力。

（2）空气环境。

空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，它的好坏对人的行为和心理有着很大的影响。

因此，应在室内安装通风设备和空调，做好空气的调节，并且经常打开门窗透气，保持空气清新。

同时，也可适当洒些气味淡雅大方的空气清新剂。

（3）光线环境。

室内要有适当的照明，以自然光源为主，人造光源为辅。

切勿使光线过强，以免刺激眼睛。

但光线也不应过弱，太暗会引起人的视觉疲劳或心情压抑。

（4）声音环境。

室内要保持肃静、安宁，这样才能使客人心情舒畅。

同时也能使秘书人员集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。

反之，办公室声音嘈杂，会使人心烦意乱。

（5）办公室布置。

办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理，书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐；墙上可挂日历、公司徽标等，也可挂上市场网络图和宣传照片等。

文秘办公室接待工作程序文秘办公室是每个企业中非常重要的一部分，其作用是协调和组织管理各种日常事务，并提供相关秘书服务。

接待工作是文秘办公室最基本和重要的工作之一，而接待工作程序的规范化将能使文秘办公室的工作更加高效和精确。

一、接待顾客前在接待客人前，需要做好充分的准备和分析工作，以确保顾客能够得到满意的服务。

1、熟悉客户信息在接待顾客之前需要对客户信息进行了解，包括客户名字、职位、来访目的、来访时间等。

这样可以提前掌握对方的需求并为接待做好准备。

2、环境整洁确保接待区域的环境整洁，包括桌面、地面和椅子等。

除去杂物和灰尘，以给来访的客户一个清洁舒适的接待环境。

3、准备好适当的饮料和零食在接待客户之前准备一些适当的饮料和零食，如水、茶和咖啡等。

这样可以让顾客在等待时得到一些小的安慰和提供一个良好的接待体验。

二、接待顾客将所有接待顾客的程序规范化可确保他们在整个接待过程中获得最佳的体验。

1、热情欢迎当来访的客户到达时，接待员需要热情地向他们问好并欢迎他们的到来。

这是建立良好关系的第一步。

2、核实客户信息在接待过程中，接待员需要核实客户的姓名、职位、来访目的和所需服务等信息，以了解他们的需求。

3、引导客户到座位上在引导客户到座位上时，应根据来访客户的职位和接待场所进行分配。

如果接待区或接待室在不同层之间，则需要引导客户搭电梯或走楼梯。

4、提供饮料和零食为了让来访客户在等待过程中得到最好的体验，接待员应该在此阶段及时提供食品和饮料。

5、尽可能满足客户需求如果来访客户有特殊请求，如使用电话或上厕所等，接待员应及时询问同事，并尽可能满足他们的需要。

6、开会通知当客户需要参加会议时，接待员应当向客户提供会议时间和地点。

三、接待结束处理在客户结束接待后，接待员需要及时处理相关的工作。

1、感谢客户在客户结束接待后，接待员需要向客户表示感谢并送客户离开。

2、整理接待现场接待场所需要及时清理，包括整理桌椅、打扫了卫生、成套工作器具的归位和处理无用文件等。

秘书日常接待工作的技巧秘书日常接待工作的技巧秘书要负责日常的接待工作，在接待工作上有什么技巧讲究呢？下面是我为大家整理的秘书日常接待工作的技巧，盼望能帮到大家！1 从形体语言中把握对方的意向在与人交往中, 我们曾经认为, 从人的言谈中把握对方心理能取得最佳效益。

但是,随着社会的进展, 人际关系的简单化,言而不露” 者越来越多对秘书人员来说, 遇到这种人是较麻烦的。

如某人抱着某种动机来找你, 但话题却总也不触及实质, 你直截了当地问, 他就模糊其辞地答; 你旁敲侧击, 他又隐而不发, 使你总也捕获不到他的用意在这种状况下, 有些秘书人员往往沉不住气,以片面的推断得出错误的结论, 结果是谬之千里, 贻误要事。

遇到这种状况, 作为从事秘书工作的人员, 首要的一点是冷静, 要清晰主体与客体的关系, 把握讲话的主动权对方既是抱着某种动机而来的, 那么在他的言谈中不予表露的, 他的形体中会有所反应。

秘书人员若能捕获到这瞬间微小的变化, 快速解决问题便成为可能假如对方是一位吸烟者, 从烟蒂中也可观看到很多心理变化一般来说, 当谈话进入紧急阶段时, 抽烟者的一方往往会消失烟头熄灭或是烟蒂燃尽而不自知的现象。

