第二部分 PSP实施方法-时间管理IIPPT课件

在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷 的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不 合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务 予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
“明智地接受请托”的重要性在于： 第一,“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他 人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的 建议。 第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘 若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、 不明智的。
*
原则之三：分清工作的轻重缓急
我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事 情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实 现目标的贡献大小。提请注意：虽然有以上的理由， 我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习 惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时， 应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓 急”——也就是我们通常采用的“第二象限组织 法”。
倍，最终达到预期的目标。
大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时
间管理的专家 。
*
• 时间是一笔财富，我们怎么可以视而不见？又怎
么可以随意处之？这个问题恐怕需要我们花点时 间来考虑。有人曾粗略地统计过一个活到72岁的
美国人的时间开销：
*
睡觉： 工作： 吃饭：
21年 14年 6年
学习： 开会：
4年 3年
个人卫生：7年
打电话：2年
找东西：1年
旅行：
排队：
6年
6年
其它：
3年
看了上面的这一组数据，您有何感受？“时间管 理”一直是个重要的问题，但要成为一个高效的时间 管理者和职业人，减少时间浪费的现象，确非易事。
*
时间管理
一、时间管理的概念 二、时间管理的误区 三、时间管理的六项基本原则

是否
• 您是先做容易的事再做困难的事吗？
是否
• 您是先做紧急的事再做重要的事吗？
是否
• 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否
• 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否
14
15
处理优先次序
分析工作的轻重缓急
重要
不急
３
１
急
４
２
不重要
15
16
处理优先次序(续）
分析工作的轻重缓急
重要
不急
用大多数时间 ３
找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动
时间障碍
改善方法及行动
31
32
行动计划2
意识到问题，思考策略，采取行动！ ——ASAE

Awareness 意识
1， 2， 3， 4，
Strategy 策略
Action 行动
Evaluation 评估
按先后排序排列 轻重缓急
按计划行动－自我 约束
评估工作及时间效 益
4
时间管理的含义
• 时间管理是自我管理—改变自己的习惯 • 时间管理对成功的启示——成功是什么——做
得更多更好，使用资源更少更简，加快脚步永 往直前，走在他人的前面 • 时间的机会成本
4
5
时间的机会成本
• 时间 = 金钱 • 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 • 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作
• 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑 力的高峰期
• 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 • 将不重要的工作放在精力低谷期
27
28
时间管理理论的发展
• 第一代：利用便条和备忘录 • 第二代：强调日历与日程表 • 第三代：讲求优先顺序 • 第四代：以原则为重心，着眼

在工作之余制定生活计划，确保有足够的时间和 精力享受生活。
寻找支持
在工作中寻找支持和帮助，与同事合作完成任务 ，减轻个人负担。
ABCD
学会说“不”
在面对过多的工作和压力时，学会拒绝一些不必 要的任务和活动，保持自己的生活品质。
培养兴趣爱好
在工作之余培养自己的兴趣爱好，丰富自己的生 活内容，有助于平衡工作与生活。
在设定优先级时，应避免陷入 “时间陷阱”，即花费大量时 间处理琐碎的任务，而忽视了 重要的任务。
避免拖延
拖延是一种常见的时间管理问题 ，它会导致任务无法按时完成，
影响工作和生活质量。
避免拖延的方法包括使用时间管 理工具、设定小目标和嘉奖机制
等。
克服拖延需要自我束缚和毅力， 逐步培养良好的时间管理习惯。
培养工作与生活的平衡 公道安排工作与休息时间，确保 在工作之余有足够的时间和精力 享受生活。
公道休息 在工作间隙安排适当的休息时间 ，如每隔一小时起身走动、做些 伸展运动等，有助于缓解疲劳和 提高工作效率。
公道分配任务 将任务分配得当，避免过度集中 于某一项工作而导致疲劳。
如何平衡工作与生活？
制定公道的计划
和资源。
优先级原则
确定优先事项
根据目标和计划，确定哪些任 务或项目是优先的。
优先事项排序
将优先事项依照重要性和紧急 性进行排序，优先处理紧急和 重要的任务。
避免拖延
避免拖延和躲避优先事项，要 集中精力完成重要任务。
灵活应对
在处理优先事项时，要保持灵 活性，根据实际情况调整计划
和优先级。
灵活性原则
目标。
目标相关
确保所设定的目标与个 人或组织的价值观和愿
景相一致。

