论信息系统项目的范围管理
摘要：
2008年6月，本人参与了“省图书馆RFID（无线射频识别技术）信息管理系统”的项目建设，担任项目经理一职。
系统通过数字化标签读取技术，极大地提高了图书的流通和管理效率，降低了馆员的工作强度，全面提高了图书馆的服务质量和整体形象。
该项目做为拟在全省范围内应用推广的数字图书馆建设重点工程之一，受到省市及有关领导的高度重视。
做为建设方的项目经理，本人在项目的范围管理过程中，科学的运用信息系统项目范围管理的理论知识并结合我司对需求与范围管理过程的具体要求，采取了针对性的措施，努力确保范围定义的清晰化。
在项目的各个阶段注重与项目干系人保持积极有效的沟通，加强了范围确认、范围执行情况跟踪、项目范围变更控制等管理过程，通过这些方法，保证了项目范围管理的有效性，最大限度地满足了项目干系人的需求和希望的目的，成功地完成了项目，受到用户方的高度评价。
正文：
一、项目概述
随着中国的社会经济文化持续发展，人们对科学文化教育事业的投入愈来愈多，图书馆的建设管理也是其中之一。
图书馆的职能涵盖图书的采购、编目、典藏、流通、检索等，目前都是依靠传统的手工方式实现，效率低下，工作人员劳动强度大，应用RFID技术，可以将上述所有的业务环节进行信息化管理，提高各环节的服务品质和工作效率，全面提高图书馆的服务质量和社会效益。
本系统内容主要包括：图书出入库采编管理子系统、图书数字识别分类管理子系统、图书安全管理子系统、图书自助检索借还子系统等。
项目主要工作是RFID标签及其读写设备的安装调试、RFID信息管理系统配套软件的规划开发和实施等。
图书馆的管理流通模式，突出图书馆以人为本的管理模式，强调图书馆的服务功能，读者在馆内拥有最大的自由活动空间，提高图书馆的管理效率，藏阅合一。
结合图书馆的实际建设情况，在图书馆各层出入口设置图书流通安全管理子系统，在各阅览室内设置RFID馆员工作站和自助服务区，方便馆员对图书的管理以及读者进行查询和借/还书处理，在图书馆书库集中区域设置RFID图书馆典藏识别分检子系统，馆员可快速查找图书、分类管理，
减轻馆员的总工作量，提高图书的流通及管理效率。
项目启动后，本人被公司任命为该项目的项目经理，全面负责项目的建设工作。
在有关领导的亲切关怀下，以及项目各组干系人的配合与支持下，我与项目组全体成员一起并肩作战，通过近10个月的努力，终于在2009年3月全面通过系统验收，项目总花费成本为98.38万元，比计划提前了25天完成项目建设。
该项目的成功与合理的范围管理以及项目干系人的大力支持是密不可分的，下面分别就项目范围定义、范围确认以及范围变更控制等几个在本项目中作为范围管理的重点过程加以简要论述。
二、范围定义
项目范围包括项目的最终产品或服务以及实现该产品或服务所需的各项具体工作。
软件项目范围直接与需求相关，在实践过程中，“需求蔓延”是信息系统建设失败最常见的原因之一，为此做好项目范围定义，明确项目需求，以确认出项目该做的工作，使项目边界清晰化，是至关重要的一项范围管理工作。
接手项目之后，本人首先分析了该项目的需求特点，其主要包括以下几个方面：
1、项目干系人众多
该系统作为省内最大的图书馆RFID应用管理系统，馆内藏书资料较多、分类较广，现有18万余持证读者，项目用户量大，涉及面广，在项目管理中我们必须多方调研，获得项目干系人的大力支持，才能打造一个用户满意的信息管理平台，为项目的使用推广打下基础。
2、要求用户界面友好，操作便捷。
由于该项目的使用者众多，考虑到他们之间层次的差异性，且大多数系统使用者没有接受过系统使用的培训，故界面友好，风格统一，操作便捷是该系统必须实现的功能之一。
针对以上的几个需求特点，本人在项目范围定义阶段采取了以下几方面的解决措施：
1、召集由省图书馆的各部门相关负责人、系统应用管理人员以及读者代表参与的需求范围研讨会。
在本次会议上，本人作为项目经理向项目干系人，就项目的主要目标、范围、范围管理计划等做了详细介绍。