假如抽烟的一方感到方寸已乱, 再谈下去于己不利的时候, 无论他所抽的烟剩多长, 他都会急于掐灭它, 掐烟的式也极不规范,这便是他预备告辞的表现。

人体总是在静与动中变化的, 假如仔观看, 从中会得到很多启示, 这也是提高秘书人员观看力的一个方面这种靠自的视力,窥测对方行为, 最终把握对方动机的方法, 需要秘书人员自身保持冷静。

只有冷静地观看, 加上乐观的思索, 才能始终占据主动地位。

如其不然, 自己乱了方寸, 就会处于被动状态。

2 要擅长从对方的角度考虑问题通过对方的形态语言了解对方意向, 最终达到解决问题的目的, 这是针对工作中较麻烦的问题而言的, 而认真倾听对方侃侃而谈的叙述, 则有助于我们正确地制定解决问题的方案, 从对方的角度考虑向题, 则可以以获得辨证思维的功效, 对问题的较好的处理也是有利的。

办公室日常接待礼仪篇1文秘办公室接待的礼仪常识(1)接待来访礼仪人们经常会出于各中原因来办公室找秘书，所以秘书人员要掌握接待来访者的礼仪，这不但涉及到组织形象问题，对秘书工作能否顺利开展也有很大关系。

如果因工作繁忙暂时无法接待来访者，应首先致歉然后询问来访者是稍作等待还是另约时间，切不可让他人无故等太久。

当来访者是上级或长者时,秘书要站起来握手以示欢迎。

来访者是为了说明某些问题，一定要有耐心听完别人的话，而且要用你的表情和行为表明你是在认真的倾听。

在交谈过程中，不要随意承诺;当出现矛盾和意见分歧时，要克制自己的情绪，以平和的'态度处理。

在交谈处理事务过程中,能立刻解决或答复的问题要及时处理,不能摆架子或故意拖延时间;对于不能马上解决的问题，要向来访者说明理由，另约时间予以解决或商讨。

如果来访者来访时间过长而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行为身体语言告诉对方结束谈话。

切忌不可以敷衍、不耐烦的生硬态度草草结束谈话，给对方留下不良印象，从而影响组织和单位形象。

(2)拜访礼仪对外联系是秘书工作的重要内容之一，出于各种原因，秘书人员经常要拜访他人。

了解和掌握拜访礼仪，可以帮书秘书人员圆满顺利地完成工作任务。

拜访时首要的礼仪是准时赴约，一般情况下要提前3—5分钟到达。

万一出现意外的紧急情况要迟到时，一定要打电话向对方说明理由，表示歉意。

为了表示尊重，拜访一般提前3—5天预约，赴约前一天再次确认一下时间和地点。

没有特别的情况，一般不要突然拜访，以免打乱对方的工作安排。

与求见人见面后,如果是初次见面要主动自我介绍,如果是熟人,也要先问候并握手致意。

谈话时应开门见山，不要海阔天空，浪费时间。

说话时要注意对方的反应，要给对方讲话、答复的时间，不要一个人滔滔不绝。

对对方的举动要十分敏感，当对方有结束谈话的意思时要及时起身告辞，切忌死赖不走，不知趣。

(3)汇报工作时的礼仪向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。

办公文秘的工作技巧（2）⑥协办式：整个接待工作由外事部门或其他有关部门负责，秘书部门只是协助办理有关事项。

三是内宾接待的技巧。

1、工作要求：负责接待人员态度要和蔼、诚恳;接谈回答要认真、负责;介绍情况要做到实事求是、严守机密;服务工作要热情周到。

2、接待程序：接受任务——了解来宾——预定食宿——派人接站——商议日程——礼节拜访——组织会谈——陪同来宾——安排送站——接待小结3、接待内容：对上级领导机关来宾的接待;对平级机关和与本单位有业务来往的外单位来宾的接待(分领导同志来与一般工作人员来两种情况);系统受管单位来宾的接待;对新闻记者的接待。

四是外宾接待的技巧。

1、基本原则：统一的原则;适应性原则;平等的原则;内外有别的原则;节俭的原则。

2、接待工作种类：①业务性接待工作(搜集资料，熟悉情况;为领导出谋献策;斟字酌句，把好文字关);②事务性接待工作(迎来送往的安排;会见、会谈的安排;宴请安排;文艺活动、参加游览等)。