敏捷时间管理：看板法与时间盒法
总结词
敏捷时间管理是一种新兴的时间管理理念，其中看板法和时间盒法是其中的两种 具体方法。
详细描述
看板法将任务按照优先级和进度展示在可视化的看板上，帮助团队协调和跟踪任 务。时间盒法则是将时间分配给不同的任务，每个任务都有自己的时间盒，一旦 时间用完，就需要将任务移至下一个时间盒中。
增强团队协作
合理的时间管理可以协调团队成员之间的 合作，确保项目按时完成，同时也可以减 少工作中的冲突和摩擦。
降低压力
合理安排时间可以减少压力和焦虑，因为 任务和目标可以更清晰地呈现，有助于避 免不必要的压力和情绪波动。
促进职业发展
优秀的时间管理能力是职业成功的重要因 素之一，可以帮助个人在职业生涯中取得 更好的成绩和发展机会。
03
常见的时间管理工具
日历与待办事项列表
总结词
日历和待办事项列表是日常工作中最常用的时间管理工具之 一，它们可以帮助我们规划和跟踪日常的任务和活动。
详细描述
日历通常以日为单位，标注重要的活动和会议，而待办事项 列表则以项目为单位，列出需要完成的任务和子任务。它们 可以以电子或纸质的形式存在，方便随时查阅和更新。
他们通常会制定明确的目标，然后根据优先级进行时间分 配。同时，他们也会为自己设定时间限制，避免拖延。为 了保持高效，他们会定期评估自己的时间管理方法，并根 据需要进行调整。
案例二：创业公司的时间管理与团队协作
总结词
创业公司的时间管理与团队协作的关键是制定明确的 目标和计划，以及有效的沟通。
详细描述
时间管理的原则
明确目标，优先安排重要 事项，计划和规划时间， 学会说“不”，灵活应变 等。
时间管理的发展历程

2021/3/7
CHENLI
16
帕累托原则
19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源 于20%的活动。 根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：
2021/3/7
CHENLI
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■时间陷井 ——情不自禁 ——事必躬亲 ——过分客套 ——例行公事 ——犹豫不决 ——漫不经心 ——碌碌无为
时间管理存在的问题
国外学者对某跨国公司总部人员 的跟踪调查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： 恢复思路平均时间为３－５分钟
2021/3/7
CHENLI
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日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。”
2021/3/7
CHENLI
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时间管理存在的问题
时间的浪费
——某项调查数据结果（１天）
睡眠 用餐 琐事 工作 交际 休息 娱乐
8.05小时 1.31小时 0.55小时 7.34小时 0.39小时 0.45小时 0.31小时
上下班交通 读书报杂志 处理家务事 兴趣的工作 音乐或电视 与朋友聊天
0.73小时 0.42小时 0.26小时 0.37小时 2.51小时 1.11小时
2021/3/7
CHENLI
6
时间的重要性
《短歌行》曰：“人寿几何？逝如朝霞。 一寸光阴一寸金; 我把别人喝咖啡的时间用上了—鲁迅 明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎！

3 .精品课件.
时间管理 第一部分
建立正确的时间管理观念
主要内容： 1、正确理解“时间管理” 2、了解现状 3、时间管理理念的沿革 4、建立正确的时间管理观念
4 .精品课件.
时间管理 第一部分
正 确 理 解“ 时 间 管 理 ”
5 .精品课件.
时间管理第一部分
时间是什么
时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”；
贵 在 坚 持！
27 .精品课件.
时间管理 第二部分 方法论
时 间“ 四 象 限 ”法
28 .精品课件.
时间管理 第二部分 方法论
时间管理矩阵图
紧急
I
重 要
* 危机 * 急迫的问题 * 有期限压力的任务
* 突发事件
III
* 不速之客 不 * 某些电话 重 * 某些信件与报告 要 * 某些会议
* 必要而不重要的问题 * 迎会的活动
时间管理 第二部分 方法论
总结：
时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间 集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨 绸缪，防患于未然。 在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成 一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工 作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧 急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不 紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立 预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效 地开展工作。
24 .精品课件.
时间管理 第二部分 方法论
计划管理