在明确该系统的目标“建成一个完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠管理信息系统”的基础上，进一步了解用户对系统的需求和建议，同时就项目组制订的初步范围说明书以及技术方案进行了讨论和确认。
通过本次项目范围研讨会，我们在所有项目干系人之间建立了一个对项目范围的共识，清晰了项目的主要目标，使得项目团队能进行更详细的范围和需求规划，这对于指导团队在项目实施期间的工作具有重大的意义，也为项目组提供了一个范围基线或边界。
2、用户的需求界面及操作的便捷性亦是系统范围的一部分。
这类需求往往不是由用户直接提出，而是受行业特点决定的范围所约束。
考虑到项目组对该行业首次涉足，对其各项业务理解有限的风险，本人在系统生命周期的选择时采取了原型法。
这样做的目的是提前暴露范围定义中的风险，减少因范围定义不当而带来的缺失。
三、范围确认
项目范围管理不仅仅是让项目管理和实施人员知道为达到预期目标需要完成哪些具体的工作，还要确认清楚项目相关各方在每项工作中清晰的分工界面和责任。
详细、清楚地界定分工界面和责任，不但有利于项目实施中的变更管理和推进项目发展，减少责任不清的事情发生，也便于项目结束时项目范围清晰的确认。
项目范围确认是项目干系人（发起人、客户等）正式接受已完成的项目范围的过程，范围确认需要审查可交付物和工作成果，以保证项目中所有工作都能准确地满意地完成。
同时范围确认应该是贯穿项目的始终，从WBS的确认（或合同中具体分工界面的确认），到项目验收时范围的检验。
为保证做好各个阶段的范围确认工作，本人在项目实施中，在完成了计划中的各重点里程碑点之后，与项目干系人共同完成里程碑的评审与总结，目的是为了防止范围需求的偏差、遗漏，并获得干系人对阶段工作完成情况包括范围在内的正式确认。
本项目的主要包括了以下几个重点里程碑：
1、系统原型；
2、图书出入库管理平台；
3、图书识别分类管理平台；
4、图书安全管理平台；
5、图书自助管理平台；
6、硬件设备安装到位：
7、系统上线测试；
8、系统验收。
在以上的每一个重点里程碑完成之后，我都邀请了各相关的项目干系人，共同参加项目评审大会。
每一次项目评审之后我们都将评审过程中发现的偏差，及时纪录下来，并对评审问题给予跟踪解决。
同时最终的评审结果我们都以评审报告形式提交高层经理以及用户进行签字确认，同时将其发给各与会人员，以使阶段范围确认留下正式的书面纪录。
四、范围控制
项目范围控制涉及到以下内容：影响引起范围变更的因素，确保所有请求的变更按照项目整体变更控制处理，并在范围变更实际发生时进行管理。
对项目管理者而言如果范围控制的不好，直接关系到项目需求的漫延，有可能造成最终项目成本提高、进度严重延迟，偏离原定项目目标，从而影响了整个项目发展和项目团队成员的积极性。
为加强项目范围的变更控制和管理，我们制订了项目范围管理计划，对范围的变更控制过程做出了明确的规定。
在实施过程中充分注意对变更的有效控制，尽量在满足用户需求的前提下缩小需求变更范围，坚决避免需求多次变更的现象发生。
对于每次评审过程中，用户
提出的变更建议及要求，我们按照项目范围管理计划和建设方共同对这些变更作了逐一的评估，将那些合理的、有益的变更纳入项目范围变更计划之中，并严格执行变更的申请、评估、审批、实施、验证等一系列变更控制管理过程，从而有效地保证了项目范围、成本、进度的可控性，为项目的成功提供了可靠的保障。
五、不足与展望
该项目顺利成功地实施完毕已经有一年多了，回顾而言，对项目范围的有效管理是成功的一大重要因素。
但也存在一些不足之处，如前期需求分析做的不够充分，没有充分考虑到各部门间业务流程存在的差异性，造成系统管理下的“编目生成管理”模块的全面返工。
另外对用户的需求引导以及对用户方领导层面的信息化基础培训工作仍需进一步加强，以确保与用户需求沟通过程更为顺畅明了。
在今后的工作中，本人将继续总结经验教训，加强对项目实行科学、规范的过程管理，从而实现最大限度地满足项目干系人的需求和希望的目的。