五是宴请接待安排技巧。

1、宴请的几种形式。

国际上通用的宴请(宾)形式有宴会、招待会、茶会、工作进餐等。

宴宾活动采用何种形式，通常根据活动目的、邀请对象以及经费开支等各种因素而定。

(1)宴会：①国宴。

(略)②正式宴会。

除不挂国旗、不奏国歌及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。

有时亦安排乐队奏席间乐，宾主均按身份排列就座。

③便宴。

即非正式宴会，常见的有午宴、晚宴，有时亦有早上举行的早宴。

这类宴会形式简便，可不排座位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。

便宴较为随便、亲切，宜于日常友好交往。

④家宴。

即在家中设宴招待客人，以示亲切友好，家宴往往由主妇亲自下厨烹调，家人共同招待。

(2)招待会：①冷餐会(自助餐)。

这种宴请形式的特点是不排席位，菜肴以冷食为主，也可以用热菜，连同餐具陈设在菜桌上，供客人自取。

冷餐会，在我国常用于官方正式活动，我国举行的大型冷餐招待会，往往用大圆桌，设座椅，主宾席排座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动进餐。

文秘办公室接待工作程序以下是由美文网WTT为您整理提供的关于文秘办公室接待工作程序的内容，希望能够对您有所帮助，欢迎阅读与借鉴。

办公室接待工作程序一、目的为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司企业文化的水平，特对公司的有关接待工作做以下规定：二、流程1、任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2、方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院领导审阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。

3、提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。

4、接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应及时向学院领导请示。

工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。

5、小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。

三、质量控制领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。

四、其它所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。

前期准备一、接机1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间; 2、对陌生来宾制作接机、接站牌; 3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机; 4、提前 10-20 分钟到达机场或火车站。

二、入住宾馆1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。

原则上副厅级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间; 2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜花; 3、每天早餐安排院领导陪同（出自美文阅读網）; 4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。

行政秘书的日常工作程序与工作职责6篇行政秘书的日常工作程序与工作职责 (1)1、调查研究，参与提出处工作计划与总结。

2、认真组织落实处办公会议形成的决定、决议；组织协调综合性工作和各科工作关系；协助处领导做好日常行政工作；3、参与制定后勤管理各项规章制度，并督促检查各项规章制度的执行情况；4、承担本处的文秘、档案工作及印章的使用、保管。

5、负责文件、资料的保管与流传，处日常工作的检查与督促办理。

6、负责做好宣传工作，及时反映处工作动态；7、做好全处职工年终考评、各种评优评奖、职称申报审核等工作。

8、协调内外关系，掌握各科室的工作信息，及时协调解决有关问题。

9、负责对处退休、调离等人员办理离职交接手续的监督工作。

10、完成处领导交办的其它工作。

行政秘书的日常工作程序与工作职责 (2)一、协助站领导组织协调日常工作;做好领导批办事项的督办工作。

二、负责有关文稿的撰写、打印和上报工作，拟定本单位上传下达的各类文件，协助分管领导做好本单位各阶段的各项工作计划、总结，当好领导的参谋。

三、负责文件的手法、编号、登记、分送、催办，严格执行保密制度，做好机要文件的收发、穿越、保管、清退、核销和立卷归档工作。

管理文书档案，履行建档和查阅手续。

四、管理行政印鉴负责办单位介绍信的管理使用。

五、负责办单位各项信息的收集、整理和利用工作做好各类简报、信息和相关材料的报送工作。

六、及时向领导转达上级的电话通知、指示和交办的工作;向下级传达主管或分管领导的工作指示、意见和要求。

七、负责上级和外来人员的接待服务，搞好群众来信来访的登记、接待、转办、催办工作。

八、负责本单位的报刊、杂志的订购和分发。

九、负责本会议筹备、会中服务、会后整理工作。

十、协助本单位领导抓好群团工作和离退休人员服务工作;做好人事、劳动工资和党务统计工作。

十一、做好领导交办的其他工作。

行政秘书的日常工作程序与工作职责 (3) 学习心得：通过这门课程的学习，我首先充分认识到了excel在我们以后工作中的重要性，能够熟练的掌握excel软件是我以后从事教学工作不可缺少的一种专业技能。