客观因素
·电话干扰，不能集中工作 ·别人打扰，要放下重要的工作 ·工作优先次序不明，重要工作未能按时完成 ·多项重要工作须同时处理时间出现冲突 ·工作设施不足,引起不便，拖慢工作进度 ·人手不足，工作不能妥善分配 ·不妥善处理文件造成资料遗失 ·无力拒绝要求，不能兼顾个人工作
主观因素
·不能有效授权 ·时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作
3.1、时间管理的要诀
第一代
时间管理理论的发展
第二代
第三代
利用便条和备忘录
强调日历与日程表
讲求优先顺序
第四代
以原则为重心，着眼 个人计划，兼顾重要 性和紧急性，强调效
果和效率齐头并进
1、时间管理的要诀
找出时间失控的征兆
• 做了根本不需要做的事；做了能够由别人做/应该由别人做的事
客观分析问题的原因
1.2、时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键
• “我没有时间”，其实只是一个藉口
二 有效时间管理的好处
与障碍
Tow
2、有效时间管理的好处
提高效率
更高的工作满意度
人际关系的改善
减少紧张与焦虑
金币时间管理法，将时间 合理划分，可以拆解为半 小时，每高效完成一件事 情所有时间是半小时，可 以奖励自己一枚金币，一 天下来看看累计多少金币
!
·把每天要做的事情列一份清单 ·确定优先次序，从最重要的事情开始做起
·每天都这么做
3.2、时间管理的步骤
组织及授权
改善管理习惯
自我约束
控制进度
➢ 充分准备 ➢ 促进合作 ➢ 责权清晰 ➢ 适当人选
➢ 处理电话干扰 ➢ 应付不速之客 ➢ 改善拖延的习惯 ➢ 整理文件 ➢ 有效地进行会议

时间管理
——做时间的主人 2019.11
引子
时间管理的故事
一 、认识时间 〔一〕时间的特性 供应毫无弹性
无法蓄积
无法取代
4 无法失而复得
一、认识时间
〔二〕时间管理是什么 “时间管理〞所探求的是 ——减少时间浪费
时间管理的对象不是“时间〞， 它是指面对时间而进展的
——自管理者的管理
一、认识时间
二、 时间管理的误区
〔五〕进取认识不强 1、个人的消极态度 2、做事迁延，找借口不干任务 3、唏嘘不已，做白日梦 4、任务中闲聊
小结
昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天那么是随时可运用的现金。
请善用它！
三、时间管理的六项根本原那么
〔一〕明确目的 〔二〕有方案、有组织地进展任务 〔三〕分清任务的轻重缓急 〔四〕合理地分配时间 〔五〕与他人的时间获得协作 〔六〕制定规那么、遵守纪律
的问题
三、时间管理的六项根本原 那么
〔四〕合理地分配时间 ： 80/20原理
80%的时间 零碎的大多数
20%的时间 关键的极少数
20%的结果 80%的结果
启示：
防止将时间花在琐碎的多数问题 上，由于就算他花了80%的时间，他 也只能获得20%的效果。所以，他应 该将时间花于重要的少数问题上，由 于掌握了这些重要的少数问题，他只 需花20%的时间，即可获得80%的效 果。
•
个人卫生：7 年
吃饭：6年
•
游览： 6 年
排队：6年
•
学习： 4 年
开会：3年
•
打： 2 年
找东西：1年
•
其它： 2 年
•
他是如何利用本人时间的？他有何感受？

最迟结束时间LF 总时差TF
自由时差FF
浮动时间
2024年10月10日星期 四
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时间参数
从前往后(起点为0)——最早（ES、EF） 从后往前(起点为要求完工期)——最迟（LS、LF） 最早开始ES——活动最早开始时间由所有前置活动中最后一个最早结束时间确定 、起点
为0 最早结束EF——最早开始+工期 最迟结束LF——所有紧后工作中最早的一个最晚开始时间 ，起点为要求完工期 最迟开始LS——最迟结束-工期
C
E
开始
结束
B
D
F
2024年10月10日星期 四
14
双代号网络图
• 箭线表示工作、节点表示工作相互关系的网络图
D=4
2
5
A=1 B=2
1
E=5 F=4
3
H=6
J=3
6
8
C=3
G=6
4
I=2 7
某项目的双代号网络图（AOA）示例
2024年10月10日星期 四
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常见的依赖关系
完成—开始（F-S）
”从”活动必须在“到”活动开始前完成；
迟时间的差额可以分析每一工作相对时间紧迫程度及工作的重要程度，这种最早和最 迟时间的差额称为机动时间，机动时间为零的工作通常称为关键工作。关键线路法的 主要目的就是确定项目中的关键工作，以保证实施过程中能重点关照，保证项目按期 完成。
3、计划评审技术PERT PERT的形式与CPM网络计划基本相同，只是在工作延续时间方面CPM仅需要一
目录
第一部分 第二部分
项目时间管理概念 项目时间管理的过程
2024年10月10日星期 四
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项目时间管理