行政总监及行政助理职责文档
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行政总监及行政助理、前台文员岗位职责
一、行政总监
1.会议组织：建立学堂正常的会务系统，组织各种形式的会议，负责会务及会议文件的准备、会议的记录、会议纪要的撰写等。
2.部门协调：协调各部门之间的工作，使各部门的工作协调有序、无缝衔接。
3.人才招聘：制定人才发展规划，招聘各部门各岗位人员，储备后备人才。
4.考勤管理：负责学堂全职老师的考勤管理。
5.档案管理：负责学堂所有全职及兼职老师的档案管理。
6.合同管理：负责学堂所有老师合同的签订及管理。
7.员工培训：负责各岗位新进员工的培训工作，确保新员工适应工作需要。
8.制度制定：根据学堂工作的需要，制定各部门各岗位工作职责、工作制度和工作流程。
9.工资结算：根据前台、教务、老师三方核对无误的课时单，按时结算员工工资，并且根据员工个人工作情况给予适当的奖励。
10.领导交办：完成领导交办的各项临时性的工作。
二、行政助理
1、会议组织：协助总监做好各项会议或活动的组织，如会场的布置、重要会议议程的拟定及重要文件的起草和修改、会议记录等；
2、人才招聘：邮箱的管理、招聘人才的的初步筛选（电话的邀约）、资料的收集整理、人才档案的建立等；
3、日常行政：及时准确的更新员工通讯录，管理公司网络、邮箱；负责日常用品的采购、发放和登记工作；订阅报刊杂志及交换邮件等；员工考勤系统的维护、考勤统计及外出人员管理；协助总监对公司新进人员的培训、合同文稿的拟定、签订；所有员工档案的管理：公司公用物品的申请、购买、发放和登记工作，保证各部门所需物资的充足（如水、纸、设备、耗材及报销单据表格等）及费用结算。
4、制度制定：协助行政总监建立健全公司内部各项管理制度并积极监督执行。
11、领导交办：完成上级领导交办的任务并随时上报工作完成情况。
三、前台文员
1、负责前台所有来宾、家长、应聘人员等的接待、登记及引导工作；
2、负责前台电话接听，文字记录所有重要电话，登记来访客户的重要讯息，并及时转告相关人员；
3、负责记录学生家长及授课老师要求请假、调课等相关讯息，并及时告知教务处。
4、负责传真文件的收发；负责试卷的复印。
5、负责前台所需日常小额公款的保管及小额物品的采购。
6、根据家长的要求及时、安全接送学生。
7、完成其他上级交办的有关事项。
二、清北学堂前台人员工作规范
第一条前台人员必须按时到岗，早班、晚班分别不少于2人，要保证在7:30—21:30工作时间内，前台至少有一人随时准备接听电话或接待来访。
第二条前台人员因事需要离开岗位，应让另一名前台人员知晓，并在其归位前，必须坚守岗位。
特殊情况两人都需离开时，应在离开前报告行政总监，有其统筹解决。
第三条要保持学堂前台、过道、教室、卫生间的卫生整洁，每日早班应清理校区所有杂物垃圾，客人喝过的水杯要及时清理。
第四条认真负责的接待所有进入学堂的访客，尤其是前来咨询或接送孩子的家长，态度一定要热情、诚恳、谦恭，对推销的访客要礼貌的请出。
第五条接听所有来电，必须表现出热情、客气、有激情，多使用礼貌用语，且需认真、详细记录，并及时向有关人员转达，对重要信息未记录未转达而导致工作失误的，追究当事人责任，发现一次罚款50元。
第六条应家长要求接送学生的，必须按时、准确、安全的将学生接送到位，并第一时间通知家长。
对未按时接送学生而造成家长投诉的，发现一次罚款50元。
第七条前台人员需要请假的，必须提前一天向行政总监书面请假，不得临时电话请假，请假同时自行将代班人员找好，否则不予批准。
第八条前台人员上岗时，必须着工作装，化淡妆，不得穿拖鞋。
第九条前台人员早、晚班要做好工作交接。
晚班下班时，要全面检查校区，看有无学生遗失被关在教室或卫生间，关闭所有电源，做好防火防盗等安全工作。
第十条要尊重领导，服从安排，不做与工作无关的事，保守秘密，维护学堂荣誉。
以上规范自2013年3月12日起施行。
清北学堂行政部
备注：
郑老师、陈老师，明天开会，我拟了个本部门的职责及前台规范，你们审核一下，提出宝贵的修改意见，我们将遵照执行。
建议其他部门也拟出本部门的工作职责及工作规范，以便装订成册。
谢谢。