机关接待工作制度范文一、基本概述机关接待工作是指机关单位为了满足工作需要，对外来访客进行接待和安排工作事宜的一项重要工作。

合理的机关接待工作制度是保证接待工作顺利开展的基础。

为此，制定本机关接待工作制度，旨在规范接待工作流程和程序，提高机关接待工作效率和质量。

二、接待工作程序1. 来访登记来访者在到达机关时，需第一时间向门卫登记，提供个人身份证明证件，包括姓名、单位、来访事由等相关信息。

门卫将登记信息交由机关接待部门。

机关接待部门应对来访者信息进行登记和记录，保留相应的访客登记表格。

2. 面谈安排机关接待部门需及时与被接待单位或个人联系，了解来访事由、要求和时间等相关信息，并与相关部门和人员协商安排面谈时间和地点。

接待人员要有足够的沟通能力和协调能力，确保面谈的有效进行。

3. 接待安排接待人员应提前准备好接待场所，并保持整洁和舒适。

根据来访人员和数量，提前安排好接待室、茶水、办公材料等，以便能更好地满足来访者的需求。

4. 接待程序（1）接待前的准备：接待人员应提前了解来访者的身份和背景信息，以便更好地了解其需求和提供帮助。

同时，接待人员还需做好礼仪和待客之道的培训，保持良好的服务态度和专业水平。

（2）接待礼仪：接待人员应穿戴整齐，待人热情有礼，并主动向来访者打招呼，引导他们进入接待场所。

（3）接待记录：接待人员应及时记录来访者的姓名、单位、来访事由等重要信息，并保持机密性和安全性。

（4）接待沟通：接待人员应主动与来访者进行交流和沟通，关心他们的需求和问题，并及时提供相关帮助和解答。

5. 委办事项机关接待部门根据来访事由和要求，及时派出相应的工作人员进行委办事项处理。

接待人员要仔细记录来访者的委托事项，并尽快将其转交给相关部门和人员。

委办事项办理完毕后，接待人员应及时向来访者反馈处理结果。

6. 接待跟踪接待工作结束后，机关接待部门应及时进行接待跟踪和整理工作。

接待人员要做好接待报告和接待反馈的工作，提供有关数据和建议，以便改进机关接待工作。

如何做好办公室接待工作办公室接待工作是企业或组织日常运营中不可或缺的一部分，它不仅是展示企业形象和文化的窗口，更是连接企业与外部世界的重要桥梁。

一个出色的接待工作不仅能够给访客留下深刻的印象，还能够促进双方的交流与合作。

那么，如何才能做好办公室接待工作呢？下面将从接待前的准备、礼貌的接待流程、专业的业务沟通、细致的送客礼仪、后续的反馈与跟进以及持续学习与提升等六个方面进行详细阐述。

一、接待前的准备接待前的准备工作是确保接待工作顺利进行的关键。

这包括了解访客的基本信息，如姓名、职务、来访目的等，以便进行有针对性的接待。

同时，还需要对接待区域进行整理和布置，确保环境整洁、氛围温馨。

此外，准备好必要的接待用品，如名片、宣传资料、茶水等，也是非常重要的。

二、礼貌的接待流程礼貌的接待流程能够给访客留下良好的第一印象。

在接待过程中，接待人员应保持良好的仪态和礼貌用语，主动与访客打招呼并引导其进入接待区域。

在交谈过程中，要保持微笑、耐心倾听，并适时给予回应。

同时，还要注意保持适当的距离和姿态，避免给访客造成不必要的压力或不适。

三、专业的业务沟通除了礼貌的接待流程外，专业的业务沟通也是接待工作中不可或缺的一部分。

接待人员需要具备一定的业务知识和沟通技巧，能够与访客进行深入的交流和讨论。

在沟通过程中，要能够准确理解访客的需求和问题，并给出专业的建议和解决方案。

同时，还要注意保护企业和访客的隐私，避免泄露敏感信息。

四、细致的送客礼仪送客礼仪是接待工作的最后一个环节，也是给访客留下深刻印象的关键。

在送客过程中，接待人员应再次表达感谢并祝愿访客一切顺利。

同时，还要注意送客的时机和方式，避免让访客感到被催促或不受重视。

在送别时，可以主动为访客开门、引导其下楼梯等，以体现企业的周到和细心。

五、后续的反馈与跟进接待工作并不仅仅局限于面对面的交流，后续的反馈与跟进同样重要。

接待人员应及时将访客的意见和建议整理并反馈给相关部门或领导，以便进行改进和优化。